浅谈信息技术在医院后勤物资管理中的应用

1、浅谈信息技术在医院后勤物资管理中的应用 吴永仁（江苏省苏北人民医院 扬州 225001）一、物资管理系统介绍医疗作为一种特殊的行业，在运营当中要针对大量的消耗材料、低值易耗品、大型仪器和设备，这些材料设备门类繁多，就医疗单据而言就有上百种之多，所以管理起来工作量很大。单纯靠人工管理，需要的人员多、效率低、又容易出错。现代物资管理系统是医院信息系统(HIS)重要子系统。物资管理系统从医院物资管理的主要特点出发，针对存在的突出问题，依托网络化信息管理平台，实行物资精细化动态管理，利用现代化物流管理技术，实现集约化一体保障，实现核算系统之间数据联通，做到及时、准确核算的改进思路与优化措施。解决了物资

2、、设备从申请购买到入库到其消耗、报废的整个过程。实现了全方位监控，信息化处理。三、我院后勤物资管理状况我院是扬州地区历史最久、规模最大、功能最全的一所综合性三级甲等医院。医院占地8万平方米，建筑面积15万多平方米。医院编制床位1500张，实际开放1800多张。2011年门诊病人达到130万人次，住院病人达到5.6万人次，为本市及周边地区千万人提供了可靠的医疗保障。规模效应日益凸显的同时，后勤物资的需求种类愈来愈多、数量愈来愈大、资金占用份额愈来愈突出。如何引入新的管理手段优化购置流程、规范物资管理，简化领用手续，进一步加强成本控制与管理，降低医院运作成本，节约投资，提高工作效率成为当前迫切需要

3、解决的一个重要课题。2009年开始，医院投入了大量的人力、物力、财力加强医院信息化建设。反复强调信息化物资管理的科学性和实效性，运用计算机ERP网络化管理系统以及信息化网络平台，提高了物资管理水平，实现了物资系统网络化应用管理。具体做法如下：1. 首先建立健全组织机构，改变过去物资管理运作模式，细化分工，实行专业化管理。2007年，成立了后勤物资采购中心，对全院后勤物资采购、管理和发放进行全面统管。在岗位设置上按不相容职务分离原则设立岗位，遵循合理分工与相互制约原则，使责权明确。在物资管理上，实现网络监督，充分体现物资管理的透明性。2. 分库管理、统一核算。后勤物资采购中心根据我院各处、部、及

4、临床科室的实际需求下设：文具库、五金库、被服库三大仓库。库存物资按照领用便捷、功能区划分类存放管理。后勤物资采购中心将采购、发放的物资利用网络技术进行审核、核算、统计汇总，并将各库房物资消耗数据，通过网络系统上传到财务处，将后勤物资管理系统与成本核算系统及财务软件相衔接，参与医院内部核算。3. 实现网上物资申领流程，物资配送到科室。后勤物资采购中心根据各处、部、及临床科室上传的请领单，并结合HIS系统对实际使用量进行审核。仓库保管员打印出库单，并核对实发物品数量，由配送人员将物资配送至各病区，科室护士长在出库单上签收。由后勤物资采购中心工作人员配送，无须医护人员往返仓库，节省了科室大量时间，使

5、后勤服务工作更到位，将医护人员从繁琐的事务中解脱出来，大大地减轻了了医护人员的劳动强度，真正做到了将“医护人员还给病人”。4. 为避免库房物资积压和浪费，后勤物资采购中心利用计算机技术在库房对所有物资，设置了库存上、下限和标准库存量，并以此为依据对库存物资设置安全库存量和临缺线预警飘红提示，再结合各科室网上申领申购单，编制月度采购计划，既保证了临床一线的使用、又避免了库存积压和资金占用，实现“零库存”。5. 实现计算机内部核算管理。库存物资实行微机化管理后，每次到货的物资及时办理验收入库手续，根据随货通行单将入库、出库信息及时输入到物资管理系统当中。杜绝了物品不入库就发放和已使用物资不能当月上

6、报消耗量的现象。每月末按各供应商名称打印出采购物品的汇总表，交给财务处、供应商，按此单据核对结账并开具发货票。月末由后勤物资采购中心出具月末库存物资余额表，并与保管员对库存物资进行实地盘点，做到了账实、账账相符。月末医院成本核算部门经济核算办通过网络传送的数据，可准确及时提取各科室领取物品的金额数据，这样不仅提高了成本核算工作人员的工作效率，而且还提高了核算的准确性。后勤物资采购中心通过计算机可随时查询物资出入库信息，进行账务处理，并由系统自动汇总生成各种报表，通过网络直接发送财务处和经济核算办。此外，为了给市场调查提供依据，通过网络可以方便地查询到不同的物品及同种物品的不同价格。对大部分科室

7、通用的物资，后勤物资采购中心通过市场调查或直接从厂家获得信息，以最优惠的价格采购，既节省了资金，又体现了一切以病人为中心的服务导向。后勤物资采购中心将采购信息在院内网上公布，各临床科室通过本科室设置的二级系统库进行查询。医院管理部门随时了解、掌握和监控医院物资的库存、价格、付款情况和物资的流向，让全员参与物资管理，增加了物资管理的透明度，真正做到物资管理阳光操作。四、与传统的物资管理相比，我院后勤物资信息化管理取得的成果1. 规范了物资流通秩序。从物资采购开始，就将合格供方信息（供应商的资质、证照、联系电话等）在库存物资系统内录入，设置物资的效期、批号、供应商资质、证照到期预警提示。实行计算机

8、网络全方位监督，各个环节，都受到经济管理的制约，从根本上改变传统物资管理的模式和方法。从而纠正了采购、管理、发放、核算各环节的不可控性，从根源上杜绝弄虚作假、损公肥私现象，使物资管理科学有序，提高了经济效益。加之，网络监控系统的全程跟踪和严格的审批、请领制度，都有助自我调控和约束。2. 有效降低了医院物资消耗成本，实现管理出效益的目的。后勤物资未实现网络技术管理前，医院物资消耗费用占医院支出费用的50%以上。物资的统管、统供及网络系统查询功能开通后，大大地提高各科室的积极性，各科室在后勤物资采购中心仓库领用的物资全部计入科室成本，增强了各科室的成本意识和节约意识。各科室随时可查询本科室领用的物

9、资及使用情况，避免了积压和浪费，变成本事后控制为事前控制，从而达到医院总体成本降低的目的。3. 提高了物资管理效率，保障了科室物资供应。在后勤管理中应用信息技术后，优化了日常工作流程，使采购的物资，从入库、验收、保养到发放，可以随时利用计算机进行网络查询，对资质、证照不齐全的相关材料，从根源上禁止流入医院，保证了临床科室使用的医用耗材的安全性；招标价格录入后，杜绝了价格随意变动的情况；发现临近有效期的物资，并及时与临床科室或供应商联系进行沟通解决，减少了浪费，杜绝了损失，大大的提高了后勤管理的工作效率。4. 医院后勤物资的管理是医院医疗活动的基础，如何提高各种物资管理的科学性和合理性，减少浪费和库存占用，优化物资管理流程，加强物资的定额管理等，是医院信息化管理的一个重要课题。几年来，我院紧密结合自身管理实际，坚持“统一规划、统一管理和统一建设”的原则，充分利用信息技术手段，依托网络化信息管理平台，实现了物资精细化动态管理、集约化一体保障。参考文献：1曹洪波，吴欣 医院后勤物资管理信息系统的建立 卫生管理 2010-8-142秦燕珠 信息系统对医院后勤物资管理工作的促进 医学信息2008年3月第21卷第3期3谭新发 高效低耗的医院