财务借款及报销制度

1、财务借款及报销制度一、目的加强公司财务管理，清晰员工费用报销手续。二、范围适用于公司各部门人员借款及报销。三、文件执行者1、行政管理部：负责制定与修正本制度及费用报销审核部门。2、财务部：为费用报销的监控部门。四、正文（一）借款1、借款是因业务需要的临时借款，包括出差备用、日常采购、固定资产采购及各种临时性借款；2、借款原则：当月借款当月报销，前一次借款在约定还款日期未冲账或还款的，不得另行借款；3、借款人规定：（1）职能部门人员需对外支付非商品采购款项时，未取得原始发票而要先付款时，可由业务人员先到财务部办理借款，但试用期员工不得借款。（2）其他部门的临时借款只允许部门负责人产生，部门其他人

2、员均不得借款。5、还款期限规定：借款期不得长于15日，原则上不得跨月，跨月借款的，必须于次月2日前至财务部冲账，冲账日期以交单至财务部日期为准。6、任何人不得私借私用公款，公司不办理任何性质的私人借款，特殊情况需借款的，需要总经理审批同意或授权审批同意。7、借款时须按“借款单”要求填列各项栏目，出差备用、交际应酬、日常采购、其他等，并按规定审批权限审批后，由财务部付款。8、出差借款，需注明出差目的地及出差期间；按出差申请单审批金额申请借款。9、借款额度超过2000元以上，须提前1天申请。10、借款签批流程：见借款及报销流程。（二）报销1、报销时限：所有报销应于业务员到公司后三天内提交。超过报销

3、期限按约束办法中的规定给予相应处罚，节假日顺延。2、报销单签批原则：任何人不得自审、自批自己的开支费用，严格按照审批流程执行。3、报销票证要求：（1）所有费用单据原则上是税务局统一负责印制的正式发票且须加盖开出单位的“发票专用章”方为有效；（2）发票必须是发票报销联，用复写或计算机打印，不得用圆珠笔或铅笔填写，存根联、发货联、记账联不能作报销单据；（3）凡是购买物资或物品的发票或清单上要有明确的数量、单位，否则不予以报销；（4）内容要齐全抬头、日期、品名、单价、数量、金额等项目要填写齐全，字迹要清楚，金额要准确，大、小写一致，涂改无效；（5）发票须写公司名称，机打发票一律不准手写。5、下列票据

4、不得报销：（1）无正规的发票或收据；（2）审批手续不全的票据；（3）内容填写不全、字体无法辨认或有明显涂改迹象的票据；（4）无公章、无私人签章（字）的白条收据；（5）数量、单价、金额不符的票据；（6）标有“礼品”字样的发票。6、费用报销的其他注意事项（1）报销凭证必须注明本人所在部门、工作地、费用归属、产品名称、事由、发票张数；（2）各种凭证、单据一律要求用签字笔、钢笔、蓝黑或碳素墨水填写，做到内容完整、字迹清晰、工整，不得涂改，人民币大小写要清楚、完整、正确、相符，小写必须写到分位，没有的用“0”补齐；（3）报销明细单用电脑打印或钢笔、签字笔填写完整；报销单据下面的签字栏不能打印，须手签；如

5、在外埠发生的报销明细，需报销人发传真件到公司，经核实后予以报销，口头或白条未经总经理批准，任何人不得以任何理由报销；（4）报销费用时必须填写“费用报销单”，所有单据要按性质（如招待费、办公费用）分类、分次、粘贴填制；按发票内容归类进行粘贴，发票应与报销单向左对齐鱼鳞状粘贴（除特小的发票之外）；（5）费用报销单上的摘要及原始发票上不能随便填写，不得将说明原因写于发票上，详情说明写在用户访问工作记录单、支出证明单上，如替客户办什么事或因什么原因无票，用什么发票代替等，同时注意编号要对应；（6）公司发生经济业务活动，凡与相关单位签订正式合同的相关费用的报销，报销单据后须附合同复印件；（7）个别报销项

6、目在经财务部核实确无发票的特殊情况下，可以找其他发票代替，但填写费用报销单时，须根据实际支出项目在单摘要栏如实填写，并在备注栏中注明发票与支出项目不符的原因。7、报销使用单据规定：（1）差旅费：使用差旅费报销单，后附出差申请单； （2）市内交通费：使用费用报销单，后附派工单；（3）日常招待费：使用费用报销单，后附用户访问工作记录单；（4）凡需事先审批再开支的事项：报销时需附事项申请单；（5）凡预算外或超预算报销的事项：报销时需附预算外事项申请单。8、报销流程：借款及报销流程附后。（三）约束1、报销时弄虚作假、虚报冒领的，除退回所报销金额外，对当事人处报销金额3倍罚款，并对其部门负责人处50元/

7、次罚款并通报；2、借款超出时限，无正当理由不报销又不还款的，按超出时限的天数处借款人20元/天的罚款；3、越权批准用款的，处以批准人当月工资3%的罚款，并承担由此造成的损失。相关会计不抵制，不汇报，或流程未完即出凭证要求出纳付款的，同时处50元/笔罚款；4、超过报销期限在三天内的，对当事人处20元/笔罚款，超一个星期的，处40元/笔罚款，超过两个星期的不予以报销，借支款项从借支人工资抵扣。五、差旅借款金额明细及报销细则：（一）差旅费的范围：公司员工出差期间的住宿费、车船费（含飞机费用）、伙食补助费、交通补助费、车船票订购费、北京市区内公出办事费用及出差在异地市内交通费等。单位：元职 别乘坐交通

8、工具类型住宿标准/天伙食补助/天市内交通费飞机轮船火车汽车省会城市地级市总经理按实报销按实报销按实报销按实报销按实报销按实报销按实报销按实报销副总经理按实报销公务舱按实报销按实报销20018050可乘的士等市内的交通工具部门 经理应允可乘普通舱硬卧硬座按实报销15013050乘的士的须注明乘坐时间、事由与起止地员工应允可乘按实报销按实报销按实报销808050销售应允可乘普通舱硬卧硬座按实报销根据公司销售提成相关规定执行注：同性出差按员工出差费用报销差旅费，若公司有办事处，均到办事处入住，不予报销住宿费。（二）交通借款金额分配1、公司员工出差乘坐的交通工具原则上乘坐火车，六小时以下的旅途不能购买

9、卧铺票（硬），夜里六小时以上方可购买卧辅票（硬）。如需乘坐轮船或长途汽车，提前向公司申请，批准后凭相应的票根报帐；2、因紧急公务须搭乘飞机，事先应经公司总经理批准,方可凭飞机票报销； 3、在本市内外出领取公司统一购买公交车卡者（返还时详细填写费用明细），发生其它交通费用不予报销；4、 在外地出差期间，交通工具以当地公交车为主，特殊情况需要打车事前要向部门主管请示并在出租车发票背面注明起始点，所办事宜。没注明的出租车发票公司不予报销。（三）通讯补助员工出差连续15天报通讯费50元，连续出差30天报通讯费100元。（四）杂费 出差期间因公支出下列杂费，如能提出书面理由并报请部门经理批准，可准予按实

10、报销，并按下列规定办理：1、邮费凭邮局证明报销；2、因公宴请一次客户，须在补贴伙食费中扣除10元钱，（并开具餐饮行业统一发票）如送客户礼品，需报总经理批准后实施。开具商品行业统一发票、同时注明礼品明细及批准人签字；3、因公携带的材料和行李托运费，凭托运收据报销。4、在北京近郊出差，不需要住宿可以当天返回的员工，伙食补助每人每天20元。（五）报销细则：1、公司外派员工均采取实报实销原则，不得超过住宿及餐费标准，超过标准的个人按照公司规定的标准补差额； 2、如果在出差地需要延期或临时借调至另外地点工作，须提前向总经理请示，待出差结束返回公司后，相关票据需要由总经理核实签字后方可进入报销流程；3、公

11、司原则上不允许外派出差人员在出差地租用车辆，除非有公司总经理的批示方可以租用车量；4、在外地出差乘坐出租车者，在回到公司报销时，必须将乘坐始发地和终点及其乘坐理由写明后，经行政管理部审核后方可报财务部核算报销相关费用；5、所有外出人员回公司报销时，均需要提供正规发票，提供虚假发票者，一经查出，按照虚假发票金额的三倍予以罚款。（六）出差费用 1、若客户负担全部差旅费用，公司将不负责此项差旅费用的报销支付；若客户不负责接送，待出差结束回到公司后，凭乘坐交通工具的有效票据报销； 2、若客户不负全部差旅费用，按照公司差旅费用支付标准执行； 3、若因业务往来宴请客户，需要提前向总经理请示，待出差结束后，凭总经理签字批示的有效票据进行报销。（七）考察项目费用 1、固定考察：按照公司考察计划预算费用支出数额，提前一日报行政管理部审核，经总经理批示同意后，到财务部申请考察费用的请款。待考察结束后，根据考察计划的具体内容，详细填报报销明细到行政管理部审核，经总经理批示签字后，到财务部予以核算报销； 2、非固定考察：详见第五项。六、借款及报销流程借款流程财务部审核付款领 款总经理签 字行政管理部