人力资源业务案例分享

1、人力资源业务案例分享业务案例（内审汇编）问题 Q&A业 务 案 例Case 17Case 1-错派应派员工：王二麻子，男，错派员工： 王二麻子，女，错派时间：2007年9月1日，发现时间：2008年3月31日，发现的契机：员工需要做公积金支取。男王二麻子致电呼叫中心查询公积金时被告知其目前为不在职状态，员工感到诧异，认为FESCO出现这样的服务莫名其妙，令人难以理解。真实情况：王二麻子，女，自2007年3月已前往日本，现在日本留学。错派导致的结果：男王二麻子的所有缴费对应的福利都体现在女王二麻子名下。社保费用总计约为：22398.60元（不含比值金）；住房公积金截止至08年3月的金额为

2、：10360元。后续后续跟踪：跟踪：1.与现在日本的女王二麻子沟通，她同意配合将公积金帐户当中错误金额转出。但社保已交费用无法退回。2.业务部纠正错派，为男王二麻子补缴相应的社保费用，成本计入当事业务部。Case 1-错派政府社保政府社保管理单位管理单位业务员业务员根据根据身份身份证信证信息确息确定唯定唯一号一号输机员输机员根据根据业务业务员的员的指令指令输机输机人事社保员人事社保员收取相应收取相应人事社人事社保变更文保变更文件，审核件，审核并输机并输机业务支持部业务支持部核对员工核对员工身份信息，身份信息，完成社保完成社保实做实做Case 1-错派Case 2-错派【案例概要】：全国B类的某

3、公司10名员工于2007年8月由甲业务部整体转入到乙业务部，其中包括唯一号为001号某员工(身份证号XXX1)，业务部2007年8月错派成相同姓名的唯一号为002号的员工（身份证号XXX2）。2008年2月社保无法申报，社保、医保材料被社保中心退回。业务部发现派错，申请后台在系统中替换正确的某员工信息。001派出002Case2-错派【案例分析】： 业务员应根据转入信息写派出件给输机员，目前业务员和输机员都无法找到当时的派出件。输机员对此类业务员交给的派出、撤离件、数据变更单没有分类、按日期顺序保管。经业务部确认，是由于输机员查询、标注唯一号错误导致最终派出错误。 另外在按照业务员提供的电子版

4、人员派出名单列表，查询转入的10人简档时，发现只有1人有派工单和派出名单复印件，其他员工材料均不齐全。而业务员反映已将整体转入的这10人派件做了10份复印件给档案科。 Case2-错派问题讨论：案例所述问题出在何处？我所在的业务部是这样做的这种问题能够避免吗？Case2-错派【问题分析】： 1、公司规定，员工派出、撤离、改费等都应严格遵照业务操作流程、操作规范办理，业务员应交给输机员记录件才能输机。本案例中有明显的信息流转不规范，至今在业务部和档案资料室都未找有关此人派出的任何留存的文档资料。 2、派出、撤离等需要记录件转后台入简档，001号员工简档中无当前商社派出件、无派出人员名单复印件。C

5、ase2-错派 【后续处理】 派错人员公积金已正常缴纳，经与公积金相关人员了解，经特殊处理可将此人公积金追回，避免我公司不必要的损失。 为员工补缴社保、住房公积金。Case3-错派【案例概要】商社B员工002 2010年3月12日办理公积金支取手续时，发现账户下有支取记录，002表示从未支取过公积金。经查，如下表所示。员工 002住房公积金出现差额4460.72元，要求外企补偿这笔费用，而员工001已经离职且未能联系上，因此暂时无法追回此费用。 商社商社员工员工2004.5.10入职入职06年年3月月04年年11月月& 06年年7月月08年年5月月A001错派001B应派002B001

6、入职A发现派错 6636.72元2176元B0026636.72元2176元XXCase3-错派【问题和风险分析问题和风险分析】：1.派错员工：商社B员工002简档中入职材料显示：客户发来委托书的日期为04年5月12日，员工填写入职登记表的时间为04年5月31日。在内审调查中发现，客户发来的委托书右上角铅笔手工标注了唯一号：001，此唯一号对应的员工并非当时要入职商社B的员工，而是曾经在9798年入职过一家意大利公司的员工001。1.06年3月商社A员工001入职时，业务部发现派错，在系统内对派出记录进行更正，但并未对员工公积金的相关信息进行必要的更正。Case3-错派问题讨论： 这种错误能避

7、免吗？如何避免？如果我是这个业务员，接下来我要做什么？ Case3-错派 【后续处理及引发的思考后续处理及引发的思考】：1.与员工达成协议，由业务部支付员工公积金损失的金额4460.72元。2.通过后台将系统内两名员工相关公积金记录、财务欠费信息进行维护。3.002在住房公积金管理中心不存在04年5月08月的缴费记录。一旦该员工再在其他公司入职，需要办理公积金贷款等手续，则会再次出现问题，我方可能会面临相关法律纠纷。Case3-错派 思考：本案例再次提醒我们在员工派出环节应注重细节，尤其是在确定员工的唯一号的环节，失之毫厘将谬以千里。一旦在这一环节发生错误，会导致后续一系列的错误操作，直接影响

8、到后续员工社保、公积金实做。在给我方造成经济损失的同时也使客户对我方的服务质量产生质疑，大大降低客户、员工对公司的满意度。06年3月业务部发现员工派错后，虽然对派出信息进行了更正，但是并没有关注到公积金实做等相关信息。在日常工作中发现问题时，应仔细、全面的分析问题，避免遗漏相关重要事项，错过最佳补救的时机。Case4账期 & 垫付【案例概要】：某商社两个辅编1、2于2月18日申请15天账期，并申请采取垫付方式发工资。每月25日发放员工上月工资。08年2月27日，正常发放08年1月份工资，本应于3月25日发放2月份工资，但辅编1于3月7日提前发放2月份工资、辅编2在3月7日提前发2月份工

9、资的同时重发1月份工资。2月25日3月25日1月工资2月工资Case4账期 & 垫付【案例分析】：业务部2月25日发放该客户1月份工资后，系统中1月工资数据状态为“已发”。2月19日设置的帐期在2月底3月初财务结帐后生效，系统自动进行锁单处理，将非“已交”状态的财务工资数据由“已发”标志变为“可发”。 系统在3月7日发工资时读到该商社员工的发工资标志为R（可发），故大拨发放2月份工资。Case4账期 & 垫付 在结帐的最后一步帐期会对未锁单的数据进行强制锁单处理）系统对辅编2的商社1月份“未交”、“打票”状态的工资数据进行强制锁单处理，将发工资标志置为“可发”R），故造成结帐后

10、该商社员工的财务发工资标志由F变成R， 辅编1的1月工资数据状态为“已交”（财务已交费），结帐时帐期不再对其进行处理，所以辅编1的1月工资没有重发。发放1月份工资后2月底结帐后1月份工资状态Case4账期 & 垫付1-12-13-12-253-7发1月份工资未交费系统强制锁单系统变更工资发放标记再次发放1月份工资正常交费正常大波儿发工资1-312-7Case4账期 & 垫付1、按照业务操作流程，帐期商社欲提前于大拨发工资，业务员必须在当月先进行费用确认并人为锁单，财务操作帐期商社时，可将工资数据强制变为“允许发”，达到提前发工资的作用。此案例客户发工资为每月25日以后发放上月工

11、资，是滞后于正常发工资，不适用帐期功能，只申请公司垫付工资即可。2、帐期只判断商社库是否有帐期标志，而并不判断帐期是从何时开始启用。此案例中2月19日设置的帐期，在3月1日结帐后生效，应对3月份以后的待发工资生效，但帐期强制将辅编2该商社1月份非“已交”工资变为“允许发”，即对3月生效之前的非帐期数据也生效。3、帐期设置生效前，应将历史财务费用进行完整的收费操作。辅编2的1月份工资已发，但财务费用“未交”，处于“打票”状态，故3月1日财务结帐时帐期生效，强制锁单，将其发工资标志由“已发”（F）变为“允许发”（R）。Case 5-生育保险【案例概要案例概要】：某商社北京正式员工05年10月1日入

12、职，06年5月10日加入外企集体户口，07年8月16日将集体户口迁出。员工 08年7月份分娩 08年11月向外企申报生育相关费用报销。经社保中心查实，该员工没有生育保险记录，生育保险一直未能实做。为了保证员工权益，由外企向该员工支付生育相关费用共计53993.36元。Case 5-生育保险【事件经过事件经过】：1.05年10月1日入职时，户口：天津，无生育险2.06年5月办理留学归国认证，加入外企集体户口：北京户口：北京3. 06年8月商社由业务部A业务部B，按外埠城镇户口做四险4. 07年8月16日，员工将户口迁出5. 08年2月，员工到我司办理生育服务证6. 08年11月，员工向我司申请生

13、育相关费用的报销此时我方才发现系统中并没有该员工的生育保险历史记录，生育保险也一直没有实做。Case 5-生育保险 07年6月起支持部人事代理中心定期向业务部反馈工作居住证、人才引进、夫妻分居、集体户口办理等情况，提示业务部增加生育保险。业务端根据支持部反馈的信息进行生育保险相关操作。只是增量信息反馈，没有做历史数据筛查！该员工在06年5月办理集体户口，所以当时并没有相关的户口信息反馈环节。员工户口落到外企集体户口后，仍然没有参加生育保险。Case 5-生育保险【问题和风险分析问题和风险分析】：1、缺少信息反馈环节，07年6月前，员工办理完集体户口落户后，支持部在系统中变更员工户口性质、添加户

14、口开始日期。但业务端并不知道该员工的户口性质发生变化。2、07年6月后，支持部定期向业务端反馈办理集体户口的人员情况，没有纳入整体操作的流程中，从信息反馈给业务部到正确为员工添加生育保险，并没有统一的操作标准，后续再没有审核验证的环节。3、06年8月转户，没有核查数据。转出、转入商社的部门在进行工作交接时对数据进行整理、核查，也可以筛选出户口性质与生育保险应做、实做不对应的人员。4、08年2月员工在申请生育服务证时，不核对是否有生育险。Case 5-生育保险【后续处理及引发的思考后续处理及引发的思考】：1、为保证员工权益，同时避免员工投诉及在客户内部造成的负面影响，我放支付员工相应生育费用。员

15、工的生育费用报销9146.36元、生育津贴44847元，共计53993.26元。2、由支持部社保中心提取数据，对目前系统中员工户口为北京但生育保险有问题的人员进行统计，发给各业务部，由业务员按要求为员工添加生育保险。Case 6-生育保险【案例概要】：【案例概要】：为了避免为了避免Case5事件的发生，业务部、支持部社保中心、人事件的发生，业务部、支持部社保中心、人事代理中心、运管部共同对业务及系统中关于集体户口落户、工事代理中心、运管部共同对业务及系统中关于集体户口落户、工作居住证引发的生育保险缴纳的相关操作进行探讨，整个业务流作居住证引发的生育保险缴纳的相关操作进行探讨，整个业务流程能有对

16、生育保险的办理工作进行严密、及时、持续的跟进手段程能有对生育保险的办理工作进行严密、及时、持续的跟进手段和工具，从而改变完全依赖系统外手工操作（和工具，从而改变完全依赖系统外手工操作（ 、邮件等）的方式，、邮件等）的方式，以规避由生育保险未实做产生的风险。以规避由生育保险未实做产生的风险。Case 6-生育保险【事件经过事件经过】 1、支持部社保中心将已办理集体户口的员工与系统内该部分员工生育保险的应做、实做情况做比对，进行了一次筛查，结果发现共有1012名员工的生育保险存在问题，按照类型和轻重缓急程度分为6类。进行相应补救措施。2、根据北京市相关规定，具有北京市工作居住证的员工也可以享受生育

17、保险待遇，参加生育保险。Case 6-生育保险【问题和风险分析问题和风险分析】：1、07年6月以后，支持部人事代理中心及时将当月办理完集体户口的信息业务部，以便业务端能够及时为员工添加生育保险，但从社保中心提取的数据看，由于业务端内部信息传递及操作等原因仍不能保证及时为办理户口变更的员工添加生育保险。2、由于持有工作居住证的员工我方也应该为其缴纳生育保险，但通过我方办理的工作居住证可以进行统计、反馈等工作以便及时增加生育保险，但如果员工未通过我方办理工作居住证，自行办理证件，就给我方及时了解信息、后续跟进生育保险带来较大困难，而且员工生育后我方必须承担相关费用。Case 6-生育保险【后续处理

18、及引发的思考后续处理及引发的思考】：1、关于集体户口与工作居住证的问题，业务部、支持部、运管部、业务部、支持部、运管部、法律部法律部进行深入探讨，服务中心服务中心建议在员工个人信息登记表及集体户口申请表中添加相关信息项，以便从员工办理转入手续时及申请加入集体户口能够得到提醒，同时保证有员工签字，可以避免我方的风险。2、法律部：员工及商社层面考虑加强法律条款的约束：员工方面：劳动合同补充协议。客户方面：增加商务合同补充协议。Case 6-生育保险【后续处理及引发的思考后续处理及引发的思考】：员工方面：劳动合同补充协议。 修改员工入职登记表，加入工作居住证相关信息，已有工作居住证的员工必须提供工作

19、证信息，否则无法按照生育保险渠道领取生育津贴。 在京外地员工增加劳动合同补充协议，约定员工办理工作居住证需立即通知用人单位，否则无法按照生育保险渠道领取生育津贴。Case 6-生育保险【后续处理及引发的思考后续处理及引发的思考】：客户方面：增加商务合同补充协议。 约定客户在为员工办理工作居住证出具相关证明时，应立即通知我方，以便办理生育保险，否则相应费用由客户承担。 在入职客户之前已有工作居住证的员工，如未及时告知我方工作证信息，无法领取生育津贴等的风险，我方不予承担。Case 6-生育保险【后续处理及引发的思考】：【后续处理及引发的思考】：2、为保证问题不再出现，支持部提出流程及系统改进的建

20、议，将系、为保证问题不再出现，支持部提出流程及系统改进的建议，将系统中统中“集体户口集体户口”、“工作居住证工作居住证”、“户口进京户口进京”和和“生育服务证生育服务证”等人事等人事信息与生育保险的信息与生育保险的“应做应做”和和“实做实做”建立关联，使以上人事信息发生建立关联，使以上人事信息发生后，整个业务流程能对生育保险的办理工作进行严密、及时、持续后，整个业务流程能对生育保险的办理工作进行严密、及时、持续的跟进手段和工具，改变目前完全依赖系统外手工操作（的跟进手段和工具，改变目前完全依赖系统外手工操作（ 、邮件等）、邮件等）的方式，以规避由生育保险未实做产生的风险。的方式，以规避由生育保

21、险未实做产生的风险。Case 7-生育保险【案例概要案例概要】：某商社两名员工001、002分别于06年9月、06年12月落户我方集体户口，并分别于08年8月、09年3月分娩。但两人的生育保险直到09年4月做清查时才增加。按照政策分娩后缴纳生育保险的员工无法再申领生育津贴。由于客户从2008年开始按照08年3月的京财税【2008】557号令为符合生育政策的女员工取得的生育津贴、生育医疗费用等免征个人所得税。由于客户已支付了员工产假期间工资，但没有申领下生育津贴，就无法向地税申请为员工产假期间的工资办理退税。因此员工要求赔偿产假期间个税损失，分别为3589.22元、3887.26元。Case 7

22、-生育保险【事件经过事件经过】：1、06年客户两名员工都是通过毕业生接收手续办理集体户口，办理完手续后当时没有增加生育，因当时On-site人员没有接受过相关的培训。2、09年3月业务支持部发通知进行清查，业务员发现该商社共有138人存在问题，于是于09年3月批量增加生育保险。3、因客户的社保截止日比较早，因此从09年4月份开始实做员工生育保险。4、员工发现自己没有退税，询问后发现由于分娩后才增加生育保险因此没有申领生育津贴。5、业务员咨询业务支持部后得知员工补交之前的生育保险后不能再申领生育津贴及办理退税手续。Case 7-生育保险【问题和风险分析问题和风险分析】：1、员工001派出日期为0

23、6年7月3日，生育历史记录显示员工09年3月后正常缴纳生育保险，操作时间为09年4月4日，生育历史记录中还存在一条06年7月1日07年3月31日的记录，操作时间是07年6月13日。经过与业务支持部社保中心核实，该员工的生育保险从09年4月份实做，而从06年7月至09年3月生育保险均未实做。另一名员工002的情况也基本相同。经核实，业务部是从08年1月后进入系统，上线后的相关操作由业务支持部社保中心负责，但之前的操作全部由业务部单独操作。因此员工这条生育保险记录为何存在系统中不得而知。Case 7-生育保险【问题和风险分析问题和风险分析】：2、客户为员工支付了产假期间的工资，按照北京市企业职工生

24、育保险规定员工分娩后应申领报销生育津贴和报销生育医疗费，但由于员工分娩时并未参加生育保险，因此这笔费用无法报销。Case 7-生育保险【后续处理及引发的思考后续处理及引发的思考】：1、对于员工申请的生育津贴退税补偿，业务部经公司领导审批后与员工签订了生育津贴个税补偿协议，并通过网银方式支付给员工。金额分别为员工001：3589.22元、002：3887.26元。2、业务部后续对分娩员工的生育保险进行了清查，发现另有5名员工是在09年4月增加生育之后分娩的，因此不会对生育津贴的申领产生影响。3、09年3月业务支持部联同业务部对员工生育保险进行了核查，对问题人员进行了处理，同时相关流程、系统进行了

25、优化。但我们在平时的工作中仍然要关注细节，保证员工生育保险按时、按要求缴纳，杜绝类似事件的发生，为公司避免不必要的损失。常见问题常见问题 Q&A 串讲 商社信息公积金地址维护信息填写完整，否则刷单不出结果；社保模板中的工伤比例修改；商社福利模板，修改后在派员工可自动套用；商社信息公积金刷单“BD”标识全国B类客户的输机规则公积金的“分单”标记员工基本信息 是否外籍、是否劳务费派出；离职补偿金当月财务费用“未交”撤离维护；当月财务费用“已交”临派撤离离职补偿金撤离，未交费撤离维护界面填写离职补偿金撤离，已交费做临派撤离离职补偿金撤离，未交费撤离维护界面填写离职补偿金撤离离职补偿金撤离，已

26、交费，做临派中间库刷单，分单、合合单；单；往前补派的，非当月服务费刷不进中间库；提前代发工资业务部填写批办单，部门经理签字、财务部经理签字，提前代发工资协议转运管部操作处理某商社雇员在海拉尔系统中派出且当前在派当前在派，派出费用：2818元社保五险：大库，住房：单立户，基数：5000，代发工资：5000，2013年10月初客户通知业务员该员工的社保起做日期改为9月1日，因上一家单位已缴纳7、8月社保。财务结算状态： 2013年7、8、9月 费用2818元已交； 正确做法：正确做法：业务员告知输机员修改社保标准废成1900-1-31，做2013.7改费：工资日期，派出费用600元【备注（2818-（5000*42.3%+3）】财务结算系统冲出2013.7、2013.8各-2218元社保/公积金系统中社保退费某商社雇员在海拉尔系统中派出且撤离到撤离到，派出费用：2818元社保五险：大库，住房：单立户，基数：5000，代发工资：5000， 2013年10月初客户通知业务员该员工的社保起做日期改为9月1日，因上一家单位已缴纳7、8月社保。 财务结算状态： 2013年7、8、9月 费用2818元已交已交；