办公自动化软件在课程教学中的应用(精简版)

1、1 主讲：胡丽华主讲：胡丽华 单位：继续教育学院单位：继续教育学院Excel用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！主要内容主要内容Excel用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！Excel-电子表格制作电子表格制作功能：创建、编辑工作表，强大的计算功能功能：创建、编辑工作表，强大的计算功能( (函数函数) )，图表，图表，排序，分类汇总，数据筛选排序，分类汇总，数据筛选 etcetc应用：期末学生成绩，公司报表，工资

2、表等各类计算应用：期末学生成绩，公司报表，工资表等各类计算Main Contents: :1. 基础知识、基本概念及操作基础知识、基本概念及操作2. 熟练运用公式和常用函数进行计算熟练运用公式和常用函数进行计算（sum,average,max,min,if,count,countif）3. 制作图表、编辑图表及修饰图表制作图表、编辑图表及修饰图表4. 对工作表进行美化，并会使用多工作表的操作对工作表进行美化，并会使用多工作表的操作5. 数据管理和数据分析，如排序、分类汇总、数据筛选、建立透数据管理和数据分析，如排序、分类汇总、数据筛选、建立透视表视表 and so on Excel用于数据处理

3、、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！需要执行哪些操作呢? 新建文件 输入数据 完成计算1. 修饰表格Excel用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！1 新建文件新建文件1.1.1 启动启动Excel（类似（类似word）F 开始程序ExcelF 双击快捷方式启动F 合并的主窗口和工作薄窗口F 分开的主窗口和工作薄窗口1.1 熟悉熟悉Excel2003的工作环境的工作环境Excel用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统

4、计、金融等领域！用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！1.1.2 Excel窗口（类似窗口（类似Word） 主窗口的组成：F 标题栏F 菜单栏 （9个）F 工具栏F 编辑栏：名称框F 状态栏名称框：显示单元名称框：显示单元格地址或者名称格地址或者名称编辑栏：用来显示和编辑活动编辑栏：用来显示和编辑活动单元格中的数据及公式单元格中的数据及公式1 新建文件新建文件Excel用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！1.1.2 Excel窗口（类似窗口（类似Word） 基本概念基本概念，与

5、WordWord 不同的： 数据编辑栏数据编辑栏： 工作薄工作薄：一个一个ExcelExcel文件就是一个工作薄，扩展名文件就是一个工作薄，扩展名.xls.xls，含若干张工作表，含若干张工作表 工作表工作表：是组织和管理数据的地方，组成工作薄的基本单位是组织和管理数据的地方，组成工作薄的基本单位 单元格单元格：工作表为工作表为65536*256表格，最小组成单位表格，最小组成单位 注意注意：上述三者与文件的关系上述三者与文件的关系 活动工作表活动工作表：正在使用的工作表，又称当前工作表；鼠标单击正在使用的工作表，又称当前工作表；鼠标单击 活动单元格活动单元格：正在使用的单元格，又称当前单元格

6、；鼠标单击正在使用的单元格，又称当前单元格；鼠标单击1 新建文件新建文件Excel用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！1 新建文件新建文件 新建工作薄新建工作薄 选定一张工作表选定一张工作表 输入数据输入数据 1.2 新建文件新建文件Excel用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！（1 1）直接输入数据（）直接输入数据（3步法）步法）| 文本型文本型（数字数字型文本数据文本数据）| 数值型数值型：分数、较长的数字分

7、数、较长的数字| 日期时间型：日期时间型： 当天日期、当天时间输入当天日期、当天时间输入 Ctrl +; Ctrl + Shift +; 换行换行2.1 输入原始数据输入原始数据4种方法种方法学号怎学号怎么输呢么输呢?先在数字前添加英文单引号先在数字前添加英文单引号“”,再输入后面的数据再输入后面的数据2 输入数据输入数据Alt + EnterExcel用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！（3）自动填充自动填充数据数据 填充相同数据填充相同数据 填充序列数据：等差、等比等填充序列数据：等差、等比等 填充

8、用户自定义序列数据填充用户自定义序列数据特殊数据序列输入两种方法：鼠标拖动、菜单法特殊数据序列输入两种方法：鼠标拖动、菜单法掌握好以上几种方法，会大大提高工作效率掌握好以上几种方法，会大大提高工作效率（2）快速输入数据快速输入数据（4 4）利用命令导入外部数据）利用命令导入外部数据2 输入数据输入数据Excel用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！注意：注意：数据有效性的设置数据有效性的设置 为避免用户在录入数据为避免用户在录入数据时输入一些不符合要求的时输入一些不符合要求的数据（无效数据），可执数据（无

9、效数据），可执行行“数据数据| |有效性有效性”菜单菜单命令设置数据范围命令设置数据范围2 输入数据输入数据Excel用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！3.1 应用公式应用公式(P165)使用公式和函数计算数据使用公式和函数计算数据(1)计算方法：选定需要计算的单元格计算方法：选定需要计算的单元格H3， 输入公式输入公式: =D3+E3+F3+G3，求总分，求总分 公式复制公式复制: 来源单元格来源单元格H3,选定选定H3后，指向它的填充柄，鼠标后，指向它的填充柄，鼠标变成小变成小+号时，按下左键向下

10、拖动即可计算其他单元格的总分。号时，按下左键向下拖动即可计算其他单元格的总分。 公式是利用单元格的引用地址对其中的数值进行分析与计算的等公式是利用单元格的引用地址对其中的数值进行分析与计算的等式，由式，由“=”引导，后面可以是常量、引导，后面可以是常量、运算符运算符、单元格引用地址等、单元格引用地址等。3 完成计算完成计算Excel用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！引用运算符引用运算符引用引用运算符运算符名称名称含义含义示例示例：区域运算符区域运算符 包括两个引用在内的包括两个引用在内的所有单元格的引

11、用所有单元格的引用Sum(A1:D1)Sum(A1:D1), ,联合运算符联合运算符 对多个引用合并为一对多个引用合并为一个引用个引用Sum(A1,B2,C8)Sum(A1,B2,C8)空格空格交叉运算符交叉运算符 产生同时隶属两个引产生同时隶属两个引用的单元格区域的引用的单元格区域的引用用Sum(A1:D2 Sum(A1:D2 B3:E6)B3:E6) 运算符有四类，算术运算符、关系运算符、文本运算符有四类，算术运算符、关系运算符、文本运算符、引用运算符运算符、引用运算符Excel用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统

12、计、金融等领域！3.2 粘贴函数粘贴函数(P166)函数是函数是预先定义好的预先定义好的 内置内置公式，一般形式为：公式，一般形式为：如如: =Sum(c2:c6), =average(f3:f10) =() 举例：举例：使用公式和函数计算数据使用公式和函数计算数据(2)其中参数可以是常量、单元格、单元格区域、公式或其它函数其中参数可以是常量、单元格、单元格区域、公式或其它函数3 完成计算完成计算Excel用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！使用公式和函数计算数据使用公式和函数计算数据(3)3.2 粘贴

13、函数粘贴函数(P166)函数种类很多，涉及财务、日期与时间、数学、统计、查找与函数种类很多，涉及财务、日期与时间、数学、统计、查找与引用、数据库等多方面，有两种输入形式：引用、数据库等多方面，有两种输入形式：| 直接输入法：在单元格或编辑栏输入，适合简单函数直接输入法：在单元格或编辑栏输入，适合简单函数| 插入函数法：执行插入函数法：执行“插入插入|函数函数”命令，或按命令，或按3 完成计算完成计算Excel用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！使用公式和函数计算数据使用公式和函数计算数据(4)3.2 粘

14、贴函数粘贴函数(P166)常用工具栏有一个自动求和按钮，集成常用工具栏有一个自动求和按钮，集成了了5个最简单、最常用函数，分别是个最简单、最常用函数，分别是sum、average、count、max、min3 完成计算完成计算Excel用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！2 Excel的基本操作的基本操作使用公式和函数计算数据使用公式和函数计算数据(5)3.2 粘贴函数粘贴函数(P166)下面以学生成绩表为例，说明一些常用函数的用法。下面以学生成绩表为例，说明一些常用函数的用法。 Sum函数：函数： A

15、verage函数：函数： Max函数：函数： Min函数：函数： If函数：函数：计算单元格区域中所有数值的和计算单元格区域中所有数值的和计算单元格区域中所有数值的平均值计算单元格区域中所有数值的平均值计算一组数值中的最大值计算一组数值中的最大值计算一组数值中的最小值计算一组数值中的最小值判断条件是否满足，满足返回一个值，判断条件是否满足，满足返回一个值，不满足返回另一个值不满足返回另一个值3 完成计算完成计算Excel用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！使用公式和函数计算数据使用公式和函数计算数据(6

16、)3.2 粘贴函数粘贴函数(P166)下面以学生成绩表为例，说明一些常用函数的用法。下面以学生成绩表为例，说明一些常用函数的用法。 Count函数函数 Countif函数函数 Sumif函数函数计算包含数字的单元格的个数计算包含数字的单元格的个数计算某个区域中满足给定条件的单元格个数计算某个区域中满足给定条件的单元格个数对满足条件的若干单元格求和对满足条件的若干单元格求和语法格式为语法格式为=sumif(range,criteria,sum_range)range为用于条件判断的单元格区域，为用于条件判断的单元格区域，criteria为要求和的条件，为要求和的条件，sum_range需要求和的

17、实际单元格需要求和的实际单元格3 完成计算完成计算Excel用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！使用公式和函数计算数据使用公式和函数计算数据(7) 下面看一个综合例子，有某公司的员工工资发放一览表，下面看一个综合例子，有某公司的员工工资发放一览表，要求如下：要求如下： 公司规定，职务为公司规定，职务为“主任主任”的员工，每月增加的员工，每月增加1000元特殊补助，职务元特殊补助，职务为为“业务员业务员”的员工每月增加的员工每月增加500元特殊补助。元特殊补助。 员工的应缴税款以基本工资和奖金之和为基准。

18、两项和在员工的应缴税款以基本工资和奖金之和为基准。两项和在3000元以下元以下不缴税；在不缴税；在3000-5000之间，缴纳税额为应发工资的之间，缴纳税额为应发工资的1%；5000元以上的，元以上的，缴纳税额为应发工资的缴纳税额为应发工资的3%。 统计所有实发工资在统计所有实发工资在4500元以上的员工个数，统计职务为元以上的员工个数，统计职务为“主任主任”的的员工实发工资总额。员工实发工资总额。3 完成计算完成计算Excel用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！Excel用于数据处理、统计分析等操作，

19、广泛应用于管理、统计、金融等领域！用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！使用公式和函数计算数据使用公式和函数计算数据(8)3.3 公式和函数中单元格的引用地址公式和函数中单元格的引用地址(P167) 公式的自动填充操作就是复制公式公式的自动填充操作就是复制公式单元格的引用单元格的引用| 相对引用相对引用 ?| 绝对引用绝对引用 ?| 混合引用混合引用 ? 默认的引用方式，特点是公式或函数在移动或默认的引用方式，特点是公式或函数在移动或复制时，该地址会根据移动的位置自动调节。复制时，该地址会根据移动的位置自动调节。在列号和行号前加在列号和行号前加”$”,特点是公式或函数

20、在移特点是公式或函数在移动或复制时，该地址会始终保持不变动或复制时，该地址会始终保持不变。在列号或行号前加在列号或行号前加”$”,特点是公式或函数在移动特点是公式或函数在移动或复制时，有的部分保持不变而没有或复制时，有的部分保持不变而没有”$”的随位的随位置自动调节。置自动调节。3 完成计算完成计算Excel用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！3 Excel的基本操作的基本操作3.2 编辑工作表编辑工作表“先选定后执行先选定后执行”（P169）编辑包括：编辑包括：工作表中数据的编辑，单元格、行、列的插入

21、和删除工作表中数据的编辑，单元格、行、列的插入和删除工作表的插入、移动、复制、删除、重命名等工作表的插入、移动、复制、删除、重命名等1. 工作表中数据的编辑工作表中数据的编辑包括：数据的清除、移动和复制等包括：数据的清除、移动和复制等数据的清除和删除数据的清除和删除数据的移动和复制数据的移动和复制2. 单元格、行、列的插入和删除单元格、行、列的插入和删除3. 工作表的插入、移动、复制、删除、重命名工作表的插入、移动、复制、删除、重命名Excel用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！格式化工作表（修饰）格式

22、化工作表（修饰）J 格式化数据格式化数据( (数据格式化和字符格式化数据格式化和字符格式化) )J 调整工作表的列宽和行高（鼠标拖动法和菜单法）调整工作表的列宽和行高（鼠标拖动法和菜单法）J 设置单元格数据的对齐方式设置单元格数据的对齐方式J 添加边框与底纹添加边框与底纹J 使用条件格式使用条件格式J 自动套用格式自动套用格式条件格式可以使数据在满足不条件格式可以使数据在满足不同条件时，显示不同的格式同条件时，显示不同的格式4 修饰表格修饰表格Excel用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！通过创建学生成

23、绩表，学习到了以下基本操作：通过创建学生成绩表，学习到了以下基本操作：新建文件：即新建工作薄，选定工作表新建文件：即新建工作薄，选定工作表输入数据：特殊数据输入（文本型）、换行输入数据：特殊数据输入（文本型）、换行等等计算：计算： 编辑公式、插入函数编辑公式、插入函数修饰表格：对齐方式、边框图案、条件格式修饰表格：对齐方式、边框图案、条件格式等等Excel用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！返回目录返回目录精彩精彩PPTExcel用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！用于数据处

24、理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！图表的优势图表的优势:4 制作图表制作图表按按F11快捷键快速创建快捷键快速创建利用图表向导利用图表向导 图表生成的一般步骤图表生成的一般步骤(四步四步)使数据更直观使数据更直观,更清楚更清楚,易懂易懂图表对应项可随数据源的改变而自动更新图表对应项可随数据源的改变而自动更新4.1 创建图表（创建图表（2种方法）种方法）4.2 编辑图表编辑图表:更改图表类型更改图表类型更改数据区域更改数据区域4.3 格式化图表格式化图表:Excel用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统

25、计、金融等领域！作业四-美化表格 建立一份公司员工工资表或者其他数据表 对工作表中数据工作表中数据设置格式修饰表格； 将数据复制到另一张工作表另一张工作表中，再制作两个图制作两个图表（独立和嵌入式两种）表（独立和嵌入式两种） 并修饰修饰做好的图表今天要做的东西比较多，注意抓紧时间做，要不然做不完Excel用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！5.1 建立数据清单建立数据清单5 数据管理和分析数据管理和分析数据清单、表结构、表记录数据清单、表结构、表记录 ?创建数据清单遵循准则创建数据清单遵循准则 理解概念

26、ExcelExcel不仅具有强大的计算功能，还能方便、快捷地对进行数不仅具有强大的计算功能，还能方便、快捷地对进行数据排序、筛选、分类汇总、创建数据透视表等统计分析工作。据排序、筛选、分类汇总、创建数据透视表等统计分析工作。 数据清单又称数据列表，是一张二维表格，即工作表中单元格构数据清单又称数据列表，是一张二维表格，即工作表中单元格构成的矩形区域，它必须包括两部分，表记录和表记录。表结构是数据成的矩形区域，它必须包括两部分，表记录和表记录。表结构是数据清单的第一行，即列标题（又叫字段名）；表记录是清单的第一行，即列标题（又叫字段名）；表记录是Excel实施管理功实施管理功能的对象。能的对象。

27、Excel用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！5 数据管理和分析数据管理和分析5.2 数据排序数据排序F 简单排序：简单排序：对单个字段排序，一般用对单个字段排序，一般用“常用工具栏常用工具栏”排序按排序按钮。钮。F 复杂排序：复杂排序：对多字排序，通过对多字排序，通过“数据数据|排序排序”菜单命令实现。菜单命令实现。注意方注意方法法用来排序的字段称为关键字，排序方式分升序和降序两种。用来排序的字段称为关键字，排序方式分升序和降序两种。例题：对学生成绩表进行排序，按例题：对学生成绩表进行排序，按“主要关

28、键字主要关键字”总分降序排总分降序排列，总分相同时，按数学成绩降序排列，数学成绩再相同时，列，总分相同时，按数学成绩降序排列，数学成绩再相同时，按计算机成绩降序排列。按计算机成绩降序排列。Excel用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！5 数据管理和分析数据管理和分析注意方注意方法法5.3 数据筛选数据筛选F 自动筛选：自动筛选：单个字段，或多字段单个字段，或多字段 筛选筛选“逻辑与逻辑与”关系关系F 高级筛选：高级筛选：多字段筛选多字段筛选“逻辑或逻辑或”关系，可一次完成多个条件的筛选关系，可一次完成多

29、个条件的筛选功能：将不感兴趣的记录暂时隐藏起来，只显示感兴趣的信息功能：将不感兴趣的记录暂时隐藏起来，只显示感兴趣的信息高级筛选注意事项：高级筛选注意事项： 进行高级筛选时，需要在条件区域输入条件。条件区域应建立在进行高级筛选时，需要在条件区域输入条件。条件区域应建立在数据数据清单以外，用空行或者空列与数据清单分隔。输入筛选条件时，清单以外，用空行或者空列与数据清单分隔。输入筛选条件时，首行首行输入条件字段名，第二行起输入筛选条件，输入在同一行上的条输入条件字段名，第二行起输入筛选条件，输入在同一行上的条件关件关系为系为“逻辑与逻辑与”，输入在不同行的为，输入在不同行的为“逻辑或逻辑或”，条件

30、输完之后开始，条件输完之后开始执行执行“高级筛选高级筛选”命令。命令。Excel用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！5 数据管理和分析数据管理和分析注意方注意方法法5.3 数据筛选数据筛选高级筛选举例：高级筛选举例：例题：在例题：在“学生成绩表学生成绩表”中中筛选出平均分大于等于筛选出平均分大于等于75的的男生或平均分小于男生或平均分小于85的女生，的女生，筛选结果显示在其他位置。筛选结果显示在其他位置。Excel用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！用于数据处理、统计分析等操

31、作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！5 数据管理和分析数据管理和分析 数据的共同特点：首先要进行分类（数据的共同特点：首先要进行分类（排序排序），将同类别），将同类别数据放到一起，再进行数量求和之类的汇总计算数据放到一起，再进行数量求和之类的汇总计算5.4 分类汇总分类汇总 分类汇总有两种：简单汇总和嵌套汇总分类汇总有两种：简单汇总和嵌套汇总F 简单汇总是对数据清单的一个或多个字段仅作一种方式的简单汇总是对数据清单的一个或多个字段仅作一种方式的汇总汇总F 嵌套汇总是对同一字段进行多种不同方式的汇总嵌套汇总是对同一字段进行多种不同方式的汇总值得注意的是，在值得注意的是，在Excel中没有专门的中没有专门的“分类分类”命令，分类的实现使用的是命令，分类的实现使用的是”排序排序”命令命令Excel用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！用于数据处理、统计分析等操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域！5 数据管理和分析数据管理和分析5