文件管理培训教材

1、Copyright BYD 2005 COMPANY CONFIDENTIALBYD文件管理文件管理Copyright BYD 2005 COMPANY CONFIDENTIAL内容概要：l 文件制作管理规定参考文件：MSP06-2-001 管理系统文件制作管理规定l 文件控制程序参考文件：MSP06-1-001 文件控制程序l 其他Copyright BYD 2005 COMPANY CONFIDENTIAL一、文件制作管理规定一、文件制作管理规定1.1.文件类型定义文件类型定义 1.11.1系统文件系统文件: :企业运作所涉及到的规章制度、规范性文件、奖企业运作所涉及到的规章制度、规范性文

2、件、奖 罚性规定。罚性规定。包括但不限于：一阶管理手册，二阶包括但不限于：一阶管理手册，二阶 系统文件及各事业部系统运作文件。系统文件及各事业部系统运作文件。 1.21.2技术规范技术规范: :与产品研发、生产、检验、销售相关的各类工与产品研发、生产、检验、销售相关的各类工 程技术规范。程技术规范。包括但不限于：蓝图、包括但不限于：蓝图、BOMBOM、现场生、现场生 产作业指导书、检验作业指导书、产作业指导书、检验作业指导书、FMEAFMEA、Control Control Plan Plan等等 。 1.31.3工程标准工程标准: :指客户或业界标准转换成内部文件的资料。指客户或业界标准转换

3、成内部文件的资料。 1.41.4表表 单单: :分为分为人工表单人工表单与与系统表单，系统表单，文件所涉及及引用的文件所涉及及引用的 表格，如表格，如ERPERP系统内生成的表单。系统内生成的表单。Copyright BYD 2005 COMPANY CONFIDENTIAL2. 系统文件层级划分系统文件层级划分 2.1本公司管理系统文件按其性质分为三阶：本公司管理系统文件按其性质分为三阶：第一阶文件（第一阶文件（MS）：）： 手册。手册。第二阶文件（第二阶文件（MSP）：程序文件及相关规定。）：程序文件及相关规定。第三阶文件（第三阶文件（WI）：只在）：只在各事业部各事业部范围内适用流程，职

4、责范围内适用流程，职责及相关系统文件。及相关系统文件。 2.2文件签核表制作格式：文件签核表制作格式： 2.2.1 编制管理系统文件及技术规范时，需填写【文件发行编制管理系统文件及技术规范时，需填写【文件发行/修修 订订/废止通知单】（见附表废止通知单】（见附表1，引用文件控制程序之附，引用文件控制程序之附 表表2），交部门主管审核，最高主管批准，），交部门主管审核，最高主管批准， 2.2.2 如果提案单位拟定的文件须在如果提案单位拟定的文件须在OA上公布时，需再填写上公布时，需再填写 【管理文件审批表】（见附表【管理文件审批表】（见附表2，引用公告引用公告文件文件、通知、通知 及对外公文制作

5、管理规定之附表及对外公文制作管理规定之附表1），交部门主管或副），交部门主管或副 总裁审核，并由副总裁决定是否交由总裁批准，然后交由总裁审核，并由副总裁决定是否交由总裁批准，然后交由 总裁办负责在总裁办负责在OA上公告。上公告。Copyright BYD 2005 COMPANY CONFIDENTIAL3.系统文件格式系统文件格式3.1系统文件基本格式如下：系统文件基本格式如下：首页首页/修改页：文件之封面修改页：文件之封面/文件修改记录表。（见附件文件修改记录表。（见附件1）内容说明页：文件概括简要说明，根据需要设置。内容说明页：文件概括简要说明，根据需要设置。目录页目录页/内容页：文件之

6、目录内容页：文件之目录/文件之正文。（见附件文件之正文。（见附件2）附附 件：文件内容涉及之附图，附表等。件：文件内容涉及之附图，附表等。3.2系统文件首页格式说明：系统文件首页格式说明：文件名称：填入所编制的程序文件名称。文件名称：填入所编制的程序文件名称。文件属性：填入文件属性：分文件属性：填入文件属性：分“技术规范技术规范”和和“系统文件系统文件”两两种。种。版次版次/修订状态：修订状态：版次：依序以版次：依序以A，B，CZ表示。（表示。（I ,O,X 除外）除外）修订状态：依序以修订状态：依序以 0 5 表示。表示。正式发行时，新版次从正式发行时，新版次从A开始开始;修订状态次从修订状

7、态次从0开始。文件修订时须变更其开始。文件修订时须变更其修订状态，即每修改一次，修订状态向前递进一位，当文件的修订状态为修订状态，即每修改一次，修订状态向前递进一位，当文件的修订状态为5时，时，亦需变更版次，版次变为亦需变更版次，版次变为B，修订状态随着变为，修订状态随着变为0。当内容页数有增加或。当内容页数有增加或减少时，同样采用以上方法次进行变更。减少时，同样采用以上方法次进行变更。 针对开发段前期的版次采用针对开发段前期的版次采用AX、BX、CX.ZX形式，直至转为量产。形式，直至转为量产。Copyright BYD 2005 COMPANY CONFIDENTIAL4. 系统文件编码原

8、则系统文件编码原则 文件共分为一、二、三阶文件：文件共分为一、二、三阶文件： 4.14.1一阶文件：手册（一阶文件：手册（MS）-18模块模块 MS X Management System 章节和模块代码章节和模块代码：10：采购及供应商管理11：供应链及仓储管理12：生产及现场品质管理13：环境及安全管理14：计量管理15：实验室管理16：客户服务及沟通管理17：审核管理18：持续改进 00：总则 01：管理职责02：人力资源03：设备管理04：财务及资料管理05：IT管理及安全06：文件及资料管理07：市场及营销管理08：设计和开发管理09：产品安全及责任管理Copyright BYD 2

9、005 COMPANY CONFIDENTIAL4.2 二阶文件：程序文件及相关规定（MSP） MSP XX X - NNN 程序代码 模块代码 内层级码 流水码 Management System Procedure 一级主程序为一级主程序为 1， 二级支持性程序为二级支持性程序为 2， 三级支持性规定及指导书为三级支持性规定及指导书为 3, 如：MSP-08-1-0014.3 三阶文件：各事业部内部所有文件（WI） WI X XX - NNN 程序代码 事业部代码 模块代码 流水码 Working Instruction 如：WIA01-0001Copyright BYD 2005 COM

10、PANY CONFIDENTIAL4.4 4.4 事业部或产品部代码：事业部或产品部代码：第一事业部：第一事业部：A A 第二事业部：第二事业部：B B第二事业部（上海）：第二事业部（上海）：C C第三事业部：第三事业部：D D第三事业部（上海）：第三事业部（上海）：E E 第四事业部：第四事业部：F F第五事业部：第五事业部：G G 第七事业部：第七事业部：H H 第四事业部（上海）：第四事业部（上海）：J J第六事业部：第六事业部：K K中央研究院：中央研究院：L L FPCFPC产品部：产品部：N NMBUMBU组装事业部：组装事业部：P PSMTSMT产品部：产品部：Q Q 4.5 技

11、术规范编码：技术规范编码： 各事业部的技术规范如如各事业部的技术规范如如CP、FLOW CHART、SOP、SIP等可自行编写等可自行编写 三阶文件定义编码原则。三阶文件定义编码原则。Copyright BYD 2005 COMPANY CONFIDENTIAL5.5.系统文件正文格式系统文件正文格式 每份文件制作内容都需含概以下七要素每份文件制作内容都需含概以下七要素: : 1 1、目的；、目的；2 2、适用范围；、适用范围；3 3、参考文件；、参考文件；4 4、定义；、定义； 5 5、职责；、职责；6 6、程序；、程序；7 7、附件；、附件； 5.15.1目目 的：阐述编写此文件的意图，该

12、条文的叙述应的：阐述编写此文件的意图，该条文的叙述应 简单明了。（此项均需设置）简单明了。（此项均需设置） 5.25.2适用范围：阐述此文件适用的工作范围或生效单位及适用范围：阐述此文件适用的工作范围或生效单位及 需规范的作业范围。（此项均需设置）需规范的作业范围。（此项均需设置） 5.3 5.3参考文件：列出文件引用的标准和使用本文件涉及到参考文件：列出文件引用的标准和使用本文件涉及到 的其它主要系统文件，包括其编号和文件的其它主要系统文件，包括其编号和文件 名称。（此项需设置，如无参考文件则注名称。（此项需设置，如无参考文件则注 明明“无无”即可）即可） 5.45.4定定 义：给出该文件中

13、使用的某些术语、定义，如义：给出该文件中使用的某些术语、定义，如 果文件中出现了新的不为一般人果文件中出现了新的不为一般人所熟知的所熟知的 词语，则须对其进行定义。（此项均需设词语，则须对其进行定义。（此项均需设 置，如无术语则注明置，如无术语则注明“无无”即可）即可）Copyright BYD 2005 COMPANY CONFIDENTIAL 5.5 5.5职职 责：定义工作流程责：定义工作流程/ /管制程序中所涉及职能部门管制程序中所涉及职能部门 之主要工作职责。（此项均需设置）之主要工作职责。（此项均需设置） 5.65.6程程 序（规定）：阐述系统要素要求的内容或规定，序（规定）：阐述

14、系统要素要求的内容或规定， 即叙述特定人员在何种时机或状况，以何种即叙述特定人员在何种时机或状况，以何种 方式执行某件特定工作，并产生某些记录、方式执行某件特定工作，并产生某些记录、 报告，作为实际作业现状的监控和追溯。并报告，作为实际作业现状的监控和追溯。并 视需要在附件以流程图说明。视需要在附件以流程图说明。 5.75.7附附 件：按照在文件中出现的先后顺序，汇总该文件件：按照在文件中出现的先后顺序，汇总该文件 所涉及的附件，附图及附表，所涉及的附件，附图及附表， 分别以依附分别以依附 件件n n、附图、附图n n、附表、附表n n表示，表示，n n表示数字。（此表示数字。（此 项均需设置

15、，如无附件则注明项均需设置，如无附件则注明“无无”即可）即可） 5.7.1 5.7.1附件：指需要附带的相关资料标准，如附件：指需要附带的相关资料标准，如AQLAQL等，等， 5.7.2 5.7.2附图：指该文件的流程图，附图：指该文件的流程图， 5.7.3 5.7.3附表：指该文件所涉及的相关表单，附表：指该文件所涉及的相关表单，Copyright BYD 2005 COMPANY CONFIDENTIAL6.6.系统文件编写要求系统文件编写要求6.16.1文件的内容层次划分为章、条、段、节、项，文件的内容层次划分为章、条、段、节、项，( (章、条、段、节用阿拉伯数章、条、段、节用阿拉伯数字

16、编号）字编号） 6.2 6.2 每一个系统文件的每一章应有一个标题，直接放在其编号之后。每一个系统文件的每一章应有一个标题，直接放在其编号之后。6.3 “6.3 “条条”是是“章章”的细分单元，每一层次的的细分单元，每一层次的“条条”可进一步细分为第二层次可进一步细分为第二层次“段段”，但此种细分最多至第四层，但此种细分最多至第四层“节节”为止。为止。“项项”是是“节节”中一个不中一个不编号的次。各层次的编号应和上一层次编号要错开，每层次条文内容上下编号的次。各层次的编号应和上一层次编号要错开，每层次条文内容上下对齐。（文件条文编排示例见附件对齐。（文件条文编排示例见附件2 2）。）。6.46

17、.4文件中述及的参考文件用文件中述及的参考文件用“ ”表示出来。表示出来。6.56.5文件中述及的附件用文件中述及的附件用“【 】”表示出来。表示出来。6.66.6文件中述及的注释用文件中述及的注释用“（ ）”表示出来。表示出来。6.76.7文件中运用的章印用文件中运用的章印用“ ”表示出来。表示出来。6.86.8文件内所插表或插图应加上序号，序号以阿拉伯数字表示，当仅有一个插文件内所插表或插图应加上序号，序号以阿拉伯数字表示，当仅有一个插 表或插图时，可以不加序号。如：见附表表或插图时，可以不加序号。如：见附表1 1或附图或附图1 1。6.96.9文件的内容、格式、字体，使用统一形式的字体。

18、文件的内容、格式、字体，使用统一形式的字体。6.106.10纸张大小：一般采用纸张大小：一般采用A4A4，特殊可采用，特殊可采用A3A3。6.116.11中文字体：中文字体： 宋体宋体 五号。五号。6.126.12英文字体：英文字体： Times New Roman Times New Roman 五号。五号。6.136.13系统文件以电脑文本形式制作，文件的行距为系统文件以电脑文本形式制作，文件的行距为1.01.51.01.5之间。之间。 Copyright BYD 2005 COMPANY CONFIDENTIALa7.7.流程图制作流程图制作表示处理程式或工站表示处理程式或工站 表示评审

19、或检验，判断，决策表示评审或检验，判断，决策表示流程中使用的表单表示流程中使用的表单表示系统输出的表单表示系统输出的表单表示建档荧幕，荧幕录入表示建档荧幕，荧幕录入/显示显示表示连接符号表示连接符号 表示关联系统表示关联系统表示流程图开始和结束表示流程图开始和结束 表示流程走向表示流程走向 Copyright BYD 2005 COMPANY CONFIDENTIAL8.8.表单制作表单制作 8.2 8.2 表单插入：各表表单插入：各表单单样式可先转换为样式可先转换为PDFPDF文件后再文件后再剪贴剪贴插入插入到文到文 件件页眉下，如表页眉下，如表单是横向的，单是横向的，需要需要将表单竖插到将

20、表单竖插到 文件文件页眉下页眉下，即，即表表单的表单的表头朝头朝左左，表单编码朝右。表单编码朝右。 8.18.1人工表单：若自己设计的表单需用人工表单：若自己设计的表单需用WORDWORD档或档或EXCELEXCEL档，必要时档，必要时 可在表单的右边注明表单的签核流程，并在表单可在表单的右边注明表单的签核流程，并在表单 左上角标注左上角标注BYDBYD的的LOGOLOGO右下角标注表单受控号。具右下角标注表单受控号。具 体格式如下：体格式如下： 8.3 8.3 表单受控：表单受控：各文件申请正式发布时，文件发行人需要提供该各文件申请正式发布时，文件发行人需要提供该 文件中表格的实际电子档连同

21、文件交到文控中心文件中表格的实际电子档连同文件交到文控中心 存档，文控中心对各表格进行归档保存存档，文控中心对各表格进行归档保存，并将其，并将其 文档共享给各单位引用。文档共享给各单位引用。8.4.表单编码原则： FM XXX XXXNNN MM X Form 系统文件编号 流水号 版本号 所有的表单都应有统一的表单开头格式，都应用BYD的LOGO标示，表单编码统一写在每份表单的左下角空白处。Copyright BYD 2005 COMPANY CONFIDENTIALCopyright BYD 2005 COMPANY CONFIDENTIAL二、文件控制程序二、文件控制程序1.文控中心职责

22、1.1 IT产业群文控中心: 1.1.1 负责IT产业群一/二系统文件、工程标准及IT产业群各周边职能部门发行文件之编码、发行、归档、 保密、调阅、扩散移转销毁等作业。 1.1.2 负责客户规格、工程标准并IT产业群各周边职能部门发行文件的管理。 1.1.3 负责定期组织对各事业部文控中心及现场的文件管理专项检查，并追踪整改情况。 1.1.4 负责产业群智慧资源管理系统及其他各类设施、工具等资源的管理、维 护。 1.1.5 其他上级主管交办的与产业群智慧资源管理相关事宜的处理。1.2 各事业部文控中心: 1.2.1 负责产业群一、二阶文件、工程标准及客户规格的接收并按要求扩散至事业部相关部门。

23、 1.2.2 负责本事业部内三阶文件、工程图面、BOM，作业指导书，检验作业指导书及其他相关技术作业规 范等的编码、发行归档保密调阅扩散移转销毁等事项。 1.2.3 负责本事业部文控中心内各类设施及管理系统等资源的管理、维护。 1.2.4 配合产业群文控中心文件管理专项检查，并定期组织本事业部内检查，追踪各类文件管理检查不符 合事项的改善。 1.2.5 其他上级主管交办的与本事业部文件管理相关事宜的处理。1.3 各部门文件管理员： 1.3.1 由资料中心扩散至本部门用各类文件、图面及其他相关资料的接收、发放及现场应用的监督。 1.3.2 各类报废文件及资料的回收并按规定交回资料中心。 1.3.

24、3 配合并支持各类文件管理专项检查的实施并就检查出来的问题予以改善，并回复改善结果。 1.3.4 当人员异动时应主动通知文控中心，并填写【资料管理人员异动通知单】（见附表1）交付文控中心 备案，具体实施参见资料管理人员配置及异动管理制度。 Copyright BYD 2005 COMPANY CONFIDENTIAL2.文件制定：3.文件编码申请：文件制作单位负责将已制作完成之文件申请编码，具体操作参见IT产业群智慧资源管理系统及管理系统文件制作管理规定内的相关流程实施编码申请。 4.各类型文件的审批要求文件类别文件类别提提 案案审审 核核批批 准准管理系统一阶文件管理系统一阶文件提案人提案人

25、体系办最高主管体系办最高主管总裁总裁管理系统二阶文件管理系统二阶文件提案人提案人提案人直接主管提案人直接主管体系办最高主管或总裁体系办最高主管或总裁管理系统三阶文件管理系统三阶文件提案人提案人提案人直接主管提案人直接主管提案单位最高主管提案单位最高主管工程标准，技术规范工程标准，技术规范提案人提案人提案人直接主管提案人直接主管提案单位最高主管提案单位最高主管OAOA公告类文件公告类文件提案人提案人提案人直接主管提案人直接主管提案单位最高主管或总提案单位最高主管或总裁裁注：二阶文件中运作涉及多个部门或公司高层的，需提交总裁作最高核准。 Copyright BYD 2005 COMPANY CON

26、FIDENTIAL5.文件的接收/审查5.1系统文件/工程： 制作单位将签核档文件提交给文控中心，电子档文件采用E-mial形式传送至 文控中心，并将文件相关信息登录在【文控中心收文登记表】（见附表4）待 发行。5.2客户资料及其它外来之文件： 各文控中心依据所附分发签收单进行文件查核, 确实无误后, 在分发签收单上 签名, 并填写【外来文件登记分发控制表】（见附表5）如有任何异常发现, 例 如少页, 文档不清, 不符文控程序等, 文控中心将予以退回，如外来文件没有详 细分发单位时，文控中心将依文件内容进行分发，内容不明确时询问相关项 目工程或品质人员。5.3文控中心对待发行文件依相关系统文件

27、之要求进行合法性审查,确认文件样式 会签与分发编码版次核定等符合现行系统文件要求后, 再编制“通知单编 号”号码并将其填入【文件发行/修订/废止通知单】及文件变更履历的相应栏 位中，以便追溯文件的批准/会签情况。Copyright BYD 2005 COMPANY CONFIDENTIAL5.5.5.5.文件发行受控号编码原则文件发行受控号编码原则事业部代码事业部代码- -流水号流水号(01(01至至99,99,表示各部门表示各部门) ) 如如:A-01(:A-01(表示品质部表示品质部),A-01-1/3,),A-01-1/3,指一部品质发放该份文件有指一部品质发放该份文件有三份三份. .5

28、.4 5.4 文件发行文件发行/ /修订修订/ /废止通知单编号原则废止通知单编号原则事业部代码事业部代码- -年度代码年度代码- -月度代码月度代码- -流水号流水号 如如:A-06-06-0001(:A-06-06-0001(流水号根据月度来编流水号根据月度来编) )Copyright BYD 2005 COMPANY CONFIDENTIAL6.1 根据文件制作提案人指定之分发文件单位，文件发行时，分发单位以电根据文件制作提案人指定之分发文件单位，文件发行时，分发单位以电 话或话或E-mail方式通知各单位领取。方式通知各单位领取。6.2 一一/二阶文件发行：二阶文件发行： 由由IT产业

29、群文控中心对文件复印件加盖蓝色产业群文控中心对文件复印件加盖蓝色（附图（附图2A），）， 发至各事业部文控中心及发至各事业部文控中心及IT产业群周边职能单位，并将加盖印章的产业群周边职能单位，并将加盖印章的PDF 电子档文件发送至各事业部文控中心；原件不加盖印章由文控中心统一电子档文件发送至各事业部文控中心；原件不加盖印章由文控中心统一 归档归档,并制作【图面并制作【图面/文件明细表】文件明细表】(见附表见附表6)。各事业部文控中心再依据分。各事业部文控中心再依据分发单位对文件复印并加盖事业部蓝色发单位对文件复印并加盖事业部蓝色（图（图2 B），发至职能各部门，并制作【图面），发至职能各部门，

30、并制作【图面/文件明细表】。发放文件明细表】。发放 到各职能单位的文件只发正文，不发到各职能单位的文件只发正文，不发“文件发行文件发行/修订修订/废止通知废止通知”。6.3 三阶文件发行：三阶文件发行： 由各事业部文控中心依据分发单位对文件复印加盖事业部蓝色由各事业部文控中心依据分发单位对文件复印加盖事业部蓝色发至各部门，原件不加盖印章由文控中心统一归档发至各部门，原件不加盖印章由文控中心统一归档,并制作【图面并制作【图面/文件文件 明细表】。发放到各职能单位的文件只发正文，不发明细表】。发放到各职能单位的文件只发正文，不发“文件发行文件发行/修订修订/废废 止通知止通知”。6.文件发行Cop

31、yright BYD 2005 COMPANY CONFIDENTIAL6.4 外来文件发行：外来文件发行： 由文控中心依据【外来文件登记分发控制表】对文件复印并加盖蓝色由文控中心依据【外来文件登记分发控制表】对文件复印并加盖蓝色发发 行章行章发行所需单位，原稿不加盖印章由文控统一归档发行所需单位，原稿不加盖印章由文控统一归档,并制作【外来文件并制作【外来文件 明细表】（附表明细表】（附表7）。）。 6.5公告文件发行公告文件发行 6.5.1公告文件不以书面形式下发到各部门，统一在公司公告文件不以书面形式下发到各部门，统一在公司OA以以PDF文件形式文件形式 公布。公布。 6.5.2在公司在公

32、司OA系统上出台的各类通告系统上出台的各类通告(总裁签核总裁签核)，各单位将依据，各单位将依据OA 的发的发 文内容必要时文内容必要时 需对管理系统文件进行修订，以保证管理系统文件能结需对管理系统文件进行修订，以保证管理系统文件能结 合实际运作，确保体系有效运行。合实际运作，确保体系有效运行。6.6样板文件发行样板文件发行 6.6.1实物样板：实物样板：由样板制作单位提供样板，交付文控中心进行受控，由样板制作单位提供样板，交付文控中心进行受控，文控文控 负责登录负责登录并并加加盖盖发行印章发行印章受控，可以不必备份，但样板须标注版受控，可以不必备份，但样板须标注版 次次、编号编号、签核签核人及

33、有效日期等。人及有效日期等。 6.6.2图片样板：图片样板：由样板制作单位提供图片样板，交付文控中心进行受控，由样板制作单位提供图片样板，交付文控中心进行受控， 文控负责登文控负责登录录、加、加盖盖发行印章、发行印章、备份备份受控，受控，样板须标注版次样板须标注版次、编编 号号、签核签核人及有效日期等。人及有效日期等。 Copyright BYD 2005 COMPANY CONFIDENTIAL6.7 6.7 其他注意事项其他注意事项6.7.1 6.7.1 发行之文件由各单位资料管理员或其职务代理人签收发行之文件由各单位资料管理员或其职务代理人签收, ,并在【文件发并在【文件发 行签收表】行

34、签收表】( (见附表见附表8)8)上确认签名。上确认签名。6.7.2 6.7.2 文控中心应保存文件的签收记录以备各单位查询文控中心应保存文件的签收记录以备各单位查询, ,文件签收记录的销文件签收记录的销 毁依毁依记录控制程序记录控制程序执行。执行。6.7.3 6.7.3 所有文件加盖印章时应尽量选择纸张空白处加盖，且需以免影响文字所有文件加盖印章时应尽量选择纸张空白处加盖，且需以免影响文字 清晰，所使用之印章统一由文控中心制作及保管。清晰，所使用之印章统一由文控中心制作及保管。6.7.4 6.7.4 文控中心视需要文控中心视需要, , 每两周一次将受控资料相关明细通知相关单位每两周一次将受控

35、资料相关明细通知相关单位, ,以以 供参考。供参考。6.7.5 6.7.5 一一/ /二阶文件必须经二阶文件必须经ITIT产业群文控中心盖发行章及三阶文件须经事产业群文控中心盖发行章及三阶文件须经事 业部文控盖蓝色发行章方为有效，复印之文件黑色印章为无效文件业部文控盖蓝色发行章方为有效，复印之文件黑色印章为无效文件, ,并并 禁止在现场使用。禁止在现场使用。6.7.6 6.7.6 未经制作单位主管及品质主管核定及未盖文控中心发行章文件数据均未经制作单位主管及品质主管核定及未盖文控中心发行章文件数据均 属无效属无效, ,并禁止在现场使用。并禁止在现场使用。Copyright BYD 2005 C

36、OMPANY CONFIDENTIAL7.7.文件的贮存文件的贮存 7.1 电子档文件的管理： 各文件提案制作人提供的电子档文件，文控中心按其文件的类型分别放入 不同的文件夹，并采用服务器备份和光盘刻录备份相结合的方式。备份频 率，每天进行服务器备份，每半个月或一个月进行一次光盘刻录备份， 具体参见文件MSP06-2-004文件电子备份管理制度。 7.2 纸档文件的管理： 文控中心所管理的正本文件，应按其文件类型分别装入不同的文件夹，作 废文件同换版文件分开存放，并作不同的标示。 7.3 7.3 所有纸档文件数据均应存放在固定地点及固定档案夹内所有纸档文件数据均应存放在固定地点及固定档案夹内,

37、 ,并采取防火并采取防火防防 潮潮加锁加锁 等措施以保证不发生损坏和遗失。等措施以保证不发生损坏和遗失。Copyright BYD 2005 COMPANY CONFIDENTIAL8.文件的调阅文件的调阅 8.1 调阅文控中心文件时调阅文控中心文件时,需填写【文件调阅申请单】（见附表需填写【文件调阅申请单】（见附表9）并经部级主）并经部级主 管核准由文控中心文员在指定位置调阅管核准由文控中心文员在指定位置调阅,不得带离。不得带离。特殊情况除外（如审核特殊情况除外（如审核 时借出查看），但需做登记手续。时借出查看），但需做登记手续。 8.2 文控中心在公司文控中心在公司OA网络网络IT产业群智

38、慧资源管理系统产业群智慧资源管理系统上建立数据库上建立数据库, 公公 布各类文件并及时更新以便各单位查阅及相关单位调用布各类文件并及时更新以便各单位查阅及相关单位调用, 网络资料须为最网络资料须为最 新版次新版次. 各单位及人员不得更改及复制，但所有电子版本表单均可打印使各单位及人员不得更改及复制，但所有电子版本表单均可打印使 用。用。 8.3 信息部门人员负责根据使用者之权限及范围设定使用者的信息部门人员负责根据使用者之权限及范围设定使用者的 ID 和计算机密和计算机密 码码(PASSWORD) 区别管理区别管理, 以维护数据中心在网络上数据库及档案的安全以维护数据中心在网络上数据库及档案的

39、安全性与可靠性以便保证正确适时传递信息。性与可靠性以便保证正确适时传递信息。Copyright BYD 2005 COMPANY CONFIDENTIAL9.文件的申请文件的申请 9.1 文件分发之应用单位如有作业需求文件分发之应用单位如有作业需求,可填写【文件申请单】可填写【文件申请单】(见附表见附表10),向文向文 控中心提出办理副本扩散申请控中心提出办理副本扩散申请,文件加盖文件加盖申请申请章（附图章（附图2-D）由申请单）由申请单 位主管审核，并由文控中心主管核准，申请的文件只发内容位主管审核，并由文控中心主管核准，申请的文件只发内容,不发不发“文件发文件发 行行/修订修订/废止通知废

40、止通知”。 9.2 申请单位如需长期拥有该份文件时申请单位如需长期拥有该份文件时,经提案人同意后续列为文件发行之分发经提案人同意后续列为文件发行之分发 单位。单位。 9.3 应用单位如需文件数据作参考须加盖应用单位如需文件数据作参考须加盖仅供参考仅供参考章章,以表示该以表示该 文件仅供参考文件仅供参考,不得在产品制造不得在产品制造检测检测采购等场合使用。采购等场合使用。Copyright BYD 2005 COMPANY CONFIDENTIAL10.文件的遗失补发处理文件的遗失补发处理 10.1 使用单位副本遗失使用单位副本遗失:由部门主管追究原因由部门主管追究原因,并填写【遗失资料状况说明

41、】并填写【遗失资料状况说明】 （见附表（见附表11）,由文控中心办理补发由文控中心办理补发,文件加盖文件加盖补补章（附图章（附图2-F）.补发补发 的文件只有内容的文件只有内容,不发文件发行通知不发文件发行通知/首页首页/修订履历。修订履历。 10.2 文控中心副本遗失文控中心副本遗失:由文控中心之主管追究原因由文控中心之主管追究原因,填写【遗失资料状况说填写【遗失资料状况说 明】明】,向文件发行单位申请文件，由发行单位之文控中心办理补发向文件发行单位申请文件，由发行单位之文控中心办理补发,补发补发 文件加盖文件加盖补补章。章。 10.3 文控中心原件遗失文控中心原件遗失:由文控中心之主管追究

42、原因由文控中心之主管追究原因,通知文件制作单位重新通知文件制作单位重新 制作核定后发行制作核定后发行,并作废与回收遗失版次之文件，且重新升版发行该文并作废与回收遗失版次之文件，且重新升版发行该文 件。件。 10.4 任何单位或人员拾获已办理遗失作废之旧版文件副本或原件任何单位或人员拾获已办理遗失作废之旧版文件副本或原件,必须交回必须交回 文控中心文控中心,不得私藏或擅自使用。不得私藏或擅自使用。Copyright BYD 2005 COMPANY CONFIDENTIAL12.12.文件归档文件归档 所有送交文控中心受控发放的文件，文控员在审核其文件的所有送交文控中心受控发放的文件，文控员在审

43、核其文件的 编号、版本、格式无误后，让文件送交人在编号、版本、格式无误后，让文件送交人在 文件接收登记表文件接收登记表 中登记，当天文件需在当天内发放，以确保文件发放的及时中登记，当天文件需在当天内发放，以确保文件发放的及时 有效性。有效性。13.13.文件装订文件装订 为方便文件的查询及管理，受控文件一律采用活页形式装为方便文件的查询及管理，受控文件一律采用活页形式装 订，并采用红色文件夹装订；按文件的编号存放，每个文件订，并采用红色文件夹装订；按文件的编号存放，每个文件 夹做一份索引表，并在电脑中备份。夹做一份索引表，并在电脑中备份。11.文件移转文件移转 11.1 文件原稿移转文件原稿移转, 由文控中心负责汇整移转之文件并填写由文控中心负责汇整移转之文件并填写 【文件移转【文件移转 单】（见附表单】（见附表12），【文件移转单】经双方单位主管核准及接收），【文件移转单】经双方单位主管核准及接收 单位保管人点收无误签章单位保管人点收无误签章,并各备份一份。并各备份一份。11.2 管理移转文件之基准日以接收单位主管签章日期为准管理移转文件之基准日以接收单