物流公司客户投诉管理制度

1、物流公司客户投诉管理制度一、目的（一）以客户为导向，从满足客户需求出发，提高服务质量及投诉处理时效，切实做好优质服务工作。（二）进一步重视客户服务投诉，并在遇到各类异常及突发事件时有章可循、避免事态扩大， 做到既让客户满意，又最大限度地维护企业品牌形象和利益。（三）本制度规定呼叫中心及公司各层面在客户投诉管理工作中的职责和权限，确定了投 诉管理的流程和服务规，是公司客户服务中心、营业部门进行客户投诉管理的指南， 同时也是对公司各层面客户投诉管理工作监控、考核的依据。二、围（一）适用于全公司，用于指导正确处理客户投诉。三、适用文件此制度制定后可依据相关容制定相应的实施细则。四、容（一）投诉来源1

2、外部投诉，指来源于公司外部的客户投诉。2、部投诉，指来源于公司部员工的投诉。（二）投诉渠道1外部投诉渠道包括：全国统一服务热线 400 880 8188投诉、新邦 在线留 言投诉、新邦总经理信箱投诉、回访投诉、传真投诉、外部投诉、 3.15消费者协会投诉、送 货满意度调查短信投诉等。2部投诉渠道包括：全国统一服务热线 400 880 8188投诉、OA投诉、腾讯通在线投诉、 传真投诉等。（三）投诉类型1、业务投诉，主要针对公司业务销售或运作上的差错而引起，主要分为：货损、货差、 时效延误、财务、理赔、价格、信息、问题差错、及其他类型投诉等。货损类投诉：货物潮湿、外包装破损、物破损；货差类投诉：

3、公司部丢货、汽运网点丢货、空运网点丢货；时效延误类投诉：中转不及时、分拨不及时、配载不及时、通知提货不及时、送货不及 时、接货不及时；财务类投诉：佣金、代收货款、发票、税金； 理赔类投诉：理赔时效不及时、理赔结果不满意； 信息类投诉：手机信息反馈错误、无信息反馈、GPS言息反馈错误；业务差错类投诉：开单差错、分批配载、标签差错、承诺不兑现、信息反馈不及时、虚 假签收、货物被冒领；其他类型投诉：除以上类型以外的业务投诉。2、服务态度投诉，主要针对公司服务人员的服务品质，语言、行为、态度方面等服务 礼仪不满而引起的投诉。（四） 投诉程度1 、业务投诉A 一般投诉： 指投诉事项属实且事态比较一般，

4、未造成公司利益损失或损失金额在 1000 元以下的投诉。B 中度投诉：指投诉事项属实且造成公司损失金额或索赔金额在 1000-5000 元（含5000 元）的投诉。C 重大投诉 : 指投诉事项属实且造成客户 2 次以上投诉、严重不满，或造成公司损 失金额或索赔金额 5000 元以上的投诉。2、服务态度投诉（1）一般投诉a、接听或挂断没有使用公司标准服务用语的，通话过程中离开未作任何解释将客户撂一边的；b、当客户到营业部门发货时，没有微笑服务，出现不倒水、不耐烦、客户咨询不回答等现象的；c、当客户查询货物时，不接受查询，或接受查询后，但是不回复的；d、对待他人咨询问题敷衍了事，急于打发；e、语气

5、推诿，事不关已，高高挂起；f 、客户要求得到某项服务时部门间相互推诿等；g、客户提出某项服务自身无法解决时没有给予正确的引导；（2）中度投诉a、通话未结束，主动挂断的；b、故意向客户提供错误或虚假信息的；c、对客户或同事出言不逊的；d、语气粗暴；e、服务意识差、爱理不理、态度傲慢、与他人斗嘴、强词夺理等；f 、当着客户面指责客户及评价客户缺点；（3）重度投诉a、与客户发生争吵的；b、与客户或同事发生言语冲突，用言语行为进行威胁的；C、与客户或同事 发生肢体冲突，打架的。五）投诉处理时效 对于客户的投诉，各部门应通力合作，迅速作出反应，力争在最短的时间全面解决问题，给客户满意的答复。1 、业务投

6、诉时效a 、一般投诉：接到投诉起一个工作日处理完毕。b、中度投诉：接到投诉起三个工作日处理完毕。c、重度投诉：接到投诉起七个工作日处理完毕。2 、服务态度投诉时效接到投诉起两个工作日处理完毕。六）投诉处理流程1、投诉受理全国统一服务热线话务员负责受理投诉信息。话务员接到投诉时，必须详细准确 地记录投诉人反馈的容，综合已有信息初步判断投诉是否成立，对于当场即可判断不 成立的投诉，须做好解释工作；对于投诉成立或需进一步调查了解的投诉，必须在 5 分钟将信息容反馈给相关责任部门要求处理，对于规定时间未处理妥善的需将投诉升 级，同时告知投诉人事情处理进度并跟踪到底，在承诺客户回复时效回复投诉人。2、投

7、诉处理1） 业务投诉处理话务员接到来自客户的业务投诉后，首先判断投诉的严重性及紧急程度。一般性业务投诉： 由话务员直接联系相关责任部门经理处理， 相关责任部门经理 必须无条件配合呼叫中心工作， 如部门经理因故不能直接处理的， 必须安排专人负责， 并保证在 20 分钟做出建议方案并回复投诉客户，呼叫中心话务员自接到投诉后 30 分钟对客户进行满意度回访。紧急或重大业务投诉： 初步判断责任部门 20 分钟无法处理完毕的，话务员须于 接到投诉后 5 分钟将投诉容升级到相关部门上一层级领导，并上报本部门经理处理。部业务投诉 ：为了促进公司部的横向沟通和解决效率， 货物异常等问题处理先相 关部门之间进行

8、横向沟通处理， 如果沟通未果， 可以进一步向品质管理中心要求协助 处理。如已超出品质管理中心职责无法处理的， 可以进一步向呼叫中心要求协助处理。 2）服务态度投诉处理过程a、外部服务态度投诉处理呼叫中心接到外部（客户）服务态度投诉后，如实详细地记录客户投诉的容，填写服务态度投诉管理表单，通过0A形式发送到相关部门负责人（一般为被投诉人 的上一级领导）处，并指定接到表单 1 个工作日 回复事件经过。呼叫中心根据部门调 查结果及客户投诉的容作出判断， 1个工作日 作出处理结果，并回复客户。b、部服务态度投诉处理部服务态度投诉， 呼叫中心接到部服务态度投诉后， 如实详细地记录投诉人投诉的 容，填写服

9、务务态度投诉管理表单，通过0A形式发送给总部行政部经理或经理指定 专人进行调查核实，并指定接到表单 1 个工作日 做出判决结果和处理方案（如遇星期 日、节假日， 时间顺延； 特殊情况不能及时处理完毕的， 必须提前联系呼叫中心说明情 况，并承诺回复时间）回复呼叫中心，呼叫中心对投诉人进行满意度回访。五 奖惩依据1 、业务投诉处罚细则客户通过 400 进行业务投诉， 经核实成立的， 给予责任部门负责人 50元/ 票的负 激励，在当月工资中体现。部门负责人针对被投诉事项填写投诉整改表 ，并于 1 个工作日提交到呼叫中心。2、服务态度投诉处罚细则一般服务态度投诉： 同一责任人累计只允许出现 3 次。一

10、般服务态度投诉成立的， 对责任人处于负激励 50 元/次，停岗 1 天；同时对责任人所在部门的负责人罚款 20 元；同一责任人一个月出现 2 次服务态度被投诉的，对责任人处于负激励 100 元，并 降薪一级；同一责任人 1 年出现 3 次的，退回人力资源部，责任人上一级领导负激励 100 元，并停岗 1 天。中度服务态度投诉： 同一责任人累计只允许出现 2 次。中度服务态度投诉成立的， 对责任人处于负激励 100元/次；同一责任人出现 2次服务态度被投诉的， 退回人力资 源部，责任人上一级领导负激励 100元，并停岗 1 天。重度服务态度投诉 ：出现重度服务态度投诉一经核实成立，立即将责任人退

11、回人 力资源部。责任人上一级领导负激励 100 元，并停岗 1 天。出现服务态度被投诉的责任人，核实投诉成立后，必须在一个工作日到呼叫中心 进行服务态度培训一天， 并提交不少于 500 字的整改书。（除华南区域外的其他区域由 所属区域行政人事代为培训）出现外部（客户）服务态度被投诉，经核实投诉成立的，责任部门的直接分管领 导均需亲自上门拜访客户，做好客户安抚工作，并将拜访情况在3 个工作日反馈到呼叫中心，由呼叫中心跟进最终处理结果及回复客户；如果该分管领导未按规定执行或 反馈的，一经查实，处于负激励 100 元。3、查询、投诉处理不回复或未及时回复处罚细则在查询、投诉处理过程中 ,出现 1次不

12、回复或未及时回复呼叫中心的 ,对责任人负 激励 50元/ 次，对部门负责人负激励 100元/ 次，在当月工资中扣除体现；同一部门 一月累计 2次未及时回复呼叫中心 , 对部门负责人降薪一级处理，对其上级领导处罚 100元/次。同一部门一月累计 3次未及时回复呼叫中心 , 对部门负责人退回人力资源 部处理，对其直接分管领导降薪一级处理。4、部业务投诉没有经过部横向沟通，直接投诉到呼叫中心的处罚细则 业务投诉没有经过部横向沟通， 直接投诉到呼叫中心的， 呼叫中心将对投诉人负 激励 50元/ 次，并撤回投诉。5、投诉处理结案不及时的处罚细则 投诉处理结案不及时的，给予部门负责人负激励 50 元/ 次

13、，在当月工资中扣除 体现；责任部门一个月累计 三次处理结案时效不合格 , 呼叫中心将对部门负责人及其直接上级领导进行0A通报批评。6不执行呼叫中心指令的处罚细则呼叫中心在联系各部门处理投诉时，出现拒绝执行呼叫中心指令的，立即对责任部门经理退回人力资源部处理，直接分管领导连带责任200元/次，并同时给予 OA记过通报。7、相关奖励客户致电呼叫中心表扬部门或个人，呼叫中心将相关容如实记录，并填写表扬 信，及时发送给行政部调查核实，如属实将进行通报表扬，同时将先进事迹上报至企 业文化处，在新邦人上进行宣传。营业服务过程中，难免会遇到一些刁难、无理取闹的客户，发生出口伤人或动人 打人的情况.为鼓励员工

14、服务过程中坚持骂不还口， 打不还手原则.对能坚持服务原则 的员工与行为，给予精神及物质奖励。公司设立“安抚奖”，部门经理通过OA安抚奖 流程进行申报，给予30-150元奖励，并撰写通报进行表扬。六、权限（一）起草部门：呼叫中心（二）审核部门：副总经理办公室（三）批准部门：总经理（四）执行部门：呼叫中心七、解释（一）本规定自发文之日起生效。（二）原投诉管理办法HJ-0010关于改善客户满意度，提升公司服务质量的实施方案HJ-0014、400投诉机制的管理办法即时废止。（三）本制度规定解释的主管部门：呼叫中心。八、附录1、附录一：回复时限表回复时限表基本原则：公司利益咼于一切，解决客户眼前冋题是当

15、务之急。时限分类分类描述数据来源时限要求备注1话务员接到投诉后 30分钟必须回复投诉人。以投诉为准30分钟回复方式包括：、备注 信息、短消息 等。特殊情况 不能及时处 理完成回复， 须及时通知 呼叫中心相 关话务员，并 承诺下次回 复时间2话务员联系各部门经理处理业务投诉，包括一般性业务投诉及重大业务投诉，各部门须在20分钟回复。话务员监督20分钟3话务员接到业务投诉后 5分钟必须联系相关部 门处理。以投诉为准5分钟4各部门在处理业务投诉 20分钟仍未有最终处 理结果，必须在超岀规定时间 5分钟通知呼叫 中心相应话务员。话务员监督5分钟5对于升级的重大业务投诉，相关领导（部门经 理级以上）在

16、20分钟无法处理完毕，须及时 通知呼叫中心。话务员监督20分钟6服务态度投诉处理 2个工作日处理完毕。话务员监督1个工作日7一般业务投诉处理 1个工作日处理完毕。话务员监督1个工作日8中度业务投诉处理 3个工作日处理完毕。话务员监督3个工作日9重大业务投诉处理 7个工作日处理完毕。话务员监督7个工作日10因服务态度被投诉， 分管领导须于3个工作日 对客户进行回访并回复呼叫中心。话务员监督3个工作日2、附录二：业务投诉处理流程图3、附录三：服务态度处理流程图4、附录四：服务态度投诉管理表单服务态度投诉管理表单处理部门受理人受理部门发送人发送时间投诉人联系方式被投诉人工号所属部门反馈容请相关领导核

17、实情况并回复呼叫中心。处理完成时间：r个工作日事情核实经过：整改方案：5、附录五：部业务沟通一览表基本原则：解决客户眼前问题是当务之急。序号分类描述第一程序处理第二程序处 理第三程序处 理1货物到达目的地客户提货反馈货物短缺，外包装完好丢失、缺少和多货始发部门/上一环节责任部门品质管理中心2到达部门反馈客户长时间没来提货或客户要求 长时间放置到达部门的始发部门品质管理中心3到达部门送货时反馈收货客户收货时间太长，车辆成本高始发部门品质管理中心4到达部门送货时反馈客户要求搬运货物，并搬到仓库里面，但没人搬运或要求加费用始发部门品质管理中心5货物到达目的地客户提货反馈丢失、缺少始发/终端部门品质管理中心6货物有送货费、卸货费及到付费用异常，终端无常操作始发/终端部门品质管理中心7终端到达部门或操作中心反馈车辆混装或 装车不规责任部门品质管理中心8时效类（部门、操作中心卸货不及时、不 按照公司规定正常安排送货时）责任/终端部门品质管理中心呼叫中心中转外发公司不送货、乱加收送货费、到9付运费，引起客户投诉需要进行考核并更 换责任/终端部门品质管理中心10偏线外发货物异常处理及时效延误，服务 及运作问题引起客户投诉始发部门/操作中心品质管理中心11汽运中心延误货物的岀港时间，造成时效 延误始发