公文写作基础知识13518

1、公文写作基础知识信息更新：  2009年9月14日    作者：办公室 一、公文概述（一）公文定义。公文是公务文书的简称，它是一级机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。公文是党组织、国家机关、企业、事业、团体、学校等在党务活动、政务活动、技术活动和经济活动等公务活动中的产物；公文还是宣布和传达政策法令、指导工作、报告和商洽国家事务的一种工具。（二）公文作用。公文具有直接生效的指导作用。这种指导作用包括命令作用、法律作用、执行作用、指示作用、宣传作用、教育作用、交涉作用等等。写作公文不能离开政策和法律，必须符合党和政

2、府的方针、政策和法规、法律。只有不断提高公文写作水平，才能不断提高办文质量，使公文发挥它的特殊的功用。（三）公文种类。根据国务院2000年8月发布的国家行政机关公文处理办法规定，我国现行的国家行政机关公文有13种：1命令(令)；2决定；3公告；4通告；5通知；6通报；7议案；8报告；9请示； 10 批复； 11 意见； 12函；13 会议纪要。 二、常用公文的区别（一）请示与报告 “请示”和“报告”都是上行文，是行政机关公文使用频率较高且容易混淆的文种。常见的问题主要有：将“请示”文种用“报告”文种呈送上级机关，请求上级机关批复（答复），这样就容易贻误工作。因此，在撰写“请示”和“报告”时，要

3、特别注意二者之间八个方面的区别。一是作用不同。“请示”是向上级机关请求指示、批准；“报告”是向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级讯问，报送文件、物品等。二是内容不同。“请示”是本单位无力无权解决或按规定须上级批准之后才能实施的事项；“报告”是本单位职责范围内比较重大的工作或向上级机关建议，须上级机关知道的事项。三是容量不同。“请示”应一文一事；“报告”可多事一报，但不得夹带请示的事项。四是时间不同。“请示”应事前行文；“报告”可在事前、事中、事后行文。五是范围不同。“请示”一般只主送一个上级机关，不得多头主送或越级主送；“报告”可以主送几个相关的上级机关，其他上级机关也可以抄

4、送。六是处理不同。上级机关收到下级的请示后，应及时批准、批复（答复），是办理件，下级应在收到上级批复（答复）后才能实施；上级机关收到下级的报告后，主要是了解情况，可以不答复，下级不用等待上级答复。七是篇幅不同。“请示”的篇幅比较短，一般不超过1500字；“报告”的篇幅相对较长，但一般不超过3000字。八是结束语不同。“请示”在结束时用“特此请示”、“特此请示，请批示”、“妥否，请批示”“请审示”等；“报告”用“专此报告”、“特此报告”。（二）请示与函“函”是不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。“函”可分为商函、询答函、请批函（请求批准函、审批函）。“函”在公

5、文往来中使用比较广泛，其主要作用有两个方面：一是不相隶属的同系统部门之间询问和答复工作；二是请求平行或不相隶属的职能部门批准有关事项，不能用“请示”或“报告”，应使用“请求批准函”。在公文撰写中，容易出现“请求批准函”误认为就是“请示”或“报告”文种，在与平行或不相隶属的机关行文时使用“请示”或“报告”，是欠妥的。“请示”与“请求批准函”有严格的区别，主要有：一是类型不同。“请示”是上行文；“请求批准函”是平行文。二是主送机关不同。“请示”的主送机关是具有领导、指导关系的上级；“请求批准函”的主送机关是平行或不相隶属的职能单位。三是内容范围不同。“请示”是请求批准、指示；“请求批准函”是请求批

6、准某项职能事项。四是行文语气不同。“请示”的用语应尊敬上级机关；“请求批准函”应互相尊重。五是办复方式不同。“请示”的事项由上级机关批复下级机关；“请求批准函”的有关批准事项由受文单位复函（审批函）。（三）通告与通知“通告”是公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项的公文文种，其主送对象是不确定的。如：“某某单位关于XX的通告”。 “通知”是批转下级机关、转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员等的公文文种，是平行文、下行文，主送对象是确定的。“通知”在行政机关公文往来中使用较多，如会议通知、转发性通知等。转发性通知应注意标题臃肿的

7、问题。（四）报告与总结 “报告”是上行文，其主要作用是向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问等。“总结”不是公文文种，但在实际工作中，部分拟稿人将工作总结作为公文文种行文，如在带有工作总结性的公文标题中用“某某单位2007年XX工作总结”等，这样的标题是不对的。其实，工作总结就是向上级机关汇报工作，可直接使用“报告”文种，主送上级机关（可多头主送），抄送有关机关。如将上述公文标题改为“某某单位关于2008年XX工作情况的报告”，这样就比较规范了。三、常用公文的写作（一）通知与函的写作1、通知的写作通知是公文中使用频率最高的一个文种，通常属于下行文。它适用于批转下级机关的公文

8、，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项；任免和聘用干部。(1)通知的类别根据功用，通知可分以下类别：发文通知 第一种批转性通知对下级机关来文如呈转性报告、意见等上级机关用通知批转下级各有关部门执行。例：××市人民政府批转市住房工作领导小组关于解决特困户住房问题意见的通知、国务院批转国家土地管理局关于部分地方政府越权批地情况报告的通知。第二种转发性通知对上级机关、不相隶属机关的来文，本机关用通知转发下级各有关单位执行。例：转发××市工商局关于2009年度目标任务年中互查情况的通报的通知；建设部转

9、发国家物价局财政部关于发布中央管理的建设系统行政事业性收费项目及标准的通知。第三种发布性通知发布本机关制定的各类规章及其它材料，使之产生直接的行政效力。例：国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知。知照通知用于向有关单位、部门传达、晓喻、告知有关事项或情况。如任免或聘用干部、设立或调整机构、启用或更换印章、迁移办公地点等等。例：关于××等同志工作职务的通知；关于启用和废止公章的通知；关于××县工商局内设机构派出机构更名的通知。事项通知第一种布置性通知就某些具体事项上级机关对下级机关下达任务、布置工作、提出要求。例：国务院关于在全国范围内开展清理三角债

10、工作的通知。第二种规定性通知上级机关对要求下级机关执行的具体事项作出明确规定，以便遵照执行。例：国家工商总局关于允许港澳居民个体工商户从事个体诊所等行业的通知。第三种会议通知告知某机关或部门将召开某一会议，同时提出与会的相关要求，故这类通知兼有告知和布置作用。例：关于召开全市工商系统信息化工作会议的通知。(2)通知的写法标题通常情况下，三大类通知的标题都由发文机关、事由及文种三部分组成。视具体场合和内容，发文机关可以省略，文种亦可变“通知”为“预备通知”、“正式通知”、“紧急通知”等。在发文通知里要准确使用“批转”、“转发”和“印发”，发布本机关自制规约文书，对重要的规章应由“颁发”、“发布”

11、等动词提起。除发布的规章应用书名号，其余均不使用书名号和标点符号。要具体处理好“关于”引起的介词结构和文种表述，杜绝重复出现“关于”和“的通知”字样。主送机关视通知内容，有些应具体写明受文单位名称，有些属普发性的则应写上规范化的统称。虽不属普发公文，但主送机关较多的，也可用相应的规范化统称。正文一般起草时要先交待发文的原因、意图或目的，然后写清通知的具体事情、办理要求、注意事项及时限等。正文的表述除篇幅简短者多数通知用条款格式，即分条分款将内容按一定逻辑标准排序，做到条理清晰，一目了然。由于通知种类较多，各体正文写法、篇幅长短等差异较大，不再作一一介绍。 落款正文结束后在右下方署名署时并盖公章

12、。（单个单位发文不署名）2、函的写作函属于平行文。它适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准等。根据主动与被动，函有发(去、问)函和复函之别。根据形式和规格，函又可分公函与便函两类。公函与便函都是处理公务的文书，但公函的内容往往比较重要，涉及行使权力，故行文郑重，具有完整的公文格式。便函为单位、领导之间处理具体事务时用，格式如同一般书信，不加标题，不编文号，不需存档，但亦需加盖公章。(1)函的类别主要讲公函的分类。联系函第一种商洽性函用于单位、机关之间互相商量、接洽工作和委托对方办理某一事项。例：××学校关于商洽××

13、×同志调动工作事宜的函；××县人民法院关于×××遗产纠纷案托查的函。第二种询答性函用于单位、机关之间互相询问或答复问题。例：××省科学技术委员会关于询问贯彻全省科学技术工作会议情况的函；国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给湖北省人民政府办公厅的复函。请批函向有关主管部门请求批准事项时用请批函。这里的“主管部门”是指与发文机关不存在有行政上隶属关系的业务主管单位，而请求批准的只限业务事项。例：×××工商局关于请求批准收取食品经营户台账工本费的函。告知函主动将有关信息（如问题、意见、情况）告知

14、对方。例关于抄告无证列照经营户名单的函。（2）函的写法标题函的标题一般由发文机关、事由和文种三部门组成。发文机关视具体情况一般可省略。发函的文种不管是联系函还是请批函，均可写成“函”，但也有写“公函”字样的。属答复性质的函，文种均须标明“复函”。主送机关顶格写机关全称或规范化简称，后标冒号。复函的主送机关即来函单位。正文开头发函的开头应简述发函的缘由或目的；复函的开头应引述来函的日期、文号或标题等。主体发函要写清商洽、询问、告知、请准的主要事项；复函则要针对来函内容，作出具体的、明确的答复。不论去函还是复函主体的内容都要求明确、集中、单一，做到一函一事。尾语发函一般用“专此函告”，“敬请函复”

15、等作结；复函多用“此复”、“特此函复”等为结尾。尾语应根据内容、要求来拟写。正文除做到一函一事外，还要求语言得体，视内容、行文方向等掌握用语分寸并符合身份，做到多用雅语，既热情诚恳又务实直陈，有利办事。落款正文右下方署时并盖公章。 （二）请示与报告的写作1、请示的写作请示适用于向上级请求指示、批准。(1)请示的类别请求指示如对有关方针、政策、法规、指示等不甚理解；对工作中发生的重大问题或一些新情况新问题依据原先规定难以处理；平行机关间对某一工作发生意见分歧无法统一，需要向同一上级机关请示作出裁决等等，这些都属于请求上级指示的政策性请示。例：关于××经营行为是否适用<互

16、联网上网服务场所管理条例>处罚的请示。请求审批对涉及经济、编制、物资、人事等下级机关在职权范围内不能决定或解决的；对本单位因特殊原因不能按统一规定执行需变通处理的，这些都属于请求上级审批的工作性请示。例：关于组织女干部外出考察规范化建设的请示。(2)请示的写法标题 请示标题通常由事由和文种两部分组成。主送机关应是发文机关的直属上级机关，且只能主送一个上级机关，不得多头请示。如是受双重领导的机关向上级机关请示，应写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。应根据隶属关系逐级请示，不得越级请示，因特殊情况必须越级行文时，应同时抄送被超过的上级机关。正文请示正文一般由请示起因、请示事项和请示尾

17、语三部分构成。请示起因一般先说明行文的目的、依据，强调请示的必要性，为请示事项的提出作好必要铺垫；请示事项是请示的核心内容，要求明确、具体地指出，并做到既符合政策、法规，又具有建设性、可行性；请示尾语一般有“特此请示，望于批复”，“以上请示请批准”，“妥否，请批示”等惯用语。落款正文结束，在右下方署时并盖公章。2、报告的写作报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。(1)报告的类别呈报报告这是直接向上级机关汇报工作、反映情况的报告。根据具体内容和性质又可分综合报告与专题报告两种。第一种综合报告是向上级汇报本单位本部门一个时期内全面工作或几个方面工作的综合情况

18、，往往有一文数事的特点。例：某某工商局关于2009年上半年工作情况的报告。第二种专题报告是向上级汇报某项工作、某个问题或某一方面情况的报告，往往有一事一报、迅速及时的特点。例：关于元旦春节市场安排情况的报告。呈转报告这是向上级机关汇报工作情况、提出意见、建议并请求将该报告批转有关部门或地区执行的报告。例：林业部关于加强野生动物保护管理工作的报告。回复报告这是用于答复上级的询问或汇报所交办事情办理结果的报告。答复报告往往是对一些重大事项的答复，对一般性事项用函作答即可。例：××市民政局关于拥军优属情况的报告是“八·一”建军节前开展专项活动的回复性报告。(2)报告的写法标题 报告标题通常由事由和文种组成。主送机关报告主送机关应是发文机关的直属上级机关。正文正文由报告缘由、报告事项、报告尾语三部分组成。报告缘由主要交待报告的起因、理由或注明目的、意义等，是正文的开头；报告事项即正文的主体内容，如基本情况、措施与办法、成效与问题或者是经验与教训、意见与建议、打算与设想等；报告尾语根据类别而定，呈报性报告往往以“特此报告”或“以上报告如有不妥，请指正”等语作结。呈转性报告则会提出“以上报告如无不妥，请批转各地各部门执行”的要求。