工商管理专业汽车部件有限公司单证审核优化方案设计说明书

1、宁波天伟汽车部件有限公司单证审核优化方案设计说明书 摘要：当前国际贸易迅猛发展，商品交易数量、品种和金额等不断扩大，多数的进出口贸易都是由经办国际结算业务的银行，通过票据、单据等结算工具转移和传递的，并借助某种结算方式清算国际间的债权、债务，从而实现贸易的最终完成。由此可见，单证作为一种贸易文件，它的流转环节就构成了贸易程序。单证工作贯穿于企业的外销、进货、运输、收汇的全过程，工作量大，时间性强，涉及面广，除了外贸公司内部各部门之间的协作配合外，还必须与银行、海关、交通运输部门、保险公司、商检机构以及有关的行政管理机关发生多方面的联系，环环相扣，互有影响，互为条件。本文介绍了外贸单证的工作程序

2、，同时提出本方案设计任务要解决的问题。针对提出的问题，对各类不同单据的审核要点进行分析，最后根据分析进行总结性评价。关键词：审核；单据；信用证1引言外贸实际业务中，当出口商按照合同或信用证的要求制单后，通常会在向银行交单前对所有的单据，包括对单据的名称、内容及份数，做一次全面、细致的审核，以便确认单据的合格性、确保收款安全。信用证中的指定银行为避免差错、减少风险，特别是防止开证行的借口拒付，在承担议付、承兑、即期付款或延期付款的责任之前，同样必须审单。开证行和开证申请人收到单据后，为确保自身安全，应进行严格审单。信用的受益人为保证收款，也必须对银行的审单标准、审单要点有一定的了解。本人现在一家

3、外贸公司实习，主要工作岗位是一名单证员。单证工作一般分为三个环节，分别是制作、审核和提交。而本人的工作职责是缮制发票、装箱单、报关单等报关所需的各类单据；对发现有差错的单证提出错误并修改，改完后再次审核；审核无误后，分理出结汇、流转、核销及留底单据并盖章签署；记录好各个业务科进出口单证；在规定的时间内向议付银行提交全套单据。在一般人看来，单证在整个外贸行业中是最简单的工作。可正是这个简单的工作，在外贸中起着非常重要的作用。例如：制作单据不仔细，尤其是制作发票的不仔细，会导致那些依据发票所填写的单据全部失效。再如：如果出口商在提交单据到银行前审核不仔细，即使是提单上收货人地址一个字母的错写或漏写

4、，也会使其在银行审核时不能顺利通过，随之而来的就是对单据的再次修改、审核和提交，而后面的工作流程也同时受到了影响。因此单证这个看似简单的工作，其实是不容忽视的。正确的制单、审单和提交对于企业的影响是毋庸置疑的。而本人认为单证审核不但可以考验一个新人对于专业知识的掌握程度，还能使他养成工作耐心、仔细、认真的良好工作作风，对自己以后的成长是十分有好处的，而且现在社会上需要的也可以吃苦耐劳，全面发展的复合型人才。2设计任务分析根据实习或工作岗位的特点与要求，以及上述引言中所明确的本次设计的目的，完成单证审核方案设计任务要解决以下几个问题：(1)单证审核的内容包括哪些？(2)单证审核的主要单证包括哪些

5、？(3)主要单证的审核要点汇票的审核要点；发票的审核要点；提单的审核要点。(4)其他单据的审核要点保险单的审核要点；产地证的审核要点；重量单/证书的审核要点；包装单的审核要点；检验证书的审核要点。(5)审核单据时需要注意哪些事项？3方案初选对于解决外贸公司的审证问题，本人设计了以下两个方案，以供分析和讨论：方案一（1）要想正确的审核各类单证，首先要从根本上了解各类单据的不符点。只有了解不符点是怎样的，才能在审核单证时发现并避免同样的错误发生。（2）审核单证无非就是检查单据的份数、日期、各类条款等。审证时应该认真仔细，避免错误产生。越是细小的地方，越需要仔细检查、核对是否正确。（3）针对审核出现

6、的问题，要及时进行修改，并再次审核，最后提交银行审单。方案二（1）审核单证采用纵横审单法：即先将信用证从头至尾的看一遍，对于其中提到的单据做一下记号，以确保提交单据时是齐全的，份数是正确的。（2）根据信用证中对单据的要求，逐一对提到的单据进行审核，以确保“单证一致”。（3）上述审核结束后，再以发票为中心，与其他单据进行核对，特别是在日期和商品描述等这些共有项目上要审核得尤为认真、仔细，做到“单单一致”。（4）在审单的过程中，每发现一个不符点，应立即做一下笔记，注明“改”、“加”、“补”等字。每修改一个不符点，就把相对应的不符点划去，全部划去后，单据才可交至银行审单。以上两个方案，在目的上并没有

7、产生太多分歧，他们的目的都是解决同一个问题。但在实施上本人认为第二种方案的准确率较高。首先，第一种方案属于比较传统的方案。它的前提是单证员对于各种单据的不符点非常熟悉。这就要求单证员要有一定的工作经验，但在实际工作中，公司招收的单证员不一定是有工作经验的。在这种情况下，就需要有一种方法，它可以让即使是没有工作经验的单证员也能处理好审证问题。因此，第一种方案并不可行。相比之下，第二种方案就比较好。采用的方法比较科学系统，同时对于那些没有工作经验的单证员也可适用。他们可以充分运用自己所学，根据方案二提供的方法，独自完成单证审核。同时，由于修改不符点时，采取的方法是每修改一个不符点，就把审单时发现的

8、相应的不符点划去，这就在一定程度上避免了发现不符点最后却忘记修改的情况发生。4方案详细设计在进行方案的分析和讨论后，本部分将具体展开，对如何审核各类单证进行详细设计。单据是办理货物的交付和货款的支付的一种依据。单据可以表明出口商是否履约，履约的程度。进口商品以单据作为提取货物的货权凭证，有了单据，就表明有了货物。4.1 单证审核的基本要求及时审核有关单据可以对一些单据上的差错做到及时发现，及时更正，有效的避免因审核不及时造成的各项工作的失误。应当从安全收汇和全面履行合同的高度来重视单据的审核工作，一方面，本人们应对照信用证和合同认真审核每一份单证，不放过任何一个不符点；另一方面，要善于处理所发

9、现的问题，加强与各有关部门的联系和衔接，使发现的问题得到及时，妥善的处理。按照“严格符合”的原则，做到“单单相符，单证相符”。单单相符，单证相符是安全收汇的前提和基础，所提交的单据中存在的任何不符哪怕是细小的差错都会造成一些难以挽回的损失。4.2单证审核基本方法单证纵向审核法是指以信用证或合同(在非信用证付款条件下)为基础对规定的各项单据进行一一审核，要求有关单据的内容严格符合信用证的规定，做到“单，证相符。”纵向审核法是指以信用证或合同(在非信用证付款条件下)为基础对规定的各项单据进行一一审核，要求有关单据的内容严格符合信用证的规定，做到“单证相符”横向审核法在纵向审核的基础上，以商业发票为

10、中心审核其他规定的单据，使有关的内容相互一致。4.3分类审核的要点4.3.1汇票的审核要点（1）确保汇票有正确的信用证参考号（2）它有当前的日期 。（3）汇票的出票人签字和/或名称与受益人的名称一致（如系转让信用证，可以是第二受益人或称作为受让人所签发的汇票）。（4）汇票有正确的受票人，注意不应以申请人为汇票的受票人。（5）汇票的大小写金额一致。（6）汇票的期限与信用证的要求一致。（7）收款人的名称已被验明。（8）如果需要背书，做好正确的背书。（9）没有限制背书。（10）它包含信用证所要求的必要条款。（11）汇票金额不能超过信用证允许的金额。（12）汇票金额与发票金额相符。（13）除非信用证授

11、权，不开立“无追索权”的汇票。4.3.2发票的审核要点（1）确保发票是由信用证的受益人出具。（2）除非信用证另有规定，发票的抬头应为信用证的申请人。（3）不能冠名“形式发票”或“临时发票”（4）货物的描述必须与信用证的货物描述一致。（5）没有额外的、可能导致对（货物）状态和价值产生疑问的描述。（6）信用证中提及的货物、价格、条款和条件等细节必须包含在发票中。（7）发票中显示的其他事项，如唛头、数量、运输信息等须与其他的单据一致。（8）发票上的货币必须与信用证货币一致。（9）发票的金额必须与汇票金额一致。（10）发票金额不能超过信用证允许金额。（11）如果不允许分批装运，发票必须包括信用证要求装

12、运的全部货物。（12）如果信用证要求，发票须经签字、公证、履行法律手续及认证等。（13）有关装运、包装、重量、运费及其他相关的信息应与其他单据所显示的一致。（14）提交正确的正本和副本份数。4.3.3运输单据的审核要点（1）确保提交的是全套的正本单据。（2）除非信用证另有授权，不能提交“租船合约”。（3）应符合UCP600相关运输条款的一切其他条件。（4）运输单据的收货人必须符合信用证的规定。（5）运输单据如果需要背书，应做好正确的背书。（6）运输单据上载明托运人或其代理人的名称。（7）确保运输单据的通知方的名称、地址（如果有的话）按信用证要求填写。（8）货物的描述应总体上与信用证的一致：唛头

13、、数量以及其他的规格（如果的话）必须与其他单据上的相同。（9）运输单据上的“运费预付”或“运费到付”的显示必须与信用证的条款相符。（10）运输单据上没有能够使其成为“瑕疵”或“不清洁”的条款。（11）全套正本都须盖妥承运人的印章及签发日期章。4.3.4保险单据的审核要点（1）确保提交与信用证规定相符的保险单、保险凭证、保险声明书。（2）提交签发的全套正本保险单据。（3）保险单据由保险公司、保险商或他们的代理人签发。（4）保险单的签发日期或保险责任的生效日期最迟应在已装船或已发运或接受监管之日。（5）保险金额必须符合信用证的规定或者符合UCP600相关条款的规定。（6）除非信用证另有规定，保险单

14、据必须使用与信用证相同的货币出具。（7）对保险货物的描述必须与发票上的货物描述相符。（8）承保的责任应是从指定的装运港或接受监管点起到卸货港或交货点为止。（9）已经投保了信用证规定的险别，并且险别都明确表示。（10）货物的描述、数量等内容必须与运输单据上的相关内容相符。（11）如果被保险人的名称不是保兑行、开证行或进口商，则应进行相应的背书。（12）保险单据上的所有其他资料必须与其他单据上所载明的一致。（13）如果有任何更改，应被适当地证实。4.3.5产地证的审核要点（1）确认它是单一的单据，没有与其他单据联合。（2）已按信用证的要求进行签字、公证、合法化、签证等。（3）产地证上的信息与其他单

15、据上的记载一致。（4）产地证上的产地国家被指定，并且符合信用证的要求。4.3.6重量单/证书的审核要点（1）确保它是单一的单据，没有与其他单据联合。（2）如果信用证要求证明书，或信用证有其他规定时，应经过签字。（3）所有在重量单/证书上的信息应与其他单据记载的相一致。4.3.7包装单的审核要点（1）确认它是单一的单据，没有与其他单据联合。（2）必须符合信用证的要求。一张详细的包装单应列出每件包装、纸箱等内容的清单以及其他有关资料。（3）所有在包装单上的资料须与其他单据上的一致。4.3.8检验证书的审核要点（1）确认由信用证上指定的检验机构（如果有的话）出具检验证书。（2）确认已经签字。（3）检

16、验证书应符合信用证的检验要求。（4）除非信用证另有规定，检验证书不能包括有关货物、规格、品质、包装等不利的描述。4.3.9单据审核需要注意的事项（1）如果信用证要求“证明书”的单据时，则单据必须经签字。（2）检查各类单据的正副本份数是否符合信用证要求。（3）保险单据一般应作为可转让的形式，以受益人为投保人，由投保人进行本书。（4）提单的审核要尤为认真仔细，要做到逐行逐字母一一核对。因为提单不像别的单据，更改时比较麻烦。对于提单的修改要及时，要注意交单议付的时间。（5）产地证日期不能早于发票日期，不能晚于提单签发日期。（6）受益人证明，船公司证明，要照抄信用证的证明原句，然后再做必要修改。（7）

17、检查那些应该盖章和签字的单据上是否有盖章和签字。4.4常见问题（1）汇票大、小写金额打错； （2）汇票的付款人名称、地址打错； （3）发票的抬头人打错； （4）有关单据如汇票/发票/保险单等的币制名称不一致或不符合信用证的规定； （5）发票上的货物描述不符合信用证的规定； （6）多装或短装； （7）有关单据的类型不符合信用证要求; （8）单单之间商品名称/数量/件数/唛头/毛净重等不一致； （9）应提交的单据提交不全或份数不足； （10）未按信用证要求对有关单据如发票/产地证等进行认证; （11）漏签字或盖章； （12）汇票/运输提单/保险单据上未按要求进行背书； （13）逾期装运； （14）

18、逾期交单 5总结评价在此次方案设计中，本人回顾了自己在实际工作中遇到的各种与单证审核有关的问题，设计过程中及设计完成后，本人将本设计的思想及具体操作方法运用在自身的实习工作实践中。另外，本人的一些同事也采用了本设计。经过本人及一些同事的实践，给出了如下总结评价:5.1本设计比较合理本设计包括了单证审核的各个方面，如审单时应注意的一些问题、常见的审单要点等。基本上可以解答审单过程中遇到的各种问题，且本设计目的明确，内容较全面。5.2本设计实用性强本设计经一些同事及本人的实践，符合岗位的专业需求。本设计对单证行业中的审单有很强的适用性，能解决一般情况下审单时所遇到的各种问题，但对一些特殊的单据还没有谈及，在内容上存在一定的不足。5.3本设计充分提高了工作效率通过本设计，在短时间内提高了本人对于单证的熟悉程度，对今后工作的开展具有很深远的意义，同时也改掉了本人粗心，耐心不够的缺点，相信不论是对本人今后的工作还是生活都有很大的好处。综上，本设计达到预定目的。参考文献【1】 张芝萍.外贸单证实务M.上海交通大学出版社，2007，260，265，267-273【2】 张丽芳，杨立佳.外贸单证M.机械工业出版社，2007，4-7【3】 胡书金，程颖慧.外贸单证实务M.东北财经大学出版社，2006,