办公室事务和管理(课件)

1、办公室事务和管理办公室事务和管理四川亨通建设有限责任公司巴中分公司四川亨通建设有限责任公司巴中分公司目录目录 岗位职责与行为准则岗位职责与行为准则第一部份第一部份第二部份第二部份 服务规范服务规范 资源管理资源管理第三部份第三部份 行政管理行政管理第四部份第四部份 合同管理合同管理第五部份第五部份岗位职责岗位职责v1 1、岗位设置岗位设置岗位职责岗位职责v2 2、办公室各岗位职责、办公室各岗位职责v 1)1)办公室主任岗位职责办公室主任岗位职责：v持并领导办公室全部日常工作，根据总经理的决定持并领导办公室全部日常工作，根据总经理的决定向各部门传达各项工作指示，做好相关业务的落实工向各部门传达各

2、项工作指示，做好相关业务的落实工作，组织并开展监督工作。作，组织并开展监督工作。 v结合各部门情况，及时转达给有关领导，以便领导结合各部门情况，及时转达给有关领导，以便领导决策与管理。决策与管理。v助公司总经理的工作，为公司的重大决策提供信息助公司总经理的工作，为公司的重大决策提供信息支持。支持。v公共关系的外部联络及公司内部关系的沟通与协调公共关系的外部联络及公司内部关系的沟通与协调。岗位职责岗位职责v 负责公司综合性公文的起草及各类文件和证书的收发、负责公司综合性公文的起草及各类文件和证书的收发、登记、查阅、借阅、归档等管理工作。登记、查阅、借阅、归档等管理工作。v 检查、督促本科室各岗位

3、人员完成本职工作和办公室总检查、督促本科室各岗位人员完成本职工作和办公室总体工作。体工作。v 公司人力资源需求，组织人才招聘、考核等各项工作。公司人力资源需求，组织人才招聘、考核等各项工作。v 做好员工的思想教育工作，关注员工的工作、学习和生做好员工的思想教育工作，关注员工的工作、学习和生活，帮助员工活，帮助员工 解决一些实际问题和困难。解决一些实际问题和困难。v 负责公司后勤管理工作（环境卫生、水电、物业费、住负责公司后勤管理工作（环境卫生、水电、物业费、住宿等）。宿等）。 v 负责公司的安全保密工作。负责公司的安全保密工作。 v 完成公司领导交办的其他任务。完成公司领导交办的其他任务。岗位

4、职责岗位职责v 2 2）办公室副主任岗位职责办公室副主任岗位职责：v负责分管档案、文字、接待、车辆等工作。按负责分管档案、文字、接待、车辆等工作。按照有关管理规范，严格执行有关规定，保证工作照有关管理规范，严格执行有关规定，保证工作质量。质量。 v负责起草各类日常性文字材料及资料的归档管负责起草各类日常性文字材料及资料的归档管理工作。理工作。 v协助主任组织、参加公司有关会议与活动。协助主任组织、参加公司有关会议与活动。 v协助主任做好督办、信息工作。协助主任做好督办、信息工作。 v负责公司领导服务的安排与协调。负责公司领导服务的安排与协调。岗位职责岗位职责v负责公司印信管理，保管使用公章，并

5、对其负负责公司印信管理，保管使用公章，并对其负责责。 v统计每月考勤并交财务做帐，留底，对外联络统计每月考勤并交财务做帐，留底，对外联络工作；工作；v负责公司办公用车管理，合理安排调度。负责公司办公用车管理，合理安排调度。v完成领导交办的其它工作。完成领导交办的其它工作。岗位职责岗位职责v3 3）办公室文员岗位职责：办公室文员岗位职责：v接听电话；接待来访人员。接听电话；接待来访人员。 v负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。做好办公室档案收集、整理工作。v 负责办公室清洁的监督及维护。负责办公室清洁的监督及维护。 v 负

6、责公司公文、信件、邮件、杂志的分送及传负责公司公文、信件、邮件、杂志的分送及传真收发，打印等工作。真收发，打印等工作。 v负责公司内电脑、网络的管理维修和升级。负责公司内电脑、网络的管理维修和升级。 岗位职责岗位职责v 做好公司的有关会议筹备及会议所需的材料、做好公司的有关会议筹备及会议所需的材料、用品等准备工作。用品等准备工作。v管理好员工人事档案材料管理好员工人事档案材料, , 建立、完善员工人建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。事档案的管理，严格借档手续。 v管理办公各种财产管理办公各种财产, ,合理使用并提高财产的使用合理使用并提高财产的使用效率效率, ,提倡节俭。提倡节俭。

7、v 接受其他临时工作。接受其他临时工作。岗位职责岗位职责v4 4）档案员岗位职责：）档案员岗位职责：v管理施工过程中的各种文件、资料、设计图纸、管理施工过程中的各种文件、资料、设计图纸、现场影像等，并办理签收手续。现场影像等，并办理签收手续。 v及时处理工程往来的报告、函件，并按工程项及时处理工程往来的报告、函件，并按工程项目与类别进行整理归档、列清目录；对资料、文目与类别进行整理归档、列清目录；对资料、文件往来做好编号登记，经分管领导阅批后归档。件往来做好编号登记，经分管领导阅批后归档。 v做好各类档案的接收、分类、整理、编号、建做好各类档案的接收、分类、整理、编号、建档、保管、统计等工作，

8、做到帐物相符，排列整档、保管、统计等工作，做到帐物相符，排列整齐，便于保管和利用。齐，便于保管和利用。岗位职责岗位职责v 负责对每日收到的管理文件、技术文件进行分负责对每日收到的管理文件、技术文件进行分类、登录、归档。负责项目文件资料的登记、分类、登录、归档。负责项目文件资料的登记、分办、催办、签收、复印、传递、立卷、归档和销办、催办、签收、复印、传递、立卷、归档和销毁等工作，注意保密的原则。毁等工作，注意保密的原则。 v对部门电子文档进行重点备案，避免出现因计对部门电子文档进行重点备案，避免出现因计算机问题造成重要文档丢失。算机问题造成重要文档丢失。 v负责办公用品的保管工作，做好物品出入库

9、的负责办公用品的保管工作，做好物品出入库的登记。登记。 v做好周例会会议纪要。做好周例会会议纪要。v按时完成领导交办的其它工作。按时完成领导交办的其它工作。行为准则行为准则v 1 1、爱岗敬业，恪尽职守，高质高效地完成工作任务。、爱岗敬业，恪尽职守，高质高效地完成工作任务。对各项工作任务不折不扣的按程序办理，不省略、不对各项工作任务不折不扣的按程序办理，不省略、不简化、不拖拉。领导交办的事务要迅速处理，并及时简化、不拖拉。领导交办的事务要迅速处理，并及时汇报办理结果，做到件件有着落，事事有回音。汇报办理结果，做到件件有着落，事事有回音。v 2 2、严守工作纪律，遵守作息时间。不迟到，不早退，、

10、严守工作纪律，遵守作息时间。不迟到，不早退，有病有事要请假。不在办公时间内串岗闲聊、吃零食、有病有事要请假。不在办公时间内串岗闲聊、吃零食、大声喧哗、不做与工作无关的事。大声喧哗、不做与工作无关的事。v 3 3、尊敬领导和同事，待人真诚。同事之间友好相处，、尊敬领导和同事，待人真诚。同事之间友好相处，平等对待，虚心学习他人的长处和优点，互相团结，平等对待，虚心学习他人的长处和优点，互相团结，互相帮助。互相帮助。小故事分享小故事分享恐怖的蚂蚁军团在非洲的草原上如果见到羚羊在奔逃，那一定是狮子来了；如果见到狮子在躲避，那就是象群发怒了；如果见到成百上千的狮子和大象集体逃命的壮观景象，那是什么来了蚂

11、蚁军团！蚂蚁是何等的渺小微弱，任何人都可以随意处置它，但它的团队，就连兽中之王也要退避三舍。从这个古老的寓言人们可以得到启示：个体弱小，没有关系，与伙伴精诚协作，就能变得强大。行为准则行为准则v 4 4、关爱集体，爱护公物。积极参加各项活动，维护企业荣誉和、关爱集体，爱护公物。积极参加各项活动，维护企业荣誉和形象。形象。v 5 5、不断提高自身素质，刻苦学习，勤奋工作，主动承担任务，、不断提高自身素质，刻苦学习，勤奋工作，主动承担任务，创新工作方法，甘于吃苦，自觉奉献。创新工作方法，甘于吃苦，自觉奉献。v 6 6、诚实守信，言行一致。做到、诚实守信，言行一致。做到“今日事、今日毕今日事、今日毕

12、”，“当日情、当日情、当日报当日报”。v 7 7、工作时间内不脱岗，迅速、准确、及时地做好上情下达，确、工作时间内不脱岗，迅速、准确、及时地做好上情下达，确保政令畅通。保政令畅通。v 8 8、请假人员须事先安排好工作，非特殊、紧急情况，不得用电、请假人员须事先安排好工作，非特殊、紧急情况，不得用电话或请人代假。话或请人代假。行为准则行为准则v 9 9、正常工作期间，办公区人员因公外出要根据公司、正常工作期间，办公区人员因公外出要根据公司规定口头说明，并保证通信畅通，便于联系。规定口头说明，并保证通信畅通，便于联系。v 1010、要、要“懂规矩懂规矩”。不该说的不说，不该做的不做，。不该说的不说

13、，不该做的不做，不该问的不问，做到办事有规距，不能破规矩。不该问的不问，做到办事有规距，不能破规矩。v 1111、遵守公司规定的上下班时间，按时上班下班，不、遵守公司规定的上下班时间，按时上班下班，不迟到早退。迟到早退。v 1212、不在办公室内大声喧哗、打闹嬉戏、随意走动，、不在办公室内大声喧哗、打闹嬉戏、随意走动，以免影响他人工作。以免影响他人工作。v 1313、自觉保持办公环境的整洁有序，离开座位时，将、自觉保持办公环境的整洁有序，离开座位时，将椅子推进桌斗并保持桌面洁净。椅子推进桌斗并保持桌面洁净。服务规范服务规范 来宾接待来宾接待一、一、二、二、 电话礼仪电话礼仪 会议礼仪规范会议礼

14、仪规范三、三、服务规范服务规范来宾接待来宾接待v一、来宾接待一、来宾接待v 1 1、本着热情、周到的原则，认真做好来宾接待工作，、本着热情、周到的原则，认真做好来宾接待工作，给来宾留下良好印象。给来宾留下良好印象。v 2 2、当客人来访时，应主动从座位上站起来，礼貌询、当客人来访时，应主动从座位上站起来，礼貌询问来访事由，如有具体事情应引领至相关部门，如探问来访事由，如有具体事情应引领至相关部门，如探访领导，应先请客人在办公室接待区等候，告知被探访领导，应先请客人在办公室接待区等候，告知被探访领导，经同意后引领至领导办公室。如领导无意会访领导，经同意后引领至领导办公室。如领导无意会见，应委婉谢

15、客，请客人另约时间。注意应始终面带见，应委婉谢客，请客人另约时间。注意应始终面带微笑。切忌态度生硬。微笑。切忌态度生硬。v 3 3、客人落座后，应及时为其送上茶水。递送水杯应、客人落座后，应及时为其送上茶水。递送水杯应把水杯把手递向客人，退后一步后再转身退出。把水杯把手递向客人，退后一步后再转身退出。服务规范服务规范来宾接待来宾接待v5 5、与人握手时应注意：愉快的握手是坚定有力，、与人握手时应注意：愉快的握手是坚定有力，这能体现你的信心和热情，但不宜太用力且时间这能体现你的信心和热情，但不宜太用力且时间不宜过长，几秒钟即可。如果你的手脏或者很凉不宜过长，几秒钟即可。如果你的手脏或者很凉或者有

16、水、汗，不宜与人握手，只要主动向对方或者有水、汗，不宜与人握手，只要主动向对方说明不握手的原因就可以了。女士应该主动与对说明不握手的原因就可以了。女士应该主动与对方握手，同时不要戴手套握手。方握手，同时不要戴手套握手。服务规范服务规范电话礼仪电话礼仪v二、电话礼仪二、电话礼仪v 1 1、电话接听服务的注意事项、电话接听服务的注意事项 正确使用称呼正确使用称呼 正确使用敬语正确使用敬语 对于容易造成误会的同音字和词要特别注意咬字对于容易造成误会的同音字和词要特别注意咬字（词）清楚（词）清楚。 通话时声音不宜太大，让对方听得清楚就可以，否通话时声音不宜太大，让对方听得清楚就可以，否则对方会感觉不舒

17、服，而且也会影响到办公室里其他则对方会感觉不舒服，而且也会影响到办公室里其他人的工作。人的工作。服务规范服务规范来宾接待来宾接待v 4 4、递送名片时应用双手拇指和食指执名片两角，让、递送名片时应用双手拇指和食指执名片两角，让文字正面朝向对方，接名片时要用双手，并认真看一文字正面朝向对方，接名片时要用双手，并认真看一遍上面的内容。如果接下来与对方谈话，不要将名片遍上面的内容。如果接下来与对方谈话，不要将名片收起来，应该放在桌子上，并保证不被其他东西压起收起来，应该放在桌子上，并保证不被其他东西压起来，这会使对方感觉你很重视他。来，这会使对方感觉你很重视他。服务规范服务规范电话礼仪电话礼仪v 2

18、 2、重要的第一声、重要的第一声 当我们打电话给某单位，若一接通，就能听到对方亲切、优当我们打电话给某单位，若一接通，就能听到对方亲切、优美的招呼声，心里一定会很愉快，使双方对话能顺利展开，对美的招呼声，心里一定会很愉快，使双方对话能顺利展开，对该单位有了较好的印象。在电话中，只要稍微注意一下自己的该单位有了较好的印象。在电话中，只要稍微注意一下自己的行为就会给对方留下完全不同的印象。同样说：行为就会给对方留下完全不同的印象。同样说：“你好，这里你好，这里是是XXXX公司公司”。但声音清晰、悦耳、吐字清脆，给对方留下好的。但声音清晰、悦耳、吐字清脆，给对方留下好的印象，对方对其所在单位也会有好

19、印象。因此要记住，接电话印象，对方对其所在单位也会有好印象。因此要记住，接电话时，应有时，应有“我代表单位形象我代表单位形象”的意识。的意识。v 3 3、要有喜悦的心情、要有喜悦的心情 打电话时我们要保持良好的心情，这样即使对方看不见你，打电话时我们要保持良好的心情，这样即使对方看不见你，但是从欢快的语调中也会被你感染，给对方留下极佳的印象，但是从欢快的语调中也会被你感染，给对方留下极佳的印象，由于面部表情会影响声音的变化，所以即使在电话中，也要抱由于面部表情会影响声音的变化，所以即使在电话中，也要抱着着“对方看着我对方看着我”的心态去应对。的心态去应对。服务规范服务规范电话礼仪电话礼仪v 4

20、 4、打电话、打电话清晰明朗的声音清晰明朗的声音 打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是懒散的打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是懒散的姿势对方也能够姿势对方也能够“听听”得出来。如果你打电话的时候，弯着腰得出来。如果你打电话的时候，弯着腰躺在椅子上，对方听你的声音就是懒散的，无精打采的，若坐躺在椅子上，对方听你的声音就是懒散的，无精打采的，若坐姿端正，所发出的声音也会亲切悦耳，充满活力。因此打电话姿端正，所发出的声音也会亲切悦耳，充满活力。因此打电话时，即使看不见对方，也要当作对方就在眼前，尽可能注意自时，即使看不见对方，也要当作对方就在眼前，尽可能注意自己的姿势。己的姿势

21、。v 5 5、迅速准确的接听与了解来电话的目的、迅速准确的接听与了解来电话的目的 接起电话时首先应问好并自报公司名称及所属部门。接听电接起电话时首先应问好并自报公司名称及所属部门。接听电话时，要询问对方单位名称及所属部门，接转电话时要为指定话时，要询问对方单位名称及所属部门，接转电话时要为指定受话人提供便利。受话人提供便利。 当对方要找的人不在时，在不清楚对方的动当对方要找的人不在时，在不清楚对方的动机、目的时，不要随便传话。未授权的情况下不要说出指定受机、目的时，不要随便传话。未授权的情况下不要说出指定受话人的行踪。当你正在通电话，又碰上客人来访时，原则上应话人的行踪。当你正在通电话，又碰上

22、客人来访时，原则上应服务规范服务规范电话礼仪电话礼仪 先招待来访客人，此时应尽快和通话对方致歉，得到许可后挂先招待来访客人，此时应尽快和通话对方致歉，得到许可后挂断电话。如电话内容很重要，不能马上挂断时，应告知来访的断电话。如电话内容很重要，不能马上挂断时，应告知来访的客人稍等，然后继续通话。在电话中传达事情时，应重复要点，客人稍等，然后继续通话。在电话中传达事情时，应重复要点，对于数字、日期、时间等，应再次确认以免出错。对于数字、日期、时间等，应再次确认以免出错。 如果对方没如果对方没有报上自己的姓名，而直接询问上司的去向，此时应客气而礼有报上自己的姓名，而直接询问上司的去向，此时应客气而礼

23、貌地询问：貌地询问：“对不起，请问，您是哪位对不起，请问，您是哪位?” ?” 要转告正在接待客要转告正在接待客人的人有电话时，最好不要口头转达，可利用纸条传递口信，人的人有电话时，最好不要口头转达，可利用纸条传递口信，这样不仅可以避免泄露秘密，也可以避免由于打岔引起的尴尬这样不仅可以避免泄露秘密，也可以避免由于打岔引起的尴尬和不悦。听不清楚对方说话的内容时，最好不要犹豫，应立即和不悦。听不清楚对方说话的内容时，最好不要犹豫，应立即将状况明确告知对方，请对方给予改善。如果电话突然发生故将状况明确告知对方，请对方给予改善。如果电话突然发生故障导致通话中断，此时务必换另外的电话再拨给对方，向对方障导

24、致通话中断，此时务必换另外的电话再拨给对方，向对方解释清楚。挂断电话前的礼貌不可忽视，要确定对方已挂断电解释清楚。挂断电话前的礼貌不可忽视，要确定对方已挂断电话，才能放下听筒。做好来电记录。话，才能放下听筒。做好来电记录。服务规范服务规范电话礼仪电话礼仪v 6 6、认真清楚的记录、认真清楚的记录 电话记录要求简洁、完备，概括重点。电话记录要求简洁、完备，概括重点。 时间时间。记录电话的时间。记录电话的时间。 人物。电话是谁打来的，打给谁的。人物。电话是谁打来的，打给谁的。 事件。电话内容讲的什么事情，要求简洁明了事件。电话内容讲的什么事情，要求简洁明了， 记录重要事项。记录重要事项。 其他。后

25、续工作，把你电话记录的东西转交到相关其他。后续工作，把你电话记录的东西转交到相关人员。人员。v 7 7、挂电话前的礼貌、挂电话前的礼貌 要结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方提要结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方提出，然后彼此客气地道别，说一声出，然后彼此客气地道别，说一声“再见再见”，再挂电，再挂电话，不可只管自己讲完就挂断电话。话，不可只管自己讲完就挂断电话。服务规范服务规范电话礼仪电话礼仪v 8 8、使工作顺利的电话术、使工作顺利的电话术 迟到、请假由自己打电话；迟到、请假由自己打电话； 外出办事，随时与单位联系；外出办事，随时与单位联系； 外出办事应告知去处及电话；外出办事应告知

26、去处及电话； 延误拜访时间应事先与对方联络；延误拜访时间应事先与对方联络； 用传真机传送文件后，以电话联络确认；用传真机传送文件后，以电话联络确认； 同事家中电话不要轻易告诉别人；同事家中电话不要轻易告诉别人；服务规范服务规范会议礼仪规范会议礼仪规范v 三三、会议礼仪规范、会议礼仪规范v 1 1、着装整洁大方。、着装整洁大方。v 2 2、 提前到场。自觉签到，没有特殊情况不得早退。提前到场。自觉签到，没有特殊情况不得早退。v 3 3、 保持安静。进入会场后，将移动电话关机或置于静音状态，保持安静。进入会场后，将移动电话关机或置于静音状态，不随意接、打电话，如确实需要接、打电话，应轻步走出会议不

27、随意接、打电话，如确实需要接、打电话，应轻步走出会议室。室。 v 4 4、专心聆听。做好记录，不与周围的人私下小声说话或交头接、专心聆听。做好记录，不与周围的人私下小声说话或交头接耳，不在会议上看报纸、玩手机、打瞌睡。耳，不在会议上看报纸、玩手机、打瞌睡。v 5 5、切题发言。发言要先做好准备，发言次序遵从议程表或主持、切题发言。发言要先做好准备，发言次序遵从议程表或主持人的安排。发言音量适中，以参会人员都能听到为宜；发表见人的安排。发言音量适中，以参会人员都能听到为宜；发表见解要言简意赅，不脱离主题。解要言简意赅，不脱离主题。 v 6 6、文明礼貌。会议结束，让上级领导、客人先离开会场。离开

28、、文明礼貌。会议结束，让上级领导、客人先离开会场。离开会场时，座椅归位，清理好自己区域内卫生。会场时，座椅归位，清理好自己区域内卫生。资源管理资源管理办公环境中常见的安全隐患办公环境中常见的安全隐患注意注意一、一、二、二、维护责任区的整洁、有序维护责任区的整洁、有序办公设备的使用办公设备的使用三、三、办公物品管理办公物品管理四、四、车辆管理车辆管理五、五、资源管理资源管理办公环境中常见的安全隐患注意办公环境中常见的安全隐患注意v一、一、办公环境中常见的安全隐患注意办公环境中常见的安全隐患注意v 1 1、办公设备及操作中的隐患，如设备电器插头打火或电、办公设备及操作中的隐患，如设备电器插头打火或

29、电线磨损裸露。线磨损裸露。v 2 2、工作中疏忽大意造成伤害的隐患，如站在带轮子的椅、工作中疏忽大意造成伤害的隐患，如站在带轮子的椅子上举放物品。子上举放物品。v 3 3、工作中疏忽大意造成失密的隐患，如复印时将保密原、工作中疏忽大意造成失密的隐患，如复印时将保密原件忘在复印机玻璃板上。件忘在复印机玻璃板上。v 4 4、火灾或消防中的隐患，如乱扔烟头，下班未及时关闭、火灾或消防中的隐患，如乱扔烟头，下班未及时关闭电源。电源。v 5 5、每次会议之前要做好充分准备，按时完成会场布置，、每次会议之前要做好充分准备，按时完成会场布置，保证于会议前半小时做好准备和清洁工作，每次会议结束保证于会议前半小

30、时做好准备和清洁工作，每次会议结束后要及时做好打扫清理。后要及时做好打扫清理。怎样才能让办公区整洁、有序呢？资源管理资源管理维护责任区的整洁、有序维护责任区的整洁、有序v 二二、维护责任区的整洁、有序、维护责任区的整洁、有序v 1 1、卫生管理区域：经理办公室、各部门办公室、公、卫生管理区域：经理办公室、各部门办公室、公共区域。共区域。v 2 2、每周有专业保洁公司进行一次全面清扫，不留卫、每周有专业保洁公司进行一次全面清扫，不留卫生死角，卫生值周人员每天做常规保洁，早上提前生死角，卫生值周人员每天做常规保洁，早上提前1515分钟或下午下班后做好办公室卫生清扫工作。分钟或下午下班后做好办公室卫

31、生清扫工作。v 3 3、常规保洁范围：拖地面、倒烟灰、倒垃圾桶、倒、常规保洁范围：拖地面、倒烟灰、倒垃圾桶、倒水池过滤网垃圾、擦：桌面、茶几、沙发、清洗：面水池过滤网垃圾、擦：桌面、茶几、沙发、清洗：面盆、茶杯、毛巾、抹布。盆、茶杯、毛巾、抹布。v 4 4、 个人办公区文件、办公用品等物件有序摆放。个人办公区文件、办公用品等物件有序摆放。资源管理资源管理维护责任区的整洁、有序维护责任区的整洁、有序v 5 5、每次会议之前要做好充分准备，按时完成会场布、每次会议之前要做好充分准备，按时完成会场布置，保证于会议前半小时做好准备和清洁工作，每次置，保证于会议前半小时做好准备和清洁工作，每次会议结束后

32、要及时做好打扫清理。会议结束后要及时做好打扫清理。 案案 例例 办公人员小萌每天一上班和下班前都将自己的工作办公人员小萌每天一上班和下班前都将自己的工作区域清洁整理的干干净净、有条不紊，同时她也主动区域清洁整理的干干净净、有条不紊，同时她也主动清洁整理自己常用的复印机、打印机、饮水机、档案清洁整理自己常用的复印机、打印机、饮水机、档案柜等。每当她看到复印纸抽拿零乱，垃圾桶满了没人柜等。每当她看到复印纸抽拿零乱，垃圾桶满了没人倒，都及时做些清洁整理工作，以维护办公环境的整倒，都及时做些清洁整理工作，以维护办公环境的整洁。洁。 资源管理资源管理维护责任区的整洁、有序维护责任区的整洁、有序v 办公室

33、小赵每天都认真清洁整理自己的办公桌，办公室小赵每天都认真清洁整理自己的办公桌，常用的笔、纸、回型针、订书器、文件夹以及专用电常用的笔、纸、回型针、订书器、文件夹以及专用电话等都摆放有序。下班前，她也将办公桌收拾得干净话等都摆放有序。下班前，她也将办公桌收拾得干净整齐，从不把文件、物品乱堆乱放在桌面上。但小赵整齐，从不把文件、物品乱堆乱放在桌面上。但小赵很少参与清理和维护公用区域，也常将公用资源如订很少参与清理和维护公用区域，也常将公用资源如订书机、档案夹等锁进自己的办公桌，常常使别人找不书机、档案夹等锁进自己的办公桌，常常使别人找不到，影响了工作。到，影响了工作。 v 办公室小李上班匆匆忙忙，

34、办公桌上堆的满满当办公室小李上班匆匆忙忙，办公桌上堆的满满当当，电脑键盘污迹斑斑，上司要的文件总是东查西翻，当，电脑键盘污迹斑斑，上司要的文件总是东查西翻，每日常用的每日常用的“工作记录本工作记录本”也总是找不到。自己的办也总是找不到。自己的办公桌都没有理清楚，更无暇顾及他处。公桌都没有理清楚，更无暇顾及他处。 资源管理资源管理维护责任区的整洁、有序维护责任区的整洁、有序 分析分析：通过上述案例，可以看出办公室工作环境的清：通过上述案例，可以看出办公室工作环境的清洁、有序直接对公司的形象和绩效产生一定的影响。洁、有序直接对公司的形象和绩效产生一定的影响。一个良好的工作环境，有利于公司的对外形象

35、塑造，一个良好的工作环境，有利于公司的对外形象塑造，有利于提高办公人员的工作效率。有利于提高办公人员的工作效率。资源管理资源管理办公设备的使用办公设备的使用v 三三、办公设备的使用办公设备的使用v 1 1、非本公司人员禁用办公室电脑、电话、传真机。本公、非本公司人员禁用办公室电脑、电话、传真机。本公司其他人员非工作需要不得使用电脑、电话、传真机。司其他人员非工作需要不得使用电脑、电话、传真机。v 2 2、不得擅自删改计算机程序及文件。、不得擅自删改计算机程序及文件。v 3 3、不得随意安装外来软件。如工作需要，须请示领导同、不得随意安装外来软件。如工作需要，须请示领导同意后，再进行安装操作。意

36、后，再进行安装操作。v 4 4、工作时间不准占用电脑做与工作无关的事情，如：玩、工作时间不准占用电脑做与工作无关的事情，如：玩游戏、看电影、看光碟、上网聊天等。一经发现，严肃处游戏、看电影、看光碟、上网聊天等。一经发现，严肃处理。理。v 5 5、不得使用办公设备及耗材准备私人资料或与工作无关、不得使用办公设备及耗材准备私人资料或与工作无关的资料。的资料。v 6 6、爱护办公室的机械设备，做好办公室机器设备的日常、爱护办公室的机械设备，做好办公室机器设备的日常维护和卫生保洁工作。维护和卫生保洁工作。资源管理资源管理办公物品管理办公物品管理v四四、办公物品管理、办公物品管理v 1 1、办公用品由办

37、公室集中管理，实行统一采购，统一、办公用品由办公室集中管理，实行统一采购，统一发放，统一回收处理。发放，统一回收处理。v 2 2、采购单价、采购单价200200元以上办公用品时，须报请分管领导元以上办公用品时，须报请分管领导批准。批准。v 3 3、由专人购买，另设专人入库保管。、由专人购买，另设专人入库保管。v 4 4、办公用品的购买：办公用品的购买： 各部门每月各部门每月2929日前报下月办公用品需求计划，每月日前报下月办公用品需求计划，每月 1-41-4号统一采购发放。号统一采购发放。v 5 5、各部门因临时需要而申请采购时，应填写各部门因临时需要而申请采购时，应填写“采购申采购申请单请单

38、”，经本部门负责人签准，报办公室预审，然后，经本部门负责人签准，报办公室预审，然后报公司分管领导审批。报公司分管领导审批。 资源管理资源管理办公物品管理办公物品管理v 6 6、领用时，由领用时，由各部门派专人各部门派专人领领用并用并办理登记领用手续。办理登记领用手续。v 物资管理员对库存物资要经常盘点（每月底盘点），做到物资管理员对库存物资要经常盘点（每月底盘点），做到日清月结。发现盈余、短少、残损必须查明原因，分清责日清月结。发现盈余、短少、残损必须查明原因，分清责任，写出书面报告，呈报相关负责人。任，写出书面报告，呈报相关负责人。v 7 7、清点核实发放办公用品。、清点核实发放办公用品。v

39、 8 8、提醒使用部门和人员节约办公用品的使用，杜绝浪费，、提醒使用部门和人员节约办公用品的使用，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。努力降低消耗和办公费用。v 9 9、附办公用品出入库登记表。、附办公用品出入库登记表。资源管理资源管理办公物品管理办公物品管理物品出入库登记表物品出入库登记表 资源管理资源管理车辆管理车辆管理v为进一步完善公司车辆内部管理制度，加强本公为进一步完善公司车辆内部管理制度，加强本公司车辆的保管，提高公司车辆有效运用，保障公司车辆的保管，提高公司车辆有效运用，保障公司工作的顺利完成，特制定本制度。司工作的顺利完成，特制定本制度。v一、本公司所有办公用车由办公室进行统一管

40、理。一、本公司所有办公用车由办公室进行统一管理。公司车辆一般不得用于办理私事或外借使用，否公司车辆一般不得用于办理私事或外借使用，否则公司将酌情予以严厉处罚，遇有特殊情况私人则公司将酌情予以严厉处罚，遇有特殊情况私人用车必须经总经理批准同意后方可照顾派车。用车必须经总经理批准同意后方可照顾派车。（燃油费、过路费、其他费用均由用车人承付）（燃油费、过路费、其他费用均由用车人承付）资源管理资源管理车辆管理车辆管理v二、各部门有用车需求应提前填写二、各部门有用车需求应提前填写用车申请用车申请单单，经部门经理（负责人）签字同意后交车辆，经部门经理（负责人）签字同意后交车辆管理人员审核由分管领导审批签字

41、后方可调派用管理人员审核由分管领导审批签字后方可调派用车。办公室应依据轻重缓急顺序派车，不按规定车。办公室应依据轻重缓急顺序派车，不按规定办理申请者，不得派车。如遇特殊情况，不能及办理申请者，不得派车。如遇特殊情况，不能及时填写时填写“用车申请单用车申请单”，可在车辆使用完毕后的，可在车辆使用完毕后的半个工作日内，补充完整半个工作日内，补充完整用车申请单用车申请单，按表，按表格填写相关内容后交办公室存档。格填写相关内容后交办公室存档。 v三、车辆行前须进行安全检查并认真填写三、车辆行前须进行安全检查并认真填写行车行车记录表记录表，车程行驶里程数必须前后连接，不得，车程行驶里程数必须前后连接，不

42、得遗漏，车辆行车途中应安全行驶并严格遵守交通遗漏，车辆行车途中应安全行驶并严格遵守交通规则，若有违规罚款，由驾驶员负担。规则，若有违规罚款，由驾驶员负担。资源管理资源管理车辆管理车辆管理v四、严禁出私车（凡未经领导同意，司机擅自将四、严禁出私车（凡未经领导同意，司机擅自将车辆开出，均视为出私车），凡发现出私车，公车辆开出，均视为出私车），凡发现出私车，公司予以批评教育，因擅自出车，造成一切后果，司予以批评教育，因擅自出车，造成一切后果，由驾驶员自负。由驾驶员自负。v五、公司办公用车由驾驶员负责车辆检查及保养，五、公司办公用车由驾驶员负责车辆检查及保养，确保行车安全，车辆发生故障，应立即停止使用

43、，确保行车安全，车辆发生故障，应立即停止使用，并立即进行修理。并立即进行修理。v六、驾驶员抽适当时间清洁车内外卫生，确保整六、驾驶员抽适当时间清洁车内外卫生，确保整车干净整洁；车干净整洁；v七、用车结束后应停放在公司指定场所（即公司七、用车结束后应停放在公司指定场所（即公司小区内），并将车门锁妥，严禁私自用车。小区内），并将车门锁妥，严禁私自用车。 资源管理资源管理车辆管理车辆管理v八、公司（行政）办公车辆相关证件及保险资料八、公司（行政）办公车辆相关证件及保险资料全部交由办公室保管；办公室根据现有车辆资料全部交由办公室保管；办公室根据现有车辆资料按车建立管理档案。按车建立管理档案。 v九、各

44、种车辆如在公务途中遇不可抗拒的事故发九、各种车辆如在公务途中遇不可抗拒的事故发生，应先急救伤患人员，向附近警察机关报案，生，应先急救伤患人员，向附近警察机关报案，并立即通知公司办公室。如属小事故，可进行处并立即通知公司办公室。如属小事故，可进行处理后向公司报告。理后向公司报告。v十、处罚规定十、处罚规定 在下列情形之一的情况下，违反交通规则或发生在下列情形之一的情况下，违反交通规则或发生事故，由驾驶人负担，并予以罚款或免职处分。事故，由驾驶人负担，并予以罚款或免职处分。 （1 1）无照驾驶所引起的后果由个人承担。）无照驾驶所引起的后果由个人承担。 （2 2）未经许可将车借予他人使用。）未经许可

45、将车借予他人使用。 （3 3）酒后驾车发生事故后果自付。）酒后驾车发生事故后果自付。资源管理资源管理车辆管理车辆管理资源管理资源管理车辆管理车辆管理行政管理行政管理 印章管理印章管理一、一、二、二、 文件管理文件管理办公效率和时间管理办公效率和时间管理三、三、行政管理行政管理印章管理印章管理v 一一、印章管理印章管理v 1 1、公章、法人章、财务章统一由办公室专人负责管理。、公章、法人章、财务章统一由办公室专人负责管理。v 2 2、公章管理人员应严格履行审核登记手续，因使用公章不当而、公章管理人员应严格履行审核登记手续，因使用公章不当而造成损失的，应追究其相应责任。造成损失的，应追究其相应责任

46、。v 3 3、印章一般不得携带外出使用，如遇特殊情况，需携带外出，、印章一般不得携带外出使用，如遇特殊情况，需携带外出，必须经公司总经理同意并及时归还。必须经公司总经理同意并及时归还。 v 4 4、印章如不慎遗失，保管人员应及时向主管领导报告，并上报、印章如不慎遗失，保管人员应及时向主管领导报告，并上报有关部门备案，若印章损坏，保管人员应向相关主管领导申请有关部门备案，若印章损坏，保管人员应向相关主管领导申请更换。更换。 v 5 5、印章管理人员如工作变动，应及时上缴印章及登记表，由重、印章管理人员如工作变动，应及时上缴印章及登记表，由重新确定的印章管理人员另行办理接收手续，注明移交人、接交新

47、确定的印章管理人员另行办理接收手续，注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息，不得私自转交他人。人、监交人、移交时间等信息，不得私自转交他人。行政管理行政管理印章管理印章管理v 6 6、印章应妥善保存，及时清洗，确保印章清晰、端正。、印章应妥善保存，及时清洗，确保印章清晰、端正。 v 7 7、严禁在空白纸上加盖印章。、严禁在空白纸上加盖印章。行政管理行政管理印章管理印章管理行政管理行政管理文件管理文件管理v 二二、文件管理文件管理v 1 1、邮件、文件收发与处理、邮件、文件收发与处理 签收签收。对所收的文件数要认真清点，清点后，要检查文件信。对所收的文件数要认真清点，清点后，要检查文件信封上

48、或封套上所注明的收文单位、部门、姓名、是否都应是本封上或封套上所注明的收文单位、部门、姓名、是否都应是本单位收的，如有误投，应立即退回。包装和封口是否损坏；文单位收的，如有误投，应立即退回。包装和封口是否损坏；文件经清点检查无误后，收件人要在送件人的件经清点检查无误后，收件人要在送件人的“投递回执单投递回执单”或或“送文薄送文薄”上签字，并注明收到时间。上签字，并注明收到时间。 拆封拆封。启封时，注意保持原封的完好，特别注意封内文件不。启封时，注意保持原封的完好，特别注意封内文件不能损坏。如发现有不属于本单位的文件，或内装文件与应送文能损坏。如发现有不属于本单位的文件，或内装文件与应送文件不符

49、，应按规定处理，予以退回。件不符，应按规定处理，予以退回。 登记登记。登记是收文处理中的重要环节之一。登记时，按收文。登记是收文处理中的重要环节之一。登记时，按收文登记薄中所列内容逐项登记。登记薄中所列内容逐项登记。行政管理行政管理文件管理文件管理v 2 2、发文（邮件）工作的程序：、发文（邮件）工作的程序： 首先要对发件进行查对首先要对发件进行查对，即检查信封上的收信人姓名、地址、，即检查信封上的收信人姓名、地址、邮政编码与信笺上的收信人是否一致。邮政编码与信笺上的收信人是否一致。 检查附件检查附件，即检查信函的附件是否放进邮件，附件是否齐全。，即检查信函的附件是否放进邮件，附件是否齐全。

50、签名签名，即检查必须由领导者签名寄发的信函是否正确。，即检查必须由领导者签名寄发的信函是否正确。 登记登记，使用一个登记册或记录本来登记重要邮件（文件）。，使用一个登记册或记录本来登记重要邮件（文件）。行政管理行政管理文件管理文件管理v 3 3、文件的起草要全面、客观、完整地体现领导意图，合理使用文种，、文件的起草要全面、客观、完整地体现领导意图，合理使用文种，符合格式要求，重点突出，观点鲜明，结构严谨符合格式要求，重点突出，观点鲜明，结构严谨, ,条理清楚条理清楚, ,语言简洁、语言简洁、通俗易懂。通俗易懂。v 4 4、文件在送领导审批或签发之前，必须反复校对确保无误。、文件在送领导审批或签

51、发之前，必须反复校对确保无误。v 5 5、打印、发放文件必须经相关领导审核签字后方可印发。、打印、发放文件必须经相关领导审核签字后方可印发。v 6 6、凡正式行文应加盖单位公章。使用印章必须报经总经理批准同意，、凡正式行文应加盖单位公章。使用印章必须报经总经理批准同意，对需加盖印章的文书内容必须认真审阅，尤其是一些特殊情况用印，对需加盖印章的文书内容必须认真审阅，尤其是一些特殊情况用印，更要审阅清楚，严禁擅自用印，非特殊情况不得携印外出。盖印要严更要审阅清楚，严禁擅自用印，非特殊情况不得携印外出。盖印要严肃认真，盖出的印章要端正、清晰、直观便于识别，不能盖歪和颠倒，肃认真，盖出的印章要端正、清

52、晰、直观便于识别，不能盖歪和颠倒，不能压正文。印章不能盖在空白纸上。对有像片的证书、证件用印，不能压正文。印章不能盖在空白纸上。对有像片的证书、证件用印，不宜将印章盖人脸部，文件用印应压年盖月。不宜将印章盖人脸部，文件用印应压年盖月。行政管理行政管理文件管理文件管理v 7 7、打印文件要注意保存原稿，应将原稿与一份成文、打印文件要注意保存原稿，应将原稿与一份成文一并存档保留，以备查阅。一并存档保留，以备查阅。v 8 8、印发文件要做到文面清晰，字体适当，用纸规范，、印发文件要做到文面清晰，字体适当，用纸规范，美观大方。美观大方。v 9 9、按照档案管理工作要求，及时做好各类文件归档、按照档案管

53、理工作要求，及时做好各类文件归档、留存、保密及销毁工作。留存、保密及销毁工作。 这么乱，怎么这么乱，怎么办呢？办呢？行政管理行政管理办公效率和时间管理办公效率和时间管理v课程导入：课程导入：时间是怎样产生的时间是怎样产生的v日常的时间概念日常的时间概念v年、月、日、时、分、秒年、月、日、时、分、秒v地球自转、公转与月球公转地球自转、公转与月球公转太阳太阳地球地球地球公转轨道地球公转轨道月球月球行政管理行政管理办公效率和时间管理办公效率和时间管理v1 1、时间的基本特性、时间的基本特性时间时间恒久性恒久性时时 间间特特 性性不可不可逆转性逆转性客观客观公正性公正性时间时间一维性一维性行政管理行政

54、管理办公效率和时间管理办公效率和时间管理v 2 2、什么是时间管理、什么是时间管理v 概念概念v 由于时间所具备的基本特性，所以时间管由于时间所具备的基本特性，所以时间管v 理的对象并不是时间本身，而是指面对时间而理的对象并不是时间本身，而是指面对时间而v 进行的进行的“自管理者的管理自管理者的管理”。所探索的是如何减。所探索的是如何减v 少时间浪费，以便有效地完成既定目标。少时间浪费，以便有效地完成既定目标。v 结论结论v 通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。行政管理行政管理办公效率和时间管理办公效率和时间管理v3 3、应该记住的、应该记住的2020条

55、实用方法条实用方法v准备之一：长期准备（准备之一：长期准备（4 4）v购买工具书购买工具书/ /增加知识储备增加知识储备/ /提高能力提高能力v训练你的快速阅读能力训练你的快速阅读能力v把常用的文件把常用的文件/ /文具放好文具放好v养成存放思想档案和作记录的习惯养成存放思想档案和作记录的习惯 凡事预则立，不预则废。凡事预则立，不预则废。行政管理行政管理办公效率和时间管理办公效率和时间管理v准备之二：临时准备（准备之二：临时准备（5 5）v工作开展前工作开展前进行优先级排序进行优先级排序v将相关的工作列在一起将相关的工作列在一起v把工作计划放到随时可见的地方把工作计划放到随时可见的地方v每天早

56、晨比规定时间起早十分钟每天早晨比规定时间起早十分钟v做好正式工作前的准备工作做好正式工作前的准备工作行政管理行政管理办公效率和时间管理办公效率和时间管理v 要培养的好习惯（要培养的好习惯（7 7）v 利用各种装备如电话利用各种装备如电话/ /信件等节省时间信件等节省时间v 把最困难的事放在效率最高的时候把最困难的事放在效率最高的时候v 利用零碎时间处理例行性事务利用零碎时间处理例行性事务v 午餐或下班前开会效率最高午餐或下班前开会效率最高/ /避免上午开会避免上午开会v 休息片刻休息片刻/ /伸个懒腰伸个懒腰/ /茶茶/ /其他饮料其他饮料v 报刊放在晚上看报刊放在晚上看v 每晚沉思片刻每晚沉

57、思片刻/ /回顾与总结回顾与总结行政管理行政管理办公效率和时间管理办公效率和时间管理v 与外部产生联系时的应变能力（与外部产生联系时的应变能力（4 4）v 站着接待一向健谈的来访者站着接待一向健谈的来访者v 从不主动闲聊从不主动闲聊/ /尽量回避来闲聊者尽量回避来闲聊者v 管理电话：管理电话：v A A、主动拨号、主动拨号v B B、被动接听、被动接听v 如遇琐事缠身能快速摆脱如遇琐事缠身能快速摆脱行政管理行政管理办公效率和时间管理办公效率和时间管理案案 例例 周一上班，办公人员小周需要完成以下工作。她迅速地开始逐一工作，周一上班，办公人员小周需要完成以下工作。她迅速地开始逐一工作，搞的手忙脚

58、乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。搞的手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。 1 1、给某客户打电话，与对方联系你的上司下周四将与他约会的事宜；、给某客户打电话，与对方联系你的上司下周四将与他约会的事宜； 2 2、为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份（、为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份（8 8人，每份人，每份1010页）页）及会议日程表；及会议日程表； 3 3、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方；、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方； 4 4、布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡；、布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡； 5 5

59、、为上司预订周末去天津的火车票；、为上司预订周末去天津的火车票； 6 6、在做这些事情的同时，她还接待了、在做这些事情的同时，她还接待了3 3位访客、接应电话等事宜。位访客、接应电话等事宜。行政管理行政管理办公效率和时间管理办公效率和时间管理v 4 4、用、用ABCDABCD法则排出工作的优先等级法则排出工作的优先等级 A A类：重而急，重要的并紧急的，必须立即做、优先做；类：重而急，重要的并紧急的，必须立即做、优先做； B B类：重而不急，重要而不急的，应接着类：重而不急，重要而不急的，应接着A A类处理；类处理； C C类：急而不重，有时间才做；类：急而不重，有时间才做； D D类：不急不

60、重，可以不做。类：不急不重，可以不做。 方法：每日从方法：每日从A A类依轻重缓急，循序着手，就能充分利用类依轻重缓急，循序着手，就能充分利用时间，取得最佳效益。时间，取得最佳效益。 . .行政管理行政管理办公效率和时间管理办公效率和时间管理v 5 5、有效利用时间，事半功倍有效利用时间，事半功倍 明确自己的工作任务和职责明确自己的工作任务和职责。你必须非常清楚上。你必须非常清楚上司给你安排的工作任务中，哪些工作应由你亲自完成；司给你安排的工作任务中，哪些工作应由你亲自完成；哪些工作应协助他人做；哪些工作不参与。哪些工作应协助他人做；哪些工作不参与。 要区分常规工作和非常规工作要区分常规工作和