职业素养课程系列-有效会议和汇报技巧课件

1、TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 1/67职业素养课程系列-有效会议和汇报技巧1TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 2/67学习目标学习目标 掌握有效的会议组织技巧和步骤 呈现更有结构和逻辑思路的PPT汇报材料 掌握有效的写作总结和演讲技巧TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 3/67模块1：有效会议组织TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 4/67我们组织或参与过哪些会议？我们期望通过会议

2、达到什么结果？我们的期望都能达到吗？做出决定寻求支持分享信息研讨会 诸葛亮会（头脑风暴会）分享会 报告会 协商会 跟踪会 发布会 沟通会 表彰会 项目会 TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 5/67会议成本：会议有成本吗？会议成本= 直接费用+间接费用+其他费用直接费用：会议室占用/租赁+设施+差旅+水电+餐饮 间接费用：会前准备，参与会议以及会后跟踪的时间成本其他费用：因参加会议导致其他工作暂停效率下降的费用 有些费用看不见，但是它确实存在！TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 6/67有效

3、会议的6步曲通知准备实行/控制总结/记录跟踪计划有效会议TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 7/67步骤1：计划计划是有效会议的第一要件“开会没有计划就如同在没有蓝图的情况下造房子。最后房子能建好，但是结果将会不如预期，过程昂贵并且令人精神崩溃”“Conducting a meeting without a plan is much like building a house without blueprints. It can be done, of course, but the end result is likely to be le

4、ss than desirable and the process can be expensive and nervewracking.”TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 8/67计划请考虑： p会议目的：通知，报告，收集信息，确认下一步行动，下决定，解决问题，取得关于某项的支持，激励，说服，获取信息 p 类型：解决问题，做出决定，沟通p 频次：一次性，每日，每周，每月，每季度 p 参与者：知识，贡献，决定，代表，实施者p 会议开几次: 取决于目的TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 9/

5、67计划如果存在如下情况，请不要开会：p 可以通过其他途径例如电话，邮件，面对面沟通就能达成的p 你还没准备好p 关键人员（比如决定者）不能参与的p 事情已经决定好，不必再要开会的p 会议投入和产出不成比的TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 10/67有效会议的6步曲通知准备实行/控制总结/记录跟踪计划有效会议TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 11/67通知为什么/什么时间/在哪里/谁/什么事项确认每个参会者都明白会议的如下事项p 时间p 地点p 日程安排p 讨论事项p 各与会者需要准备的

6、事项询问参会者是否有需要在会议中讨论的事项TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 12/67有效会议的6步曲通知准备实行/控制总结/记录跟踪计划有效会议TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 13/67准备作为会议的组织者，您需要同时考虑会议的内容和组织p会议内容： 关于“什么”- 会议中讨论什么事项，处理哪些问题，以何种顺序进行p会议组织： 关于“怎么做”- 会议中讨论如何进行，如何做出决定，以及参会者如何互动TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page

7、14/67准备内容p日程表p时间分配和先后次序 （依照各项的重要度）仅考虑与会议结果有关的必要事项。p校对相关的数据和材料p将相关的信息分发给参会者组织p 您如何启动会议？p 谁负责什么：参会者的角色和职责分别是什么？p 如何下决定：领导决策？投票表决？专家决策？p 如何鼓励成员准备好参与讨论/决定？TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 15/67有效会议的6步曲通知准备实行/控制总结/记录跟踪计划有效会议11:50TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 16/67实行和控制遵守时间，按时开始遵守

8、会议流程以及时间表会议的前10分钟：设置会议的基调p 一个令人印象深刻的开场p 回顾日程表，目标，以及会议期望达成的结果p 会议的主要谈及到的项目遵守时间遵守时间TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 17/67实行以及控制p 确保讨论不跑题p 遵守会议的基本准则p 鼓励每个成员参与p 控制时间p 鼓励不一样的意见，管理好互动环节p 控制会议的基调，处理有可能出现的困难TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 18/67p 如果有人超时了怎么办？p 如果讨论偏题了怎么办？p 如果团队无法立即达成一致意

9、见怎么办？p 如果会议中出现了争吵或者情绪化的状况怎么办？p 如果现场中有很难对付的人怎么办？p 出现其他难以把控的情况怎么办？难点：TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 19/67在会议中起到推动作用者：p鼓励者：鼓励团队中比较安静害羞的成员，欢迎其他成员的意见，感谢成员的努力p澄清者：询问澄清性的问题，当意见接近一致的时候进行总结p实施者：负责实施复杂或基本的工作。没有他们决定就无法实施p活跃气氛者：知道什么时候可以开个无伤大雅的玩笑以缓解紧张的气氛p信息提供者：为会议勤奋准备。在在会议中如果无法提供答案将在后续进行跟踪。p指引者：帮助会议

10、主持人控制会议. 引导讨论回到正轨。TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 20/67在会议中起到反面作用者：p知晓一切者：对答案充满自信者，经常强加意见给别人，如果有机会的话会占据整个会议时间p打断者：似乎拥有所有的答案，不等到其他人完成表述即进行打断p闲聊者：在会议中闲聊，找寻其他人聊跟会议无关的话题p悲观者：只会指出哪里不对，一旦决定作出后就会说注定失败的言辞。p静默者： 在会议中一言不发，不知道他们怎么想的。p终结者：在会议中一言不发，在会议后告诉其他人会议中的决定有多么愚蠢。Any Hints?TOGETHER, WE TURN KNO

11、WLEDGE INTO POWER.Page 21/67有效会议的6步曲通知准备实行/控制总结/记录跟踪计划有效会议TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 22/67会议记录/会议纪要记录：p 参与者p 目标p 关键讨论项目p 产出以及决定p 需要后续实施的任务p 负责人p 任务需要完成的时间p 下次会议的日期/时间/地点记录作用：p 对本次会议进行总结p 确保相关方了解会议的结果p 为下次会议提供回顾材料TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 23/67对会议进行评价哪些地方做得很好，哪些地方还需

12、要改进？ +日程表很清晰按时结束讨论有成效-房间太小太多的私下交谈有人没参加TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 24/67有效会议的6步曲通知准备实行/控制总结/记录跟踪计划有效会议TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 25/67跟踪p 对会议达成事项立即进行跟踪。p 联系各相关责任人确认他们开展行动。p 在下次会议前对行动方案进行更新。p 对团队的贡献进行肯定。TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 26/67福特会议的 7个准则p Dont

13、be late p Be prepared p Listen to each otherp Respect each otherp No humor at anyone elses expense p No mobile phonesp No sideline Discussion 不要迟到准备好相互倾听相互尊重不要开不尊重人的玩笑不要打手机不要开小会TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 27/67TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 28/67请对如下物品进行选择，选择5种种对你们最为重要的物

14、品。TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 29/67TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 30/67模块2 有效表达讲师讲师: 方俊方俊TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 31/67神结构性表达体表达的结构和强化形表达身体语言TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 32/67小组讨论：p成功的表达需要具备哪些要素？p不成功的表达通常由哪些因素导致？影响表达成功的因素TOGETHER, WE TUR

15、N KNOWLEDGE INTO POWER.Page 33/67您是李总，您怎么回答TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 34/67众众众众结论思想结论思想结构五核五个核心原则TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 35/67以上统下以上统下逻辑递进逻辑递进归类分组归类分组结论先行结论先行分析需求分析需求原则一：TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 36/67Demographic听众的 DNANeed Attitude TOGETHER, WE

16、 TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 37/67您的目标决定了您如何开始，进行以及结束您的目标决定了您如何开始，进行以及结束您的表达的目标是什么？定目标定目标根据DNA，您的目标容易让听众买单？TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 38/67以上统下以上统下逻辑递进逻辑递进归类分组归类分组结论先行结论先行分析需求分析需求原则二：TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 39/67结论先行三步法结论先行三步法总总分分总总总总- -分分- -总结构总结构TOGETHER, WE

17、 TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 40/67以上统下以上统下逻辑递进逻辑递进归类分组归类分组结论先行结论先行分析需求分析需求原则三：TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 41/67N330亮点亮点标标配配四四驱驱回回字字型型大大灯灯涡涡轮轮增增压压发发动动机机六六速速手手自自变变速速箱箱蜂蜂窝窝式式进进气气格格栅栅肌肌肉肉感感腰腰线线TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 42/67结论事实依据1以上统下：事实依据2事实依据3事实依据1-1事实依据1-2事实依据2-1

18、事实依据2-2事实依据3-1事实依据3-2TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 43/67以上统下以上统下逻辑递进逻辑递进归类分组归类分组结论先行结论先行分析需求分析需求原则四：TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 44/67划分标准：划分标准：MECEMECE原则原则TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 45/67以上统下以上统下逻辑递进逻辑递进归类分组归类分组结论先行结论先行分析需求分析需求原则五：TOGETHER, WE TURN KNOW

19、LEDGE INTO POWER.Page 46/67TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 47/67表达的一般结构介绍/ABCD结论主体类别 逻辑 总结提问以及回答结语/行动 结论先行归类分组与逻辑递进再次总结与行动以上统下TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 48/67介绍 怎么做？ABCD原则p Grab ATTENTION p Tell them the BENEFITS p Show CREDIBILITY p Give DIRECTION 最常用的开头a) 今天我要说的主题是b) 下

20、午好，我的名字是c) 我来自d) 一些有趣的或者积极的信息TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 49/67表达的强化S.H.A.R.P S ：故事H：幽默A：类比R：引用P：形象化TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 50/67情境1 有一些重要客户将会在下周来访，你有5分钟的时间介绍您的公司，并给对方留下深刻印象。注意，你只有5分钟的时间。情境2你的团队提议对车门锁具的设计进行更改。这个更改将有助于本系列车型降低5%的制造成本，并降低8%的不良率。但是这个设计变更需要对现有库存的500车门开孔

21、进行调整，你有充分的理由相信你的团队的设计变更是必要的。你有5分钟的时间说服管理团队。练习TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 51/67情境3我们即将组织新车型的发布会。你需要向管理层陈述发布会的所有准备工作，并使管理层信服你们的所有准备工作都已经就绪，一切都会按照计划进行。你有5分钟的时间进行汇报。情境4我们的新车型零部件供应商选择面临抉择：如果使用A供应商，产能和质量没有问题，但是价格会超出预算1.0%. 如果选择B供应商，产能和价格没有问题，但是对方良率还需要提升。如果选择C供应商，质量和价格没有问题，但是对方产能一下子还跟不上。你需要

22、领导层决策究竟是用哪一家。你有5分钟的时间进行汇报。TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 52/67提示：在开始的时候提问不要过于复杂，从简单的或者封闭式的问题开始例如：培训能帮助到员工绩效提升吗？例如：同意培训能帮助到员工提升绩效的请举手TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 53/67问：为什么培训能帮助提升员工绩效？答：我不认为培训能提升员工绩效TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 54/67提示：追问问：为什么培训能帮助提升员工绩效？答：我

23、不认为培训能提升员工绩效追问：为什么你会这么认为？ TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 55/67提示：询问其他人的意见问：为什么培训能帮助提升员工绩效？答：我不认为培训能提升员工绩效问：其他同事是怎么认为的呢？TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 56/67提示：询问专家意见问：为什么培训能帮助提升员工绩效？答：我不认为培训能提升员工绩效问：请问，XX你是怎么认为的呢？TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 57/67提示：求同问：为什么培训能

24、帮助提升员工绩效？答：我不认为培训能提升员工绩效答：我的意见和你是一样的TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 58/67其他的提示p 预测你可能面临的问题（并准备好相应对策）p 对你的提问保持一定的灵活度（采用多种方法提问）p 你的答案在合适的时候再进行分享 （在你希望得到与会者的广泛认同，或者你需要先征询大家意见的情况下）TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 59/67模块3：PPT必备讲师讲师: 喻盈喻盈TOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 60/67什么是PPT Power PointPPT的用途是什么？PPTTOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 61/67PP = PPKISSTOGETHER, WE TURN KNOWLEDGE INTO POWER.Page 62/67人类的人类的沟通沟通思考表达媒介收