Office技巧_图表篇

1、办公技巧系列培训之办公技巧系列培训之图表篇图表篇办公技巧系列培训之图表篇By Guihui Huang教材存放位置:Dmnnt008hHR&Admin(human resource)TrainingTraining MaterialsMS Office2课堂安排课堂安排时间安排：时间安排：2小时中途休息10分钟授课形式：授课形式：课堂讲解实例操作3课程内容课程内容图表概述图表概述图表类型与结构图表类型与结构数据类图表的制作数据类图表的制作美化图表美化图表Excel中图表放入中图表放入PPT具体实例具体实例4图表的作用图表的作用概述概述5概述概述汇报、总结、计划领导的时间短理解上的偏差复杂的问题

2、文字描述困难图表应用范围图表应用范围优点优点6工作进度汇报工作进度汇报问题的发现及问题的发现及解决建议解决建议明确报表的目标、对象和接收方式明确报表的目标、对象和接收方式个人审阅个人审阅小组汇报小组汇报管理层管理层1人或少数几人人或少数几人项目进度日程、工作任务项目进度日程、工作任务清单、费用预算、清单、费用预算、项目计划项目计划个人审阅个人审阅小组汇报小组汇报管理层管理层1人或少数几人人或少数几人利用业务逻辑树拆分问题，利用业务逻辑树拆分问题，发现根本问题，提出解决发现根本问题，提出解决建议，争得上层认同建议，争得上层认同个人审阅个人审阅小组汇报小组汇报管理层管理层1人或少数几人人或少数几人

3、记录过程，总结经验和问记录过程，总结经验和问题，列出下步计划题，列出下步计划场所场所对象对象目标目标应用的范围应用的范围概述概述7PPTExcel概述概述应用软件应用软件8设计和制作设计和制作PPT_逻辑逻辑设计设计制作制作目标逻辑布局风格版面图形文字色彩明确PPT的目标、对象和展示方式通过对每一幅页面布局的设计，使PPT的整体美观，用更好的效果展示其目标使用各种工具以支持其业务逻辑。通过对业务逻辑的分析，选择最佳的输出方式，使PPT的重点突出，层次递进经过积累，形成风格用严谨的逻辑论证中心思想概述概述9图表类型与结构图表类型与结构X公司2006年度销售额百万美元百万美元销售额稳步上升销售额稳

4、步上升每张图表都要表达一个明确的信息;图表与标题相辅相成;少而精;清晰易读;格式简单明了且前后连贯。成功图表应具备的关键要素：10图表类型与结构图表类型与结构数据类图表非数据类图表图表分类图表分类数值？数值？人员？人员？地点？地点？时间？时间？方式？方式？11471625320510152025303519981999200020012002EAxis titleAxis titleTitleUnit of measure主标题和副标题数据值X轴标题Y轴标题图表类型与结构图表类型与结构图表结构图表结构12数据类图表制作确定要表达的信息信息选择图表图表类型确定比较比较类型数据类图表制作步骤数据类

5、图表制作步骤13确定要表达的信息确定要表达的信息数据类图表制作数据类图表制作信息信息图表类型图表类型比较比较X公司公司2006年度销售额稳步上升年度销售额稳步上升1sT QTR2nd QTR3rd QTR4th QTR15919021029014确定比较类型确定比较类型信息信息图表类型图表类型比较比较数据类图表制作数据类图表制作15比较类型比较类型举例举例成份成份各个部分占整体百分比的大小各个部分占整体百分比的大小8月份，甲产品占销售总月份，甲产品占销售总量的最大份额量的最大份额排序排序不同元素的排序（并列、高于不同元素的排序（并列、高于/低于其低于其它元素）它元素）8月份，甲产品的销售超月份

6、，甲产品的销售超出乙产品和丙产品出乙产品和丙产品时间序列时间序列一定时间内的变化（在几周、几个月一定时间内的变化（在几周、几个月或几年间的变化趋势）或几年间的变化趋势）销量自销量自1月份以来稳步上月份以来稳步上升升频率分布频率分布在渐进数列中的数量分布在渐进数列中的数量分布8月份，大多数销售集中月份，大多数销售集中在在1，000元和元和2，000元元之间之间关联性关联性两种可变因素之间的关系两种可变因素之间的关系8月份的销售业绩显示销月份的销售业绩显示销量与销售人员的经验并没量与销售人员的经验并没有联系有联系数据类图表制作数据类图表制作五种基本比较类型五种基本比较类型16数据类图表制作步骤数据

7、类图表制作步骤信息信息图表类型图表类型比较比较数据类图表制作数据类图表制作17何时采用什么图表？何时采用什么图表？线图建议采用图表时间序列时间序列和多重数据、标准相比较和多重数据、标准相比较两组数据的相关性两组数据的相关性频率频率不同数据的比较不同数据的比较整体的一部分整体的一部分其他水泡水平柱垂直柱饼图要表达的数据和信息18机构A产品南京南京 38,536 淮安淮安 32,165 南通南通 32,000 苏州苏州 23,655 无锡无锡 23,115 常州常州 11,563 1. 原始报表原始报表3. 加工处理加工处理2. 生成图表生成图表标题名称去除背景和辅助线删除图例X轴标题Y轴标题数据

8、值简捷突出重点:(各地对比)内容完整数据类图表制作数据类图表制作1947162532051015202530351998 1999 2000 2001 2002EAxis titleAxis title5040302010Label 1Label 2Label 3Label 4Label 5TitleUnit of measure条形图与柱形图：条形图与柱形图：一个或多个项目的对比，也可以按照时一个或多个项目的对比，也可以按照时间序列排列间序列排列,但时间不易过长但时间不易过长数据类图表制作数据类图表制作20Category A40%Category B24%Category C16%Cate

9、gory D9%Category E7%Category F4%饼图：饼图：应用于一个主体各组成部分所占的比例应用于一个主体各组成部分所占的比例数据类图表制作数据类图表制作21386997132170320395267841071362281423100501001502002503003501996199719981999200020012002E2003EWorldwideUnited States线形图：线形图：用于一个或多个项按照时间用于一个或多个项按照时间序列排列的对比分图序列排列的对比分图数据类图表制作数据类图表制作22-30%-20%-10%0%10%20%30%40%-20%-

10、15%-10%-5%0%5%10%15%20%25%散点图：散点图：反映样本分布的图表反映样本分布的图表数据类图表制作数据类图表制作23数据类图表制作数据类图表制作24字体字号字体字号配色配色阴影设置阴影设置美化图表美化图表美化图表美化图表Label 1Label 2Label 3Label 4Label 525若要理解颜色的使用，可以从颜色盘开若要理解颜色的使用，可以从颜色盘开始。颜色盘包含始。颜色盘包含 12 种颜色，并用图示种颜色，并用图示方式表示不同颜色间的关系。方式表示不同颜色间的关系。在颜色盘上，在颜色盘上，12 种颜色被分为三个组：种颜色被分为三个组： 原色：红、蓝和黄。从理论上

11、讲，所有其他颜色都是由于这三种颜色混合产生的。 间色：绿、紫和橙。这些颜色通过混合原色形成。 复色：橙红、紫红、蓝紫、蓝绿、橙黄和黄绿。这些颜色通过混合上述六种颜色构成。色彩介绍色彩介绍美化图表美化图表26相对位置的颜色被称为补色。补色相对位置的颜色被称为补色。补色的强烈对比可产生动态效果。的强烈对比可产生动态效果。 相邻的颜色被称为近似色。每种颜色具有两种（在颜色盘上位于其两侧的）近似色。使用近似色可产生和谐统一的效果，因为两种颜色都包含第三种颜色。在右例中，第一种颜色（黄）通过过渡色（黄绿）过渡到第三种颜色（绿）。 色彩介绍色彩介绍美化图表美化图表27图表色彩使用原则图表色彩使用原则整张图

12、表不要用超过四种颜色；前景与背景要用对比色；主题内容如果选择不同颜色，应该用相似色；前景运用对比色时，非主流色调面积要少，使之成为聚集点。 不需突出的文字可以用相对对比较差的颜色，减少聚集；注意用色时电脑显示与投影仪显示的差异；美化图表美化图表28配色方案配色方案配色方案配色方案 色彩示例色彩示例美化图表美化图表29蓄电池使用与维护注意重点蓄电池使用与维护注意重点避免深度放电不要过充电和充电不足不要使电解液干涸加精制水不要过度保持蓄电池的清洁不要接近火源尽早发现电池的异常蓄电池补水注意事项蓄电池补水注意事项一定使用蒸馏水或去离子水在充电结束时进行补充加水（若充电前加水，液位上升，充电色彩示例色

13、彩示例蓄电池使用与维护注意重点蓄电池使用与维护注意重点避免深度放电不要过充电和充电不足不要使电解液干涸加精制水不要过度保持蓄电池的清洁不要接近火源尽早发现电池的异常蓄电池补水注意事项蓄电池补水注意事项一定使用蒸馏水或去离子水在充电结束时进行补充加水（若充电前加水，液位上升，充电 主题内容如果选择不同颜色，应该用相似色美化图表美化图表30EXCEL中图表放入中图表放入PPT插入对象插入对象复制复制链接链接(只需要在只需要在EXCEL中改变数据中改变数据,PPT亦跟随改变亦跟随改变)31问问 题题?3233第一部份：第一部份：导师带学员一起根据同一原始数据实导师带学员一起根据同一原始数据实际操作一

14、例图表；际操作一例图表；第二部份第二部份导师与学员一起对学员实际工作中的导师与学员一起对学员实际工作中的图表进行分析改进图表进行分析改进;第三部份第三部份学员实际操作，导师进行指导。学员实际操作，导师进行指导。数据类图表实际操作数据类图表实际操作34数据类图表实际操作数据类图表实际操作(第一部份第一部份)CategoryNos. of Managerial Staff Under TrainingRate of Managerial Staff Under TrainingNos of managerials staff trainedRate of managerials staff tra

15、inedNos. of Managerial Staff CertifiedRate. of Managerial Staff CertifiedGB 1726%1015%58%BB12%12%12%MBB12%00%00%Total1828%1117%69%Sixsigma Training Report柱形图加线形图35Absent from work27Disobey score over 61Bad attitude to work28Did not follow WI3Nod off at working time11Play on computer5Smoking at no-sm

16、oking area5Take companys property outside4Report by Discipline数据类图表实际操作数据类图表实际操作(第一部份第一部份)饼状图36数据类图表实际操作数据类图表实际操作(第二部份第二部份)OT Report修改前的报表37Weekly H/C Report- Overall H/C数据类图表实际操作数据类图表实际操作(第二部份第二部份)修改前的报表38FOSS Report数据类图表实际操作数据类图表实际操作(第二部份第二部份)修改前的报表39OT Report数据类图表实际操作数据类图表实际操作(第二部份第二部份)更改的报表140We

17、ekly H/C Report- Overall H/C数据类图表实际操作数据类图表实际操作(第二部份第二部份)更改的报表41数据类图表实际操作数据类图表实际操作(第二部份第二部份)FOSS Report更改的报表4741243525651241008637784313498112100610100200300400500600GavinTessLPGloriaNicelyCailyIvy0.00%20.00%40.00%60.00%80.00%100.00%120.00%trainingtest passAttend rateTest pass rate42Break Down TrainingProject/Department# of Exams# of Exam PassedExam passed RateConsumer Digital-MBU-Casio6116.67%Consumer Di