现代人事档案管理原则与模式

1、现代人事档案管理原则与模式摘 要:探讨人事档案管理的基本原则与管理模式,集中统一、分级管理,维护人事档案真实、完整与安全,便于人事工作及其它工作利用。人事档案社会化开放式管理模式与传统人事档案封闭式管理模式处于并存发展阶段。充分发挥人事档案社会化开放式与封闭式管理模式管理的两者优势,克服各自弊病,使人事档案管理模式更加充实与完善。关键词:人事档案管理原则管理模式中图分类号:G275.9 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2011)07(a)-0205-01人事档案是人事管理活动的历史记录,是开展人事工作的必要条件,管理人事档案是人事工作自身的需要,是组织、人事、劳动部门的职责,人事

2、档案应由各级组织、人事、劳动部门集中统一管理。1 人事管理的原则人事档案管理是在人事档案工作实践中逐步形成起来的。主要有集中统一、分级管理,维护人事档案真实、完整与安全,便于人事工作及其它工作利用。在市场经济条件下,人事档案管理还是应坚持这些原则,只是在具体内涵上有所差异。1.1 集中统一、分级管理人事档案人事档案必须集中由组织、人事档案部门统一管理,其他任何部门或个人不得私自保存人事档案。分级管理是指全国人事档案工作,由各级组织人事部门根据其管理权限负责某一级人员的人事档案材料,并对人事档案工作进行指导、检查与监督1。如干部档案就按干部管理权限统一由各级组织、干部部门分级管理,即管哪级干部,

3、就管哪一级干部档案。在市场经济条件下,主要应注意级别不要分得太细。1.2 维护人事档案真实、完整与安全人事档案管理中不允许不实和虚假人事材料转入人事档案,应注意鉴别挑选真实内容的人事档案材料;所谓完整,是要求保证人事档案材料在数量上和内容上的完整无缺;安全则是指应尽一切可能最大限度地延长档案寿命,同时不失密、不泄密。人事档案材料形成于不同的历史时期,它的产生与一定的历史条件相联系,并不可避免地带有时代色彩。特别是在历次政治运动中形成的人事档案材料,确实具有某些局限性,有些内容现在看来是不妥甚至是错误的。维护人事档案的完整、准确与安全是组织部门和每个干部的共同责任。如果只考虑到人事档案的现实效用

4、而热衷于更改人事档案有关内容,却忽视维护其真实性,这不仅违反了历史实际和客观实际,背离了党的实事求是的思想路线,而且会给人事档案管理工作带来一定的难度,也会对个人的培养和使用起一定的副作用,因而是不可取的。党和国家对组织、人事工作历来十分重视,为了确保人事档案的真实性,中央组织部作出了一系列规定,从制度上保证人事档案的真实性。中央组织部明确规定:凡是归入干部档案的材料,必须是经过组织程序、由组织审查认可的真实材料。这些归档材料一般是和干部本人见面的,内容准确、实事求是、手续完备,符合归档要求的。1.3 便于人事工作和其他工作利用人事档案工作的目的,是为了提供利用,这也是衡量和检验人事档案工作的

5、重要标准。必须将这一原则贯穿到人事档案工作的各个环节中去,成为制定方针措施和安排部署工作的依据和指针2。在收集、鉴别、整理等方面都要考虑这一原则,现在更应结合人事政策、制度及改革进程,积极主动为人事工作和其他工作服务。现代社会,还应坚持人、档基本统一和适度分离的原则。人档统一是指个人的管理单位和人事档案的管理单位必须相一致,这样做有利于个人的有关材料及时收集、整理归档,也便于档案的利用,这就要求人事调动或管理权限变更时,档案应及时转递,做到人档一致。这种档随人走的做法一直被视为中外人事档案管理的一大差异及我国人事档案管理上的一大优势,是人事档案的相对集中与传统人事档案管理原则与体制的核心特征人

6、员的超稳定相连的必然结果,这一原则在过去是唯一的,是必须坚持的。2 现代人事档案管理模式人事档案仅有党政机关干部人事档案一种管理模式,其它类人事档案几乎都是以此为标准。随着市场经济的建立和发展,我国的户籍制度和人事制度都相继进行了改革,与此相关的人事档案工作,若继续沿用这一种模式管理所有类别人事档案,已经不能适应当今社会发展要求。2.1 封闭式管理模式人事档案由单位内部的组织、人事档案部门实行封闭式管理。主要是领导或组织上使用,一般不对外使用。目前,对党政机关、企事业单位在岗的国家干部、教师、科研人员等人事档案大多实行这种管理模式。有利于本单位人事档案的收集和管理。便于本单位领导及时使用其人事

7、档案。有利于人事档案的保密。2.2 开放式管理模式开放式管理模式是在市场经济条件下建立的一种新模式,与市场经济的发展和社会信息化程度密切相关。人事档案管理机构、管理对象和服务对象具有较强的社会性。人才市场建立的人事档案管理机构,面向社会,其管理对象包括该社区范围内所有流动人员人事档案,其服务对象更具有社会性,可以为整个社会提供人事档案服务。人事档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性,决定了人事档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。各单位内部人事机构行使,该机构人事档案来源单一,仅限于本机构人员,内容也较简单;而社会化的人事档案管理机构,其来源要广泛得多,可以来自该社区范围内各类人员,由于每类人员身份不同,集中起来显得人员复杂,其档案内容也是丰富多样。利用者类型、利用者用途的多样性,导致对人事档案内容、载体、传递方式等方面的多样性;也使得人事档案不可能局限于单位组织部门使用的狭窄范围,不仅组织上需要,许多个人也需要,那些与个人生活和切身利益密切相关的人事档案,经常会被组织和个人查阅利用。社会主义市场经济条件下,建立一种社会化和开放式人事档案管理模式是非常必要的。参考文献1 朱玉媛.现代人事档案管理M.北京:中国档案出版社,2002.2