商务信函的格式和特点

1、1第三讲 商务信函的格式和特点主讲:邱晓蕾国际商务汉语2内容提要一、中文的商业信函基本特点一、中文的商业信函基本特点二、中文书信的写作格式二、中文书信的写作格式三、英文书信与中文书信的区别三、英文书信与中文书信的区别四、举例英文商业词汇的固定译法四、举例英文商业词汇的固定译法五、商务信函特点及举例五、商务信函特点及举例3 一、中文的商业信函基本特点 符合国际通用的商业信函语言特点 符合中文书信的写作格式 大量专业词汇 行文正式、信息明确4一、中文书信的写作格式印尼进出口公司：印尼进出口公司： 作为厦门市最大的工艺品作为厦门市最大的工艺品出口商，我公司非常希望能与出口商，我公司非常希望能与贵公司

2、建立贸易关系。贵公司建立贸易关系。 附上我公司最新产品目录附上我公司最新产品目录及报价，若有符合您需求的产及报价，若有符合您需求的产品，请随时与我们联系，我们品，请随时与我们联系，我们将给予贵公司最大的优惠。将给予贵公司最大的优惠。此致此致 敬礼！敬礼！ 厦门伟成集团厦门伟成集团 2007.6.30厦门伟成集团收信人称呼：收信人称呼： (起始语：写信的原因，目的）起始语：写信的原因，目的） （正文）（正文） （祝颂语）（祝颂语） 寄信人寄信人 落款落款日期日期 公司标识（logo)及名称5二、英文书信与中文书信的区别China National Light Industrial Product

3、s Import & Export Corporation82 Tung An Men StreetBeijing,China January 30,2000 Dear sir, We shall be glad to enter into business relations with your firm.As you know, it is our policy to trade with the people of all countries on the basis of equality and mutual benefit.。 Yours faithfully Marlon

4、e Manager Director区别：不需要写明收信人的地址区别：不需要写明收信人的地址日期的位置不同日期的位置不同落款的位置不同落款的位置不同正文：中文以空正文：中文以空2格作格作为段落开始的标志。为段落开始的标志。6三、英文商业词汇的固定译法 和日常汉语不同，商业上的词汇经常已经有约定俗成或固定的中文译法。 如果不用这样的词汇进行交流，商务洽谈过程中经常会引起歧义，造成损失。7举例:保险用语 FPA（Free From Particular Average) 平安险平安险 WPA（With Particular Average) 水渍险水渍险 All Risks 综合险一切险综合险一切

5、险8四、商务信函的特点商务信函的行文要求商务信函的行文要求正式、谨慎、清楚、礼貌、克制正式、谨慎、清楚、礼貌、克制正式正式：商务信函往来是社交的重要组织部分，格式和界面必须：商务信函往来是社交的重要组织部分，格式和界面必须要正式。要正式。谨慎谨慎：来往信件中的信息往往最后成为订立合同的依据。：来往信件中的信息往往最后成为订立合同的依据。清楚清楚：信函中的各种信息必须正确、准确、精确。像商品规格、：信函中的各种信息必须正确、准确、精确。像商品规格、价格、折扣、包装、运输时间、地点、方式，经常要价格、折扣、包装、运输时间、地点、方式，经常要确认再确认。比如达成交易时的价格和汇率与写信的确认再确认。

6、比如达成交易时的价格和汇率与写信的时间关系甚大，甚至在大宗交易时会显著影响到卖方时间关系甚大，甚至在大宗交易时会显著影响到卖方和买方的利润。所以有的商业信函是具有法律效力的。和买方的利润。所以有的商业信函是具有法律效力的。礼貌礼貌：商业信函通常不是一次性的，是与对方建立长期关系的：商业信函通常不是一次性的，是与对方建立长期关系的手段，所以必须赢得读信人的好感。太过强硬和拒人手段，所以必须赢得读信人的好感。太过强硬和拒人于千里之外的语气是不能接受的。所以要适当地应用于千里之外的语气是不能接受的。所以要适当地应用“敬语敬语”和和“谦语谦语”。9四、商务信函的特点商务信函的行文要求商务信函的行文要求

7、正式、谨慎、清楚、礼貌、克制正式、谨慎、清楚、礼貌、克制克制克制：在商务领域，肯定会需要：在商务领域，肯定会需要“拒绝拒绝”，或和商业伙伴，或和商业伙伴发生一些纠纷，包括对产品的不满意，对运货环节出现问发生一些纠纷，包括对产品的不满意，对运货环节出现问题要求索赔等。在处理这些类似的问题时，来往的信函一题要求索赔等。在处理这些类似的问题时，来往的信函一定要注意定要注意“礼貌和克制礼貌和克制”的原则，即要把自己的要求表达的原则，即要把自己的要求表达清楚，但同时不能显得无理，另外还需要适当地表示感谢清楚，但同时不能显得无理，另外还需要适当地表示感谢和尊重。和尊重。 因为不排除未来继续合作的可能。在商

8、场上，保留一因为不排除未来继续合作的可能。在商场上，保留一个朋友远比树立一个敌人来得重要。个朋友远比树立一个敌人来得重要。10举例：拒绝商业会面这封信是一篇拒绝推销产品会面的这封信是一篇拒绝推销产品会面的信件。当对此不感兴趣时，我们经信件。当对此不感兴趣时，我们经常需要拒绝类似的请求，但同时，常需要拒绝类似的请求，但同时，又不能显得无礼，也不排除未来对又不能显得无礼，也不排除未来对其产品和服务产生兴趣的可能性。其产品和服务产生兴趣的可能性。l首先，要表示已收到对方的信件首先，要表示已收到对方的信件（或留言），这是礼节上的尊重；（或留言），这是礼节上的尊重；l接着说明回信拒绝请求的原因。这接着说

9、明回信拒绝请求的原因。这封信里是简要说明，对方所提供的封信里是简要说明，对方所提供的产品，现在已经有理想的合作伙伴，产品，现在已经有理想的合作伙伴，注意强调注意强调“目前目前”这种限定语。这种限定语。l最后对对方给予的关注表示感谢。最后对对方给予的关注表示感谢。l礼貌、坚定地拒绝，但同时又留下礼貌、坚定地拒绝，但同时又留下未来合作的可能性。未来合作的可能性。刘先生：刘先生： 收到您收到您6月月3日发来的邮件，日发来的邮件，信函中您要求见面，以便介绍贵信函中您要求见面，以便介绍贵公司生产的会议设备。公司生产的会议设备。 由于我们公司此类设备采购由于我们公司此类设备采购工作已结束，董事会决定向厦门

10、工作已结束，董事会决定向厦门公司购买，公司购买，目前目前合作顺利，合作顺利，很抱歉，暂时不想作其他的变动。很抱歉，暂时不想作其他的变动。 感谢您对本公司的重视，希感谢您对本公司的重视，希望望将来将来有机会建立合作关系。有机会建立合作关系。 礼！礼！厦门会展公司厦门会展公司2007年年6月月30日日11举例：推迟约会商业信誉无论是对一个公司还是个人商业信誉无论是对一个公司还是个人而言都是非常重要的。失约是非常有而言都是非常重要的。失约是非常有损商业信誉的一种行为。要尽量避免。损商业信誉的一种行为。要尽量避免。但有时因为个人或工作的原因，不得但有时因为个人或工作的原因，不得不写信推迟一个已经安排好

11、的会面。不写信推迟一个已经安排好的会面。这将冒着得罪收信人的风险，因为对这将冒着得罪收信人的风险，因为对方极有可能会认为是拒绝见面的一种方极有可能会认为是拒绝见面的一种借口，对未来的合作产生不利影响。借口，对未来的合作产生不利影响。l所以这类信件，首先要在所以这类信件，首先要在“起始语起始语”部分表明诚恳地道歉态度。部分表明诚恳地道歉态度。l其次，要说明理由。这类原因必须可其次，要说明理由。这类原因必须可信、充分，让对方感觉到你的无奈和信、充分，让对方感觉到你的无奈和诚意。诚意。l要尽可能准确地确定下一次约会的时要尽可能准确地确定下一次约会的时间，以让对方能做事先的安排，体现间，以让对方能做事

12、先的安排，体现对对方的尊重。对对方的尊重。王经理：王经理： 我非常抱歉地通知您，我们我非常抱歉地通知您，我们原定于原定于7月月2日下午日下午2：30在会展在会展酒店的会面需要改期。酒店的会面需要改期。 昨天接公司总部的电话，公昨天接公司总部的电话，公司高层近期会有重要的人事变动，司高层近期会有重要的人事变动，因此我今天必须要到北京总部去因此我今天必须要到北京总部去开会。预计开会。预计3天后才能回到厦门。天后才能回到厦门。 关于我们预定的会面，我一关于我们预定的会面，我一回到厦门会尽快与您联系。初步回到厦门会尽快与您联系。初步定在定在7月月5日。希望届时能与您会日。希望届时能与您会面。面。 礼！礼！厦门厦门公司公司刘小丽刘小丽2007年年6月月30日日12结语 我们今天分析了中文信函的基本格式以及商务信我们今天分析了中文信函的基本格式以及商务信函的特殊要求。并列举