收发文及档案管理

1、档档 案案 管管 理理收发文管理收发文管理12目 录公文管理发文办理发文办理是指以本单位名义制发公文的过程，包发文办理是指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序。序。 核 稿、用 印 用 印、邮 寄 发 文 流 程 书 写 要 求注意事项 一、书 写 要 求基础知识结构层次字体要求一级： 一、二级：（一）三级： 1.四级：（1）主标题采用宋体二号加黑主标题采用宋体二号加黑；正文采用正文采用三号仿宋，三号仿宋， 正文中一级标题正文中一级标题：黑体三号黑体三号， 二级标题二级标题：楷体三号，楷体三号， 三级标题三

2、级标题：仿宋加黑仿宋加黑， 表格表格：仿宋小四字体仿宋小四字体公文管理发文办理二、发文程序签发：部门会签综合管理部经理核 批综合管理部核 稿 拟稿部门负责人签字：发文标题：拟稿部门：拟 稿 人：拟稿人电话： 年 月 日主 送：抄 送：附件标题：打印份数： 校对： 发文编号： 号 年 月 日封发备注：农银人寿保险股份有限公司陕西分公司发文审批单农银人寿保险股份有限公司陕西分公司发文审批单密级（绝密/机密/秘密） 公文提呈领导签批时，公文提呈领导签批时，拟稿人填写发文审批单拟稿人填写发文审批单经公司领导审批过的内部工经公司领导审批过的内部工作签报，由签发人签发。作签报，由签发人签发。每项均需每项均

3、需完成填写完成填写公文管理发文办理以各部门为名义制发的文件，按照发文审批单格式要以各部门为名义制发的文件，按照发文审批单格式要求及流程，由求及流程，由拟办部门负责人拟办部门负责人签署意见后送签署意见后送综合管理部综合管理部核核稿人核稿。由各部门稿人核稿。由各部门兼职收发文人员兼职收发文人员将公文定稿及电子版将公文定稿及电子版进行编号、印发、存档。进行编号、印发、存档。部门发文流程：公文管理发文办理三、核 稿 拟办部门负责人拟办部门负责人应对公文进行严格把关，对文稿的内应对公文进行严格把关，对文稿的内容、文字的正确性、语句的合理性、段落的连贯性以及数字容、文字的正确性、语句的合理性、段落的连贯性

4、以及数字的真实性和准确性等负责。的真实性和准确性等负责。 核稿人员对内容空洞、文字冗长的公文，应要求拟办核稿人员对内容空洞、文字冗长的公文，应要求拟办部门拟稿人员进行修改；对修改较多、辨认困难的公文，应部门拟稿人员进行修改；对修改较多、辨认困难的公文，应先退拟办部门清稿。先退拟办部门清稿。拟办部门清稿最迟在拟办部门清稿最迟在1 1个工作日内完成；个工作日内完成；退回改写的公文，拟办部门应在退回改写的公文，拟办部门应在3 3个工作日内完成。个工作日内完成。公文管理发文办理四、校 对 实行拟稿人校核制度，原则上需校对实行拟稿人校核制度，原则上需校对3 3次，拟稿人须对公文次，拟稿人须对公文的准确性

5、负责。的准确性负责。 校对重点：校对重点： 审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对公文进行实质性修改的，应按程序复审。规范等。经复核需要对公文进行实质性修改的，应按程序复审。未经签发人同意不得随意改动。未经签发人同意不得随意改动。公文管理发文办理 五、用 印 公文送交综合管理部加盖公文送交综合管理部加盖印章时，应一并附上经签发人印章时，应一并附上经签发人签发的发文审批单及其公签发的发文审批单及其公文文稿，按照农银人寿保险文文稿，按照农银人寿保险股份有限公司陕西分公司印章股份有限公司陕西分公司印章使用管

6、理规定严格办理。使用管理规定严格办理。（农银人寿陕规章（农银人寿陕规章201313号）号）快速邮寄快速邮寄公文管理发文办理 收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。收文处理统一由综审核、拟办、批办、承办、催办等程序。收文处理统一由综合管理部负责。合管理部负责。纸质、电子版纸质、电子版都需要都需要公文管理收文办理 催 办及时、传达填写完整公文管理收文办理 特急件要求随到随办，特急件要求随到随办，当天之内当天之内办完办完；急件要求在；急件要求在3 3个工作日内办完个工作日内办完；一般文件应在一般文件应在

7、7 7个工作日内办完个工作日内办完。来。来文来电有办理时限要求的，必须按要文来电有办理时限要求的，必须按要求抓紧办理完毕。求抓紧办理完毕。 注意事项工 作要 求 催 办抓紧办理，不得延误、推诿抓紧办理，不得延误、推诿收发文管理人员要负责收发文管理人员要负责催办催办，做，做到紧急公文到紧急公文跟踪催跟踪催办，重要公文办，重要公文重点催办重点催办，一般公文定期催办，一般公文定期催办，不积压、不误传不积压、不误传，防止漏办和延，防止漏办和延误。误。公文管理收文办理（一）公司行政发文：发文字号主要有：农银人寿陕发、农银人（一）公司行政发文：发文字号主要有：农银人寿陕发、农银人寿陕规章、农银人寿陕任、农

8、银人寿陕函、会议纪要。寿陕规章、农银人寿陕任、农银人寿陕函、会议纪要。（二）公司党委发文：（二）公司党委发文：发文字号主要有：农银人寿陕党发、农银人寿陕党函。（三）公司工会发文：（三）公司工会发文：发文字号主要为农银人寿陕工发。公文管理归档管理常见公文类别类别类别200620072008顺序顺序目录目录完整完整档档 案案 管管 理理收发文管理收发文管理12目 录第二章第二章 档案的管理体制、机构及职责档案的管理体制、机构及职责第三章第三章 档案分类、整理、归档与保管档案分类、整理、归档与保管第四章第四章 移交归档移交归档 档案管理主要内容第二章第二章 档案的管理体制、机构及职责档案的管理体制、

9、机构及职责第九条第九条 各级机构必须建立健全档案工作机制。各省级分公司应设立与本公司档案发展相适应的档案管理岗位，配备相应数量的专(兼)职档案工作人员。 中心支公司应设立综合档案室，配备相应数量的专(兼)职档案工作人员。第十条第十条 各级机构的各部门应指定专人负责本部门档案的收集、保存、整理和归档，制定档案管理人员岗位责任制，保证档案管理人员切实履行职责。档案管理重点内容第十三条第十三条 各门类档案归口管理部门各门类档案归口管理部门（一）（一）文书档案：分别由各级机构综合管理部负责收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、销毁等日常工作，于每年六月份前完成前一年文件归档工作；（二）（二）实物、声像、

10、照片档案分别由各级机构的各部门负责收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、销毁等工作，并于每年三月份前完成前一年的归档工作：（三）（三）会计档案：由财务部负责收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、销毁等工作；（四）（四）人事档案：由人力资源部负责收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、销毁等工作；（五）（五）业务档案：由相关业务部门负责收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、销毁等工作。档案管理重点内容 第三章 档案分类、整理、归档与保管第十九条第十九条 要建立健全平时归卷制度，对处理完毕或经领导批存的档要建立健全平时归卷制度，对处理完毕或经领导批存的档案材料，承办人员及时收集齐全，加以整理，送交本部门专（

11、兼）职档案材料，承办人员及时收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职档案管理人员集中统一保管。绝密文件办理完毕后在当日内归档。案管理人员集中统一保管。绝密文件办理完毕后在当日内归档。第二十条第二十条 档案管理人员须按照各门类档案整理规则的要求，采用一档案管理人员须按照各门类档案整理规则的要求，采用一事一件的方法整理档案资料，定期向本公司档案部门移交归档。事一件的方法整理档案资料，定期向本公司档案部门移交归档。第二十一条第二十一条 永久、长期、短期的档案要分别单独、分柜存放保管，永久、长期、短期的档案要分别单独、分柜存放保管，按顺序排列。按顺序排列。第二十二条第二十二条 音像档案和光盘档案等磁性

12、载体资料，分别单独存放，音像档案和光盘档案等磁性载体资料，分别单独存放，按顺序排列。按顺序排列。第二十三条第二十三条 档案库房原则上须与档案阅览室和档案办公区域分开。档案库房原则上须与档案阅览室和档案办公区域分开。 第二十四条第二十四条 档案库房属机要重地，未经许可不准入内。库房要有防火、档案库房属机要重地，未经许可不准入内。库房要有防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防污染设施。防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防污染设施。 档案管理重点内容第二十五条第二十五条 每年对档案进行一次检查，每年对档案进行一次检查，发现问题及时解决。第二十六条第二十六条 档案的现代化管理应与办公自动化同步发展。各级机

13、构应尽可能采用先进的技术和管理手段，不断提高档案的科学管理水平。第二十八条第二十八条 档案管理人员要自觉遵守中华人民共和国保密法和国家有关保密规定，遵守公司保密制度，严守国家和公司秘密。第二十九条第二十九条 发生档案被盗、遗失等情况，要立即报告并及时采取补救措施。档案管理重点内容第十二条第十二条 编目编目 归档文件应依据分类方案分类方案和档号顺序档号顺序编制归档文件目录。第十三条第十三条 装盒装盒 将归档文件按件号顺序装入档案盒，不同年度、不同保不同年度、不同保 管期限管期限的文件、在分机构的文件、在分机构/ /问题的情况下，不同机构问题的情况下，不同机构/ /问题形成的文件不得问题形成的文件不得装入同一档案盒内。并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。装入同一档案盒内。并填写