企业采购电商化解决建议-V1

1、企业日常采购电商化解决建议目录一、北车建工-京东合作背景2二、京东平台产品范围及合作模式2三、电商（京东商城）采购的说明3四、北车建工电商采购范围及流程41、允许电商采购的范围42、京东平台采购流程43、各部门相关工作5五、电商采购过程中样单7一、北车建工-京东合作背景针对公司非工程物资采购额度低、品种多、采购分散、多地发放等情况，物资部拟采用电商平台采购的方式进行非工程物资的采购，以解决多地办公造成的统一管理难度大、管理成本高、采购周期长、零星采购流程冗长等问题。京东商城作为入围政府采购的电商企业，是国内知名的电商平台，并且有以下几点突出优势：1、从京东平台上可以直接获取大量数据，京东有40

2、00万种SKU，平台向企业客户完全开放，网络安全风险由京东承担；2、价格实时波动，透明，公开，依靠整个市场环境。3、超快的配送速度，京东已经建立了城乡一体化的营销网络，实现了城际配送、城市配送、农村配送的有效衔接；4、配备专属于企事业单位的配送团队，比如：午休时间尽量不打扰客户，送货状态查询，等待专职财务人员付款等额外服务；5、京东作为入围政府采购名单的大型电商平台，与企业合作成熟，价格透明，可以有效规避采购风险。6、售后服务由京东400客服统一提供。通过电商平台（京东商城）进行采购，商品信息一目了然，任何人都可查询，订单信息、交流信息均有档可查，监督部门可以有效地进行监督审查。并且采购物资可

3、以直接按需求项目地发放。有效节省时间、人力、物流及管理成本；在京东自营式电商平台上，企业还能够直接采购到价格最低、质量有保障的厂家正品，资金成本也降到最低；同时，电商采购较传统采购更阳光、透明，减少了企业采购人员寻租空间，杜绝腐败滋生。二、京东平台产品范围及合作模式京东企业采购平台，是京东大客户为企业级客户打造的研发零投入的专属采购平台，适用于没有自建采购管理系统的企业。1、实施范围企业办公类：办公耗材、办公文具、低值易耗品、办公设备、打印设备、电脑配件、电脑、平板、外设附件。2、采购程序公司只需在京东上注册一个企业账户并上传相关的资质证明，京东就会安排一个专门的客服人员为公司服务。该客服人员

4、会根据企业的需求，结合当时京东的存货和供应市场价格，对公司所需要购买的产品进行报价，含优惠价格等。双方达成合作意向后，客服人员为企业生成订单及付款单据，若公司选择网银支付，则待公对公付款完成后1日内完成集发货；若公司选择支票支付，5000元以内的可在到货时接收支票，5000元以上的须待接收支票2日内完成集发货。可开具增值税专用发票，7-10个工作日发票开具后送达。3、特殊要求 北车建工与下属子分公司分别注册两级账号体系，总部为母账号，子公司为子账号。 京东物流将货物配送至相关公司，增票随后邮寄。 付款由北车财务公司完成，开票开至北车建工各总分公司的行为，需要公司出具企业关系证明，经电商平台认证

5、通过后可开具。三、电商（京东商城）采购的说明1、非工程物资的电商采购以生成的采购订单代替采购合同；2、同等配置商品报价单自动选择最低报价，不必出具货比三家证明；3、先付款再到货，普通发票可随货物送达，若公司要求开具增值税发票，则在货到后7天左右完成开具；4、物资部根据经审批的需求计划、采购计划，经网上操作产生报价单及预付款申请，财务部按要求付款；5、物资部在电商平台选品过程中，需求部门应按照实际需求进行配合，合约部、审计部、财务部等相关部门及时审核。四、北车建工电商采购范围及流程1、允许电商采购的范围：（1）办公用品、物料消耗、低值易耗品；（2）电脑、配件及耗材等；（3）数码电器；（4）劳保、

6、安措用品；（5）办公家具、异地安家用品等。2、京东平台采购流程（1）注册企业账号，提交企业资质证明材料；（2）子公司统计完采购需求后报送公司物资部，公司物资部根据采购信息批量下单。通过专属客服承接公司采购和售后需求，谈判的过程主要通过电话联系或邮件联系的方式完成，双方达成合作意愿后，专属客服出具正式报价单材料；（3）报价材料经公司合约部、财务部、审计部审核通过后，由物资部负责在京东平台上下订单；（4）专属客服为公司生成该笔订单的付款单据和相关证明文件；（5）由物资部向财务部提交付款申请材料，财务部自收到材料后2日内完成付款（付款方式可采取货到支票付款（小额5万元以下）、支票预付（5万元至10万

7、元）、单项预付款（10万元以上），并及时告知专属客服，7日内完成增值税专用发票的开具（首次开具增值税专用发票，请添加资质后上传资质证件（加盖公章的税务登记证副本、一般纳税人资格证书，在一个工作日内完成审核工作）；（6）由物资部负责催发货、跟进物流信息等工作；（7）物资部组织安质部及相关部门进行到货验收、入库、出库工作，告知专属客服到货完成，并对订单执行情况进行评价。3、各部门相关工作1、物资部 采购、下单、申请付款，小额采购均由总公司物资部负责下单，价格按照网站实时价格交易，设置相应的开票公司及收货地址； 公司大额订单（单次采购数量200个以上），可向京东提供委托代下单授权函，由京东代下单，京

8、东根据实际商品与供应商争取优惠价格，物资部负责优惠价格谈判工作； 物资部根据经审批的需求计划、采购计划，经网上操作产生报价单及预付款申请； 物资部跟进订单物流信息、发票开具情况，并负责到货验收、出入库、退换货等工作。2、财务部 根据审批通过后的付款申请及时支付货款，电商平台价格波动较大，订单保留时间有限（最多保留3个自然日），付款时间应保证在2个工作日内； 电商采购均为货到付款或先付款再发货的交易形式，财务部对电商预付款支付需按流程及时支付。3、合约部负责电商采购价格审定工作，以京东正式报价单与物资部出具的订单截图的金额来审核价款有效性。4、审计部负责电商采购线上、线下工作全过程监督。5、归口管理部门（综合办公室、规划发展部、安全质量部）负责归口管理物资的配置标准的制定、需求提报及配合验收工作。五、电商采购过程中样单 建议公司电商采购均采用公司转账（公对公）的付款方式。若磋商过程中，存在大