《企业档案工作规范》解读

1、 省档案局标准化建设处 汪海峰2012年6月5日企业档案工作规范解读主要内容一、概述二、企业档案工作组织三、企业档案工作制度四、企业档案业务工作五、企业档案信息化建设六、企业档案工作设施设备1.1.企业档案企业档案2.2.企业档案工作企业档案工作3.3.企业档案工作基本要求企业档案工作基本要求1.1.组织系统建设组织系统建设2.2.企业管理职责企业管理职责3.3.企业部门职责企业部门职责4.4.企业档案部门职责企业档案部门职责5.5.档案人员要求档案人员要求1.1.工作规章工作规章2.2.管理制度管理制度3.3.业务规范业务规范1.1.企业档案工作与业务活动企业档案工作与业务活动2.2.文件的

2、形成、积累文件的形成、积累3.3.文件整理与归档文件整理与归档4.4.档案收集工作档案收集工作5.5.档案整理工作档案整理工作6.6.档案保管工作档案保管工作7.7.档案鉴定工作档案鉴定工作8.8.档案统计工作档案统计工作9.9.档案利用工作档案利用工作1.1.档案信息化的目标与原则档案信息化的目标与原则2.2.电子文件的归档电子文件的归档3.3.传统载体档案数字化传统载体档案数字化4.4.电子档案的保管电子档案的保管5.5.档案网络化服务档案网络化服务6.6.档案管理系统软件档案管理系统软件1.1.档案库房档案库房2.2.业务技术用房业务技术用房3.3.阅览及陈列室（展览室）阅览及陈列室（展

3、览室）4.4.档案装具档案装具5.5.保护设备保护设备6.6.技术设备技术设备 一、概述（一）企业档案（二）企业档案工作（三）企业档案工作基本要求（一）企业档案1.档案 国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。 DA/T 12000 档案工作基本术语2.企业档案 企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。保存价值的各种形式的文件。 DA/T 422009 企业档案工作规范 企业档案构成经营管理生产管理行政管理党群管理产品生产科研开发项目建设设备仪器会计业务职工管理文书档案科技档案会计档案人事档

4、案声像档案实物档案电子档案（二）企业档案工作企业档案工作规范3.2： 企业履行档案管理职责的行为和活动。企业履行档案管理职责的行为和活动。 由于企业档案来源的广泛性、形成文件的前端性、档案作用的持久性以及法规要求其真实性，因而“企业档案工作”不仅是指档案人不仅是指档案人员的具体业务环节的工作，而是从广义上必须包括文件形成者和领导员的具体业务环节的工作，而是从广义上必须包括文件形成者和领导的责任的责任。所以，规范中“企业档案工作”突出说明和强调的是企业依照档案法及国家有关档案工作的一系列法规、规章应履行的职责和活动，包括企业领导应负责档案工作的组织建设、制度建设，企业各项活动中的对文件形成、积累

5、、整理和归档责任，以及满足归档文件完整、准确、系统要求的全员责任。（三）企业档案工作基本要求1.企业档案的性质 企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分2.企业档案工作的作用 企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作3.企业档案工作管理体制 企业档案工作应以企业资产关系为纽带以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准4.企业档案工作的目标，方法、技术和手段，任务 企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务5.企业依法管理档案的

6、责任 企业应维护档案的完整、准确、系统与安全（总则）（总则）二、企业档案工作组织1.组织系统建设档案工作领导档案机构设置档案人员配备档案工作体系2.企业管理职责3.企业部门职责4.企业档案部门职责5.档案人员要求为档案工作持续发展提供保障；为档案工作持续发展提供保障；将档案管理的有关工作纳入岗位责任制进行将档案管理的有关工作纳入岗位责任制进行考核考核；采取必要的措施确保档案的完整准确系统和安全；采取必要的措施确保档案的完整准确系统和安全；在产权发生变动时做好档案的处置；在产权发生变动时做好档案的处置；对档案管理奖成绩、惩损失。对档案管理奖成绩、惩损失。部门或项目负责人部门或项目负责人的责任；的

7、责任；文件形成者文件形成者的责任；的责任；专兼职档案员专兼职档案员的责任；的责任；职能或承办部门职能或承办部门的责任。的责任。应在三个层次确定档案工作负责人：应在三个层次确定档案工作负责人：企业分管领导企业分管领导各职能或承办部门、项目工作部门负责人各职能或承办部门、项目工作部门负责人档案部门的负责人档案部门的负责人企业应设置独立的档案机构：企业应设置独立的档案机构：档案室（处、科）或档案资料信息中心；档案室（处、科）或档案资料信息中心；规模规模较小较小的企业或有些专业需要的企业，的企业或有些专业需要的企业，可指定相应机构承担档案管理的职能；可指定相应机构承担档案管理的职能；有条件的有条件的大

8、型大型企业应建立企业档案馆。企业应建立企业档案馆。企业应配备企业应配备专职专职档案人员；档案人员；企业各部门、各项目应配备专职或企业各部门、各项目应配备专职或兼职兼职档案人员；档案人员；企业应保持档案人员相对企业应保持档案人员相对稳定稳定。 增强全员档案意识和档案法制观念，明确岗位职责，落实责任，兑现奖惩。模式一企业分管领导企业分管领导或总工程师或总工程师办公室办公室负责人负责人档案部门档案部门负责人负责人企业内设职能部门企业内设职能部门负责人负责人兼、专职档案员兼、专职档案员企业内设职能部企业内设职能部门门负责人负责人兼、专职档案员兼、专职档案员企业企业分公司分公司负责人负责人兼、专职档案员

9、兼、专职档案员企业企业分公司分公司负责人负责人档案部门档案部门模式二企业分管领导企业分管领导企业档案馆企业档案馆企业内设企业内设职能部门职能部门负责人负责人兼、专职兼、专职档案员档案员企业内设企业内设职能部门职能部门负责人负责人兼、专职兼、专职档案员档案员企业内设企业内设职能部门职能部门负责人负责人兼、专职兼、专职档案员档案员企业企业分公司分公司负责人负责人档案部门档案部门企业企业分公司分公司负责人负责人档案部门档案部门企业企业分公司分公司负责人负责人档案部门档案部门企业档案部门职责1.统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。2.负责企业档

10、案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。3.指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。4.监督、指导、检查企业所属单位（包括派出机构和投资的全资、控股企业）的档案工作。5.依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。三、企业档案工作制度 1.工作规章 2.管理制度 3.业务规范企业档案工作企业档案工作岗位责任制岗位责任制企业档案工作规定企业档案工作规定档案工作责任追究制度档案工作责任追究制度档案管理应急预案档案管理应急预案文件归档制度文件归档制度档案保管制度档案保管制度档案鉴定销毁制度档案鉴定销毁制度档案统计制度档案统计制度档案利用制度档案利用制度档案保密制度档案

11、保密制度电子档案管理制度电子档案管理制度档案管理系统操作制度档案管理系统操作制度文件、档案整理规范文件、档案整理规范档案分类方案档案分类方案文件归档范围和保管期限表文件归档范围和保管期限表特殊载体档案管理规范特殊载体档案管理规范企业分管领导、办公室分管领导、企业分管领导、办公室分管领导、档案部门负责人、各职能部门（项档案部门负责人、各职能部门（项目）分管负责人、档案部门专职档目）分管负责人、档案部门专职档案人员、各部门兼职档案人员、有案人员、各部门兼职档案人员、有关专业技术人员和管理人员职责关专业技术人员和管理人员职责以企业名义制定以企业名义制定以主管档案工作的职能部门名义制定以主管档案工作的

12、职能部门名义制定以档案部门名义制定以档案部门名义制定企业档案工作规定（示例）第一章 总则第二章 档案管理体制与人员配备第三章 企业文件材料形成、积累与归档要求第四章 档案整理第五章 档案保管保密第六章 档案鉴定与销毁第七章 档案统计第八章 档案信息开发利用第九章 档案现代化管理第十章 资产与产权变动档案处置 第十一章 奖励与处分第十二章 附则四、企业档案业务工作1.企业档案工作与业务活动2.文件的形成、积累3.文件整理与归档4.档案收集工作5.档案整理工作6.档案保管工作7.档案鉴定工作8.档案统计工作9.档案利用工作1.企业档案工作与业务活动 企业档案工作是企业各项业务活动的有机组成部分（1

13、）企业文件形成及管理是企业科技和生产等管理部门本职工作的组成部分。（2）做好文件形成及其管理是企业科技和生产及其管理人员的职责。 （3）检查、指导文件的形成及管理是档案部门和档案人员的职责。1.企业档案工作与业务活动l “三纳入” 企业档案工作应纳入企业领导工作议事日程，纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制。l “四参加” 企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统。l “四同时” 企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；验收、鉴

14、定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；项目总结应同时作好项目文件归档交接。2.文件的形成、积累“文件的档案化管理”前端控制 从档案管理的角度对文件在形成阶段就提出“档案化”的管理要求。 体现在两个方面： 文件形成时应使用耐久、可靠的记录载体和记录方式； 文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目或专项工作档案人员保管。档案字迹耐久性 转移固定方式转移固定方式色素成分色素成分 结 膜 吸 收（渗 透） 粘 附 碳 黑 最耐久最耐久（墨、墨汁、黑色油墨） 较耐久较耐久（碳黑墨水、激光打印字迹） 不耐久（如：铅笔） 颜 料 较耐久较耐久（彩色油墨、印泥） 较耐久较耐久（蓝黑墨水

15、、铁盐蓝图线条） 染 料 不耐久（纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、重氮盐蓝图线条、喷墨打印字迹） 3.文件整理与归档（1）文件整理文件整理（立卷）的原则文件整理的标准、规范要求 管理类文件的整理应该符合文书档案案卷格式GB/T 9705和归档文件整理规则DA/T 22的要求； 科技文件的整理应该符合科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T 11822的要求； 基本建设项目文件的整理应该符合或可以参照国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T 28的要求； 会计文件的整理应该符合会计档案管理办法财会字199832号文件的要求；3.文件整理与归档（1）文件整理文件整理的标准、规范要

16、求 职工文件的整理应该符合企业职工档案管理工作规定劳力字199233号文件的要求； 照片文件的整理应该符合照片档案管理规范GB/T 11821的要求； 录音、录像、软磁盘等磁性载体文件的整理应该符合磁性载体档案管理与保护规范DA/T 15的要求； 电子文件的整理应该符合电子文件归档与管理规范GB/T 18894和公务电子邮件归档与管理规则DA/T 32的要求； 计算机辅助设计文件的整理应该符合CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求GB/T 17678.1的要求。3.文件整理与归档（2）文件归档范围归档范围要包括从企业筹建、运营生产、产权发生变动、直至注销的各个阶段、各种载体形式各个阶段、各

17、种载体形式的文件，要能够真实记录和准确反映企业的发展历程。u归档文件的主要来源：本企业形成的文件；本企业引进项目、外购设备等接收的文件；所属单位及参股企业应向本企业提交的文件；本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件；本企业执行、办理的外来文件。u归档范围要突出反映企业的特点和主要活动。3.文件整理与归档（2）文件归档范围 附录A以生产型工业企业为蓝本制定，不作为企业档不作为企业档案的分类标准案的分类标准。各类企业应该在制订归档范围时，重点列出能够反映本企业特点的文件材料。 建筑安装企业，建筑安装企业，以工程项目为单位的成套性成套性特点较为突出；由于建筑物、构筑物等主要产品的使

18、用时间较长，合同类文件一般都需要较长的保管期限。 企业文件归档范围和保管期限表应当由企业正式行文公布或通过其他形式发布周知。 企业文件归档范围和保管期限表应当及时进行修订。3.文件整理与归档（3）文件归档时间定期归档定期归档典型形式典型形式 按年度归档 按项目结束时间归档 按工作阶段归档 管理类、科技类、会计类等文件适用随时归档随时归档补充形式补充形式 临时归档 即时归档 产品更新、项目改扩建、设备开箱等文件适用 需要严加控制的核心文件（企业核心档案资源）；机密性强的、特殊的科技文件；与企业利益密切相关的外来文件等。 3.文件整理与归档（4）文件归档要求应实行部门整理、立卷；归档文件的质量；归

19、档原件；非纸质文件和外文材料；归档文件的份数；合作项目文件；填写档案交接登记表。档案交接登记表序号题 名年度文号或图号页数保管期限备注移交时间：移交部门：移交人签名：接收人签名：4.档案收集工作两个要求：两个要求：l 认真做好文件归档的交接工作；认真做好文件归档的交接工作；l 企业应该接收档案与收集资料的范围。企业应该接收档案与收集资料的范围。 收集工作有两种形式：收集工作有两种形式： 一是对内收集。一是对内收集。即按企业归档制度的要求接收企业内各部即按企业归档制度的要求接收企业内各部门形成的文件材料；门形成的文件材料； 二是对外收集。二是对外收集。即企业根据国家有关政策和规定，对外单即企业根

20、据国家有关政策和规定，对外单位保存的有关档案材料进行征集、购买或接收。位保存的有关档案材料进行征集、购买或接收。5.档案整理工作（1）区分全宗（2）分类方案制定（3）类别号设定（4）档案排列（5）档号编制（6）互见号填写（7）档案编目（8）建立全宗卷5.档案整理工作（1）区分全宗企业变动与全宗划分的几种情况：一个企业分成两个或两个以上企业的情况（一分为二）（一分为二） 两个或两个以上的企业合并为一个企业的情况（合二为一）（合二为一）由企业内部的一个组织机构改变成为一个独立的企业的情况（由内变外）（由内变外）由一个独立的企业改变为某一企业内部的一个组织机构的情况（由外变内）（由外变内）由于某种特

21、殊原因，中断了一段时间的工作，以后又恢复了正常的活动的情况（中断）（中断） 仅仅是企业职能扩大或缩小、企业名称发生改变、企业隶属关系发生改变等情况（更名）（更名）5.档案整理工作（2）分类方案分类方法：按职能分类按年度分类按保管期限分类按组织机构分类按问题分类按专业分类按型号分类按项目分类按特征分类按载体分类一级类目（大类）设置管理类档案科技类档案二级及其以下类目设置会计档案由编制说明、类目表、类别号 三部分组成产品、设备档案科研、基建档案5.档案整理工作（3）类别号一级类目：党群工作类A行政事务类B经营管理类C生产技术类D地质勘探类E基本建设类F二级及以下类目：采用阿拉伯数字编写，科技类优先

22、采用项目代号（型号）。科学技术研究类G设备仪器类H产品类J会计类K职工管理类L特殊载体类M某企业档案类目设置和代号5.档案整理工作（4）档案排列（5）档号“全宗号分类号（或项目代号或目录号）案卷号（或件号或盘、盒、张号）” （6）互见号（7）编目（8）全宗卷“全宗的档案”，不是全宗内档案的组成部分，应统一保管、单独编号，集中排列在企业档案检索工具之首。档号示例 F 12 1 3基本建设类矿建工程工程项目代号案卷顺序号卷内备考表卷内备考表互见号：互见号：说明：说明： 立卷人：立卷人： 年年 月月 日日 检查人：检查人： 年年 月月 日日档档号：号：M111115（照片）归档文件目录件号责任者文号

23、题名日期页数备注案卷目录序号序号档档 号号案卷题名案卷题名总页数总页数保管期限保管期限备备 注注卷内目录序号序号文件编号文件编号责任者责任者文件题名文件题名日期日期页数页数备注备注档号档号全宗卷主要内容 档案收集：档案收集：档案交接文据、移交目录，接收、征集记录，档案来源和价值说明等。 档案整理：档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。 档案鉴定：档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。 档案保管：档案保管：档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等。 档案统计：档案统计：档案

24、收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表等。 档案利用：档案利用：全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。 档案管理新技术的应用：档案管理新技术的应用：缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。6.档案保管工作三个方面的要求：三个方面的要求：v 档案、底图、磁性载体文件的存放和重要档案备份要求；v 档案修护要求；v 库房管理要求。 “以防为主，防治结合”，确保档案安全磁性载体文件的保管：磁性载体文件的保管： 防磁； 磁带要平放； 定期检查； 长期不用的磁带要防止相邻磁带互相磁化； 要及时对磁性载体

25、文件进行转换。档案密集架底图柜防磁柜温湿度控制档案温度相对湿度备注纸质档案1424 4560%2 、5%照片不超过252050%中期贮存录音、录像带1527 4060% 18、40%最佳电子文件1720 3545%116151411131210876542时间日期时间1718192021222425262723月年9相 对湿 度温度温度相 对湿 度记 录 人记 录 人温湿度记录表30292831日期3库 别图 B. 2温 湿 度 登 记 表7.档案鉴定工作（1）按鉴定时段包括：归档鉴定 到期鉴定 按鉴定内容包括：价值鉴定 质量鉴定 利用范围鉴定（2）企业档案部门对于归档鉴定要做的基本工作：u区

26、分档案与非档案。u区分“永久”与“非永久”。u区分重要档案和一般档案。u区分要控制使用的和可以公开使用的文件与档案。u区分归档后会有动态变化需要修正的档案和归档后较为稳定的档案。u区分电子文件归档中哪些文件要同时保存一份纸质档案。 股东会、董事会、监事会档案 资产、产权、产籍档案 资质、信用档案 质量、环境、职业安全卫生管理、企业社会责任等标准认证档案 知识产权、商业秘密档案 合同、协议档案 反倾销、索赔等档案 劳动人事与人力资源管理档案7.档案鉴定工作（3）规范对鉴定工作提出六条要求：v 企业应成立鉴定组织； 管理类档案鉴定，应由相应工作的企业主管领导组织或参加； 科技类档案鉴定，应由总工程

27、师组织或参加； 会计档案鉴定，应由总会计师组织或参加。v 根据文件内容价值等确定企业档案的保管期限；v 对企业档案保管期限的划分；v 对永久档案的界定；v 对定期档案的界定；v 对到期档案的鉴定销毁。会计档案管理办法关于会计档案鉴定销毁的规定第十条第十条 保管期满的会计档案，除本办法第十一条规定的情形外，可以按照以下程序销毁： （一）由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。 （二）单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。 （三）销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员

28、监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。 （四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。 第十一条第十一条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。 正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。 8.档案统计工作3 3款要求：款要求：u及时、准确地填报本企业档案工作年报及有关统计报表；u建立档案工作统计台账； 档案馆（室）藏情况 年度入出库情况 档案利用情况 档案专兼职人员情况 档案设施、设备情况 档案销毁情况u保持统计工作的连续性。 进行统计分析研究9.档案利用工作款要求：款要求： 加强检索系统的建设； 分为手工检索系统和计算机检索系统 检索信息要覆盖全部馆（室）藏 检索功能要匹配合理 设定利用者权限； 进行利用登记； 采取多种方式； 编制各种实用汇编； 编写初加工的专题材料； 编写深加工的研究材料； 举办档案陈列或展览。档 案 利 用 效 果 登 记 表利用效果利 用部 门利 用日 期利