如何做好会议总控

1、如何做好会议总控 大客户部 袁芳 2、了解职责 3、能力要求 4、工作内容 5、注意事项1、认清角色目录会议是有组织、有目的地召集人们商议事情,沟通信息,表达意愿的行为过程。 会议分为大型会议、中型会议和小型会议三种。 一次优质的工作会议能够起到以下作用：u传达信息u获取意见和反馈u分析和解决问题u讨论和交换意见u协商或化解矛盾u知识或观念更新 糟糕的会议则可能带来如下后果：u浪费时间金钱u分散对重要议题的注意力u减缓进程延误行动u成为夸夸其谈和喋喋不休的舞台u造成嘈杂和混乱一、认清角色导演二、了解职责 保证会议顺利召开提升客户参会体验完成公司下达指标 u组织协调能力 一场会议的圆满举办不是由

2、一个人来完成的，会议的每个环节涉及到公司的每个部门，最终的达成需要各部门的支持与配合，组织协调能力支撑着整个会议的贯穿始终、非常重要！!u高度责任心 大到公司整体目标，小到每一个角色的安排，本着对公司、会议及每一个人负责任的态度，认真细致做好每一件事，并且由始至终要有反馈，让公司放心！! u突发事件处理 在任何一场大小类型会议里总避免不了出现突发事件，特别是现场，要本着急事不慌、遇事不乱的状态去处理，先处理心情再处理事情，在保证会议优先的基础上处理问题！!u未雨绸缪的预见 要对会前各种安排、推进措施、目标拆解有敏锐观察、罗辑分析的能力，提前发现更多问题，才能保证当天出现更少问题！!组织者方面三

3、、能力要求 组织者方面四、工作内容会中会前会后 组织者方面会前市场、高层财务 会议时间、场地确认 会议目标确认、拆分 总控分工内部拆分 礼品调研、汇总会议流程确认促销礼品确认邀请动员会桌签制作会前分工宣讲邀请表项目制作、确认会后数据统计表格式确认续费财务审核 把控数据、及时总结反馈特殊情况协调反馈打印现场分工及重要数据提前准备特殊客户数据大客户、行政 主桌、VIP桌人员安排现场人员分工安排、确认领导跟桌安排提前彩排人员安排主持人、主讲人员安排政府嘉宾人名确认人员回程车辆安排会议方面人员方面数据方面 组织者方面会中 1、安排人员分 批入会场2、安排与会人员 分批就餐3、检查会场各环 环节人员就位

4、 物品摆放4、重要信息及时 传达5、随时了解签到 续费情况并 汇报6、礼品补发解决 措施7、礼品回收装箱8、安排人员疏散 离场 会中工作会中工作 组织者方面会后礼品类礼品自始至终最好同一人负责汇总类会后促销核对库存协调补发会议数据明确流程总结汇报数据汇总要分部门责定 组织者方面会后会后促销 组织者方面5、注意事项礼品类汇总类会后促销核对库协调补会议数据明确流程总结汇报 安排好现有工作查看上次会议总结列好工作计划取其精华弃之糟粕问题收集分类说明及时调研反馈并传达不影响现有工作进度避免发生同类问题以免工作遗漏以免因多出现乱差问题解决的速度=指标完成进度 组织者方面5、注意事项礼品类汇总类会后促销核对库协调补会议数据明确流程总结汇报 特殊问题特殊对待人员的调配反复确认数据分配要具体取其精华弃之糟粕人员及各环节彩排会前重视会后工作不偏离工作重点保证安排得当步调统一便于监测