档案数字化制作技术

1、北京航星永志科技有限公司档案数字化制作技术北京航星永志科技有限公司概述长久以来，我们一直采用柜架式的存放形式来管理纸质档案，然后通过传统目录本式的查询检索方法来使用这些档案资料。但是随着档案数量的不断增加，档案管理出现了库房空间不够、查询费时费力、原件易损等问题。针对这些问题，我们提出了一套完整的档案数字化解决方案,并将其从理论层面,应用到实际的数字化制作过程中。 北京航星永志科技有限公司传统的档案数字化形式北京航星永志科技有限公司特点:加工、制作规模小;技术含量低;制作流程简单;易操作、易管理;北京航星永志科技有限公司存在的问题制作时间过长,影响档案客户的整体进度;容易丢失、损坏纸介档案;电

2、子档案的通用性和可利用性较差,不利于档案客户将来档案的再利用;相关联的后续服务很难保障;北京航星永志科技有限公司大规模的档案数字化形式北京航星永志科技有限公司特点数字化制作的吞吐能力较大;采用一些先进的图像处理、压缩技术;规范化的数字化制作流程;工人具有一定的数字化制作经验;电子档案的质量较以往有很大的提高;北京航星永志科技有限公司存在的问题数字化制作成本过高;管理制度不健全,工人工作积极性不高;软件技术与数字化过程关系不大;数字化制作效率不高;北京航星永志科技有限公司第三代档案数字化制作技术软件技术与团队管理相结合,以软件辅助管理、辅助制作为主导;科学的时间、质量保障和进度控制体系；网络化、

3、大规模、多人协调的制作流程;北京航星永志科技有限公司数字化制作过程-时间损耗01020304050607080时时 间间 损损 耗耗拆卷拆卷著目著目扫描扫描校对校对图像处理图像处理校对校对挂接刻盘挂接刻盘组卷组卷制作制作整理整理北京航星永志科技有限公司损耗分析有些单位档案由于某些原因（如历史原因）档案整理的不够正规、完整，甚至没有整理过，此时需要加入档案整理流程，故档案整理时间较长或无法预计；著目速度受到人员打字速度、原件清晰程度、原件是否为手写体等主要方面影响；档案扫描速度受到原件纸介类型、 尺寸、质量，扫描仪硬件指标，生成图像分辨率、颜色数等主要方面影响；图像处理速度主要与人员软件熟练程度

4、、生成图像类型、原文扫描质量、图像处理内部各处理流程的难易程度有关；（具体内部处理流程根据客户要求而定）档案组卷主要与原始档案的保管情况有关（如原始档案保管较差，则需要对其进行去霉、去虫、裁切、贴纸补齐、打孔、装订、打印卷内目录等手工操作），故时间较拆卷时长许多；北京航星永志科技有限公司时间控制数字化制作过程本身是流水作业,一环接着一环,但实际应用过程中往往会发现,有很多环节可以同时进行,只是启动的时间不同而已.这样具体什么环节什么时候启动时间最佳、效率最高,是最主要的问题.从时间损耗图可以看出,扫描和图像处理耗时较长,而其它环节相对耗时较短.(如左图)在系统统计时间时,扫描处理时间扫描处理时

5、间=扫描时间扫描时间+剩余图形剩余图形处理时间处理时间;剩余图形处理时间剩余图形处理时间=扫描时间扫描时间/2;而校对时间则是跟随图像处理时间变动.北京航星永志科技有限公司数字化制作过程-质量控制通过拆卷、整理、处理、组卷等一系列流程，对原始纸介档案进行处理，使之在处理前后档案质量有很大程度上的提高；通过扫描、纠偏、去污降噪、切黑边、文字识别等一系列图像处理流程，使扫描件的质量远远超过纸介档案；通过对图形的颜色、亮度信息的控制，使电子档案具有很高的保存价值，并对其进行无损压缩，使其占用较小的存储空间；原始档案档案质量数字化制作流程电子档案北京航星永志科技有限公司数字化制作质量控制体系数字化制作

6、质量控制体系主要侧重于以下几方面:纸介档案处理质量控制;电子档案制作质量控制;北京航星永志科技有限公司纸介档案处理质量控制档案整理时,按照客户要求(如保管期限、密级等)分类档案,对档案进行重新编号;档案去虫、去霉的同时,较对档案的整理结果;在对档案进行修剪时,对未去污或编号错误的档案重新处理;在档案打孔、装订的过程中,要在校对前面所有环节处理无误后,方可装订;整理整理拆卷拆卷去虫去虫去霉去霉裁切裁切压字托裱压字托裱打孔打孔装订装订北京航星永志科技有限公司电子档案制作质量控制图像去污图像去污图像纠偏图像纠偏图像拼接图像拼接图像拆分图像拆分文字识别文字识别矢量化矢量化全文索引全文索引水印保护水印保

7、护扫描扫描图像去污、纠偏，是对扫描图像的细加工，同时又是对前一环节扫描质量的严格把关，如发现问题，通过软件系统立即反馈给前一环节；图像拼接、拆分，要根据实际的加工需求而定，如果确定该环节存在，则除了处理图像的拼接、拆分操作外，更重要的是对前一环节的质量评估；文字识别、图纸矢量化操作，本身要求操作对象为清晰的黑白二值图，如果前面的任何一个环节出现处理质量问题，都会影响该环节的质量（准确率），故要求对前面的所有处理进行质量评估；全文索引是准确的文字识别基础上，进行文档内容关联索引，故索引的准确程度直接受识别准确率的影响；北京航星永志科技有限公司数字化制作进度控制数字化制作进度控制主要包括以下几方面

8、内容:流水环节内部制作进度控制;整体制作进度控制;实时的向客户汇报数字化制作进度；数字化制作进度报表;北京航星永志科技有限公司流水环节内部制作进度控制环节内部进度控制是最重要的一部，直接影响到整体的制作进度；加工处理时间：项目开始前，根据项目的实际情况进行预算、求平均值；单位时间处理量：根据以往的项目情况进行统计、计算、求平均值；人员的工作效率：工人工作能力的综合评估（包括熟练程度、责任心等指标）；制作进度制作进度=处理时间处理时间 x 单位时间处理量单位时间处理量 x 人员工作效率；人员工作效率；北京航星永志科技有限公司整体制作进度控制有了严格的环节内部进度控制，整体进度有了保障，与此同时个

9、环节间协调显得至关重要；协调时间损耗较大的流水环节；动态调配流水环节内部的质量控制力度；北京航星永志科技有限公司汇报数字化制作进度让客户实时的了解数字化制作的进度情况至关重要，保证客户心中有数；定期的进度报表；定期的电子档案移交；移交纸介、电子档案的质量抽查；定期的统计、整理验收结果回馈表单；北京航星永志科技有限公司数字化制作进度报表;进度报表以统计图、数字为主，重要的地方加以简单的文字说明；对于纸介档案数据的提交，明细数据的编号、日期、数量，交接双方签字有效；对于电子档案数据的提交，打印数据库目录清单，交接双方签字有效；抽查结果回执单以表格、文字为主，由客户填写抽查结果，抽查人员签字有效；北

10、京航星永志科技有限公司北京航星档案数字化制作方案本方案以第三代档案数字化技术为核心,就现有的纸介档案和照片档案,定制以下制作流程:档案领卷、档案整理、档案著目、档案拆卷、原文扫描、原文校对、图档处理、图档拼接、处理质量校对、多档合并、数据挂接、数据库校对、光盘制作、档案组卷、档案还卷;北京航星永志科技有限公司网络拓扑图专用的网络通道;多终端同时扫描;多服务器存储备份;多处理流程协同工作;北京航星永志科技有限公司工作流程原理图北京航星永志科技有限公司档案领卷、还卷该过程是制作人员从档案保管员手中领取档案,制作完毕后归还给档案保管员的过程;是档案数字化至关重要的一个环节,主要动作如下:按交接清单，

11、逐一核对，清点卷数、页数;如在清点过程中发现档案有破损、丢失, 及时的向档案保管员汇报;认真填写档案接收清单,交接签字有效; 北京航星永志科技有限公司档案拆卷、组卷拆卷是将现有的档案案卷手动拆开的过程,以方便下一个流水环节处理;组卷是将已经制作完成的纸介档案按原始装订顺序重新装订成卷的过程; ,同时在拆装过程中,对破损的档案进行简单修复操作;具体的操作要求有:在拆装过程对于尺寸不统一或装订压字的档案,要贴纸补齐(托裱);对于发霉的纸介档案应及时的进行去霉、烘干处理;对于生虫的档案,要用刷子轻轻地将其清除;对于已经损坏的档案,要及时地向档案保管人员报告,并用白纸将损坏的档案粘贴其上(单面有字的档

12、案),不允许用胶带粘贴;对于装订孔洞较多的档案,应先贴纸条在孔洞或无字区域,后再重新打孔、装订;在装订完毕后,检查档案案卷是否留有金属或坚硬物体(如书钉),以防磨损档案;北京航星永志科技有限公司档案整理并不是所有客户的档案都归整有序,往往在很多情况下,客户档案整理的并不符合要求或没有整理过,所以在档案数字化制作之前,我们要按管理员的要求对档案进行整理.主要操作为:按照档案管理员要求,对档案重新分类;按照档案管理员要求,对档案重新校对;北京航星永志科技有限公司档案著目该过程是制作人员根据案卷上标注信息和描述信息,将该信息写入数据库的过程,并在此过程中,制作软件开始发挥辅助作用,具体介绍如下:档案

13、录入人员正确通过系统登陆的过程后,录入系统将对录入人员的每一次操作进行跟踪记录、保护;档案录入人员根据档案案卷上标识信息,通过定制的录入界面,对案卷数据进行录入;档案录入人员无须填写录入登记清单, 从而节省了录入人员的手动操作时间;如发生突发事故,造成录入数据丢失,数据录入系统会自动的恢复到前一次录入的地方,将损失减小到最小;北京航星永志科技有限公司原文扫描该过程是将纸介档案通过扫描设备转化为电子档案的过程,在该过程中,扫描人员要根据纸介类型,来动态的调整扫描方式、分辨率、颜色数,具体内容为:如果档案纸很薄或带照片,应用平板扫描方式;如果档案字迹不清晰,应适当调节扫描分辨率或改变图像颜色数量;

14、如果在扫描过程中发生扫描仪故障,应及时对扫描仪进行维修,并将损坏档案在背面用白纸糊好;一般情况下:文书档案扫描黑白图设置为200dpi即可,文书档案扫描灰度图设置为100/150dpi即可,工程图纸扫描黑白图,根据情况设置为400/600dpi即可;北京航星永志科技有限公司原文校对此过程又叫一查,主要作用是检查扫描的原文是否有缺页、多页、空白页、重复页,原文扫描的图像是否清晰.数据校对人员通过数据校对系统,对现有的扫描原文进行校对,具体情况如下:如发现缺页、多页、空白页、重复页, 及时的将信息反馈给扫描人员或工厂管理人员,及时的补扫/重扫,并改变电子档案顺序号;检测电子档案的扫描质量,如发现过

15、暗、过亮、模糊,及时反馈给扫描人员或工厂管理人员, 重新扫描;如原始纸介档案本身就缺页,应及时的向单位的档案保管人员汇报;如原始纸介档案本身就不清晰,应及时与单位的档案保管人员协商解决;如发现扫描页页号顺序出现错误, 及时的调取原纸介档案,校对其顺序,通知系统更改扫描页号;对于原文校对过的档案,系统将作详细的记录,如在后续环节中发现问题档案,公司将根据相应的管理制度作出惩罚;北京航星永志科技有限公司图档处理主要针对电子档案进行修整处理,是电子档案质量控制的最重要的一个环节;其基本操作包括纠偏、去污降噪(黑白图)、切黑边、消兰去污(颜色图)等;实际操作的情况为:建立电子档案验收标准样本(包括尺寸

16、、 位置、明暗度、 清晰度等),客户认可质量后,打印示众;处理人员依照标准样本,对图档进行加工处理;对于污点很多、很难处理的图档,重新扫描为灰度图形,再对其进行二值化(消兰去污)处理;在切黑边过程中,处理人员要防止切掉文字,如发现有切掉文字的图档,应及时的调取原扫描件,重新处理;北京航星永志科技有限公司图档拼接根据政法大学的学校特点,纸介档案中会出现大于A4尺寸的档案,但数量不大,若提供A0,A3扫描仪,多数时间处于空闲,利用率不大,而且占用有限的工作空间,故在制作方案时决定统一用A4扫描仪扫描,图像处理完成后将多张图档拼接合一。 北京航星永志科技有限公司图档处理质量校对此过程又叫二查,主要是

17、针对图像处理完成后的电子档案,检查在图档处理过程中产生的错误,并及时发现及时纠正,是质量控制中重要的一个环节;校对任务如下:如发现有切掉文字的图档, 及时的通过软件系统反馈给图档处理人员,及时的调取原扫描件重新处理;如发现图像质量低于样本标准质量的档案,及时的通过软件系统通知图档处理人员,重新处理;对于图档处理质量校对过的档案,系统将作详细的记录,如在后续环节中发现问题档案,公司将根据相应的管理制度作出惩罚;北京航星永志科技有限公司多档合并该过程主要是根据客户要求,将多个图像文档合并成为一个图像文档后,再进行保存;此过程软件的操作动作较多,故要求多档合并人员,具有一定的计算机软件知识,软件操作

18、能力;北京航星永志科技有限公司数据挂接是根据客户要求,将著目数据库记录与扫描原文存放路径对应起来的过程;根据档案组卷方式，定义扫描原文存放路径创建规则；根据数据库中著目表结构信息，将电子档案存放路径或电子档案文件名，与著目表记录一一对应，使之通过著目表中记录的字段项（如全宗号、案卷号、卷内目录号、顺序号等）,可以迅速的找到电子档案文件;北京航星永志科技有限公司数据库校对又叫挂接结果校对,主要是对数据库中目录的录入内容与对应的图档内容进行校对,是质量控制中重要的环节之一;具体操作如下:根据档案组卷方式，针对图档存放的路径信息与数据库中记录（如全宗号、案卷号、卷内目录号、顺序号等）进行比对，检查挂

19、接信息是否正确；针对图档上标题、人名、日期与数据库中著目的信息进行比对，检查录入信息是否正确；北京航星永志科技有限公司光盘制作此过程是将大批量的扫描处理完成的电子档案,按某种方式有机的组织在一起,且存放在一个或多个预先指定容量的文件目录里,最终,将这些文件目录里的内容分别刻录在一张或多张光盘上;具体操作为:指定光盘文件存储路径和容量;光盘文件制作完成后,检查光盘软件是否齐全;光盘文件制作完成后,检查光盘数据库中的内容是否与总库相吻合;刻录光盘时,将所有制作完成的光盘文件或目录,刻录到光盘的根目录下.北京航星永志科技有限公司数字化制作软件针对档案数字化，本公司定制开发了一套数字化制作软件，以此来

20、辅助该项目安全可靠、短时间、高质量的完成，同时在数字化过程中遇到的新的技术问题，我们本着具体问题，具体设计、开发的原则；软件特点：安全可靠的网络登陆、认证机制；明确的工作任务和完善的工作日志；及时、准确、完整的进度统计；安全可靠的数据保障体系严格的质量控制与检测流程;简单、高效的操作流程；北京航星永志科技有限公司团队管理特点:更人性化的管理制度;以奖励机制来代替惩罚机制;多流程时间并行的管理方法;以更多希望 代替金钱,来调动工人的积极性和责任心,从而保证工程质量;北京航星永志科技有限公司团队规模北京航星永志科技有限公司合作伙伴佳能、柯达、富士通、虹光佳能、柯达、富士通、虹光微软、甲骨文微软、甲骨文人大、苏大、北京文通公司人大、苏大、北京文通公司北京航星永志科技有限公司成功应用航天系统航天系统航天一院、二院、五院、航天科技情报所等；政府机关政府机关新华社、商务部、水利部、中国版权保护中心、国家民族事务委员会、北京市西城区卫生局、北京市西城区教育局、北京市西城区档案局、北京市西城区文化委员会等；研究、情报机构研究、情报机构信息产业部1