论述图书馆档案管理工作存在一些问题

1、论述图书馆档案管理工作存在一些问题    摘要：图书馆档案管理是高校图书馆工作的一个重要组成部分。它客观真实地记载着高校图书馆各历史时期的发展轨迹，是图书馆发展变化的历史见证，也是进行图书馆管理的重要依据，具有十分重要的地位和作用。本文分析了图书馆档案管理中存在的问题，并在此基础上提出了相应的对策，为其他高校做好图书档案管理工作提供参考。    关键词：高校图书馆；档案；管理     图书馆的档案工作是高校档案工作的重要组成部分，也是图书馆工作不可分割的一部分。图书馆档案是图书馆在开展各项业务活

2、动中形成的，是经过鉴选归档的文字、统计数字、照片、图表、声像制品等文件资料，是反映图书馆业务活动情况和历史发展的原始记录，是图书馆工作人员从事工作活动中形成的珍贵资料，也是图书馆工作成果的综合反映。它记录、总结了图书馆在过去不同时期的业务工作情况，是记录图书馆工作的重要凭证，也是我们总结经验、制定计划、探索规律、进行科学决策的重要参考依据。笔者通过多年在图书馆管理工作中的实践和体会，感到高校图书馆档案管理工作在管理意识、制度建设、人员素质和档案利用等方面还存在着诸多问题，亟待解决。1.图书馆档案管理工作中存在的主要问题1.1档案意识薄弱，主体观念不强    由于思想认识上的

3、偏差，许多图书馆工作人员包括部分领导在内还没有充分认识到图书馆档案工作的重要性，片面地认为“档案工作是各学院档案室的事情”，与自己从事的工作不大相关，因此，缺乏搜集档案资料的主动性和积极性。1.2档案管理制度不够健全    长期以来，由于图书馆管理人员档案意识薄弱，很多图书馆没有将档案工作列为图书馆工作中的重要组成部分，导致图书馆档案管理缺乏规范性，管理混乱现象十分严重。有许多档案不是断档就是缺档，或者是应当立卷而没有立卷，缺乏系统性和完整性，同时也未进行分类、标引、编目、排列，更没有进行二、三次档案文献的加工，使档案资源不成体系，难以得到有效利用。除此之外，档案的借还制度

4、缺乏，造成档案极大流失。同时学校尚未建立起完善的规章制度规范和约束相关部门与个人的行为，导致档案资料收交的主动性和积极性不高，所以收集的资料不齐全、不完整、质量不高。1.3档案管理人员缺乏，业务水平不高    一直以来，图书馆缺乏专人负责档案材料的管理，图书馆档案管理工作通常由其他工作人员兼任，他们常常满足于登记、收藏、保管等一般性管理工作，而对实施计算机、网络化管理无暇顾及，以至越来越不能满足档案现代化管理的要求。同时由于档案管理组织机构不健全，岗位职责不清、责任不明，加之兼职档案管理员人员经常更换，并且他们没有经过专门培训，业务素质参差不齐，导致档案工作被动落后、疲于应

5、付。1.4档案管理工作现代化进程缓慢    目前，许多高校图书馆的现代化程度已经大大提高，有本馆的自动化集成系统，有自己的图书馆局域网，并与校园网接通，实现了图书馆资源的网上充分利用，而档案管理工作的基础设施、设备条件和技术手段却较为落后。这将极大地限制了图书馆档案工作的发展，妨碍了图书馆档案管理现代化的进程，使图书馆的档案工作难以为本馆的发展提供快捷、高效的服务。1.5档案价值缺乏鉴定    随着时间的积累，图书馆档案资料越来越多。很多时候，管理人员无论档案的详实、真伪程度和价值大小，将所有图书馆档案文献长期存放在一起，也没有通过必要的价值鉴定来确定图

6、书馆现有档案资源的准确性和保管期限，导致图书馆档案文献不断膨胀，给管理和利用带来极大的不便。1.6档案管理重藏轻用，开发利用不足    目前，高校图书馆档案管理普遍存在重管理、轻利用，重保管、轻开发等现象，这些现象势必影响到图书馆档案的有效利用，不利于发挥高校图书馆建设的服务功能，造成图书馆档案资源的闲置和浪费。有些图书馆的档案管理模式是封闭或半封闭状态，除图书馆管理人员和图书馆档案管理人员以外，其他人员一般很难利用到图书馆的档案资源，同时，管理人员对档案资料也没有进行深入地开发，未能实现图书情报资料与档案一体化管理，这也极大地限制了图书馆档案资源的利用。2.加强图书馆档案

7、管理的对策2.1增强图书馆人员档案意识    图书馆工作人员特别是领导同志应从思想上高度重视高校图书馆档案工作，深刻认识到图书馆档案同图书情报资料一样也是一种宝贵的信息资源，对图书馆工作有着决策依据、研究参考和佐证助手等重要作用。同时在经费上给予保证，从而不断改善档案管理工作的硬件及软件环境。在争取图书馆领导对档案工作重视的基础上，逐步把图书馆档案管理列入领导议事日程上来，确定一名副馆长主管图书馆档案工作，在图书馆办公室配备一名专职的档案管理员负责全馆档案管理，以确保档案管理工作的落实。2.2建立健全图书馆档案管理制度    要搞好图书馆档案管理工作，必

8、须建立一系列科学、合理、适用的规章制度，从而约束和规范相关部门和个人的行为。要结合图书馆工作的特点和具体情况，制定出既符合档案法的要求，又适应于图书馆工作开展的各项档案管理制度，主要包括：立卷归档制度、档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、档案人员岗位责任制度等一系列完整规范的档案管理制度。2.3明确人员分工，加强业务培训    高校图书馆档案管理工作是由档案管理员具体操作的、馆内业务部门分工完成。对于日常管理档案采取集中管理方法，安排办公室专人负责全权办理。对于业务流程档案由各业务部门分散管理，便于各部门结合自己的业务进行管理与利用，同时调动个人和部门两方面开展档案工

9、作的积极性，这是搞好档案管理工作的动力源泉。加强档案队伍建设，提高图书馆档案管理人员素质，也是提高图书馆档案管理工作的关键。为了适应图书馆档案现代化管理的需要，对档案人员就必须进行必要的培训，使其既精通专业的基本理论和基本技能，又熟练掌握文书学、行政管理学、情报信息学、计算机学科的基本知识和操作技能，以帮助其发现、研究和解决档案管理工作中出现的新情况、新问题。2.4做好档案信息资料编研工作    高校图书馆应对其档案信息有目的、有计划地筛选、分析、研究，编制出具有典型性、规律性，具有使用价值的各类档案信息。如根据某项专题或某项实际需求，编制文献汇编、资料文集、专题调研、大事

10、记、简介等。高校图     书馆也可将本馆历年的重要活动记录分析整理，编制出图书馆年鉴、图书馆馆史等重要资料。还可根据图书馆的馆藏变化、基础设施建设、服务功能创新等有关档案存储信息，编制出图书馆使用手册、高校图书馆入馆指南等对读者进行宣传教育或作为文献检索课教学使用教材。另外，随着高校办学规模不断扩大，办学层次不断提高，图书馆研究职能的不断强化，高校图书馆也可将本馆的科研、学术活动情况，编制出图书馆科研工作实录、图书馆专业论文汇编、科研成果文集等，在馆内外宣传、介绍、交流，提升档案信息资源的传播效果及影响力。2.5加强图书馆档案管理的信息化建设 

11、;   随着高校图书馆办公自动化程度的提高,电子文件必将更多的代替纸质文件而成为文件的主体。计算机光盘存储在档案管理上的应用，为档案管理开辟了广阔前景，同时也给档案工作带来了变革。因此，档案工作必须采用计算机为主的现代信息化技术，结合高校图书馆的特点，最大限度地开发高校图书馆档案信息资源,为图书馆管理工作和学校教学工作提供高效、便捷的服务。2.6搞好档案的开发利用    档案的开发利用是档案工作的最终目的，只有积极开发利用信息资源，图书馆档案才有生机和活力。在开发利用方面，档案人员应做到以下几点：一是加快图书馆档案的信息化建设。网络时代，用户对信息的需求是快捷、方便、准确，档案管理人员应利用现代技术对档案进行科学管理和深层次的开发。二是在图书馆的日常管理中，图书馆档案管理人员应及时准确地提供档案资料配合领导决策，配合馆内各项工作，为图书馆的各