集团公司全套财务报销制度

1、湖南东尤水汽能节能有限公司财务报销管理制度（本制度适用于东尤集团所有公司）第一章总则第一条为进一步强化公司财务管理，完善财务管理制度，合理控制费用支出，规范公司的会计核算工作和财务报销行为，使公司财务管理制度化、规范化，发挥财务在公司经营管理中的作用，特制定本制度。第二条凡涉及公司原材料和日常商品采购、固定资产采购、在建工程支出、税费支出、办公费用、招待费用、差旅费用、车辆费用、职工劳保及福利费用以及其他涉及费用支出项目的报销均按此制度要求执行。当月发生的费用报销截止日期为本月最后一日，异地工程项目部报销应在当月底前把要报销原始凭证及票据明细表邮寄回总部，下月不再报销上月及以前月份的费用，因未

2、及时报账产生的损失由经办人自己承担。第三条本制度适用公司总部及各项目部（整体发包的工程项目除外）。第二章程序和审批权限第四条报销程序（一）报销分部门和工程项目进行，不同人员支出的业务费用不得混淆在一张报销单上，收据和发票要分别粘贴，不得混淆同一张报销单上。（二）签字报销程序：经办人粘贴好原始凭证并填写报销单T部门负责人审核并签字T会计审核并签字T财务经理复核并签字T财务总监签字T总经理审批T出纳审查合格后付款（具体见流程图），（三）报销凭证要求：原始凭证粘贴一定要规范工整，报销凭证填写要活晰明了，空白栏要划线注销，大小写金额要相等，合计大写金额前面要有封闭符号，合计小写金额前要有人民币符号&#

3、165;。（四）报销时间：原则上每周二为报销时间，其他时间不予报销，特殊情况由总经理特批；报销凭证交财务后，如在报销日未能及时报销的，财务应出具收据交报销人，收据上注明本次应报销的金额和单据张数等明细事项。第五条审批权限日常性的费用、差旅费、招待费、办公费、预付货款、原材料及商品采购款、特殊费用和员工绩效奖金、销售返利、客情维护费、专项活动费用开支、公司销售提成等所有费用报销由总经理审批（暂不按金额大小细分审批权限）。第三章借款及预付款管理规定第六条借款是指公司员工因公务需要的临时性借款；预付款是指因公司业务需要，需预先支付的购买材料、固定资产及各项需要预先支付的款项。第七条借款管理规定（一）

4、出差借款：出差人员凭审批后的出差审批表按借款审批流程和审批权限（同报销审批权限）办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。（二）日常物资采购借款：凡涉及公司日常物资采购借款，业务经办人员凭审批后的采购申请单按借款审批流程和审批权限办理借款；公司日常零星物资采购单项业务超过500元以上的支出原则上需以银行转账支付，不得用现金支付。（三）其他临时借款：凡涉及公司费用性其他支出项目（如日常办公费用、招待费用、车辆费用等），业务经办人员凭审批后的借支单按借款审批流程和审批权限办理借款；业务经办人员在业务办理完毕后应及时报帐，除周转备用金外其他借款原则上在结活前帐后方可办理借款。（四）备用金借款：

5、需要备用金的部门或个人应先提出申请，经总经理办公会讨论通过，总经理审批后到财务部备案，从出纳处领取。备用金管理人离职时应到财务部全额交活备用金，否则财务有权从其工资中扣除。年终时备用金应活零，年初再借。（五）各项借款金额原则上不超过本人月薪的一半，特殊情况由总经理批准。第八条预付款管理规定（一）商品、工程预付款:凡涉及公司商品、固定资产（房屋建筑物、机器设备、工具等）建设、安装、维修等需要支付预付款，由业务经办人员依据合同规定的付款方式及金额填写付款申请单,按审批程序批准后办理付款手续。（二）日常零星物资、材料采购预付款：凡涉及公司各项物资、材料采购需要提前预付货款由业务经办人员依据物资供应采

6、购合同和采购申请单按付款审批流程和审批权限办理预付款手续。（三）办理公司各项预付款时，业务经办人员必须向财务部提供审批的物资供应采购合同或采购申请单和付款申请单后，方可办理预付款支付手续，预付的金额不得超出合同规定的预付金额，财务人员要与经济合同核对后，方可支付。（四）公司各项预付款的支付原则上使用银行转账方式支付。第九条借款及预付款流程（一）申请程序：借款人填写借支单（出差审批单）、付款申请单、采购申请单或合同等，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）。（二）审批程序：部门主管审核签字T财务负责人复核T总经理审批。（三）付款程序：会计依据审批后的借款单填制会计凭证T财务负责人审

7、核T借款人在会计凭证上签字确认T出纳依据会计凭证付款。第十条借款及预付款审批权限，所有借款由总经理审批。第十一条公司所有经济业务不得领用空白转账支票，出纳不得将空白支票交给其他单位或个人，作废支票要留存。遗失支票，领取人必须在第一时间告知财务部并按规定和程序办理挂失手续，若遗失支票已被支付，领取人要按全额赔偿已支付金额。第十二条公司所有借款，原则上必须在前帐结活之后方可再借付，确因业务需要而来不及结活前帐，必须以书面形式告知财务部，经财务负责人和总经理审核同意后方可再借。第十三条公司业务经办人员必须在单项借款业务办理完毕后按五个工作日内凭有效票据报销并结活借款；凡无理由未按规定期限报销者依据实

8、际超出天数按当期银行贷款利息加罚滞纳金；凡无故超过一个月不结账者，一律不予报销，财务部有权从其本人工资中扣除借款。第四章差旅费管理规定第十四条差旅费开支范围为公司全体职员出差期间的住宿费、车船费（含飞机费用，下同）、外地市内交通费、伙食补助费。（一）住宿费按出差实际住宿天数在规定的限额标准内凭票报销。（二）车船费和市内交通费在规定的限额标准内凭票报销。（三）伙食补助费，按出差的自然天数计发，若出差期间发生餐饮招待费，相应扣除餐费补助。第十五条工作人员出差的交通费和住宿、膳食最高标准职级最局交通费最局住宿费最高膳食费飞机火车局铁总经理实报实报实报实报实报总监及各部门经理经济舱硬卧二等座130元/

9、晚动车上40元/餐其它10元/天副经理及以下级别批准后经济舱硬卧二等座100元/晚动车上40元/餐其它10元/天注：1、出差距离在500公里以内，不允许坐飞机2 、超过500公里，只限丁部门负责人及以上级别人员乘坐，其它人员有特殊地点需要乘坐飞机需报总经理批准通过。3 、根据工作需要，职员出差或业务活动可预先向公司借支备用金，借支额度根据实际需要确定，按第七条第一款办理。该项业务完成后，应于五个工作日内报销返纳，否则不再借款且未结款项将在工资中扣除。第十六条住宿费开支办法（一）出差住宿费在规定的限额标准内凭票报销。实际住宿费超过规定限额标准的部分，不予报销。（二）一行多人出差，同性别两人只能住

10、一间双人问，按一个人（职务较高者）住宿标准计算；其他确因工作招待需要，超过限额标准的住宿费，可凭票经总经理批准后适当提高报销标准，但最高不得超过应报标准的80%（三）凭票报销住宿费，其住宿费发票须明确反映住宿日期、天数、金额；如系定额发票，应由住宿单位另开收据注明天数、单价并加盖发票专用章或公章方能报销。（四）出差人员由接待单位免费招待或住在亲友家，不予报销。（五）应尽量选择距办事较近的地方，以便利工作为原则。第十七条交通费开支办法（一）出差人员乘坐飞机要从严控制。出差路途较远、出差任务紧急的或乘坐飞机比其他常规交通工具更节约的，须经批准同意，方可乘坐飞机。（二）对经批准乘坐飞机的出差人员，其

11、乘坐往返机场的专线客车费用，可在出差人员市内交通费标准的范围之外凭据报销。（三）出差到外地产生的市内交通费凭票报销，原则上不得乘坐的士。第十八条误餐费开支办法总经理出差据实报销餐费，其他员工的伙食补助按第十一条标准在限额内凭票报销。第十九条工作人员出差应取通往两地相距最短和旅费最省的路线行走。擅自绕道和中途不必要停留而增加的一切车船费、交通费、食宿费等全部自理。第二十条出差期间，产生的公务费，如邮电费、文件复印费、传真费等，实报实销。出差在外期间，一般不对外宴请和对外赠送礼品，如确有需要必须事先取得总经理同意。出差期间的宴请费用不在差旅费中报销，应单独填歹0在业务招待费中审批报销。员工出差，因

12、各种原因遗失住宿票据或车船票的，应取得所住旅店开具的票据存根的复印件，并加盖该旅店财务章以后方予报销。第二十一条审批报销程序（一）差旅费报销单由出差人员自己按规定填写，填写要规范，票面要十净整洁。（二）报销程序：经办人填单T部门主管审签T财务部审核签字T总经理审批T财务出纳结算。第二十二条差旅费的报销的其他有关规定（一）员工出差前必须填写出差审批表，写活楚出差地点、预计时间、出差目的，出差后应填写出差总结表，经部门主管审核签字，由总经理批准，未经批准其出差费用不予报销；如紧急情况可经总经理口头批准后出差，并在出差返回当日补填出差审批表；（二）需要事先借款的，必须在出差审批表上填写具体的出差借款

13、金额，凭审批后的出差审批表,到财务部办理借款预借差旅费；对于没有还活前次差旅借款，或者是虽然没有超过上限，但计算不合理的，财务有权不予借款；（三）出差人员在上报的出差计划内无法完成任务需延长，必须以书面报上级审批，并交人事行政、财务部备案；（四）出差返回后应在5个工作日之内提交报销单，并于报销时退回预借的多余的款项。（五）出差人因工作计划安排不当，延误航班、车次所产生的退票费由其个人承担，若是直接上级指示改变出行计划的由上级领导签字证明，方可报销。（六）同一城市市区至郊区、郊区至郊区的交通费用可视同长途费用，按实际费用报销。（七）出差天数的计算原则为：上午出发的，按一天计算，下午出发的按半天计

14、算；中午12点以前返回的的按半天计算,12点以后返回的按一天计算。（八）车票按先后日期顺序依次排列粘贴，注明行车路线（始发地点一一到达地点）及乘车日期；市内交通票需在背面注明起始地，无日期者注明日期。市内公交车、出租车、长途车票严禁有连号票，做到乘车要当班票，车票丢失补白条的，不予报销。（九）住宿票按日期先后顺序依次排列粘贴，住宿票必须加盖印章，印章必须活晰。（十）公司财务人员有权对一切报销单据和所发生经济业务的合理性、合法性、真实性进行审核，发现有问题的一律不予报销。（十一）本市内外出办事交通费用开支：原则上只报销公交车票，特殊情况需要乘座其他交通工具的，应事先征得部门领导同并在发票背面签署

15、原由。第二十三条公司财务各环节在差旅费报销过程中发现较严重的问题时，有义务及时反馈给公司领导进行处理。第五章日常费用报销规定第二十四条公司日常费用主要包括电话费、办公费、低值易耗品及机物料、业务招待费、培训费、资料费等。第二十五条电话管理费规定（一）公司为管理人员提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。公司办公固定电话原则上禁止员工打私人电话。（二）公司办公电话费及网络使用费依据办公室核定的各职能部门电话费标准进行交纳。（三）移动通讯费：公司给管理人员配备的办公手机费用由公司统一缴费，经过公司行政会议决定同意的特殊岗位人员，每人补贴50至80元/月。第二十六条业务招待费报销规定（一）招待

16、费是指公司管理人员及各职能部门在业务往来中招待有关人员所发生的餐费、礼品费及其他相关费用，招待费报销原则上实行“事前申请，确认标准，按标准报销”的控制程序，对超出标准的招待费公司不予报销，由经办当事人承担。（二）公司所有招待必须填写招待费用申请表，经逐级批准后，方可办理。特别情况，在外办事期间需发生招待而无法填写招待费用申请表，需电话请示并做好备注，在发生招待次日补齐手续。所有招待必须在申请表写明真实宴请人员和陪同人员人数、时间、事因。招待费用凭招待费用申请表和发票报销，并由经办人及证明人在该张发票背后签字。无审批招待费用申请表的或发票背面无经办人和证明人同时签字的不予报销。（三）公司内部人员

17、餐费不在招待费列支。（四）各级管理人员业务招待费开支标准1、总经理级以上职务的业务招待费据实报销；2、一般工作及业务招待用餐每人不得超过50元/餐；3、一般工作及业务招待住宿标准为标准（普通）双人房；4、超出以上招待标准由总经理审批报销。第二十七条办公费、机物料等报销规定（一）一般管理规定：为了合理控制费用支出，此类费用由公司办公室统一计划管理，集中购置,并指定专人负责。（二）公司办公室每月根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时填写“物品申购单”报批。（三）办公用品及低值易耗品的购置由办公室按计划统一购买，并建立实物帐，详细登记办公用品的进、出情况。报销办公用品必须有正式发票

18、，并附有供货单位加盖公章的出货单或电脑小票。第二十八条日常物品采购费用报销（一）日常物品采购费用支出是指因采购零星材料、机械设备配件、劳保福利性用品及办公设施用品等所发生的费用支出。（二）公司所有物品采购必须填写“物品申购单”，经部门负责人同意签字并经总经理批准后，方可办理。（三）物品米购后米购人员必须及时办理物品验收及入库手续，所购物品发票和物品验收单及入库单以及物品申购单一并作为报销原始票据，在5个工作日内（项目工地在月底以前）按报销程序办理报销手续；若有特殊情况不能在规定期限内报销应及时以书面形式向财务人员说明情况，否则不予报销。第六章专项支出财务报销规定第二十八条专项支出主要包括公司固

19、定资产支出、咨询顾问费用、工程安装施工费、广告宣传活动费及其他专项费用等。第二十九条专项资金支出报销的一般规定（一）公司固定资产支出（包括大修理支出）依据有关规定执行。（二）公司所发生的一切咨询顾问费用必须经总经理批准，否则一律不予报销。（三）工程安装施工费、广告宣传活动费及其他专项费用等报销由职能部门提出资金预算待逐级审批后按合同或协议审批权限签订“专项”合同或协议，并按日常费用报销程序和审批权限办理报销手续。（四）公司专项资金支出报销必须附正规发票、各项验收单、“专项”合同或协议，财务人员依据合同或协议之约定办理付款手续。第七章财务报销原始凭证的规定第三十条原始凭证的审核（一）各项报销的原

20、始凭证，经各部门负责人审核签字后，报财务审查其合法性并送公司总经理批准。（二）原始凭证应具备的内容包括：1、原始凭证名称；2、填制凭证的日期；3、填制凭证单位的名称或填制人的姓名；4、经办人的签名或盖单；5、接受凭证的单位名称；6、经济业务的内容；7、数量、单价和金额；8、各种发票、收据必须符合中华人民共和国发票管理办法和实施细则的规定。从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位的公章，从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或盖单；对外开出的原始凭证，必须加盖单位公章，其中办理收款业务的要加盖本单位财务专用单。第三十一条对原始凭证的技术性要求包括：（一）凡填有大小写金额的原始凭证，大写与小写必须相符。（二）购买实物的原始凭证，必须有手续完备的验收证明。需入库的物资，必须填写