改扩建工程项目文档管理办法

1、Shenzhen China Star Optoelectronics Technology Co.,Ltd.文档编号保存年限年保密等级机密公司内公司外报告归档机密公司内公司外经 办 _部门主管 _会 签 _ _总监/厂长 _主管领导 _CEO _ 目 录审 批改扩建工程项目文档管理办法（Ver 2.0）Department：基建管理部：基建管理部 Date：2013年年9月月20日日一、总则二、一般管理规定三、文件编码四、文件格式五、文件收发六、文件存档七、附件：各类文件标准格式u为确保改扩建项目建设文档、记录全面准确，处理及时可靠、易于追索，特制订本管理办法。u本办法适用于深圳市华星光电科

2、技有限公司投资建设的所有改扩建工程项目；u所有参与单位参照本办法执行；u本管理办法（试行版 Ver 1.0）2012年05月30日试行，2013年10月1日更新Ver 2.0。一、总则1. 在工程动工前，施工单位需将项目经理授任命通知书、项目部人员设置通知书、项目经理部印章使用授 权书呈送业主，以确立项目经理、项目部人员及项目章；2. 各单位呈送业主的文件，需由指定负责人签署并加盖项目章后，方可发出；3. 各单位需确定文档管理员。文档管理员是各单位间文件来往的唯一窗口。不通过文档进行收发登记，直接将文件递交到收件单位相关部门或人员的收发行为，均视为无效行为；4. 建立文档收发签字制度。每份文档

3、在发出时都应有收件人的签名及签收日期，以备查考；5. 所有往来文件遵循编码规则，采用规定的文件格式；6. 在施工过程中，工程师需督促施工单位及时形成施工文件，确保工程文件形成与施工进度同步，确保施工文件是工程真实、准确、完整的记录；7. 工程竣工后，施工单位需依照深圳市城建档案整理规范要求，对施工文件进行归档，并在竣工完成三个月内，提交两套完整的竣工资料给业主。对未完成归档的单位，结算款将暂缓支付；合同另有约定的，按合同约定进行处理；二、一般管理规定为方便文件的查询管理，在文件形成过程中，所有参与单位，需遵循同样的编码方式，按照编码规则要求，对文件进行编码。（一）编码方式本项目文件采取如下编码

4、方式：XXXXXXXXXXXXX流水号文件类型代码子项名称代码项目代码发文单位简称三、文件编码（二）编码规则1. 每一份文件都应具有唯一编码；2. 编码必需具有连续性，若有缺号，需进行说明；3. 每一种类型的文件，均需由001开始编号；4. 同一单位不同工程、同一工程不同单位的文件，均需分开编号，严禁将不同合同的文件混淆；5. 同一份文件若修改后重送，编号无需更改，仅在流水号后加“-2”、“-3”以标识次数；（三）代码说明1. 发文单位简称：华星光电代码为CSOT，施工单位简称由其自行拟定。2. 项目代码：统一为GKJ；3. 子项名称代码：将依实际由施工单位与业主文档协商后确定。代码拟订后，环

5、安将进行统一登记管理，以免混淆。4. 文件类型代码：依文件类型而定。详见第四章；5. 以上代码，一经确定，不得随意更改，以保持编码的稳定性、统一性。三、文件编码序号序号文件名称文件名称使用说明使用说明代码代码1工地捡视报告工地捡视后的报告CI2工程查验及缺失改善通知单工程查验及缺失改善通知C3工作指示单对施工单位、设计院下达变更指令W5罚款单对施工单位就安全、质量等问题予以处罚F5信函日常普通事件联系之用L6收文登记表对所收文件及审批情况进行登记、追踪电子档7发文登记表对业主发文的审批及发文情况进行登记、追踪电子档8文件签收表内部传阅及返回包商时的签收记录电子档9备忘录华星光电部门间沟通交流之

6、用，无需回复MM（一）业主文件注：1、未含表格，参照G8.5项目格式 2、格式及使用要求见附件。四、文件格式序号序号文件名称文件名称使用说明使用说明代码代码1文件处理发送单文件封皮，对文件名称、收发单位、时间等进行说明，同时做为收发依据与文件同时保存2会议记录记录会议中达成的协议、待完成事项M3会议签到单参会人员签到表，做为会议记录附件保存M-XXX附14工程变更申请单变更事项的申请、确认I5信函日常普通联系L6信息要求表施工技术问题的澄清、确认R7工程审验申请单施工前加工制造图, 产品资料/样品 , 測试/施工方案，计算书，计划/进度书的审查S8工程款支付审批表工程款支付审批表申请工程款申请

7、工程款以信函申请，环安转以信函申请，环安转为公司统一格式为公司统一格式9罚款申诉单罚款申诉单对业主所开罚款进行申诉对业主所开罚款进行申诉U（二）承包商注：1、未含表格，参照G8.5项目格式 2、格式及使用要求见附件。四、文件格式（三）施工文件1. 项目动工前，施工单位需提交开工申请报告（见附件），审批通过后方可动工；2. 项目结束后，需进行项目验收并签核验收报告（见附件）；3. 在施工过程中，产生的各项施工管理文件、材料/设备/构配件进场报验文件、施工记录及验收文件，按照施工专业，采用广东省建筑工程竣工验收技术资料统一用表（2010版）内相应表格；4. 若因施工专业特殊性，无法采用广东省建筑工

8、程竣工验收技术资料统一用表（2010版）内表格，责任工程师可另行制定适用表格，并报文档备案；5. 竣工图编制需遵循国家建委关于编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定国家建委关于编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定（82建发施字建发施字50号）要求，并同时符合号）要求，并同时符合深圳市城建档案整理规范深圳市城建档案整理规范内对竣工图的要求内对竣工图的要求 ；6.施工文件因多为现场签核文件，故收发可不通过文档，责任工程师在现场确认后可当场签核；施工文件因多为现场签核文件，故收发可不通过文档，责任工程师在现场确认后可当场签核；四、文件格式（一）收发文原则：1.文件收发过程，需严格遵守文档签字制。即文件

9、只能由文档收发，且在发文过程中，收文文档需签字确认，以备查验。2.对外发的文件，责任者需将签字原件及电子档交文档，由文档对文件进行排版、编号、用印；需盖公章的文件，文档负责盖章流程。所有外发文件，需在发文登记表中进行登记。3.对接收的文件，文档需将其编号、来文日期、文件名称、处理情况等信息登记在收文登记表内。4.文档将文件呈送责任科室签核时，需请接收人在文件签收表内进行签收。5.对紧急文件，承包商可在文件处理发送单上加盖“急件章”。对急件，文档可请领导优先审核，并每日跟进其进度，以免延误现场进程。6.每周一文档对文件签核情况进行核对，对Delay文件及时进行提醒。7.每周一下午15：00在业主

10、培训室召开改扩建项目文档专题会，业主、包商对一周文档情况进行核对，若有问题，及时进行处理。8.对变更、付款、急件、Delay件等重要文件，文档需每日公布其签核进展，以利于领导及工程师及时掌握其处理情况。五、文件收发来文单位来文单位文档文档责任部门责任部门总监总监其他部门其他部门单位时间确认文件是否合格签收/登记文件确认传阅对象 是否涉及质量、安全、进度、费用 是否为付款、大金额变更复印件返回阅读签核阅读签核阅读签核YESYESYESNONO4H4H1、涉及费用：2天/人2、其他：1天/人（二）收文流程发文NO原件存档五、文件收发责任部门责任部门文档文档总监总监公司领导公司领导企划部企划部单位时间确认文件是否合格登记文件信息呈送总监确认是否需盖公章存档复印件阅读签核阅读签核NOYESYESNO4H4H1、涉及费用：2天/人2、其他：1天/人排版/编号/用印排版/编号/用印发出原件写文3、发文流程五、文件收发1. 本项目过程中产生的所有文件，都需进行存档并形成电子目录。2. 施工单位需在工程验收后三个月内提交完整的竣工资料（文字材料2套，竣工图/电子光盘3套）给业主备案；3. 在正式接收竣工资料前，责任工程师、文档需认真对资料进