浅谈企业采购的流程管理

1、浅谈企业采购的流程管理摘 要作为企业三大职能之一的采购，不但是企业进行科学管理的开端，也是企业最容易出现漏洞的环节。它的效率和质量对后续环节以及整个生产活动起着至关重要的作用。随着市场竞争的日趋激烈，企业在抓好生产、营销和产品质量等工作的同时，越来越重视从内部节约挖掘潜力，努力降低成本。本文以A公司采购处为例，通过分析其岗位和流程设置，来进一步研究流程管理对于企业的重要性。流程管理，是当今世界上企业管理的有效形式之一，它规范了企业终端人员操作行为的路径和方法，约束了管理人员的岗位行为。 流程管理能加强企业的制度管理，健全企业的采购管理制度。采购流程管理的设置和研究有利于提高公司的的采购效率，明

2、确岗位职责，有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，监督和控制不必要的开支，降低采购风险，并有效解决采购中遇到的各种难题，在规范流程和提高产品质量、按时支付等方面也有积极的作用。本文重点是想对传统采购流程中存在的一些问题做简单分析并提出行之有效的建议。关键词：企业采购，流程管理，规范化，高效目 录摘要1 采购相关理论 11.1 采购与采购管理 11.2 企业采购 12 企业采购流程管理及其重要性 22.1 流程及流程管理的定义 22.2 采购管理对于企业的重要性 23 传统企业采购流程的缺陷分析及改进措施 33.1 传统企业采购流程缺陷 33.2 传统企业采购流程管理的改进措施 44 企业

3、采购流程管理的优化建议及风险控制措施 64.1 企业采购流程管理的优化建议 64.2 企业采购流程中的风险控制 75 企业采购流程管理中使用的主要电子管理系统 95.1 无纸化办公系统OA 95.2 最强大的企业管理系统-SAP95.3 SAP和OA的整合 9结束语 11致谢 12参考文献 131 采购相关理论1.1 采购与采购管理采购根据环境的不同它可以有不同的定义。在狭义上，采购可以被定义为企业购买货物和服务的行为；在更广泛的角度上，采购可以被定义为企业获取货物和服务的过程。然而，采购过程不仅仅是一种活动的终点，而是一系列跨越组织边界的活动的成功实现。所以，采购的完整定义是为满足用户需求而

4、获取货物和服务的所有必要活动。采购管理与采购不完全是一回事，两者之间既有区别又有联系。采购管理是对整个企业采购活动的计划、组织、协调和控制等活动，是管理活动，是面对企业的-不但面向企业全体采购人员，而且也面向企业组织其他人员（进行企业采购的协调配合工作），一般由企业的采购科或供应科科长来承担。而相对来说，采购只是具体的业务活动，是作业活动，一般由采购人员承担，只涉及采购人员个人。采购管理可以直接管到具体的采购业务的每一个环节、每一个步骤、每一个作业活动、每一个采购员，采购属于采购管理的一部分。1.2企业采购企业采购是当今市场经济下一种最主要最主流的采购。企业是大批量商品生产的主体。为了实现大批

5、量产品的生产，也就需要大批量商品的采购。生产企业的生产，是以采购作为前提条件的。没有采购，生产就不能进行。企业的采购不仅采购数量多，采购市场范围宽，而且对采购活动要求特别严格。它要对全厂的需求品种、需求量、需求规律进行深入的研究，要对国内国外众多的供应厂商进行分析研究，还要对采购过程各个环节进行深入研究和科学操作，才能完成好采购任务、保证企业生产所需的各种物资的适时适量供应。在世界经济活动中，国外先进企业早已意识到采购管理的重要性，他们利用先进的采购技术、科学的采购方法，给企业带来了很大的经济效益和利润，而在国内，对采购管理的研究还很薄弱。企业采购的目标一般有以下几点：(a) 提供不间断的物料

6、流和物资流从而保障组织运作； (b) 使库存投资和损失保持最小； (c) 保持并提高质量；(d) 发展有竞争力的供应商； (e) 当条件允许的时候，将所购物料标准化； (f) 以最低的总成本获得所需的物资和服务； (g) 提高公司的竞争地位；2 企业采购流程管理及其重要性2.1流程及流程管理的定义关于流程的定义，有很多种解释。但将流程的概念加以深化以后，就可以理解为：企业要做什么事情，取决于是否拥有或可供组合配置做此事所需要的资源；如果拥有或者可加组合配置相应的资源，在所配置资源的平台上，企业做事情的方法表现为企业的流程。因此，“流程是为满足顾客的需求和实现企业自身目标，在企业的逻辑思维模式（

7、企业与环境、企业内部等等的逻辑关系）指导和现有的资源能力的基础上提供产品或服务等一系列活动和过程。”因此，企业流程成为几乎所有的绩效提升项目关注的焦点。一个好的企业流程，至少应该做到以下六个要素的协调流动：工作任务的流动、责任的流动、目标和绩效指标的流动、时间的流动、相关资源的流动、信息的流动等。所谓流程管理，通俗地说，就是按照“流”的连续性、通畅、简捷原则对流程中的各个活动和环节进行紧密衔接、贯通、有机组合或集成，使之更快捷更有效率，也就是让相关的要素能够按照既定或者持续改进的程序化方式进行流动。实际上，流程管理是一种管理过程和系统化方法，它以规范化地构造卓越业务流程为核心，以持续地提高组织

8、绩效为目的，本身包含着并同时体现为丰富的技术和工具。 2.2采购管理对于企业的重要性首先，采购成本占生产总成本的比例很大。若采购价格过高，则会直接影响到产品的销售和利润；若采购价格过低，则会影响采购的物料品质，进一步影响到产品的品质，从而降低市场竞争力。 其次，科学的采购周期可提高企业资金的使用率。合理的采购数量与适当的采购时机，既能保持企业合理的库存，也可以避免车间因缺少原物料而导致停产。 最后，采购部门按市场的变化随时调整采购策略。一方面，采购人员购买新的物料替代旧物料，以提高品质，降低成本；另一方面，采购部门在了解市场变化趋势的情况下，将信息反馈给企业决策层及直接相关请购人，在市场价格上

9、调时，以旧的价格采购适当囤货。在市场价格下降时，只需采购能满足生产的物料数量，在价格回落时重新调整采购策略。采购对提升企业竞争能力、降低经营风险也具有极其重要的作用。一方面，科学规范的采购流程不仅能降低产品生产本钱，而且也是质量的保障；另一方面，采购能保证经营资金的合理使用和控制，从而运用有限的资金开展的有效企业的经营活动。因此，企业必须对采购管理加以足够的重视与研究，以科学的采购管理为企业的战略发展提供足够的动力。3 传统企业采购流程的缺陷分析及改进措施3.1传统企业采购流程缺陷传统企业采购通常主要包括以下业务流程（如下图所示）：生产订单整理需求选择供应商稳定供应商物料接收可以制造物料制造订

10、单跟踪签订合同下单检验收款对账付款不能制造选择新供应商签订合同不合格合格由于公司体制、机制、管理等方面的原因，传统采购存在着一些较明显的缺陷，主要包括以下几个方面：（1）信息共享传统采购模式由于部门之间的信息私有化，采购信息没有实现有效共享，包括采购与供应商之间、企业采购部门与相关部门之间以及管理者与实施者之间。（2）采购和供应商之间的合作关系不稳定传统的采购模式主要是以临时的或短期的合作模式为主，造成了竞争多于合作，进而导致了采购过程的不稳定。（3）订单难以跟踪传统的采购模式在由采购订单生成到入库请款过程中，订单发货、验收、请款等动作均无法进行及时有效的跟催。（4）采购计划与需求无法达到一致

11、传统采购作业模式不能有效的根据生产需要来组织采购作业，实现物料的供应计划与当前需求的平衡，并与企业的库存投资和策略相一致。（5）权限制约不够严谨采购事务的授权、签发、批准、执行和纪录没有进行职务等级分类，容易导致暗箱操作。（6）缺少对供应商的定期考核和管理传统的采购模式不满足应现代企业发展的需求，企业必须寻求更科学合理的采购模式。新型的采购流程管理模式采取供应链管理策略，改进与供应商之间的合作关系，强调合作的概念，并且随着采购的品种、数和频率的增加，协同合作的作用将越发明显，包括：企业内部各部门间的合作、企业与供应商之间的合作。企业要实施高效的采购行为，需要设计开发部门、生产部门、销售部门、财

12、务部门等部各业务部门的配合，并及时维护物料、供应商、采购价格等相关信息，只有这样才能以最合理的价格采购到所需的物料、合适的数量并实施正确的交付。3.2 传统企业采购流程管理的改进措施（1）确定长期客户需求根据公司中长期的战略规划、经营计划、战略成本分析和市场预测，确定公司产品的长期市场需求和发展变化的趋势。制定物料接收政策，主要制定物料接收的原则和政策，包括：自有或者租用存储设备、采用第三方供应商、检验流程、再加工原则、返回和报废原则、危险物品的处理、数量差异情况的处理办法等等。 （2）进行采购预测确定供应服务和生产、存储设备的能力，主要包括：数量、质量、成本和其他属性。这个活动还要将经营预测

13、转换为对采购和供应的要求，例如对化工原材料和生产设备的需求，对存储设备的技术要求，对存储能力的要求等等。进行供应市场分析：供应市场分析是制定供应战略的重要步骤，主要基于采购调查的基础数据。（3）确定采购计划基于公司的采购战略制定采购计划用以完成采购的战略目标要求。采购计划制定应该包括：对不同类型物料的计划、市场变化对采购物料的影响、采购的优先级、选择供应商的标准和确定长期的供应商名单等活动。进行采购可行性分析：根据初步的采购计划，确定物料采购的可行性和一些具体的实施方法，主要包括：确定供应商的供应能力、调查外包情况、采购区域的划分、能否通过自己制造完成等等。 （4）确定供应商名录根据公司产品市

14、场、生产技术、需求数量等方面的需求考察所有可能的供应商，并且根据一定的规则进行排序，产生供应商名单。确定经济采购量：根据不同物料和选定的供应商，确定最经济的采购批量，使采购物料的成本和价值相匹配。（5）确定关键件的备选计划首先确定哪些原材料和备件是生产过程中最重要的，然后确定其首选供应商和备选供应商。对于关键件的备选供应商，同样应该严格满足对物料的各种要求。（6）确定物料库存目标根据不同物料的需求情况和公司库存对资金占用等的要求，确定每种物料的安全目标库存，并制定目标库存的管理原则和方法。（7）确定物料接收的检验程序根据公司整体的质量管理手册，确定物料检验的程序和检验的内容。4 企业采购流程管

15、理的优化建议及风险控制措施4.1企业采购流程管理的优化建议通过分析传统企业采购的流程，我们看到有诸多缺陷，因此有必要提出更好的优化建议来完善企业采购的流程管理：（1）不断改进采购流程采购业务流程效率的高低对企业的竞争力有直接的影响。传统的采购流程是生产管理人员制定出生产计划后。再由物资采购部门编制采购计划，还要经过层层审核，才能向供应商发出订货。由于流程较长，流经的部门较多，常常出现脱节、反复、效率低下的现象，导致一项业务要花费较多的时间才能完成。这种流程已经不是硬现代企业高效率营运的要求，尤其是在今天供应链管理的环境下。企业要研究在满足自身整体战略要求的前提下，运用一定的信息技术作为支持平台

16、，通过采购作业流程的重组来不断提高采购作业的效率。还要指出的时，采购流程作为一个不断前进的过程，企业对此要有充分的认识和持续改进的决心。面改进采购流程、增强采购能力的有效路径在于转变观念，加快信息化发展，提高工作流的运行效率、资金的流通速度，更快更好地了解和满足顾客需求。通畅的业务流程是保障高效采购的基础，它应具备优化、无冗余、并行作业的基本属性。（2）建立适应企业战略的采购组织优秀的采购流程需要有相应的组织结构来支撑，这种组织结构应是扁平化的，并支持先进的采购模式。要想成功的建立采购组织，最关键的因素是获得高层管理者的支持。高层管理者要认识到，采购是企业的一项重要职能，无论一个企业的狠心竞争

17、力是服务、销售还是生产，管理采购成本和供应来源对于企业的成长和获取竞争优势时非常重要的。因此，需要建立和构架有效的采购组织，对企业的基本要求给与持续满足，并在建立竞争优势方面发挥重要作用。企业将其采购组织纳入到企业作战略的一个重要组成部分，为采购组织设定积极长远的目标，并且要投入各种资源建立能达到这一目标的采购组织。（3）应用供应链管理思想实施准时化采购目前世界上许多先进的企业正在采购领域研究和应用供应链管理来保持他们的竞争优势。我国企业也应加快供应链管理思想在采购管理中的研究与应用，来提高我国企业的竞争能力。在实施供应链管理方面，准时化采购思想的应用将起到重要的促进作用。如前文所述，准时化采

18、购的核心内容是选择合适的供应商和质量可能改制，从而达到减少库存、缩短前置期、提高货物的质量、降低企业的采购总成本等目的。实施准时化采购的一个重要前提是观念的转变，特别是企业高层领导要转变观念，转变过去那种企业之间竞争多于合作的观念。要致力于与企业的重要供应商建立一种战略合作关系，建立“双赢”机制。（4）协同采购传统的采购模式不能适应现代企业发展的要求，必须用新的采购模式一一协同采购取而代之。这种新型采购模式采取供应链管理策略，改进了与供应商之间的关系，强调协同的理念，而且，随着采购的品种、数量和频率的增加，协同的作用将越发明显，包括：a）企业内部协同企业要实施高效的采购行为，需要企业内部各业务

19、部门的协同配合，包括设计开发部门、生产部门、销售部门、财务部门等，并适时进行相关数据的维护，如物料、供应商、采购价格等，只有这样才能以合理的价格采购到所需的物料、合适的数量并实施正确的交付。b）企业与外部的协同采购不仅需要企业内部的协同，更需要与外部的协同，即与供应商在库存、需求等方面信息的共享。企业可以根据供应链的供应情况调整计划及执行的过程。同时，供应商可以根据企业的库存、计划等信息调整供应计划。c）实现从“为库存采购”到“为订单采购”的转化在供应链管理条件下，采购活动以订单驱动方式进行，这种方式可以准时响应客户的需求，降低库存成本，进而改变了传统的以库存补充为目的的采购模式。d）加强对外

20、部资源的管理有效的外部资源管理可以建立一种新的不同层次的供应网络，减少供应商数量，与供应商建立一种长期的、互惠的合作关系，进而摒弃传统采购管理的不足：缺乏合作、缺乏柔性和对需求的快速响应能力。（5）运用IT技术对采购数据加强管理有效利用协同采购模式解决企业管理中的采购问题，必须依赖于强有力的技术手段。IT技术与先进管理模式的结合有效解决了采购问题。对采购数据实旄管理是信息快速传递、共享的基础。采购数据主要包括物料数据、供应商数据和采购价格数据。应该建立对采购数据的唯一性录入、动态更新和维护的机制。健全的采购数据可以快速地寻找并评价供应商、询购、形成采购订单、审批、跟踪采购情况。4.2企业采购流

21、程中的风险控制企业采购的过程中时刻有风险存在，因为在流程管理中绝不能忽视采购风险的控制：（1）利用信息对企业采购决策风险进行控制 任何一个正确的决策都必须建立在充分信息的基础之上，信息的充分掌握可以提高决策方案的正确度，降低决策风险。但是信息资料常常分布在不同的时间和空间中，作为采购人员要有敏锐的洞察能力。（2）应建立与完善企业内管理制度，加强教育，提高素质 建立与完善内部制度与程序，加强对员工尤其是采购业务人员的培训和警示教育，不断增强法律观念，重视职业道德建设，做到依法办事，培养企业团队精神，增强企业内部的风险防范能力，从根本上杜绝人为风险。 （3）加强对采购过程的管理和监督审查 加强对物

22、料需求计划，物资采购计划的管理。要对物资采购计划的编制依据是否科学、调查预测是否存在偏离实际的情况和采购数量、目标、时间、运输计划、使用计划是否有保证等进行严格的监督和审查，保证做到计划准确，监管及时有效。 （4）同时还要做好采购合同的管理要对采购合同的签订和执行的进行适时审查。通过审查，可以及时发现和纠正在合同订立过程中出现的不合理、不合法现象；需要时还要提请当事人对缺少的必备条款予以补充，对显失公平的内容予以修改，从而减少和避免经济合同纠纷的发生。对于合同履行过程中各种异义客观存在，必须及时按照规定程序进行处理，尽可能的降低风险。 （5）建立稳定的供应渠道，与上游供应商联盟来对采购风险进行

23、控制 企业要控制采购风险，最关键的是与供应商建立并保持良好的合作关系。与供应商联盟可以降低供应成本，建立稳定的原材料供应渠道。建立良好的合作关系，首先要对供应商进行初步考察，在选择供应商时，应对供应商的品牌、信誉、规模、销售业绩、研发等进行详细调查，并做出整体评估。5 企业采购流程管理中使用的主要电子管理系统采购模式落后和信息不畅是企业采购存在的根本问题，加强采购流程规范管理，采用IT技术与先进的扁平化管理模式（特别是SAP等系统的应用）可以有效解决采购问题。由于采购物资几乎要占用企业的7090%的资金，形成企业5080%的生产成本，而且采购物资所形成的库存往往也是企业的负担。因此加强采购流程

24、规范管理对实现企业的高效、规范生产，提高企业的经营管理水平和经济效益是十分重要的。5.1无纸化办公系统OAOA办公自动化，是Office Automation的简写，是现代利用电脑进行全自动的办公，目的是提高效率。如果将企业比作人的生命体，那么OA系统就是人体中的神经网络系统，传递领导理念、指令，协调全身肌肉、四肢和谐运行，愉快工作，使企业充满生命力和战斗力，为企业提供一种管理新境界。总体上讲，它是指一切可满足于企事业单位的、综合型的、能够提高单位内部信息交流、共享、流转处理的和实现办公自动化和提高工作效率的各种信息化设备和应用软件；它不是孤立存在的，而是与企事业单位其它各类管理系统（如电子政

25、务系统、电子商务系统、CRM系统、ERP系统、财务系统）密切相关、有机整合。一个独立存在的OA办公自动化系统生命力及作用是薄弱的。5.2 最强大的企业管理系统SAPSAP起源于Systems Applications and Products in Data Processing，是一个基于客户/服务机结构和开放系统的、集成的企业资源计划系统，是目前全世界排名第一的ERP软件。SAP具备功能性、集成化、灵活性、开放性、用户友好、模块化、可靠、低成本高效益、国际化、服务全面等优势和特点。SAP的功能覆盖企业的财务、后勤（工程设计、采购、库存、生产销售和质量等）和人力资源管理、SAP业务工作流系统

26、以及因特网应用链接功能等各个方面。既可以单独使用，也可以和其它解决方案相结合。从流程导向的角度而言，各应用软体间的整合程度越高，它们带来的好处就越多。5.3 SAP和OA的整合众所周知，SAP系统当然构思宏大、严谨，适合许多行业，但是它的优点也就造就了它的缺点，它的功能强大也就意味着它的复杂程度之高，所以管理SAP系统是一项花费金额高且极具挑战性的工作。现在企业众多审批流程都在OA上运行，比如报销审批、请借款审批、预算审批、采购订单审批、SAP主数据审批等，在企业办公协同业务方面发挥着巨大作用。SAP是企业ERP平台，实现企业主要业务流程的管理。在企业ERP平台中，由于SAP在工作流程方面不是

27、很友好，一般企业CIO主管会考虑把工作流放在OA平台上来运行，发挥各自平台优势，使OA与SAP两个系统件进行协同作业。SAP主要用来记录和管理企业主要业务数据，业务数据需要向各个业务部门流转，就可以通过业务接口抽取，然后在OA平台来审批，审批完成可以把数据状态反馈SAP，也可以直接生成SAP所需要凭证。另外在OA平台中也可以通过业务接口抽取SAP数据，通过OA与ERP协同，实现了OA审批流与SAP业务流的双向交换，真正实现信息流与业务流的整合。致 谢感谢这篇论文所涉及到的各位学者。本文引用了数位学者的研究文献，如果没有各位学者的研究成果的帮助和启发，我将很难完成本篇论文的写作。 感谢我的同学和

28、朋友，在撰写论文的过程中给予我很多素材，并在此期间提供热情的帮助。 由于我的学术水平有限，所写论文难免有不足之处，恳请各位老师和学者批评、指正！结 束 语在国内，企业采购管理的作用已经被越来越多的企业所重视，并已认识到采购管理对经营的成功具有重大贡献，采购已经成为企业经营的核心环节，是获取利润的主要来源，在企业的产品开发、质量保证、供应链管理及经营管理中起着极其重要的作用。采购的地位已经不仅仅是保供应的后勤保障部门，而是已经在企业中具有举足轻重的价值、供应和质量地位。采购的发展趋势也主要在以下几个方面：（1）全球采购，是采购活动范围扩张的必然趋势和最高境界。建立全球采购系统，已成为标准化商业行为。中国企业进入全球采购的比例将会不断增加。中国企业要进入全球采购市场，关键的是要熟练掌握采购技术，熟悉联合国、各种国际组织、各国政府采购法的细则，了解采购市场对所采购商品的设定规格和标准，培养和引进优秀国际采购人才。（2）随着电子商务的发展，企