试论铁路企业档案管理面临的挑战与对策

1、试论铁路企业档案管理面临的挑战与对策        摘要：针对在信息化环境下，铁路档案管理所面临的挑战，提出建立文件标准化管理体系，推进知识管理、安全屏障和档案管理队伍再造等措施，以提高企业档案管理水平。 论文关键词：铁路企业档案；管理；标准化；知识管理；安全屏障；管理队伍 当今信息技术的快速和快速渗透已经使社会各个领域发生了深刻的变化。作为铁路企业参与竞争的基础性环节的企业档案管理也不可避免的参与到这一深刻变化的过程之中。在这种迅速变化的环境面前档案管理如何应对新挑战，采取新对策，为提高铁路企业的竞争力和市场适应

2、性提供有力支撑是摆在档案管理工作者面前的一个重要课题。 1信息化对档案管理带来的挑战 11档案信息共享不足从目前情况看，档案管理存在记录企业科技档案信息的内容多反映企业经营信息情况的少注意收集“红头文件”而忽视对本企业形成的有关市场、销售、产品开发等信息收集。由于铁路企业内部还没有形成健全发达的、一体化的信息系统和管理系统，因此档案信息共享不足是各企业比较突出的问题。表现为大量信息散布在企业所属的各个单位和各个岗位，没有或没有全部通过内部网络集成为一个有机的整体，还表现为不同的信息以不同的结构(如EMAIL、Excel、Word文档、扫描文档等)在不同的数据库、主机、应用系统上存在。而这些系统

3、缺乏相互连接的信息渠道，数据被隔离并缺乏应有的关联，从而给铁路企业档案收集、获取有用信息带来很大障碍。无法使信息及时得到共享，也不能快速形成信息档案成果转化为生产力的良性流动循环。 12信息安全的防范难度增加信息安全问题主要表现在以下四个方面：一是档案文件的易扩散性。涉及到铁路企业机密和知识产权的内容比较容易通过共享、互联的渠道而泄密和扩散；二是易修改性。档案的价值首先在于它是一种原生性的信息资源，但数字化的文件具有易修改和不留痕迹的特点使档案在被恶意修改或攻击后难以恢复到原生状态导致文件的凭证性作用灭失可追溯性降低：三是易移动性。电子文件很容易被删除和移动，并且难以被即时发现；四是安全问题的

4、持续性。在网络状态下，信息的安全性会因时间的推移而下降信息的安全必须获得持续的关注和持续的技术支持才有可能免遭不测。 13管理人员素质不适应企业的信息化给企业带来的是“对管理理念创新，对管理流程再造对管理团队的重组，对管理手段的革新”。信息化解决了档案长期以来传统烦琐的工作方式但也给档案人员带来了较大的冲击。表现在：一是知识的不适应。不具备化条件下的机相关知识和铁路企业主产品的专业知识，在履行职能时就表现为不知道如何操作，不知道如何维护，不知道如何管理；二是能力的不适应。铁路企业档案管理人员普遍具有年龄相对偏大，学历相对偏低，学习和接受新技术、新知识能力较差的特点，难以适应高速发展下的计算机工

5、作环境，不具备运用信息技术对档案进行筛选、加工、提炼、开发的能力，难以为企业提供各种增值的档案信息服务。 2应对挑战的对策 面对越来越多的挑战和日益复杂的现实问题。企业应当着力从强化“一个基础”、推进“三项工程”2个方面以提高铁路企业档案管理水平和应对挑战的能力。 21强化“一个基础”要建立信息化条件下，电子文件的档案管理标准体系。标准化是各项工作的基础也是确保档案管理质量的重要支撑和保障。建立电子文件的标准化管理体系包括电子文件的登记标准、命名标准、收集标准、鉴定标准(包括文档的真实性、完整性、有效性鉴定)、传输标准、归档标准、防护标准、安全标准、格式标准、修改标准以及专利维护等等。由于电子

6、文件的记录格式、记录载体、记录形式均区别于纸质文件，与纸质档案存在着很大差别，不仅在外型上不同，在处理方法、管理内容上也存在着本质的不同。因此，这一标准体系的策划与建设，要着重考虑2个重要因素：一是要紧紧围绕电子文档的有效收集、长久保存、真实保存和有效利用来展开，即要在传统的管理模式上取得突破，确保文件从生成到归档管理的全过程受控，实现文档与档案实体的一体化，文档与档案保管的一体化文档与档案信息利用的一体化。二是要具有面向未来的安全适应性也就是要考虑在铁路跨越式发展的大背景下，铁路企业技术发展和流程再造等所带来的安全保障的高标准要求。加强对电子文件和电子档案管理方式的研究，包括相关的政策、技术

7、、方法、标准体系等以适应企业信息化和适应市场变化的要求。 1         22推进“三项工程” 221知识管理工程知识管理是档案管理的基本功能。知识包括显性知识和隐性知识。其中显性知识表现为文件化的制度、设计图纸等这些知识通过目前正常的收集渠道已经能够获得收集与存储；隐性知识表现为凝结在铁路员工个体身上的技能和经验因此隐性知识是铁路企业更为重要的知识。推进知识管理工程，就是要将档案管理由显性知识的收集向隐性知识的收集延伸。实施这一工程的基本步骤一是促进隐性知识的显性化，二是显性化后的知识收集与存储。显性化后的知

8、识收集与存储已经不是问题因此这里的关键也就是促进隐性知识的显性化。所谓隐性知识的显性化，就是要通过复制的方式，把员工的经验转化为组织所掌握的知识，使组织的智慧大于员工的个体智慧的集合。 但是隐性知识属于个人的智力资本，出于个人竞争力的考虑，要让员工自愿将宝贵的经验奉献出来并不是一件容易的事。解决这一问题，一要建立互信文化。信任是实现知识交流与共享的前提，有了员工之间的相互信任，才能让员工在分享他人知识成果的同时愿意贡献自己的知识成果从而形成隐性知识和显性知识之间良性互动的局面。二要建立制度。即要求员工定期把所处理、解决的问题及时撰写成案例，档案管理部门再将这些案例进行整理升华成为企业重要的知识

9、经验库。三要建立激励机制。隐性知识既然是具有价值的知识，企业就应当通过进行价值量化的激励方式，对员工贡献的知识予以价值确认，激励员工把经验及时贡献给企业。四是通过和让隐性知识在员工中共享，促进知识在企业内的传播和交流。 222安全屏障工程信息化环境下的铁路档案安全保障问题是最为急迫而又最为棘手的问题。企业需要通过建立多重安全屏障确保档案安全。一是建立软件安全屏障。除了必备的杀毒软件和防火墙软件外铁路档案管理的软件至少应具备以下功能：1)日志功能。对关键信息的操作进行监控，以日志的形式全面、详细记载每次电脑修改记录和修改内容，并生成相应报告。2)强制归档功能。强制、定时、自动保存重要岗位、关键人

10、员的信息。3)自动加密功能。包括采用内部专用的文件格式保存文件对文件传输过程自动加密等。4)系统访问控制功能。实现严格的权限控制确保只有注册的设备、身份和授权的人才能修改、阅读有关信息。5)防复制功能。根据权限设置只读、修改等权限，且在修改前能自动备份原文件保障档案文件的原生性。二是建立硬件安全屏障。除了采用常规并且有效的防盗、防火、防尘、防水等安全措施外，还要考虑解决3个问题：1)确保文件档案不依赖于硬件设施的状态。主要是通过设置至少两套硬件备份系统，采用第三方介质备份、脱机保存等来解决。2)确保密钥安全。系统的关键操作人员除了使用密钥确认身份外，还应利用加密狗、身份验证卡片等硬件来确保密钥

11、安全。3)防止重要档案信息非法传播。主要是通过关闭数据转移设备来防止企业知识的外泄。三是建立流程安全屏障。在设计、合同等关键管理系统的流程设计中，都要把信息安全作一体化的考虑。对于需要长期保存和具有凭证作用的重要材料等，要同时建立纸介质档案。 223铁路档案管理队伍再造工程要适应新的形势和变化的环境。铁路档案管理队伍的建设定位应当是再造，而不是简单的素质提升，因此就特别需要站在知识管理的高度来考虑档案管理队伍的规划和建设。首先，可以按照业务、技术、专家3个层次的架构，重构一支分工明确、结构合理、相互协调的档案管理队伍。档案业务员主要是负责具体的档案收集与存储业务；技术人员则是将收集到的知识按照专业分工进行提炼、浓缩，便于知识的检索、传播和共享；专家则是站在更高的层次上予以专业指导或是在企业设立的信息论坛上以版主的身份提供知识的指导和帮助。其次，针对不同层次的档案管理人员的知识结构要求开展必要