淮南矿业集团煤炭运销信息化与业务流程优化

1、淮南矿业集团基于信息化的 煤炭运销业务流程优化赵济东（淮南矿业集团市场营销部，安徽省淮南市洞山中路1号，232001）摘要煤炭运销信息化的成功应用得益于正确有效的业务流程，而煤炭运销业务流程的优化也需要借助于现代信息技术与手段。两者结合，才能真正帮助煤炭运销企业提升管理层次，实现企业目标。本文以淮南矿业集团煤炭运销信息化为例，从两者结合的必要性、煤炭运销关键业务流程用例分析、业务流程优化、实施效果四个方面，阐述了两者结合的方法和效果。 关键字 煤炭运销信息化业务流程优化实施效果1 两者结合的必要性1.1 概念煤炭运销信息化是煤炭运销企业在煤炭运输销售过程中利用现代信息技术提高业务效率和管理能力

2、，实现煤炭销售数量和利润最大化目标的持续性过程。从静态的应用看，煤炭运销信息化等同于煤炭运销信息系统。当今，煤炭运销信息系统已经不仅仅作为煤炭运销业务的后勤支持系统，而是越来越成为煤炭运销业务的核心组成部分。业务流程优化是煤炭运销企业发展过程中对管理进行改造的必然要求，其主要目标是对企业现有的主要业务流程进行重新设计和优化，在高效快捷地完成煤炭运输销售业务流程的同时，为客户以及企业自身增加价值。在管理方式上，业务流程优化力求打破组织边界，将直线职能式的纵向传递为主的模式转化成一种较少层次的扁平组织结构和管理模式。1.2 结合的必要性传统的煤炭运销业务流程以手工作业方式为主，以分阶段和串行化业务

3、处理为特点，信息无法连续流动和充分共享，业务流程中存在大量重复录入的数据和一些无效的业务处理环节，业务处理效率低下。而煤炭运销信息系统的应用，促进了企业“平面流程式”管理模式的形成。信息和业务在信息系统中能够跨越组织和层次界限，连续快速流转。不断改进的煤炭运销信息系统，能够真正帮助企业实现业务并行处理，彻底消除业务流程中的无效环节和劳动，实现业务流程优化的最佳目标。另一方面，煤炭运销信息系统的成功应用，进行业务流程优化具有决定性的作用。传统手工业务流程在很多方面无法适应信息化管理的特点，如果没有进行必要的梳理、分析和优化，将无法充分发挥信息系统的作用，甚至会使业务流程更加复杂，降低处理效率和速

4、度，产生令人失望的效果。即使现有业务流程运转流畅，没有明显与信息化管理相悖的地方，进行业务流程优化也是必要的。因为简单复制手工业务流程的信息系统，其灵活性和可扩展性都比较差。而企业由于市场和政策的变化，无法避免对组织机构、管理方式或运作模式进行改动，对信息系统也要进行相应的改进。而缺乏灵活性和可扩展性的信息系统，进行改进的代价非常大，甚至会无法完成，从而导致信息系统的失效。因此，煤炭运销信息化与业务流程优化是相辅相成、相得益彰的两个过程。两者的结合，才是提升企业管理层次、实现企业目标的根本途径。2 关键业务流程用例分析2.1 关键业务流程煤炭运销企业的核心业务流程是订单处理，关键业务流程有订单

5、生成、客户缴款、组织发运和结算开票。关键业务流程再向下分层的时候，还会有更加具体的分类，如运输方式上的、运作模式上的区别，还有一些是为关键业务流程服务的业务流程，如质量化验是为结算开票服务的，签定合同和制定计划是为洽谈订单服务的。具体业务流程不下几百个，我们没有必要一一细化说明。我们仅从核心业务流程及关键业务流程入手，使用UML应用模式的用例分析，以淮南矿业集团煤炭运销信息系统为例，来给出优化方案，并分析改进的原因，让我们更好地理解对煤炭运销业务和管理的提升。2.2 相关概念用例分析及业务流程优化中提到了以下概念：铁路运输方式：简称车运；汽车运输方式：简称汽运或地销；水路运输方式（汽车短途运输

6、到内河码头，直接装船发运）：简称水运；港口装船运输（煤炭经港口中转发运）：简称船运；皮带运输方式（直接经皮带传送给客户）：简称皮带（运输）；2.3 “订单处理”用例图2.4 “订单处理”用例主要参与者各类销售人员，客户 参与者的主要目标和兴趣各类销售人员：计划员希望快速准确地录入合同、计划，希望系统能提示一些明显的录入错误；收款员希望通过统一的系统界面快速准确地录入完成收款操作；结算员希望能够快速准确地结算开票，同时希望系统能够显示相关联的结算基础数据（如化验单、发运记录等）；客户希望整个购买过程（洽谈订单、缴款、发运（提货）、结算开票）方便省时省力，能够得到较好的服务，同时希望得到购买方面的

7、凭证和信息（订单、缴款、提货凭证以及相关信息）；公司希望完整准确地记录整个销售过程，满足客户的要求，同时满足公司管理和业务监管的需求。 基本流程(1)签订合同；(2)制定计划；(3)洽谈订单；(4)客户缴款；(5)组织发运；(6)结算开票扩展流程(1)与客户洽谈，打印合同文本，签订合同；(2)车运、水运、汽运、船运制定用户销售计划；车运录入铁路到车计划；汽运制定分矿销售计划；(3)车运根据实际到车生成订单；汽运、水运根据与客户的洽谈结果生成订单；船运根据实际装船生成订单；皮带根据实际发运生成订单；(4)客户缴现款；客户交承兑汇票；客户交抵款凭证；客户用其它方式缴款；(5)车运监装员根据订单重复

8、装车，直到订单中的每节车厢装齐；汽运、水运司磅员根据订单重复装车，起到订单全部发运完成；(6)给内部单位开内部结算票给客户开增值税发票3 业务流程优化3.1 汽运订单生成原业务流程汽运根据与客户的洽谈结果以及类型不同，有多种订单生成方式，如正常类型、调拨单类型、实发量类型（先发运后开票）以及自用煤类型；还有一些特殊类型，如折吨类型（低价品种折算成高价品种）、寄存煤补差价等改进业务流程汽运根据客户的洽谈结果以及订单类型，统一生成订单，使用订单类型来相应地控制后续业务流程的进行；特殊业务类型折吨类型订单中保留实际发运品种数据和结算（销售）品种数据两部分；寄存煤补差价订单发运量和结算量均为零，但结算

9、金额不为零，同时能够联系到原订单改进原因分析统一订单生成模块，简便操作，提高速度，减少软件维护中的关联错误。3.2 船运订单生成3.2.1原业务流程船运订单生成通过运费分配过程将源头回溯到矿发到港的记录，名称定义为铁水联运；改进业务流程船运根据实际装船生成订单；改进原因分析矿发到港是铁路运输中的重复发运（发到内部单位）部分；港口中转销售过程起始于港口装船发运，订单生成无需回溯到矿发到港记录。其它需要的处理和统计都可以都过一定的方式来进行。这样恢复了业务流程的本质，减少了业务操作的复杂度，提高了效率和准确性。3.3客户缴款原业务流程(1)收款员根据各自所属的部门（驻矿销售科、公司财务结算科、公司

10、煤炭交易中心等）分别进入不同的收款模块进行收款，并且公司财务结算科的收款模块根据运输方式的不同分为车运、水运和汽运等模块，驻矿销售科根据地销订单的类型不同分为多个收款模块；(2)查询用户余额不是一个动态和实时的结果，需要进行“重算余额”操作后才可能是正确的结果，并且要依赖于期初余额是正确的；(3)收款内部调整分为两个模块，一个是同一用户不同收款部门之间的调整，另一个是同一用户不同运输方式之间的调整改进业务流程(1)统一收款入口（模块），系统根据登录用户所属部门写入收款部门，同时限制运输方式的选择和缴款类型的选择。如驻矿销售科、公司煤炭交易中心运输方式仅限于地销、收款类型仅限于现款，公司财务结算

11、科则可以选择多种运输方式及缴款类型；(2)查询用户余额分收款部门、运输方式、用户的不同，实时动态地统计出结果，不再依赖于其它条件；(3)统一收款内部调整入口（模块），可以是不同收款部门、不同运输方式、不同用户之间的调整。改进原因分析统一收款入口和收款内部调整入口，简化收款员操作；实时动态地查询用户收款余额，方便收款员及客户查询。3.4收货人3.4.1原业务流程客户表分为结算人、收货人两个独立的概念，无法相互对应；改进业务流程收货人同时对应到结算人和实际客户，收货人仅具有名称上的属性，其余属性均通过对应关系从结算人和实际客户取得。（客户和结算人是同一概念的两种称呼）改进原因分析统计销售、结算和收

12、款方面的数据时，使用对应的结算人；统计发运量时，使用对应的客户。如收货人淮南洛河发电厂（省电）、大唐淮南洛河发电厂、淮南洛河发电厂（省物能），在结算时，分别对应到安徽省电力燃料公司、大唐发电有限公司、安徽省物资能源有限公司；在统计实际发运量时，都对应到淮南洛河发电厂。3.5 汽运发运3.5.1原业务流程(1)客户提交纸质提货凭证（提货单），空车过磅；(2)装煤后,客户提交纸质提货凭证，重车过磅；(3)打印过磅记录（出门证），盖章；(4)司磅员在提货凭证上手工登记提货记录，交客户签字；(5)过磅记录（出门证）交客户；(6)客户出矿门时将过磅记录（出门证）交门岗。改进业务流程（IC卡方式）(1)客

13、户验证IC卡，空车过磅；(2)装煤后,客户验证IC卡，重车过磅；(3)打印过磅记录（出门证），盖章；(4)如果用户需要提货记录，系统打印提货记录，交客户签字；(5)过磅记录（出门证）交客户；(6)客户出矿门时将过磅记录（出门证）交门岗。改进原因分析通过IC卡标识客户身份，节省纸质提货记录的登记时间，方便客户，方便司磅员。IC卡的客户身份标识功能也可以延伸到订单生成和收款业务流程，真正方便操作。3.6重车过磅后，发现错误，需要重新过磅或修改3.6.1原业务流程(1)删除错误的过磅记录；(2)补录空车过磅信息；(3)重新磅重车或补录过磅信息改进业务流程(1)删除错误的重车过磅记录（空车过磅记录仍然

14、保留）；(2)重新磅重车或补录改进原因分析空车过磅是重车过磅的基础，但应该是两个独立的业务，因此删除重车过磅记录时，应保留空车过磅记录，这样符合实际业务，同时也节省了操作时间；单独保留空车过磅记录，在业务查询时可以清楚区分这两个业务过程，符合业务管理的需要。3.7车运结算开票原业务流程车运结算具体到车厢，结算（销售）数据均从车厢表中统计；改进业务流程车运结算以订单（发运记录）为基础，结算（销售）数据均从订单（发运记录）表中统计特殊情况车运部分结算（实际可能性很小），可以打开具体车厢列表进行勾选，具体车厢记录中存储结算标志；对订单（发运记录）已结算，而部分车厢未结算的情况，重新生成补充订单（发运量为0，结算量为车厢运量总和）改进原因分析车运结算根据订单（发运记录）来进行，减少了程序复杂度（至少减少1个数量级以上），从根本上解决了程序运行速度慢的问题（至少提高速度1个数量级以上）4 实施效果4.1 提高了查询速度通过业务流程优化，大幅度提高了关联查询和复杂查询的速度。例如，原来与车运销售和结算数据相关联的统计查询报表，运行速度非常缓慢。通过对车运结算业务流程的改进，从原来的统计到具体车厢，改为以订单为统计依据，运行速度取得了质的提高。在10秒内完成复杂的关联统计和分析，如煤质煤价分析等。4.2 理顺了业务关系通过业务流程优化，理顺了业务操作关系。例如原船运