1806001会议室使用管理制度发行版(1)

1、文件编号： ZB-1806001深深圳市艾姆诗数码科技有限公司会议室管理规定为进一步加强会议室管理充分发挥作用，提高使用率，明确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程，现对会议室的使用作如下规定:一、会议室用途会议室适用于公司会议、部门会议、员工培训、员工工作面谈、招聘面试、客户接待以及适合在会议室举办的小型活动、竞赛活动等场所，不做其它用途。二、会议室的预约2.1公司会议室统一由行政部管理、统筹协调安排使用，并负责会议室内设备物品的管理；2.2部门或个人需要使用会议室时，需提前一天及以上时间向行政部行政前台发出预约（统一将会议室预约信息发至“总部+分部会议使用”钉钉群），行政前台查询会议时

2、间没有冲突后。会将预约成功的会议室预约表发在钉钉群内。三、会议室使用规定3.1会议室使用应遵循先预约后使用，没有经过提前预约的部门及个人，在会议室没有被预约的情况下可以使用，但如果已被预约则必须礼让已预约会议室的部门或个人；3.2会议室依照预约的先后顺序使用，特殊情况下经相互协商后调整使用顺序，行政部不参与协商，由使用部门及个人自行协商；3.3遇公司管理层级的紧急或重要会议，已预约使用会议室的部门及个人在不能调换时间的情况，应优先公司管理层级的会议；3.4部门及个人应在会议预约时间达到会议室并开始使用，超过15分钟未到达会议室的，行政部有权对会议室的使用另行安排；3.5如部门临时取消预约，再需

3、使用会议室时，需重新预约；3.6部门及个人应按预约的时间内使用完毕会议室，不得超时使用。如需延长使用时，请及时通知行政前台延长会议时间，如在紧接的时间段内已安排了给其他部门或个人使用，超时使用的部门或个人应离开该会议室；3.7任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全规范的使用，严禁私自接拉电源，私自移动设备。如因个人原因造成设施设备损坏，须照价赔偿；3.8会议室内的所有设施设备，未经允许，严禁带出会议室；3.9会议室使用期间，使用部门或个人需保持会议室的整洁，不允许有乱扔垃圾等不讲卫生的行为；如需使用会议室设备，应提前说明，以备提前准备，确保会议顺利进行；3.10会议结束

4、后，使用部门务必将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等还原，离开时关闭电源、空调、投影、音响等会议设备；会议结束未关闭会议设备的包括但不限于照明、空调、电脑、投影、音响等设备;行政部将直接对会议室预约人和预约部门负责人同时开具行政罚款单，罚款金额100元/人次；发现两次及以上的行政部有权取消该部门未来一个月内的会议室预约要求；3.11接待重要来访客人，需要提前准备瓶装饮用水或果盘，请提前一天通知行政部准备。四、本规定自2018年6月1日起执行，最终解释权归行政部。五、附则附件1：会议室物品摆放图解附件2：会议设备开启、关闭流程图 行政部 二0一八年六月一日 附件一：会议室物品摆放图解会议室使用须

5、知：  Ø 会议配有会议桌1张、座椅27张、八爪鱼1个，空调1台、音响设备一套、话筒8个、投影仪一台，摆放位置如图一； Ø 会议如需使用电脑、投影等设备，请提前和网络技术部预约；Ø 电源插座及网线位于会议桌下，同时，本会议室设有免费WIFI；Ø 会议室设有两套无线键鼠，1号键鼠放于会议桌主位，2号键鼠进门处会议室桌上； Ø 纸巾摆放在会议桌绿植之间，相关遥控设备摆放在进门处会议桌上。饮用水放在空调右边角落；Ø 各部门使用后，请自觉清理桌面的空水瓶等垃圾，饮用水不足时请通知行政前台，并将会议室恢复使用前状态，以备下次使用。如确无时间整理，请交办部门其他同事处理；Ø 公司管理层级会议待会议结束后统一由行政前台整理并还原；Ø 图三为各个设备遥控器摆放顺序图三图二图一附件二：会议设备开启、关闭讲解1、如左图一所示，红圈位置是设备开关按钮，亮起蓝色灯为开启状态。在使用中把所有红圈中的开关开启，使用完关闭即可图一2、在机柜顶部的调音台设备，上面的按键不允许作任何调节，红色的开关按钮在背面开启，使用完关闭即可3、按下投影仪遥控器的蓝色开启按钮，会有提示音“滴”一声，说明已经