企业档案管理工作课件

1、企业档案管理工作课件企业档案管理工作PPT课件企业档案管理的必要性企业档案管理的必要性02认知企业档案管理认知企业档案管理0103Page 1223Page 12233l档案及企业档案档案及企业档案l电子文件及电子档案电子文件及电子档案l企业档案构成类型企业档案构成类型l企业档案业务流程及方式企业档案业务流程及方式认识企业档案管理认识企业档案管理Page 2档案是国家机构、社会组织或个人在社会档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历活动中直接形成的有价值的各种形式的历史纪录。史纪录。 档案工作基本术语档案工作基本术语档案&企业档案 企业档案是企业在研发、生产、经

2、营和管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件。 企业档案工作规范Page 3电子文件&电子档案 电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 电子文件管理暂行办法电子文件管理暂行办法Page 4电子文件&电子档案 电子档案是具有保存价值的归档电子文件和相应元数据、背景信息和支持软件。 企业档案工作规范Page 5企业档案构成类型Page 6企业档案业务流程及方式Page 7 企业档案管理的必要性企业档案管理的必要性02认知企业档案管理认知企业档案管理01 公司档案管理制度简介公司

3、档案管理制度简介03Page 8l良好的档案管理的作用良好的档案管理的作用l档案管理的意义档案管理的意义l档案管理对企业的价值贡献点档案管理对企业的价值贡献点l企业忽视档案工作可能引发的主要风险企业忽视档案工作可能引发的主要风险企业档案管理的必要性企业档案管理的必要性Page 9良好的档案管理的作用良好的档案管理有助于企业增加技术和知识储备，促进企业保护好知识产权和商业秘密，为企业的可持续发展提供强有力的保障；有助于企业在市场竞争中增强抵御风险的能力，并在关键时刻发挥档案的依据和凭证作用，维护企业的经济利益和合法权益；Page 10良好的档案管理的作用良好的档案管理（续）有助于企业构筑企业信用

4、体系，提高企业诚信度，树立企业形象；有助于企业加强自身文化建设，利用丰富生动的档案素材，展示企业创业发展的历程，培养员工的认同感和归属感，创新企业经营理念，提升企业的文化品位。Page 11档案管理的意义 企业档案是企业在生产经营和管理等各项活动中直接形成的，对企业发展和国家、社会具有查考和保存价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式的历史记录。是记录和反映企业各项活动和历史面貌的第一手材料，反映了企业成长与发展的历程，是企业的重要资产和信息资源，也是企业文化的积淀。Page 1213档案管理对企业的价值贡献点Page 13企业忽视档案工作可能引发的主要风险企业核心成果流失企业权益失去

5、保障企业历史失去记忆知识资产无法积累Page 14 企业档案管理的必要性企业档案管理的必要性02认知企业档案管理认知企业档案管理01 公司档案管理制度简介03Page 15l公司档案管理公司档案管理类目体系类目体系l档案档案的移交归档的移交归档l档案档案的利用的利用企业档案管理制度简介企业档案管理制度简介Page 16公司档案管理制度（简介）第一章 总则第二章 归档范围及保管期限第三章 归档时间及质量要求第四章 档案的整理第五章 档案室的管理第六章 档案利用制度第七章 档案保密制度第八章 档案人员的岗位职责Page 17公司档案管理类目体系 我公司档案类目体系采用两级类目的形式将公司档案分成了

6、6个一级类目，各一级类目下设了总计29个二级类目，该类目体系体现在归档文件类目、归档范围及保管期限表中，档案的归档、分类整理工作以此表为依据开展。Page 18公司档案管理类目体系（续）行政人事类（XZ）经营管理类（JY）产品科研类（CP）工程项目类（GC）图书资料类（TSTS）实物档案类（SW）一级类目规章制度（01）公务文件（02）质量管理（07）其它文件（08）空调项目（01）消防项目（02）水处理项目（03）除尘项目（04）二级类目法规标准（01）行政人事（02）样本资料（05）其它二氧化氯发生器（01）风电润滑系统（02）矿井救生（03）荣誉类（01）纪念品（02）印信类（03）归归

7、档件档件文文类类目目（归档范围（归档范围 ）Page 19档案的移交归档归档程序（一）日常积累填写文件移交清单档案交接签字确认分类整理Page 20（二）档案的移交归档日常积累 在日常工作中应根据公司档案归档范围，将能反映公司科研、生产、经营、管理等活动及岗位工作真实情况的、对将来工作具有查考利用价值或指导意义的文件资料按照能体现事务发展规律的顺序集中留存下来。归档程序（续1）（一）Page 21（二）档案的移交归档分类整理 所有归档文件以反映一个完整问题、事件、项目为一件（卷）进行整理，并根据文件的内容参照档文件材料范围、保管期限表及分类编号方案进行一级类目和二级类目（年度/产品型号/项目）

8、的归类。归档程序（续2）（一）Page 22（二）档案的移交归档填写文件移交清单 填写文件移交清单的目的是便于档案交接双方确认交接文件的内容、数量以明确档案管理责任，因此移交人应根据文件内容详细填写文件移交清单。归档程序（续3）（一）Page 23（二）档案的移交归档填写文件移交清单（续1） 归档程序（续3）（一）（ 建设单位建设单位 ： 项目名称项目名称 ）电电 子子 文文 件件 移移 交交 清清 单单 移交部门：移交部门： （ 建设单位建设单位 ： 项目名称项目名称 ）纸纸 质质 文文 件件 移移 交交 清清 单单 移交部门：移交部门： Page 24（二）档案的移交归档填写文件移交清单（

9、续2） 归档程序（续3）（一）合合 同同 文文 件件 移移 交交 清清 单单 移交部门：移交部门： Page 25（二）档案的移交归档档案的交接与签收 移交人将需移交的档案文件（纸质、电子版）连同相应的移交清单交档案管理员核对确认无误后再交交接双方部门负责人签字即完成档案移交工作。归档程序（续4）（1）Page 26（二）档案的移交归档产品科研类： 在产品鉴定验收后1个月内归档，后期销售推广阶段的文件参照行政人事类文件进行进行收集归档；工程项目类： 在项目验收后1个月内归档，项目时间较长的可以分项目阶段进行归档，项目交付使用后的售后服务资料参照行政人事类文件进行进行收集归档；归档时间（2）Pa

10、ge 27（二）档案的移交归档归档时间（续1）（2）行政人事类、经营管理类： 在文件材料办结后的次年3月底以前移交到档案室归档；实物及声像档案： 贵重礼品和奖杯、奖牌等应及时向档案室登记造册，实物可由部门暂时保管；另外录音、录像、照片等随相关文件材料一同移交档案室,统一编号。Page 28（二）档案的移交归档归档时间（续2）（2）其它文件 参加会议文件、国内外考察、学习与培训、谈判、技术交流、研讨会、鉴定会等带回来的各种技术文件材料，出差人员在报销差旅费之前将文件移交档案室归档；特殊情况下，对于有保存价值的信函、电传、电报、谈话备忘录等应加盖公章或由经办人签名后归档。Page 29（二）档案的

11、移交归档归档范围（续3）（3）以归档文件类目、归档范围及保管期限表为依据，因实际工作内容复杂多变，各部门需移交的文件范围不限于此表，各部门应本着负责任的态度，将所有有必要长期、永久留存的对公司有利用价值的文件材料主动移交到档案室。工程项目类档案的详细归档范围参见建设工程文件归档整理规范（GBT50328-202X）中的“建设工程文件归档范围和保管期限表”。Page 30（二）档案的移交归档归档质量要求（4）归档的文件材料必须完整、准确、系统。具有长期保存价值的文件材料的归档率、完整率、准确率应达到100。归档的文件材料必须准确反映公司各项活动的真实内容和历史过程。归档的文件材料必须层次分明，符

12、合形成规律。文字材料幅面尺寸规格宜为A4，图纸宜采用国家标准图幅。Page 31（二）档案的移交归档归档质量要求（续1）（4）纸质文件应采用耐久性强的书写材料，和耐久性强的纸张、光盘等载体。电子文件归档时，要使用耐久的载体，可根据实际情况采用光盘、硬盘等载体，禁止用软盘等易坏载体，归档前要进行病毒的检测，并且要保证电子文件可读。归档前由档案部门验收，文件材料在归档前遗失，文件形成部门或经办人应尽力弥补，并承担相应责任。Page 32（三）档案的利用档案属于公司机密，未经许可不得外传。外单位人员未经公司分管领导批准不得借阅。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经部门领导批

13、准。利用公司绝密、机密的技术资料、科研成果、发明创造、新工艺等技术档案，未经分管领导批准，任何人严禁利用。Page 33（三）档案的利用档档 案案 利利 用用 申申 请请 单单利用档案，必须履行审批、登记、签收手续。Page 34（三）档案的利用借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管领导批准。借阅档案者必须妥善保管档案，不得私自转借或复印，不得拍照、拆卸、损污，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。Page 35（三）档案的利用借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告移交部门及档案室及时处理。绝密文件、珍贵的实物档案等一律不准外借，否则追究相关人责任。凡重大项目