企业公文行文格式规范技巧培训(根据2012年《国家新规》编制》

1、公文行文规范与技巧培训概念：概念： 全称公务文书，是指行政机关在行政管理活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。 公文的概念特点：特点：1.公文的制作者是依法成立的组织。2.公文具有特定效力，用于处理公务；公文具有行政机关赋予的特定的效能和影响力。3.公文具有规范的结构和格式，各种类型的公文都有明确规定的格式，而不是像私人文件那样主要靠各种“约定俗成”的格式。一、公文种类二、公文要素三、行文规则四、公文办理五、公文格式案例讲解六、常见公文模板党政机关通用公文党政机关通用公文名称名称 中国共产党机关公文处理条例中国共产党机关公文处理条例 纸张规格纸

2、张规格A4型型 种种 类类 14种：种：决议决议、决定、决定、指示指示、意见、通知、通报、公报、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、报告、请示、批复、条例条例、规定规定、函、纪要、函、纪要 紧急程度紧急程度 文件：特急、加急文件：特急、加急密级位置密级位置 份号下方（首页左上角）份号下方（首页左上角） 成文日期成文日期 无规定，多用阿拉伯数字无规定，多用阿拉伯数字 ，一般用汉字。，一般用汉字。党政机关公文处理工作条例确定党政机关公文主要文种15个，分别是：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议

3、案、函、纪要。通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。文种党政机关公文处理工作条例决议适用于会议讨论通过的重大决策事项决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项命令（令）适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员公报适用于公布重要决定或者重大事项通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项通知 适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文 报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问 文种党政机关公文条例通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告

4、知重要情况。纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。请示适用于向上级机关请求指示、批准。批复适用于答复下级机关的请示事项。意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。一、公文文种一、公文文种一、一、版头（眉首）：版头（眉首）：公文首页公文首页红色分隔线以上的部分：红色分隔线以上的部分： 份号、份号、密级和保密期限、紧急程度、发密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线版头中的分隔

5、线二、二、二、主体：二、主体：首页红色分隔线（不含）首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分：标题、主送机关、正文、附上的部分：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件章、附注、附件三、版记：三、版记：首条分隔线以下、末首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分：版记中的分条分隔线以上的部分：版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发隔线、抄送机关、印发机关和印发日期、页码（放在版心之外）日期、页码（放在版心之外） 公文构成要素包括：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、

6、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发机关和印发日期、页码等组成2012年年7月实施最新党政机关行政公文模板标准版月实施最新党政机关行政公文模板标准版(上行文上行文).doc 集团文件21号-关于做好二O一四年工作总结的通知.doc（一）份号：公文印制份数的顺序号，即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。涉密公文应当标注份号。（二）（二）秘级和保密期限：密级分为绝密、机密和秘密；保密期限是对秘密等级时效规定的说明。机密公文要按份数编号，如“编号000”或“No.000”，印在文件版头左上方，以便查对，清退（绝密级不超过三十

7、年，机密级不超过二十年，秘密级不超过十年绝密级不超过三十年，机密级不超过二十年，秘密级不超过十年）（三）紧急程度：是对公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，标注“特急”、“加急”。（四）发文机关标识：表明公文的作者，是发文机关制作公文时使用的、规范板式的文件版头，通常称“文头”。 由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成二、二、（五）发文字号：发文字号：发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号，由发文机关代字、年份和序号组成，例如“华集发20156号”，代表华安集团总裁办公室2015年第6号文件，“华集发”是华安集团总裁办公室的代字，2015是年号。（六）签发人签发人：签发人是在上报的公

8、文中批准签发的领导人姓名。只用于上行文。（七）（七）标题：标题：公文标题是对文件内容的精确概括，要准确、简要，一般由发文单位、事由和文件三部分（文件的来源、主要内容、性质使用）。（八）主送机关：主送机关：主送机关是行文的主要对象，即要求主办或答复这份文件的对方单位。【准确地确定主送机关是公文发出后能否及时得到处理的关键准确地确定主送机关是公文发出后能否及时得到处理的关键（对对下级发出的指示、通知、通报等称为普发公文；向上级报告、请示的公文，一般只写一个主下级发出的指示、通知、通报等称为普发公文；向上级报告、请示的公文，一般只写一个主送机关，如需报送另一个上级机关时，可以用抄报的形式送机关，如需

9、报送另一个上级机关时，可以用抄报的形式）】二、二、（九）正文：正文：正文是公文的主体，请示问题时，要求一文一事。正文的书写决定了发文的目的能否实现，正文一般在主送机关之后另起一行空两格书写，分为开头、中段、结尾三个部分。（十）附件说明：公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，在正文下空一行左空字用号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。（十一）发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。（十二）成文时间：指公文生效的时间。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时署最后签发机关负责人签发的日期。标识在正文之下，空两行右空4字。用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”（十三）印章：公文中

10、有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章，联合下发的公文，发文机关都应加盖印章（十四）（十四）抄报、抄送：抄报、抄送：抄报、抄送单位是指除主送机关外需要协助执行或知晓公文的其他单位。上行文列为抄报，平行、下行文列为抄送。（十五）（十五）主题词主题词 主题词又称关键词，是文件中表达主旨、代表内容特征并可供制作索引、检索文件主题依据的35个词或词组。选定的主题词，必须是公文中经常出现的、在检索工作中有一定使用频率的最基本的单词和词组。如：1. 1. 文件标题摘录文件标题摘录。即从文件标题中的“事

11、由”部分摘录关键性词语，构成主题词。例如，国务院关于加强预算外资金管理的通知主题词为：“预算 管理”。2. 2. 文件正文提取。文件正文提取。在文件的标题文字或过少难以提取，则可从正文内选取恰切的单词、词组作主题词。例如，国务院关于清理和整顿“小钱柜”的通知主题词为“纪检 财务”。3. 3. 题文结合撮要。题文结合撮要。即将文件标题和正文中的关键性词语结合而成主题词。例如，省委、省政府关于贯彻落实中共中央、国务院关于制止机构、编制和干部队伍膨胀的通知的通知主题词则为：“组织机构 人事 法制”。4. 4. 标注文种不一。标注文种不一。分析主题词同文种的关系，通常有两种情况：一是，法规类文件标注文

12、种，凡决定、规定、条例性文件，主题词的最后一个单词均为文种，例如，国务院关于发布中华人民共和国内河交通安全管理条例的通知主题词为“交通 水运 安全 管理 条例”；（十五）（十五）发文机关：发文机关：发文机关又称落款，应写在正文的下面偏右，与正文保留适当的空格，以便盖章（写明全称）。以机关领导人名义行文时，应冠以职务、身份。（十六）（十六）印发机关和印发时间：印发机关和印发时间：印发机关是印制公文主管部门，印发时间是公文的付印时间。位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占行位置。公文文本样式：公文文本样式：份号、秘密等级、紧急程度文件发200号标 题(主送机关)：正 文附件：(发文机关) 2

13、00年月日 (附注)主题词： 抄 报： 抄 送： xxxx200年月日印发四、四、公文拟制（一）按单位隶属关系和职责范围行文的规则一）按单位隶属关系和职责范围行文的规则 受双重领导的机关的行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。（二）授权行文的规则 （三）联合行文的规则 （四）一般情况下不越级行文的规则 （五）不越权行文的规则（六）“请示”不直接报送领导者个人的规则 （七）“请示”应一文一事、只主送一个机关、不抄送下级机关的规则 （八）“报告”中不得夹带请示事项的规则 （九）公文由办公室统一处理的规则 三、行文规则三、行文规则（一）（

14、一）发文办理主要包括拟稿、核稿、签发、核发、登记、印制、发文办理主要包括拟稿、核稿、签发、核发、登记、印制、发文等程序。发文等程序。1.1.草拟公文：草拟公文：要认真领会单位领导的意图，正确使用文种。引文、结构层次序数、计量单位、数字、紧急程度等一定要规范。2.2.公文审核：公文审核：公文送负责人签发前，需经总裁办/综合办部门进行审核。核稿人员审核的重点是：权限、行文、政策、格式、文字如是否应当由本单位办理；是否符合行文规则；文种、格式是否符合要求等3.3.公文签发：公文签发：以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主

15、要负责人授权的其他负责人签发。签发公文，签批人应当明确签署意见，并签署姓名和时间四、公文四、公文办理4.4.公文复核、登记公文复核、登记 : :复核是为了防止遗漏和疏乎大意，确保成文的质量,办公室部门在公文正式印制前进行的最后一次复审。发文登记就是把文件的基本信息在印制前登记下来，以便于查阅利用。5.5.发文的用印发文的用印：印章是代表单位职权的一种凭证和标志。公文加盖了印章，才能产生相应的效力6.6.发文的分送发文的分送：分送是指从发文机关到收文机关的运行过程。（二） 传阅（运转、送批、送阅）（1 1）正传正传：按阅批人排序由前往后依次传阅，一般多用于阅知类公文。（2 2）倒传倒传：按阅批人

16、排序由后往前依次传阅，一般多用于请示类公文。（3 3）分传：分传：对于保密要求特别严格的公文，采用专传的方式，即指定专人负责将公文在规定时间内送机关有关负责人阅批完毕。四、发文办理四、发文办理公文各组成要素在文件版面上的标印格式：1 1公文用纸幅面尺寸：公文用纸幅面尺寸：A4型纸，210MM*297MM。公文页边与置于尺公文页边与置于尺寸：寸：天头37MM，订口27MM，版心尺寸156MM*225MM（不含页码）。发发文机关标识文机关标识：上边缘至版心上边缘为35mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。2.2.公文书写形式公文书写形式 从左至右横排、横写。其标识第一层为

17、“一、”，第二层为（一），第三层为“1.”，第四层为（1）。排版形式指公文各组成要素在文件版面上的标印格式。13 3字体字号字体字号 发文机关标识使用2号小标宋体字，红色标识；秘密等级、保密期限、紧急程度用3号黑体字；发文字号、签发人、主送机关、附注、抄送机关、印发机关、印发时间用3号仿宋体字；签发人姓名用3号楷体字；正文以3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28字，正文中如有小标题可用小标题可用3 3号小标宋体字号小标宋体字或黑体字。4 4页码页码 用号半角白体阿拉伯数码标识，臵于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条号一字线，一字线距版心下边缘mm。单页码居右空字，双页码居左空字。5 5信

18、函式公文信函式公文 发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体，字号由发文机关酌定；发文机关全称下mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。发文机关名称及双线均印红色。1. 份号：份号：一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行，如如“003402” ，涉密公，涉密公文应当标明份号。文应当标明份号。6位数2. 密级和保密期限密级和保密期限：3号黑体字，在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。如：绝 密，机 密，秘 密（两字之间空1字）或绝密30年，机密20年，秘密10年（两字之

19、间不空字） 。3. 3. 紧急程度：紧急程度：一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。根据紧急程度标明“特急”、“加急” ，中间空一个字符。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。4. 发文机关标识及位置居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，再加上抬头37mm,发文机关标识到上页边上页边为为72mm，小标宋体字，颜色为红色。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。5. 5. 发文字号：发文字号：发文顺序号不加“第”字，

20、不编虚位（即1不编为01），“字”也可不加。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。 公文格式6. 6. 签发人：签发人：编排在发文机关标志下空二行位置如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。8.8.标题：标题：发文机关+事由+文种，位于红色分隔线下空二行位置，字体为2号小标宋体字，排列分行合理、美观、醒目；多行标题排列为梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型；多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。公文格式公文格式9. . 主送机关主送

21、机关：普发：各事业本部，单位，部门；非普发：有关单位（人），有关部门等。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记10. 10. 正文正文：按规范拟写、排版文中结构层次序数依次可以用一、（一）1.， 其中的标点符号“、”“1”“（）”用全角格式。 “各单位（部门）不管后面是否还接有其他名称，统一加全角括号。文府办电2012116号 10. 附件说明：附件说明：附件置于与正文下空一行，用3号仿宋体。 “附件：”前空2个字，后接排附件名称，名称后不加标点符号，附件序号用阿拉伯数字，每行位置对齐，如“附件：1.”。有两个以上附件时，应注明顺序并分别标注于各附件首页的左上

22、方。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。 11. 发文机关署名、成文日期、印章：除了会议纪要之外，其他公文全部要求有发文机关署名。要求为：单一部门行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。 加盖印章的公文 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm4mm，端正、居中下压成文时间。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均

23、压成文时间，两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。以成文日期以成文日期 “月月”的数字为居中加盖印章，印章下弧与的数字为居中加盖印章，印章下弧与“月月”的数字相切。的数字相切。 公文格式公文格式 公文格式 不加盖印章的公文 行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。 联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。 公文格式公文格式 正常情况下特殊情况下公文格式加盖签名章的公文如命令、令、议案等文种涉

24、及这种情况。单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务（后不用冒号），以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。 公文格式 空2行左空2个字，职务居中排布 右空4个字空1行公文格式成文日期成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），一般用汉字标注。 公文格式公文格式6. 附注：居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。如果表述中重复出现括号时，用中文六角括号套小括号。根据工作实践，请示、请示、报告、函报告、函这3个文种必须标注附注，其他文种视情况而定

25、，下行文也可用附注。 公文格式公文格式7.附件：附件：在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。序号后不再加标点符号。附件格式要求同正文。 如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。被批准的下级机关公文或被转发的上级、同级机关公文，不属于公文的附件，应在批转、转发“通知”之后另页排印。公文格式公文格式 附件之后才是版记，不能在前。空1行标题同正文一样要求黑体字（包括数字） 附件与正文不能一起装订的情况

26、： 因为附件与正文不能一起装订，应当 在附件左上角第一行顶格编排公文 的发文字号并在其后标注“附件”二字及 附件顺序号，如：这个文件的附件应 标注： 广政发（2012）100号附件 。公文格式版记部分版记部分1. 分隔线分隔线分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（0. 35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0. 25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合（即正文边框）。2. 抄送机关、印发机关、印发日期、页码：字号为4号字，用“抄报、抄送、印发”。印发日期之后，上行文、平行文、下行文都统一用“印发”。（ 公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。） 公文格式公文格式