Office办公软件教程

1、Office办公软件教程Office办公软件教程目录Word快速入门编辑文本格式化文本图文混排设置页面版式课程议题1.快速入门快速入门1.1 Word 202X1.1 Word 202X的操作界面的操作界面 启动Word 202X后，就进入其主界面。Word 202X的操作界面主要由标题栏、菜单栏、工具栏、任务窗格、状态栏及文档编辑区等部分组成。 标题栏菜单栏工具栏状态栏任务窗格标题栏下方是菜单栏，包括“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”、“表格”、“窗口”和“帮助”9个菜单，涵盖了用于Word文件管理、正文编辑的所有菜单命令。1.2 1.2 文档的基本操作文档的基本操作

2、 文档的基本操作主要包括创建新文档、保存文档、打开文档以及关闭文档等。u 新建文档 u 保存文档 u 打开文档u 关闭文档单击【开始】 【所有程序】 【Microsoft Office】 【Microsoft Office Word 202X】通过快捷键来建立：在word中按 ctrl+N 键可以建立一个空白的word文档。在word中使用“文件”菜单的“新建”命令来完成。使用右键菜单来建立： 在桌面上空白处单击鼠标右键，在快捷菜单中单击“新建”项，从弹出的子菜单中选择“Microsoft Word文档”，给这个文档起好名字，这个文档就建立好了。*自动保存自动保存打开“工具”菜单，单击“选项”

3、命令，单击”保存”选项卡里面有个“自动保存时间间隔项”默认时间为10分钟。（可以更改时间）*保存文档保存文档在word中使用“文件”菜单中“保存”命令。在word中点击工具栏中的 来保存。通过“开始”菜单的“打开office文档”命令来打开。通过快捷键打开：在word中按“ ctrl+O ”键打开。在word中使用“文件”菜单的“打开”命令来完成。找到 word的位置直接双击右键打开。 对文档完成所有的操作后，要关闭时，可选择“文件”|“关闭”命令，或单击窗口右上角的“关闭”按钮 。在关闭文档时，如果没有对文档进行编辑、修改，可直接关闭；如果对文档做了修改，但还没有保存，系统将会打开一个提示框

4、，询问是否保存对文档所做的修改。单击“是”按钮即可保存并关闭该文档。课程议题2.编辑文本编辑文本2.1 2.1 复制文本复制文本 在文档中经常需要重复输入文本时，可以使用复制文本的方法进行操作以节省时间，加快输入和编辑的速度。u 选取需要复制的文本，选择“编辑”|“复制”命令，把插入点移到目标位置，再选择“编辑”|“粘贴”命令。 u 选取需要复制的文本，按Ctrl+C组合键，把插入点移到目标位置，再按Ctrl+V组合键。u 选取需要复制的文本，在“常用”工具栏上单击“复制”按钮 ，把插入点移到目标位置，单击“粘贴”按钮 。u 选取需要复制的文本，按下鼠标右键拖动到目标位置，松开鼠标会弹出一个快

5、捷菜单，从中选择“复制到此位置”命令。u 选取需要复制的文本，右击，从弹出的快捷菜单中选择“复制”命令，把插入点移到目标位置，右击，从弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令。2.2 2.2 移动文本移动文本 移动文本的操作与复制文本类似，唯一的区别在于，移动文本后，原位置的文本消失，而复制文本后，原位置的文本仍在。u 选取需要复制的文本，选择“编辑”|“剪切”命令，把插入点移到目标位置，再选择“编辑”|“粘贴”命令。 u 选取需要复制的文本，按Ctrl+X组合键，把插入点移到目标位置，再按Ctrl+V组合键。u 选取需要复制的文本，在“常用”工具栏上单击“剪切”按钮 ，把插入点移到目标位置，单击“粘

6、贴”按钮 。u 选取需要复制的文本，按下鼠标右键拖动到目标位置，松开鼠标会弹出一个快捷菜单，从中选择“称动到此位置”命令。u 选取需要复制的文本，右击，从弹出的快捷菜单中选择“剪切”命令，把插入点移到目标位置，右击，从弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令。2.3 2.3 删除文本删除文本 在文档编辑的过程中，需要对多余或错误的文本进行删除操作。对文本进行删除，可使用以下方法。u 按Back Space键删除光标左侧的文本。 u 按Delete键删除光标右侧的文本。u 选取需要删除的文本，在“常用”工具栏中，单击“剪切”按钮。u 选取需要删除的文本，然后选择“编辑”|“清除”|“内容”命令。2.4

7、2.4 查找与替换文本查找与替换文本打开“编辑”菜单，单击“替换”命令，就出现这样一个“替换”对话框，在查找内容文本框中输入要替换的内容，如果确定了文档中这个词肯定都要被替换掉，那就直接单击“全部替换”，完成后word会告诉替换的结果，如果不是想替换什么，而只是想查找的话，可以使用查找项，单击“查找”选项卡，在”查找内容”输入框中输入要查找的内容，单击”查找下一处”按钮，就可以招待文档中下一处使用这个字的位置了。在word中查找和替换的快捷键分别是：查找是ctrl+F,替换是ctrl+H。课程议题3.格式化文本格式化文本3.1 3.1 设置文本样式设置文本样式 在Word中为了使文档更加美观、

8、条理更加清晰，通常需要对文本样式进行设置。u 工具栏设置u 通过“字体”对话框设置 使用“格式”工具栏可以快速地设置文本的字体、字号、颜色、字形等。u 设置字体u 设置字号u 设置字形及颜色 在“字体”对话框中不仅可以完成“格式”工具栏中所有字体设置功能，而且还能给文本添加特殊的效果，设置字符间距等。u 设置字符格式u 设置字符间距3.2 3.2 设置段落对齐方式设置段落对齐方式*段落间距段落间距把光标定位在设置的段落中，打开“格式”菜单，选择“段落”命令，打开段落对话框，在间距选择区中，单击“段后”设置框中向上的箭头，设置为“2行”，单击“确定”按钮，这样这个段落和后面的段落之间的距离就拉开

9、了，这里的段和段之间并不是用回车来分开的。*段落行距段落行距行距就是行与行之间的距离，选中全文，打开“格式”菜单，单击段落命令，单击对话框中“行距”下拉列表框中的下拉箭头，选择”倍行距”,单击“确定”按钮，就可以改变整个文档的全部行距了。3.2 3.2 设置段落对齐方式设置段落对齐方式在word中我们通常用的对齐方式有四种，分别是两端对齐(ctrl+J)、居中(ctrl+E) 、右对齐(ctrl+R)和分散对齐(ctrl+shift+J) ，对应的图标如下：我们可以在工具栏的常规选项卡中选择对齐方式。课程议题4.图文混排图文混排 在流行的报刊杂志上，常常会看到各种各样的美术字，这些美术字给文章

10、增添了强烈的视觉效果。在Word 202X中可以创建出各种文字的艺术效果，甚至可以把文本扭曲成各种各样的形状设置为具有三维轮廓的效果。 创建艺术字 编辑艺术字 在Word 202X中可以创建带阴影的、扭曲的、旋转和拉伸的文字，也可以按预定义的形状来创建文字，由于这些艺术字是图形化的对象，可以使用“艺术字”工具栏上的按钮来改变效果。 创建完艺术字后，选中艺术字，就会出现“艺术字”工具栏，如果用户对其样式不满意，可以通过该工具栏对其进行编辑修改。 Word 202X包含一套可以手工绘制的现成图形，例如，直线、箭头、流程图、星与旗帜、标注等，这些图形称为自选图形。 绘制自选图形 编辑自选图形 使用“

11、绘图”工具栏上的“自选图形”按钮，可以制作各种图形及标志。 在“绘图”工具栏上单击“自选图形”按钮，将打开一个菜单，在其中选择一种图形类型，即可弹出子菜单。根据需要选择菜单上相应的图形按钮，在文档中拖动鼠标就可以绘制出对应的图形。 Word 202X所提供的剪贴画库内容非常丰富，设计精美、构思巧妙，能够表达不同的主题，适合于制作各种文档，人地图到人物、从建筑到名胜风景，应有尽有。 要插入剪贴画，可以选择“插入”“图片”“剪贴画”命令，打开“剪贴画”任务窗口。在任务窗口的“搜索文字”文本框中输入剪贴画的相关主题或文件名称后，单击“搜索”按钮，来查找电脑与网络上的剪贴画文件。 在Word中不但可以

12、插入剪贴画，还可以从磁盘的其他位置中选择要插入的图片文件。这些图片文件可以是Windows的标准BMP位图，也可以是其他应用程序所创建的图片，例如，CorelDRAW的CDR格式矢量图片，JPEG压缩格式的图片，TIFF格式的图片等。 选择“插入”“图片”“来自文件”命令，打开“插入图片”对话框，在其中选择图片文件，单击“插入”按钮即可将该图片插入到文档中。 插入到Word中的图片，使用“图片”工具栏，可以对其进行移动、复制、缩放、裁剪、旋转及调整亮度和对比度等编辑处理。课程议题5.设置页面版式设置页面版式选择“文件”|“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，该对话框中4个选项卡。在word

13、中单击“常用”工具栏上的“打印”按钮。在word中选择“文件”菜单的“打印”命令。快捷键：ctrl+P组合键。 页眉和页脚通常用于显示文档的附加信息，例如页码、日期、作者名称、单位名称、徽标或章节名称等。其中，页眉位于页面顶部，而页脚位于页面底部。Word可以给文档的每一页建立相同的页眉和页脚，也可以交替更换页眉和页脚，即在奇数页和偶数页上建立不同的页眉和页脚。 要在文档中添加页眉和页脚，只需要选择“视图”|“页眉和页脚”命令，激活页眉和页脚，就可以在其中输入文本、插入图形对象、设置边框和底纹等操作，同时打开“页眉和页脚”工具栏。 单击【开始】 【所有程序】 【Microsoft Office

14、】 【Microsoft Office Excel 202X】菜单命令，即可启动Excel应用程序。 双击桌面上的快捷图标双击桌面上的快捷图标工作表标签工作表标签列标列标活动单元格活动单元格行号行号工具栏工具栏标题栏标题栏任务窗格任务窗格菜单栏菜单栏绘图工具栏绘图工具栏名称框名称框公式编辑框公式编辑框 Excel的工作界面与word的工作界面有着类似的标题栏、菜单、工具栏，也有自已独特的功能界面，如名称框、工作表标签、公式编辑框、行号、列标等。单元格单元格 Excel中的每一张工作表都是由多个长方形的“存储单元”组成，这些长方形的“存储单元”即是单元格。这是Excel最小的最小的单位。输入的数

15、据就保存在这些单元格中，这此数据可是字符串、数学、公式等不同类型的内容。列标和行号： Excel使用字母标识列，从A到IV，共256列，这些字母称为列标；使用数字标识行，从1到65536，共65536行。每个单元格通过“列标+行号”来表示单元格的位置。如：B1，就表示第B列第1行的单元格。名称框和公式编辑框 名称框用来对Excel电子表格中的单元格进行命名和名称的显示。利用名称框，用户可以快速定位到相应的名称区域。 公式编辑框用于输入和显示公式或函数的区域。工作薄工作薄 工作簿是处理和存储数据的文件。标题栏上显示的是当前工作簿的名字。Excel默认的工作簿名称为“book1”。 每个工作簿包含

16、多个工作表，默认状态工作薄包含张工作表，但是张工作表往往不能满足用户的需要，所以一个工作簿中可能包含多张工作表，最多时一个工作簿中可能包含255张工作表。工作表工作表 工作表是由单元格组成，在excel中一张工作表由25665536个单元格组成。Excel中默认新建的工作簿包含3个工作表，工作表的标签名为sheet1、sheet2、sheet3。可能通过单击工作表标签在不同的工作表之间进行切换。打开文件有三种方法：双击xcel文件单击菜单【文件】 【打开】单击工具栏上的【打开】按钮保存文件有两种方法：单击菜单【文件】【保存】输入文件名单击工具栏上的【保存】按钮 关闭文件有两种方法：单击菜单栏右

17、上角【关闭】按钮单击菜单【文件】【关闭】 数据输入：单击要输入数据的单元格，利用键盘输入相应的内容 默认情况下，输入数据后，按nter键，将确认输入并切换到下方的单元格按ab 键，可切换到右方的单元格；按键盘上的单元格，可灵活选择下一个数据输入的位置修改数据： 直接替换数据。单击选中要修改的单元格，输入新内容， 会替换原单元格中的内容。 修改单元格中的部分内容。双击单元格，单元格变录入状态，光标成“”形，表示文字插入的位置，然后在要修改的文字上拖动鼠标选中要修改的文字，然后输入新的内容。如下图：填充和自动填充 在Excel中，对于一些规律性比较强的数据，如果逐个手动输入比较浪费时间，而且容易造

18、成数据输入错误，为此， Excel提供了填充和自动填充功能，可帮助用户快速输入此类数据填充：单击编辑填充菜单命令，弹出如图所示子菜单： 向上填充、向左填充、向下填充、向右填充 选定一个单元复制，然后选择向上填充选项，则会将选中单元格的内容，复制到上面的单元格中，其他类推。填充和自动填充填充：自动填充： 就是通过简单的双击或拖动操作快速、准确地输入大量有规律的数据。填充句柄 选定一个单元格，仔细观察后，会发现在单元格右下方有一个小黑方块，这就是填充句柄。填充句柄填充和自动填充自动填充：自动填充操作步骤: 当鼠标光移动到填充句柄上方时,鼠标会变成“ + + ”字形状,此时可能通过按住鼠标左键拖动实

19、行自动填充操作。竖向单击拖动鼠标,释放鼠标左键后,自动完成填充操作。自动填充操作步骤: 在最后一个填充的单元格右下角,会出现一个“自动填充选项”,单击“自动填充选项”标记,会出现如图所示的自动填充选项,在这里我们可以重新选择自动填充的方式,默认填充方式为“以序列方式填充”。自动填充操作步骤: 我们除了对单元格的内容进行修改外,还可以对单元格进行移动、复制、插入、删除等操作。移动单元格 单击选择单元格或多个单元格，按住鼠标左键拖动目标位置，即可完成对单元格的移动操作。将鼠标移动到单元格边框图上，鼠标变成移动状态，然后拖动鼠标到目标位置即可。复制单元格 传统方法是通过选择单元格，单击编辑-复制菜单

20、命令，将单元格内容复制到剪贴板中，然后选择目标单元格，单击编辑-粘贴菜单命令，完成对单元格的复制。 在执行移动单元格的过程中，按住【Ctrl】键，在箭头的右上角会出现一个“+”号，这进可以完成对单元格的复制操作。清除与删除清除：只要选中单元格，然后按【Delete】键，就可以清除单元格中的内容，或在单元格上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择【清除内容】命令。删除：要删除单元格，则在单元格上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择【删除】命令，在“删除”对话框中选择一种删除形式，然后单击【确定】按钮。清除与删除插入行 在要插入的行的下方，单击左侧的行号，选择一行单元格，单击右键弹出快捷菜单，选择插入命令，

21、如图 单击要插入位置后面的列标，选择一列单元格，单击右键弹出快捷菜单，选择插入命令，如图插入列删除行、列：在要删除的行或列上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择【删除】命令即可。行高和列宽调整行高：将光标移动到行号中间的分隔线上，此时鼠标变成 ,单击鼠标左键向上(或向下)拖动,即可调整单元格的行高。调整列宽：将光标移动到列标中间的分隔线上，此时鼠标变成 ,单击鼠标左键向左(或向右)拖动,即可调整单元格的列宽。行高和列宽 选择多列（或多行）单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击选择【隐藏】命令，即可隐藏单元格的列（或行）。行、列隐藏行的隐藏与列的隐藏方法相同。 要恢复单元格的显示，可以通过选择

22、被隐藏单元格的前后两列单元格，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【取消隐藏】命令，即可重新显示被隐藏的单元格。行、列取消隐藏选择单元格后，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【设置单元格格式】菜单选项，如图：单元格属性的设置 Excel中为了方便对数据处理，可以通过定义单元格的“数字”选项卡，来定义不同的单元格数据格式。例：输入 号码的区号“010” 如果直接输入，“010”中的第一个“0”会被忽略掉。此类数据已经不是数字，这是我们需要通过先将单元格的数据格式修改成“文本”类型后，再在该单元格处输入“010”。单元格属性的设置【对齐】选项卡，可以对单元格的文本进行对齐方式、文本方向等的控

23、制。其中“文本控制”中的“自动换行”选项，在单元格内容比较多需要用多行来进行显示 时，可能使用这个选项达到换行的效果。单元格属性的设置Excel中的字体、边框、图案的设置与word里面的基本相同。表间切换单击表标签“sheet1、sheet2、sheet3”，可以进行表格间的切换。Excel中，当前的表格标签为白色，默认的非当前表格为浅灰色。若要选择相邻的多张工作表，可以通过shift键+单击实现；若要选择不相邻的多张工作表，可以通过ctrl+单击实现。多表的选择选择相邻的多张工作表选择不相邻的多张工作表标签的重命名在表标签上双击鼠标，当光标变成“I”状态后，即可进行编辑修改状态，对表标签进行

24、重命名。更改标签的颜色在表格的上方，单击鼠标右键，弹出快捷菜单，选择工作表标签颜色命令，如图在弹出的颜色面板中，选择所需要的颜色，然后单击 确定按钮，单击另外一个工作表后，即可看到效果。如图添加工作表在工作表标签上单鼠标右键，弹出快捷菜单，然后选择【插入】命令，在弹出的对话框中选择【工作表】即可在工作表标签上单鼠标右键，弹出快捷菜单，然后选择【删除】命令删除工作表移动、复制工作表在表标签上，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择移动或复制工作表命令，弹出对话框单击“工作簿”下拉列表，可以选择工作表要移动到的位置即可。如果选择“建立副本”选项，则表示复制工作的操作。在工作簿内可以进行工作表的位置移

25、动，即单击一个工作表的表标签，然后进行拖动，可以调整工作表的前后排列顺序。调整工作表显示顺序拖动过程中出现的黑色倒立的三角形表示拖动工作表将要插入的位置。排序排序可以让表格中的数据按某种规则排列，数据间的顺序只有两种：升序与降序。对于数值， Excel按数值大小排序；对于文本，Excel将根据字母顺序、首字母的拼音顺序或笔画顺序来排序，空格将始终被排在最后。简单排序选中要排序内容，单击工具栏中的升序排序或降序排序按钮，可以完成简单的排序。升序排列按钮降序排列按钮复杂排序通过单击数据菜单下的【排序】菜单命令，弹出“排序”对话框，如图提示：排序对话框中，最多可以设置3个关键字。求和：选择要求和的数

26、据，并多选一格用于显示结果，然后单击工具栏上的自动求和按钮。求平均值、计数等操作如此类推。打印工作表之前，需要对工作表的页面进行设置，单击菜单文件下的页面设置，如图页面选项卡：可以进行方向、缩放、纸张大小的设定。页边距选项卡：可以对打印表格页边距进行设置。页眉/页脚选项卡：可以对打印文件设置页眉、页脚。我们可以通过单击自定义页眉或自定义页脚来进行自定义页眉、页脚。工作表选项卡：可以设置要打印的区域，默认是全部区域。如果是多页打印，可以将表头部分设置为“打印标题”，这样便可以在每页出现标题内容。有两种方法：文件菜单下的打印命令工具栏上的打印按钮使用小技巧EXCELEXCEL另类的功能另类的功能-照相机照相机主题：有一些命令有时候忽然找不到了，都藏在主题：有一些命令有时候忽然找不到了，都藏在“自定义自定义”工工具栏了：）今天来找一下隐藏工具栏（例：照相机）。具栏了：）今天来找一下隐藏工具栏（例：照相机）。说明：说明：点击点击 “工具工具”-“自定义自定义” ，在，在“命令命令”卡片的卡片的“类别类别”-“工工具具”，再在命令栏中找到，再在命令栏中找到“照相机照相机”按钮，并将它拖到工具栏的按钮，并将它拖到工具栏的任意位