文书照片档案整理课件

1、n文书档案的整理文书档案的整理 文书档案，又称管理性档案，是指机关、文书档案，又称管理性档案，是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和管理等活动中形成的具有保存价值领导和管理等活动中形成的具有保存价值的文件。的文件。 归档文件整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。收集确定“件”文件修整装订分类排列编号编目装盒排架1. 任免、奖惩非本单位人员或部门的文件；2. 上级机关发来供工作参考的抄件；3. 上级机关征求意见未定稿的文件；4. 无

2、查考利用价值的事务性、临时性文件；5. 重份文件；6. 未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件、定稿除外）、铅印文件的各次校对稿（领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；7. 从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；8. 无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信；9. 单位内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；10.本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料；11.为参考目的从各方面收集的文件材料；12.参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文

3、件材料；13.越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料；14.下级机关抄报备案的一般性文件材料。 编史修志工作已经结束的要开始整理归档，各门类史志档案都归在史志类，是专门档案，单独用目录号（与档案局联系后确定）。（二）确定（二）确定“件件” 文件正本与定稿为一件（定稿不易装订的也可单独作为一件）； 正文与附件为一件（如附件数量较多也可各为一件）； 原件与复制件为一件（对制成材料或字迹材料不利于长期保管的、以及破损的文件，要复制后与原件一起归档）； 转发文与被转发文为一件。 归档文件整理方法是以归档文件整理方法是以“件件”为单位，进行文件级整为单位，进行文件级整理。确定理。确定“件件”是归档文件整

4、理工作的关键之一。是归档文件整理工作的关键之一。“件件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。 一般以每份文件为一件，但实践中文件的情况很多，一般以每份文件为一件，但实践中文件的情况很多，要用以下标准来确定件。要用以下标准来确定件。 一本会议记录、介绍信存根应作多一本会议记录、介绍信存根应作多件处理，即以每次会议记录、每份介绍信件处理，即以每次会议记录、每份介绍信各作为一件。各作为一件。（但我们平时工作中往往是整本会议记录、介绍信存根出现，目前我们可（但我们平时工作中往往是整本会议记录、介绍信存根出现，目前我们可以暂时变通不必拆开，逐步实现一次会议

5、一件、一份介绍信一件）。以暂时变通不必拆开，逐步实现一次会议一件、一份介绍信一件）。 *最容易犯的错最容易犯的错误是把一套会议材料误是把一套会议材料装订成一件处理。装订成一件处理。 * *重要文件的正文与历次修改稿为一件（重要文件须重要文件的正文与历次修改稿为一件（重要文件须保留历次修改稿的保留历次修改稿的, ,应作为一件，如修改稿数量较多也可应作为一件，如修改稿数量较多也可各为一件）。各为一件）。 *成套的会议材成套的会议材料各为一件（一个料各为一件（一个会议的材料不能简会议的材料不能简单作一件处理，而单作一件处理，而要分别以件归档）。要分别以件归档）。 发文稿纸：栏目发文稿纸：栏目填写齐全

6、、经领导亲笔填写齐全、经领导亲笔签发的发文稿纸，与正签发的发文稿纸，与正本、定稿一并归档。本、定稿一并归档。 文件处理单：正文件处理单：正文与文件处理单为一件；文与文件处理单为一件； 不论有无领导批示内容、不论有无领导批示内容、有无处理结果的文件处有无处理结果的文件处理单，均应与文件一起理单，均应与文件一起归档。归档。 来文与复文（指请来文与复文（指请示与批复、报告与批示、示与批复、报告与批示、函与复函）各为一件。函与复函）各为一件。报表、名册、图册等按其原来的装订方报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；式，一册（本）为一件； 充分尊充分尊重和利用原来的基础。输入每份报表、重

7、和利用原来的基础。输入每份报表、名册的题名名册的题名+ +单位名（人名）。单位名（人名）。 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复保护要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。行。 需保管需保管3030年以上的文件要进行修整，保管年以上的文件要进行修整，保管1010年以下的文件保持原年以下的文件保持原状就行了，减少不必要的劳动

8、。状就行了，减少不必要的劳动。 文件修整工作内容有修裱、复制、去除易锈金属物，及大纸张文件修整工作内容有修裱、复制、去除易锈金属物，及大纸张折叠。折叠。 修裱：对破损纸张进行修补或托裱。修裱：对破损纸张进行修补或托裱。 复制：对字迹模糊或易褪变的文件进行复制。复制：对字迹模糊或易褪变的文件进行复制。 去除易锈金属物：最主要的工作是除去普通的订书钉、回形针、去除易锈金属物：最主要的工作是除去普通的订书钉、回形针、大头针等，防止时间长了生锈。大头针等，防止时间长了生锈。 大纸张折叠：归档文件盒尺寸是按照大纸张折叠：归档文件盒尺寸是按照A4 规格设计的，所以大纸张要进行折叠后才能装规格设计的，所以大

9、纸张要进行折叠后才能装入，折叠时尽量减少折数，文件页数多的要单入，折叠时尽量减少折数，文件页数多的要单张折叠。张折叠。 归档文件经修整后要按件装订。归档文件经修整后要按件装订。 从从2009年度开始数字化扫描后，档案须进馆单位年度开始数字化扫描后，档案须进馆单位就不需要再换不锈钢钉了，一般订两只钉就够了。就不需要再换不锈钢钉了，一般订两只钉就够了。不锈钢钉装订方式不锈钢钉装订方式 注：装订时，纸张要对齐装订的一边（左边齐、底注：装订时，纸张要对齐装订的一边（左边齐、底边齐），一个单位的装订方式应相对统一。保存十年的边齐），一个单位的装订方式应相对统一。保存十年的文件材料可保持原装订方式不变。文

10、件材料可保持原装订方式不变。较厚的文件采用三孔一线的装订方式。较厚的文件采用三孔一线的装订方式。 装订时注意件内文件的排列顺序：装订时注意件内文件的排列顺序： 正本在前，定稿在后；正文在前，附件正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；有文件处理单的，文件处理被转发文在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后。单在前，正文在后。n有两种常用的分类方法：有两种常用的分类方法：n 二级分类方法：保管期限二级分类方法：保管期限年度，即将一个年度，即将一个年度的文件材料按不同保管期限分开；年度的文件材料按不同保管

11、期限分开；n 三级分类方法：保管期限三级分类方法：保管期限年度年度机构（问机构（问题），即将一个年度的文件材料按不同保管期限题），即将一个年度的文件材料按不同保管期限分开，再将同一保管期限的文件材料按机构或问分开，再将同一保管期限的文件材料按机构或问题分开。题分开。n 单位较小形成文件材料较少的可采用二级分单位较小形成文件材料较少的可采用二级分类方法：保管期限类方法：保管期限年度，即将一个年度的文件年度，即将一个年度的文件材料按不同保管期限分开。材料按不同保管期限分开。因故未及时整理归档的零散文件材料，因故未及时整理归档的零散文件材料，可排在同一年度、期限的所有文件的最后，可排在同一年度、期限

12、的所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一或并入关系密不可分的相关文件中作为一件。上述情况应在盒内备考表中加以说明，件。上述情况应在盒内备考表中加以说明，而在实际整理工作中应尽量避免。而在实际整理工作中应尽量避免。1、根据各单位编制的文件材料归档范围和保管期限表，逐件确定期限。 期限按照国家档案局第八号令分为： 永久、 30年、 10年；2、企业可按照企业档案工作规范、国家档案局第10号令去判定期限；3、机关常见归档文件材料期限确定参考： 、会议材料：党代会、人大政协会、工青妇代会及常委会、执委会、主席团会、委员会、政府常务会、专题会、办公会、党委会、党组会、行政办公会、工作会、主

13、办会议等n主要文件材料（除讨论未通过和一般性文件材料都是主要文件） 永久n典型材料、代表发言、交流材料、简报等 30年n未通过的文件材料 10年、会议记录：n上述会议的记录、纪要 永久n中心组学习、以学习和传达会议精神为主的职工大会记录、纪要 10年、党政工妇团协会学会工作计划、要点、总结、报告、报表、调研材料:n本机关年度及以上的；重要职能活动的；重要专题调研形成的材料 永久n下级机关重大问题事项的专项报告 30年n本机关年度（不含）以下的；下级机关年度及以上的材料 10年、规定性文件：n本机关制定的法规政策性文件；上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件 永久 n上级机关制发的属于本机关

14、主管业务的一般性文件；同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年、代上级机关起草并被采用的重要法规性、规范性、专项业务文件的最后草稿 30年、行政管理工作制度、规定、程序、执法检查情况汇总、通报、整改通知、处理决定等 永久 、联合行文：n本机关为主办的重要业务问题 永久n本机关为主办的一般业务问题 30年n本机关为协办的，统一降一个档次、请示与批复：n上级机关对本机关重要业务问题请示的批复；本机关对同级、下级机关重要业务问题的批复、复函 永久n上述一般问题的批复、复函（如对人大建议、政协提案的） 30年n无批复、复函的重要业务问题的请示 10年、来信来访文件：n有领导重要批示

15、和处理结果的 永久n其他有处理结果的 30年n不需办理的 不归n这里要强调的是：通常我们在实际工作中发现，有好多上访材料即便没有处理结果，还经常会遇到再次上访、多次上访，领导和有关部门过问有关情况，我们建议把这些材料也要归档，期限可根据实际不要太高，便于我们平时工作。、组织人事工作文件：n本机关机构设撤更名并转、编制确定增减 、印信启用废弃、人事任免考核、职称评审晋升、转录聘用、离退辞、调整工资、津贴、伤残、死亡抚恤等材料 ； 永久n入党入团入会的请示与上级部门的批复；党政工团妇协会学会人员花名册；党组织、行政、调动、工资介绍信及存根 永久n单位组织机构沿革、全宗介绍、大事记等编研材料 永久n

16、简报、简讯、信息等 10年、奖励与处分（含取消处分）n县级及以上奖励；严重及以上警告处分 永久n县级以下奖励；警告及以下处分 30年 、资产权益与财务预算：n固定资产投资；房产、地产、不动产、自然资源的两权确认；职工承租、购置本单 位住房的合同、协议等以及与有关单位、个人签订的重要合同、协议 永久n本单位财务预算材料 ，上级单位下达年度经费预算、重要项目预算 30年n上级部门、同级部门下达的一般日常费用文件材料 10年n归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列，如一排列。同一事由中的文

17、件，按文件形成先后顺序排列，如一套会议文件材料属同一个事由，其相关材料应按时间顺序排套会议文件材料属同一个事由，其相关材料应按时间顺序排列在一起；事由间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。列在一起；事由间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。n特别提示：事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或特别提示：事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。一项工程、一次活动、一次会议，一段较紧密的工作过程。一项工程、一次活动、一次会议，均可分别视为一个事由。一次请示，批复收到后，可视为事均可分别视为一个事由。一次请示，批复收到后，可视为事由办理完毕。事由不能与由办理完毕。事由不能与

18、“问题问题”这一概念混淆，如这一概念混淆，如“人事人事工作工作”、“党务工作党务工作”等都不能称为一个事由。等都不能称为一个事由。 运用文档一体化管理软件的单位，应在软件中专门设置运用文档一体化管理软件的单位，应在软件中专门设置事由栏目，同一事由的一组文件，要分别在事由栏里输入相事由栏目，同一事由的一组文件，要分别在事由栏里输入相同的关联词，使它们自动排列在一起。同的关联词，使它们自动排列在一起。 在同年度内，坚持同类别、同期限原则，按照事由将“件”划分成若干个部分，每个事由再按照重要程度或时间排列 原则：同年度、同类别、同期限。以单位年度行政类永久文件为例： A E B C C D先分事由：

19、D 对事由排序： F E B F A 在同一事由内，按照文件的形成时间或重要程度排列，形成一个自然号-室编件号，填入归档章。n紧接前面例子： E C事由顺序 D F B A abcdabcababcabcabc E C D F B A 1a-12c-23b-34d-41b-52a-61b-72a-83c-91a-102c-113b-121c-132a-143b-151b-162c-173a-18形成室编件号同一事由内件排序 归档文件经分类、排列等系统整理后，要逐件编制档归档文件经分类、排列等系统整理后，要逐件编制档号章，档号章是将归档文件在全宗中的位置，予以固定的号章，档号章是将归档文件在全宗

20、中的位置，予以固定的一组标识符号。一组标识符号。 编制要求：编制要求：在在“件件”的的正上方、居中、空白处正上方、居中、空白处加盖加盖红红色色归档章，如居中处有批注等文字，可选择上方其他空白归档章，如居中处有批注等文字，可选择上方其他空白位置。然后在方格内填写对应的内容。位置。然后在方格内填写对应的内容。 归档章一归档章一般用般用红色印泥红色印泥加盖，档号填加盖，档号填写用黑色或蓝写用黑色或蓝黑墨水笔填写。黑墨水笔填写。 全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。没列入进馆序列的企事业单位，就没有全宗号，可不填写。 年度：填写文件形成年度。以四位阿拉伯数字标注公元年，如“ 2010 ”。 如在2

21、011 年整理的是2010 年应归档文件，应填写“2010”。 档案室编件号：填写归档文件在分类方案的最低一级内的排列顺序号，从“1”开始流水标注。（如2010年度的归档文件，永久1n件，30年1n件， 10年1n件）。 此格空白，不填任何数字和文字。 归档章按标准制作，归档章的填写内容与要求：归档章按标准制作，归档章的填写内容与要求： 机构（问题）此格由三级分类的单位填写，如“办公室”或”行政类”。一般我们都不填。 保管期限：填写归档文件实际的保管期限。如 “ 永久”、“30年”、“10年”。 档案馆编件号：移交进档案馆时经鉴定后重新编制的流水号，档案室不用填写。 总页数：填写该归档文件中有

22、图文内容页面的总数。若这份文件有连续页码的则不必重新编页码；若无页码或页码不连续的，则在件的正面有字的右下角、反面有字的左下角，用铅笔重编页码。(为选择项可不选) 特别提醒：一个类一个流水号，如采用特别提醒：一个类一个流水号，如采用“年度保管期限年度保管期限”分类分类方法，永久、方法，永久、30年、年、 10 年分别自年分别自1开始编流水号（件号），第开始编流水号（件号），第二年仍然分别从二年仍然分别从1开始编号。开始编号。 最容易出现的问题：最容易出现的问题：（歪章）（歪章）（用蓝色、黑色印泥）（用蓝色、黑色印泥）（在文字上盖章）（在文字上盖章）（位置不对）（位置不对）（不按规定填写）（不按

23、规定填写） 件号：件号：填写归档章上的室填写归档章上的室编件号。编件号。 责任者：责任者：填写制发文件的填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关组织或个人，即文件的发文机关或署名者的名称。填写责任者使或署名者的名称。填写责任者使用全称或通用简称，用全称或通用简称，责任者多责任者多的可适当省略，但必须填写主要的可适当省略，但必须填写主要责任者。责任者。 文号：文号：填写文件的发文字填写文件的发文字号，一般由机关代字、年度、顺号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，要求照实抄录，填写序号组成，要求照实抄录，填写完整，不得省略。如完整，不得省略。如 题名：归档文件的标题。文件只有一个题名且能反映文件

24、内容的（正题名） ，填写时照实抄录；文件有正副题名的，正题名能反映文件内容的，副题名无须抄录；文件有并列题名的，并列题名与正题名一并抄录；没有题名或题名不规范的，可自拟标题，外加“ ”号。文件的附件独立性强，正文标题不能反映附件内容时附件标题可一并抄录，外加“（）”标注。在计算机辅助管理条件下，若题名较笼统，需要进一步细化著录。 特别提示：题名十分重要，特别提示：题名十分重要，是以后查找档案时的最重要的要是以后查找档案时的最重要的要素，填写时一般应照实抄录；任素，填写时一般应照实抄录；任免文件和表彰文件中本单位人员免文件和表彰文件中本单位人员未列在题名中的，在题名后将本未列在题名中的，在题名后

25、将本单位人员列出，原题名简单的要单位人员列出，原题名简单的要重拟，这些补充的内容都要加重拟，这些补充的内容都要加“（）（）”。 日期：日期：文件的形成文件的形成时间，以时间，以8 位阿拉伯数字位阿拉伯数字标注年月日，如标注年月日，如20100909或或2010 0909。 （国家标准中年月日之间（国家标准中年月日之间不不加加点，档案管理软件自动生成）点，档案管理软件自动生成） 页数：页数：填写每一件填写每一件归档文件中有图文页面的总归档文件中有图文页面的总数（归档章上的总页数）。数（归档章上的总页数）。 备注：备注：注释文件需注释文件需说明的情况包括密级、破损、说明的情况包括密级、破损、修改、

26、补充、移出、销毁等修改、补充、移出、销毁等（一般情况下空着）。计算（一般情况下空着）。计算机文档一体化管理系统中，机文档一体化管理系统中，备注项内可录入其他内容，备注项内可录入其他内容，如机构或问题名称、事由、如机构或问题名称、事由、二级目录。二级目录。 特别提示：日期的书写方式不特别提示：日期的书写方式不得省略，不能只写月日，要写全年得省略，不能只写月日，要写全年月日。月日。常见的错误常见的错误 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录一年装订成一本，亦可每年区分保管期限装订成三本，录一年装订成一本，亦可每年区分保管期限装订成三本，这要根据单

27、位年度归档的数量来定。这要根据单位年度归档的数量来定。 归档文件目录用纸封面尺寸采用国际标准归档文件目录用纸封面尺寸采用国际标准A4 型。型。 全宗名称：全宗名称：立档单位的名立档单位的名称，填写时应使用全称或规范称，填写时应使用全称或规范化简称。化简称。 年度：年度：文件形成年度。文件形成年度。（注意不是整理年度）（注意不是整理年度） 保管期限：保管期限：对应归档文件对应归档文件的保管期限，填写永久、的保管期限，填写永久、30年、年、10 年。年。 机构（问题）：机构（问题）：根据分类根据分类方案，填写对应归档文件的类方案，填写对应归档文件的类目。目。 归档文件目录装订成册，归档文件目录装订

28、成册，由档案人员保管。由档案人员保管。 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不同保管期限写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不同保管期限不同年度的不得装在同一盒内，不同年度的不得装在同一盒内， 装盒按归档的件号顺序装入，装满一盒后再装装盒按归档的件号顺序装入，装满一盒后再装下一盒下一盒 。 盒内备考表放置在盒内文件之后，要签署完备。盒内备考表放置在盒内文件之后，要签署完备。（十）装盒 封面应标明全宗名封面应标明全宗名称。统一采用黑色字体。称。统一采用黑色字体。 档案盒在盒脊设置档案盒在盒脊设置全宗号、年度、保管期限、全宗号

29、、年度、保管期限、起止件号、盒号等必填项，起止件号、盒号等必填项，设置机构（问题）选填项。设置机构（问题）选填项。用黑色或蓝黑墨水加盖印用黑色或蓝黑墨水加盖印章或书写。章或书写。 起止件号填写盒内起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文第一件文件和最后一件文件的件号。件的件号。 盒号即档案盒的排盒号即档案盒的排列序号，档案室可根据需列序号，档案室可根据需要用铅笔编制（后面要讲）要用铅笔编制（后面要讲） 特别提醒：纸张中的酸性对档案有很大危害，酸会使纸张变硬发脆，严重的特别提醒：纸张中的酸性对档案有很大危害，酸会使纸张变硬发脆，严重的会导致纸张成粉沫。确保档案安全最重要会导致纸张成粉沫。确保档案安全最重要，所以长期保存的档案必须要采用无所以长期保存的档案必须要采用无酸纸书写，装具也要用无酸档案盒。要求使用档案局监制的无酸纸盒。酸纸书写，装具也要用无酸档案盒。要求使用档案局监制的无酸纸盒。 盒的背面有监制标志盒的背面有监制标志 脊背字体适脊背字体适中，用黑色或蓝中，用黑色或蓝黑墨水书写或盖黑墨水书写或盖章，字迹要端正。章，字迹要端正。盒号的编制：盒号的编制：n按按“保管期限保管期限-年度年度机构（问题机构（问题 ）” 分类分类n以以XX单位永久为例：单位永久为例： n2001年度：党群类年度：党群类 行政类行政类 业务类业务类n 0000003盒盒 00040006盒盒