制度查证底稿

1、精选优质文档-倾情为你奉上效能监察项目查证情况报告表 编号： 被查部门：中煤龙化公司经营管理部、 物资供应中心 附件：共 页 项目名称招标管理制度流程查证日期2013-8-12查证事项摘要一、龙化公司物资采购招标管理制度和流程建设：1、龙化公司制定的相关制度：龙化公司制定了中煤龙化公司招投标管理办法中煤龙化（集团）公司物资采购招标管理实施细则中煤龙化公司物资采购管理办法中煤龙化公司物资供应制度中煤龙化公司物流配送管理办法中煤龙化公司物资计划管理办法中煤龙化公司物资供应商管理办法中煤龙化公司不良资产管理办法。2、招标采购流程：二级分公司采购申请采购中心分管经理总经理招标公司起草招标文件采购中心审

2、核招标文件招标公司发布公告组织开、评标采购中心会同招标公司汇报评标结果定标委员会定标采购中心出具中标确认函并起草会议纪要招标公司发中标通知书项目公司签订合同并在合同管理系统中审签签订合同。二、龙化公司招标采购管控现状。龙化公司企业发展部为项目前期及在建项目工程、服务招标采购的承办部门；物资供应中心为项目前期及在建项目工程物资，生产经营用物资，技改、大修项目工程物资的招标采购的承办部门；经营管理部为生产经营技改、大修项目工程、服务招标采购的承办部门。中煤集团集中采购目录以外的物资由公司集中采购。所属各单位生产建设物资（火工品、医药品）经公司授权可自行采购。经营管理部是公司招投标业务统筹管理部门。

3、三、龙化（集团）公司物资采购工作实行分级采购管理模式。采购管理级别的界定，物资采购管理的一级单位：中国中煤能源集团公司；物资采购管理的二级单位：中煤龙化（集团）公司；物资采购管理的三级单位：哈尔滨气化厂、哈尔滨市煤炭工业公司、哈尔滨气化厂科技实业总公司、哈尔滨市输气公司、哈尔滨市液化石油气公司。四、限额规定，必须进行公开招标：(一)勘察、设计、监理等服务的招标，单项合同估算价在35万元以上的；(二)施工单项合同估算价在100万元(含)以上的；(三)重要设备、主要材料等物资的采购，单项合同估算价在50万元(含)以上的；(四)同一品种物资年采购总额在50万元(含)以上，在2年内未进行招标的，或者在

4、上一次招标后累计采购额达到200万元(含)以上的再次进行采购。 五、参与采购相关部门具体职责划分：(一)财务管理部：负责集中采购的财务资金的审核、结算；(二)技术设备部：负责集中采购的技术审核 ； (三)法律事务部：负责集中采购合同的法律审核；(四)监察审计部(纪委)：负责对集中采购价格、采购过程和履职行为进行监督，对重大采购项目的审核；(五)其他相关部门：按职能分工参与集中采购的相关工作。查证结论意见二、抽查龙化公司2012年至2013年完成的采购项目情况：项目调查组抽取龙化公司12及13年采购台账、采购合同、支出计划、招投标资料等数据资料，访谈、约采购、法律等谈有关部门的主要负责人，发现问

5、题如下：1、部分采购计划存在线下运作情况。集团公司总部集中采购目录内物资的需求计划要求必须通过ERP系统提报集团公司审批，但是，部分设备配件类的需求计划存在线下运作现象。建议龙化公司编制物资采购计划管理办法及实施细则，明确计划管理归口部门，采购计划全部在ERP系统中提报并履行相关审批程序，逐步实行物资采购业务在ERP系统内单轨制运行。进一步完善物资采购计划编制、提报及审批制度和流程，明确职责分工，不断提高物资采购计划的及时性和准确性。2、应进一步加强对工程类、货物类、服务类采购的集中管理力度。龙化公司基本明确了工程类、货物类采购招标管理部门，但对服务类采购应进一步明确采购招标管理部门，加强采购

6、招标集中管理。同时，注重发挥职能部门在招标采购中的专业作用，提高工作效率与质量。3、电缆采购邀标不是集团长协厂家4、有规避招标的行为：经营管理部12年3个都是邀标而不是招标，尤其是化工公司LED户外全彩高清显示屏项目根据招标办法应该属于设备采购，且其安装等人工费只占合同总价的1.8%，显然是不能够作为工程项目来进行采购，它规避了物资采购的50万限额，此外还有矿业公司运煤公路数字化高清监控系统项目、RFID智能机等都存在类似问题。5、经营管理部13年都有相关的支出计划，但未见合同发生。6、限额以下采购不规范，操作流程不明确，没有严格规范的操作，对于如何确定审核招标方式、如何确定邀标供应商、如何确

7、定中标中标厂家等都没有严格标准和审批程序。7、通过访谈经营销管理部人员，发现该部门对自己部门权责不清晰，履行职责不到位，管控缺失，对于相关招标发起审核不到位，只签字不审核，形同虚设。10、不合理的行政干预。招标投标本是一种自由的市场经济行为，却带有行政干预色彩。对于国企投资项目监管尤为重要，如果过多干预招标投标活动，则可能破坏招标投标的公平、公正性。龙化公司经营管理部发起的修建车库屋顶和购买车库大门这些在采购限额以上应该公开招标的项目，却受到行政干预，直接上会确定招标形式但缺乏足够的支撑依据，并且其邀请谈判的对象选择上也有待商榷，据此调查组认为龙化采购中要减少行政干预，如果上会确定招标形式要有

8、充分的事实依据。11、采购前期工作如物料供应的市场调研、供应商的选择、供货谈判及订立合同等工作缺乏监督机制而采购部门依据采购计划进行询价，从而确定采购计划及候选供应商名单并提交给上级主管部门审批、申请付款这一过程中实质上，上级主管部门、财务部门、质量检验仅限于对已发生的采购业务进行质量、数量、规格及价格等方面的一致性复核而并未形成有效监管机制，希望龙化公司进一步加强采购前期的监督，完善项目前期的管控体系建设。12、经营管理部编制的月度、年度支出计划流于形式，在业务具体操作时，与采购部门与销售部门、生产部门及其他部门缺乏沟通，导致很多计划无法执行。13、供应商准入制不够完善，只有物资供应中心发起

9、的采购建立了供应商准入、管理、考核体系，而企业发展部和经营管理部发起的采购没有建立配套供应商管理体系，无法对供应商进行考核不能实现供应商的优胜劣汰。被查部门意见 负责人签名： （部门印章） 年 月 日被查部门：中煤龙化公司企业发展部 附件：共 页 项目名称招标管理制度流程查证日期2013-8-14查证结论意见1有规避招标的行为，企业发展部的地震勘察根据招标规定应列为服务类的而其列入了工程类，规避了服务35万以上要招标的限额规定被查部门意见被查部门：中煤龙化公司物资供应中心 附件：共 页 项目名称招标管理制度流程查证日期2013-8-15查证结论意见1龙化公司年度采购计划未能发挥应有计划控制作用

10、。应加强采购计划管理，保证年度计划、季度计划、月度计划编制准确性，减少紧急计划、临时计划采购量，避免重复工作。加强对采购招标计划的编报与审批、执行与变更、监督与考核等管理，通过年度计划管控，月度计划执行，临时计划补充的方式，切实发挥采购计划管控作用。2、30万以下额度的物资采购权限完全在龙化物资供应中心，且没有相应的监督，由物资供应中心从市场上挑选供应商并提供相应采购信息的控制权由其自身掌控，所以无法保证良好的自我监督，很难保证物料采购人员公平、客观地开展采购业务，从而致使材料成本失控。因此建议由监察审计部派驻监察员进行全程参与跟踪监督。3、没有建立定期对采购人员的绩效评估体制，通过对采购员考

11、核可以进一步提高采购人员工作积极性，降采购成本，提高供应商供货质量，要按月对采购进行绩效考核，建议设立主要考核项目：采购成本控制（价格起伏）、采购交期控制（交货进度达成率）、品质成本控制（进货品质达成率）。这是激励采购人员的工作积极性，避免采购员滋生腐败的一个有效手段。4、采购业务相关岗位及人员的设置职责清晰，不存在采购业务不相容职位混岗的现象。5、采购授权批准制度的授权额度分明，每一层级的审批权限，职责都很明确，授权批准手续健全、是否存在越权审批的行为。被查部门意见就采购业务内部控制制度的一点建议对采购业务内部控制监督检查主要包括以下内容：严格的供应商筛选制度设立价格监督小组由物资供应中心、

12、监察审计部、财务部、法律部共同成、完善物资采购预算管理、强化物资采购档案管理、建立物资采购的内部审计机构、对采购人员实行定期轮岗与绩效考核。（2）岗位分工控制。建立采购与付款的岗位责任制, 明确相关部门和岗位的职责、权限, 确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离, 以互相制约和监督, 不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。（3）采购审批控制。建立请购审批制度明确审批权限, 并有审批人根据其职责、权限以及单位实际需要等对请购申请进行审批。第一企业采购环节的内部控制（1）材料采购的请购单控制制度。（2）订货控制制度。（3）经济订货量的确定。4）材料验收控制制度。（5）付款控制制度。第

13、二企业生产环节的内部控制。（1）生产计划控制制度（2）产品生产成本核算控制制度。（3）产品质量保障制。岗位分工与授权批准控制，请购程序控制，采购决策控制，订购程序控制，。批量采购的业务流程：采购部门会同计划部门和财务部门,根据年度生产计划、材料消耗定额、储备定额,编制材料物质供应计划和材料物质采购计划,并按审批制度报相关主管审批。采购部门组织采购人员根据采购计划的安排,通过签定合同的方式订购所需的材料物质(需要询价的应进行询价) 采购人员应在授权范围内签定购货合同因生产急需材料而提出的暂时性采购申请,需按审批制度报相关主管审批后方可组织采购。 材料抵达仓库后,仓储部门根据购货发票及收料单认真办理验收手续,点收入库。若需质检的应交质检部门鉴定,在质检单上签字盖章后,才能验收入库。验收合格后,仓储部门应在购货发票和入库单上签字,并将入库单分别留存和转交财务部门。在验收过程中,如发现质量不符或数量不符的情况,及时通知供应部门查明原因。 财务部门收到经仓储部门签字的材料入库单,购货发票后,与原采购合同核对审核后,根据相关的原始单据(购货发票、运费收据和入库单等) 编制记帐凭证,进行相应的帐务处理。专用材料采购业务流程：