YonSuite产品手册-采购管理.docx

1、YonSuite采购管理产品说明用友网络科技股份有限公司二零一九年八月 无来源采购订单的在库退货，可以手工录入退货的采购订单（负数），根据该订单执行 退库操作，也可以直接录入退库的采购入库单（负数表示）3.3采购价格管理 采购价格表制定。通过调价单来制定供应商的物料价格表，调价单审核通过后，记录到 采购价格表中影响取价的因素。支持按照不同的币种、计价单位、数量阶梯制定对应的价格表，还可 以设置每个价格的生效日期范围 单据上的取价规则。与价格管理相关的采购参数有“取价方式” “实时取价”，用来控 制单据上的取价方式。当取价方式勾选“价格表”且为实时取价时，单据上会自动从价 格表获取价格，并且影响

2、取价的因素发生变化时会自动重新取价3.4供应商供货控制有些企业在采购业务发生时需要控制在供应商的供货范围之内进行采购，超过此范围的物料 要给以提示或严格控制首先，设置供应商的采购目录，即供货清单 在采购参数中设置是否进行供应商供货控制，以及对应的控制方式，包括：不控制、检 查提示、严格控制若录入了供货供应商 且 参数勾选“严格控制”，物料的参照范围只能取在供货目录 中出现的该供应商对应的物料；若参数勾选“检查提示”，系统不严格控制，如果超出 供应商的供货目录给出提示/请购单发布至友云采平台形成采购需求。/友云采受理采购申请，进行采购寻源（询比价、招投标），寻源结果生成采购订单/友云采采购订单协

3、同生成YonSuite采购订单（双方各自保存采购订单）,协同生成 的YonSuite采购订单可记录源请购单线索。/采购订单的后续执行过程在YonSuite中进行处理。4、操作说明4.1使用流程 购买“采购管理”，“库存管理”，开通服务如果租户业务为多组织应用，需要启用多组织、建立组织单元、进行组织启用、设置采 购委托关系 设置角色和用广，进行功能授权和数据授权建立基础数据：物料档案、供应商档案、部门、人员、币种、汇率、交易类型、项目、 税目税率、发运方式 设置单据模板、编号规则、打印模板等 设置业务单据的审批流程（请购单、采购订单支持审批流程）配置预警任务及预警消息4.2业务基础设置及期初初始

4、化采购价格表【采购供应】一【采购管理】一【设置】一【采购价格表】9= Vq*各存$ku与命碗MEwirSE.-司110W1FWN-lSftBPiizoewsw1 WOO 0X0301020iC0C可HOtOWf moPQWQM4U150C0 0XOX16?0，*80C11MM1,1M310M4U1MOO 0X09016加，ZM61101003PlaMWTSM1MOOMOOK16加11010MPCS131 0M4U1M00 0X090161162062MMSX,byoeaiM100000X0316加注846.字油罚1102003X1651 7241311 MO 00X0)16加 206季云电以长

5、110WXPCS6030(0X016201X106 记录供应商的物料价格 支持多单位定价 支持多币种定价 支持按数量阶梯定价采购业务单据上，可以按照采购组织、供应商、物料SKU、物料、计价单位、币种、 数量下限、生效日期等条件自动从价格表中获取对应的采购价格 采购价格表不支持手工维护、系统通过采购调价单增加、修改采购价格表中的数据采购调价单【采购供应】一【采购管理】一【设置】一【采购调价单】* ftm jwwtr.E4-QMTRSFiseToAMPCS0iOM4 8275e12WOCWCOOH2S尝制WJKW5WMIT2M人EPCS0131 0M48J1SOOOOOXW，62M9-W063人E

6、s0的 0S&M6100000)X10H2&i-oe64neo9*r.A*z01561IIOOOCMOOH5沽AlViYS051”41”9600 0X000*63WSW1MI4 沽ft-idX3AfWPCS02M V0090)8 9XIW0H 手工编制调价单，或者通过文件导入调价单 调价单审核后结果会写入到采购价格表中供货目录【采购供应】一【采购管理】一【设置】一【供货目录】 ME-SWns尊11* *05awPCS114005PRH-21W0WPCSn*X)5PRhdWHI1W001PCS+ MSWfhTQ w R9 建立供应商的供货目录 可以按照供应商或者物料切换不同的显示维度 如果采购参

7、数中“供应商供货控制”为检查提示或严格控制时，需要检查朝供应商采购的物料是否在供货目录范围内.期初采购入库单【采购供应】一【采购管理】一【设置】一【期初采购入库单】启用采购管理时，物料己经入库但是没有取得供货商发票，无法结算，需要录入期初采 购入库单，以便取得发票后进行采购结算. 期初采购入库单不更新库存存量取租户开通采购服务的日期作为采购启用日期，录入库存组织带出会计主体后判断 会计主体是否启用存货核算，1）采购启用日期在存货核算启用会计期间内时，存 货核算若已期初记账，则不允许创建和删除期初采购入库单；2）采购启用日期晚 于存货核算启用会计期间时，采购启用口期所在会计期间是否己关账/结账，

8、若己 关账/结账，则不允许创建和删除期初采购入库单期初采购发票【采购供应】一【采购管理】一【设置】一【期初采购入库单】启用“采购管理”时，己经取得了供货商的发票，但物料没有入库，需要录入期初采购 发票，等物料入库时进行采购结算. 手工录入期初采购发票 期初采购发票审核后不传应付事项期初发票口期必须早于收票组织的应付模块启用期间的首日。录入收票组织后，单 据日期默认取收票组织的应付模块启用会计期间的前一天4.3模块参数公共公共是 杏允膳订单蹈呈 否邛察亩核时目诳算呈 否设置采购业务处理过程中所使用的各种控制参数启用多组织的情况下，均为组织级参数，控制各组织的业务处理4.4日常业务4.4.1请购单

9、【采购供应】一【采购管理】一【采购业务】一【请购单】功能描述 请购单描述企业的采购需求，HJ以是企业内部其他组织或部门向采购组织提出的采购申请, 或者采购组织汇总企业内部采购需求提出的采购清单Q 2 H(06-OC)vYbn Suitea er 35A D ufxi o5】.X D iWJSWEB X D MW*D M*SX 八*a *MflJ * TMBfl交挈*身bap1Oirniaai enR.冲QGOne01W10W云俱/ftirTmSWMWO2Ot*W-WOGW3eWStiajpavWWgMMmv0110WC2PfiN 2SHI加伦gwoooone*S云例KBJS。01101001海

10、云a.JBWW径C000012esw切 m!EWMt】叫油JB1Ws11MW1OGOC12xwe*JURSWirwlMKI押HOWQG0012iS5teit1WW12OtH-O700)004aeR5一只关键应用支持手工创建订单和根据请购单创建支持取价支持审批流订单数量支持录入正负数。正数表示向供应商订货，负数表示采购的在库退货订单后续可以做到货单、采购入库单支持业务关闭，业务完成后支持自动关闭采购订单的主组织是采购组织，具有采购职能主要字段说明表头字段:名称规则说明采购组织多组织模式：上游携带时不可改；手工录单时，默认为当前用户上 次录入的采购组织。可改，范围取自具有采购职能&用户授权&未停

11、用的组织采购组织是采购订单的主组织，修改采购组织时提示“采购组织发 生变化，清空数据重新制单，是否继续”，用户选择继续则清空当 前单据信息（相当于新建单据）单据保存后，采购组织不允许修改交易类型本版只支持普通采购的交易类型默认取采购订单设置的默认交易类型未保存时可改，保存后不可改取值范围：采购订单对应的未停用的交易类型单据日期业务发生的日期，默认取当前日期，可改订单编号统一的编号规则采购部门默认从供货供应商携带专管部门，若默认值不合法则不带入合法范围：按采购组织从“职能共享设置”中找采购职能共享组织 下的部门，可以是末级和非末级部门修改采购部门则清空采购员采购员默认从供货供应商携带专管业务员，

12、可改，合法范围：采购部门为空，则参照采购组织下的所有采购员；采购部门非空，则参照当前部门下的采购员。必须是人员档案中的未失效的业务员关联操作：根据业务员档有所属部门，带入采购部门单据状态系统维护不可改表头自定义项启用自定义项后，可布局显示，根据自定义项设置判断是否可空备注手工录入供货供应商来源于请购单的，从请购单携带，可改。版权2019用友集团版权所有。未经用友集团的书面许可，本发版说明任何整体或部分的内容不得被复制、复印、翻译 或缩减以用于任何目的。本发版说明的内容在未经通知的情形下可能会发生改变，敬 请留意。请注意:本发版说明的内容并不代表用友软件所做的承诺。多组织模式：可参照采购组织及其

13、所有I:级组织单元共享的+租户 级共享的且未停用、有数据权限的供应商手工录入时：录入供货供应商带入采购部门（专管部门）、采购员（专管业务员）， 若默认值不合法则不带入默认带入开票供应商、供方联系人、税率、币种（开票供应商的结 算币种）等修改后同步修改开票供应商、供方联系人、发运方式、税率、结算 币种等字段，价格重新取价计算（按采购组织的参数，是否实时取 价）若采购组织参数“供应商供货控制”=严格控制，UI录入供应商时 需要校验该供应商是否在供货目录中，若不在则提示；录入供货供 应商后,表体物料物料SKU受“供货目录范围控制;修改供 货供应商后，提示会清空表体供方联系人默认通过供应商档案带出，可

14、改参照供应商的联系人档可输入联系人档案中没有的联系人，作为临时联系人供方联系人手机供方联系人默认带出，可改，可输入档案中没有的手机开票供应商默认取自供货供应商档案的开票供应商，取不到则取供货供应商币种默认开票供应商币种改变币种时，汇率根据外币设置带入，原币价格不变，反算本币价格修改后会联动重新取价、价格金额计算本币币种系统维护不可改默认取第一行收票组织的本币币种保存前校验：表体每个收票组织对应的本币币种必须一致汇率若币种与本币一致，则汇率一定为1,且不可调整若有来源单据，且来源单据已确定汇率，则根据参数是从原单带， 还是重新取若无原单，则按单据日期从汇率表取汇率可改税率默认从供货供应商带出，可

15、改，参照录入总数量订单行数量合计含税金额订单行含税金额合计本币含税金额订单行本币含税金额汇总值累计付款金额订单行对应字段合计值累计本币付款金额订单行对应字段合计值表体字段:名称规则说明需求组织多组织模式：上游携带时不可改；手工录单时，若采购组织具 有库存职能，默认=采购组织；可改，取采购业务委托关系中 采购组织对应的库存组织 U （采购组织（若采购组织具有库存 职能）收货组织多组织模式：上游携带时不可改；手工录单时，默认=需求组织， 可改，录入具有库存职能的组织收票组织多组织模式：若需求组织为空或需求组织二采购组织，H采购组 织具有会计主体职能，默认二采购组织；否则取采购业务委托关 系中库存组

16、织（需求组织）+采购组织对应的收票组织，不可改行号系统维护不可改物料SKU上游携带不可改录入物料SKU后（受物料合法范围约束），带入物料及其相关信息若己录入物料，参照时按物料进行过滤物料编码上游携带不可改手工录单，参照范围：物料业务属性=采购；可以是实物物料或 服务、折扣类的虚拟物料；未停用；有数据权限单组织模式：参照物料档案多组织模式：可参照采购组织及其所有上级组织单元共享的+租 户级共享的物料根据采购组织的参数“供应商供货控制”判断与供货供应商与物 料的关系，保存时校验；当严格控制时，界面上选择物料时只 能取供货目录中，该采购组织+供应商对应的物料规格1-N统-规则，可从物料SKU携带，不

17、支持手工修改物料名称 物料自定义项根据物料带出，不可改项目采购组织及其所有上级组织单元共享+租户级共享的未停用旦 有数据权限的项目仓库若已录入收货组织，取收货组织对应的仓库（仓库下有库存组 织子表）若收货组织为空，录入仓库后，带入仓库上默认的库存组织作 为收货组织供应商物料编码根据“采购组织+供应商+物料”从供货目录中带入供应商物料名称根据“采购组织+供应商+物料”从供货目录中带入计划到货日期要求供应商的送达时间 计划到货日期N订单单据日期表体自定义项启用自定义项后，可布局显示，根据自定义项设置判断是否可 空备注行关闭人系统维护不可改行关闭时间系统维护不可改主计量物料档案带出显示以下数据项均参

18、见公共规则一数量换算关系数量主计量对应的数量折扣物料，数量可空，金额不为空，取主计量精度采购单位默认从物料档案“采购单位”带出，可改，改动范围取自物料 档案的计量单位子表，改后带出换算率采购数量取采购单位精度采购换算率默认从物料的计量单位子表带出，是否可改依据是否固定换算 率计价单位默认从物料档案“采购单位”带出计价数量取计价单位精度计价换算率税率参照税目档案录入单价参见公共规则含税单价无税金额含税金额税额本币无税单价本币含税单价本币无税金额本币含税金额本币税额累计到货数量到货单实收数量回写，对应主计量累计入库数量采购入库单回写，对应主计量累计开票数量发票回写，对应主计量累计开票金额发票回写，

19、对应原币累计付款数量付款核销回写，对应主计量累计付款金额付款核销回写，对应原币累计本币付款金额付款核销回写到货状态系统维护，不可改未到货：累计到货数量=0且累计入库数量=0部分到货：（X累计到货数量订单数量或者0累计入库数量 订单数量*到货完成：累计到货量N订单数量*或者累计入库量N订单数 量入库状态系统维护，不可改未入库：累计入库数量=0部分入库：0abs（累计入库数量） abs（订单数量）入库完成：abs（累计入 库量）Nabs （订单数量）开票状态系统维护，不可改未开票：累计开票数量二0部分开票：abs （累计开票数量）abs（订单数量） 开票完成：abs （累计开票数量）=abs （订

20、单数量）付款状态系统维护，不可改未付款：累计付款数量=0且订单数量0部分付款：累计付款数量v订单数量且订单数量0付款完成：累计付款数量N订单数量0外部来源类型系统维护不可改外部来源单据号系统维护不可改外部来源单据行号系统维护不可改来源单据类型请购单、销传订单、计划订单等来源单据号主要操作说明到货单【采购供应】一【采购管理】一【采购业务】一【到货单】功能描述到货单为采购流程中的可选环节，按采购订单接收供应商的到货货物，合格的物料安排 入库，不合格的物料退回给供应商。关键应用不支持手工创建到货单，只能根据采购订单创建。到货单后续生成采购入库单到货单上物料SKU必录。如果采购订单上没有录入物料SKI

21、,需要在到货单上补录完整支持录入拒收数量。到货数量二实收数量+拒收数量按照订单的“数量-累计到货数量”创建到货单根据采购参数控制到货数量是否允许超过采购订单数量到货单的主组织是收货组织，具有库存职能主要字段说明表头字段:名称规则说明采购组织从订单携带不可改，单组织模式不显示收货组织从订单携带不可改，单组织模式不显示收票组织从订单携带不可改，单组织模式不显示本币币种从订单携带不可改交易类型生单过程写入，单据保存后不可改生单过程默认取到货单设置的默认交易类型，修改范围：到货单对应的未停用的交易类型到货日期默认取当前日期，可改到货单号统一的编号规则供货供应商订单携带不可改供方联系人参照，可通过供应商

22、档案带出供方联系人手机联系人带入，可改发运方式默认从供应商档案获取，可改采购部门源单带入不可改，源单为空则可改修改时，默认从供货供应商携带专管部门，若默认值不合法则 不带入合法范围：按采购组织从“职能共享设置”中找采购职能共享 组织下的部门，可以是末级和非末级部门修改采购部门则清空采购员采购员默认从供货供应商携带专管业务员，可改开票供应商默认取自供货供应商档案的开票供应商币种默认开票供应商币种改变币种时，汇率根据外币设置带入，原币价格不变，反算本币价格汇率根据外币设置带入税率上游带入，可改，参照税目档案录入总数量单行数量合计，系统维护不可改本币含税金额单行本币含税金额汇总值，系统维护不可改备注

23、手工录入表头自定义项统一规则表体字段:名称规则说明需求组织从订单携带不可改，单组织模式下不显示行号系统维护不可改物料SKU从订单携带的值非空时不可改（订单上物料SKU允许为空，即 订单上只有物料）从订单携带的值为空时可改，可参照录入（按物料过滤），选 择多个物料SKU带入到单据后，自动将当前到货行拆分成多行（携带来源订单信息）物料编码从订单携带不可改规格1-N统一规则，可从物料SKU携带，不支持手工修改物料名称 物料自定义项 主计量单位从订单携带不可改 根据物料编码带出仓库从订单携带，可改，参照全局仓库批号批次管理的物料，批号可录入，非必输按物料/物料SKU参照过滤租户内的批次档案，也可手丁.

24、输入项目从订单携带，可改范围：采购组织及其所有上级组织单元共享+租户级共享的未停 用且有数据权限的项目供应商物料编码从订单携带，不可改供应商物料名称从订单携带，不可改到货数量可改到货数昼=实收数而拒收数量实收数量主计量对应的数量折扣物料，数量可空，金额不为空，取主计量精度 默认=到货数量，修改后联动更新拒收数量拒收数量主计量对应的数量，默认=0 到货数量=实收数量+拒收数量 修改后，联动更新实收数量采购单位可改采购到货数量采购实收数量取采购单位精度采购拒收数量采购换算率浮动换算率时可改计价单位可改计价换.算率浮动换算率时可改计价到货数量计价实收数量计价拒收数量税率参照录入单价价格金额计算参见公

25、共规则含税单价无税金额含税金额税额本币含税单价本币无税单价本币无税金额本币含税金额本币税额累计入库数量采购入库单回写，不可改，对应主计量来源单据类型系统维护不可改请购单、销售订单来源单据号系统维护不可改来源单据行号系统维护不可改订单号系统维护不可改订单行号系统维护不可改自定义项统一规则备注手工录入主要操作说明采购发票【采购供应】一【采购管理】一【采购业务】一【采购发票】功能描述采购发票具有业务属性和财务属性，它与系统中的采购入库单进行关联，同时代表从供应商 收到的实际的税务发票。采购发票是后续核算采购成本的依据。(0t-06lYbn SuiteQ 寸C)可入escm F2 ew虹g* seat

26、gsaS 等FP0M4mKB*孑() 9OCTe#11030M.SeOI a入矛11030M小rpwnCKY=I1Q1002nowFP00Z3CHY已st1101003rwrrtrnw1WS03ESIIT1(&9如3FP0022E 云 MB.通用=玲*i知cwe1104001w-.11M0C1W-UKMlFP0014CMY21101003110KOJrtLSftB-TiWFPW14n*c*W5!wm云任5候CNV2 请购一采购订单一到货一入库一发票一结算 采购订单一入库一发票一结算支持单组织的普通采购流程 单组织企业的采购活动 采购组织具有库存、会计主体职能，需求、采购、入库、付款在同一个组织

27、单元下支持跨组织的集中采购业务 请购需求汇总，由统一的采购组织进行集中采购采购后，可以收货到采购组织，或者由需求组织直接收货，或指定某库存组织进行 收货 在采购委托关系中，设置需求组织委托采购组织进行采购时对应哪个财务组织进行 付款结算，可以集中结算，也可以由需求组织各自付款结算目前收货组织的核算财务组织与付款结算的财务组织要求是同一个会计主体支持采购退货业务有来源采购订单的采购退货 无来源订单的采购退货采购换货日常业务的每个单据类型均支持设置多个交易类型，通过交易类型的设置细 化业务流程的管理和控制采购业务执行过程中各环节以及各部门间的高效协同采购环节中的某动作完成后（如请购审核生效后、采购

28、订单审批通过后）发送业务 消息，通知相关人员进行下步任务处理 订单临近到货时，发送预警消息通知相关人员关注到货信息 订单超期未到货时，发送超期报警，提醒相关人员及时跟催每个环节均提供围绕事件的多人协作管理工具，可从业务发起群聊、创建任务、任 务评论、协作流程，实现团队工作的透明化、社交化协作采购价格管理支持按每个供应商制定采购价格表 支持多币种、多计量单位定价，支持按数量阶梯定价 实现全局公司间物料采购价格共享 支持设置各采购组织的内部价格表 支持在单据上自动取价供应商供货控制 支持建立企业全局共享的合格供应商供货目录 支持建立采购组织内部的供应商采购目录采购订单签订时或者自制采购入库单时,可

29、以设置是否进行供货控制以及对应的控 制方式，如：不控制、检查提示、严格控制与应付管理集成，实现采购发票的付款处理 采购发票审核后确立应付事项，形成财务的应付账款财务付款核销后更新采购发票及采购订单的付款信息与存货核算集成，实现采购成本的核算 采购入库单完成后存货暂估记账 采购结算完成后，存货核算中依据采购结算单详情核算物料的采购成本与采购云集成，实现请购单的采购寻源 请购单支持发布到采购云 平台形成采购需求在采购云平台上进行采购寻源（询比价、招投标、在线竞价等），寻源结果生成 采购订单 采购云采购订单协同生成YonSuite采购订单，在YonSui te进行后续的管理、执 行、统计分析2.3功

30、能描述设置设置与采购业务相关的控制参数 设置采购管理中进行管控的相关基础数据，如采购价格表、供应商供货目录采购期初设置，包括：期初采购入库单、期初采购发票采购业务进行采购业务的日常操作，包括：请购、采购订货、采购到货、采购入库、采购 发票、采购结算等业务。请购单是企业内部向采购部门提出的采购申请，或者采购部门汇总企业内部采购需求提出的采 购清单采购订单采购订单是下达给供应商的采购协议，是采购业务的核心单据，订单数量支持录入正负 数。正数表示向供应商订货，负数表示采购的退货。到货单到货单是采购订货和采购入库的中间环节，为可选的业务环节采购发票采购发票具有业务属性和财务属性，它与系统中的采购入库单或采购订 单进行关联，同时代表从供应商收到的实际的税务发票采购发票按类型分为：增值税专用发票、增值税普通发票、增值税电子 普通发票采购发票根据采购入库单生成，也可以手工自制采购发票在应付管理中形成应付事项，付款单与采购发票形成的应付事 项进行付款核销，核销结果更新发票的付款信息采购发票是后续核算采购成本的依据采购结算核心目的是建立采购发票与采购入库单的对应关系，对应结果形成采购 结算单传递给存货核算