企语系统使用教程系列oa

1、一种企业语言，一套管理系统：企语系统企语系统使用系列协同办公系统使用（上）软件服务社2019 年 2 月 27 日企语系统：一种企业语言，一套管理系统目录1 概述41.1 协同办公系统（OA）是什么41.2 什么样的企业适合使用 OA 系统41.3 怎样尽快使用 OA41.4 OA 与其他系统的关系51.5 关于本.61.6 实例61.6.1 实例简介61.6.2 实施计划61.6.3 怎样练习71.7 主控系统中的相关基础设置72 OA 系统简要说明92.1 浏览器要求和建议92.2 登录 OA 系统92.3 了解 OA 系统的概况122.4 功能菜单：系统功能简介142.5 首页数据区的内

2、容163快速掌握主要功能（1）：协同办公183.1 新建协同及协同的处理193.1.1 并行流程193.1.2 串行流程：审批通过的情况363.1.3 串行流程：审批不通过的情况413.2 部门、职务、组513.2.1 发给某个部门的全部3.2.2 发给某个职务的全部.51.583.2.3 发给一“组”.663.2.4 小结：关于流程的建立方法873.3 协同处理时的相关功能903.3.1 转发903.3.2 进行跟踪、取消跟踪953.3.3 常用语973.3.4 添加附件1033.3.5 其他1053.4 综合实例：多层流程、回复、撤消、待发事项1063.4.1 多层流程1063.4.2 协

3、同的“回复”（前面只有一个人的情况）1103.4.3 撤消1133.4.4 待发事项1143.4.5 协同的回复（前面有多个人的情况）1153.4.6 其他处理操作1183.4.7 说明1203.5 小结：什么是协同1292 / 219企语系统：一种企业语言，一套管理系统4快速掌握主要功能（2）：公共信息1304.1 公告1304.1.1 发布公告：操作说明1304.1.2 例 1：发给全部员工1314.1.3 例 2：发给部分员工1354.1.4 查看公告及相关操作说明1374.2.1404.2.1 发布：操作说明1404.2.2 例 1：单个4.2.3 例 2：多个项目141项目1494.

4、2.4 查看及相关操作说明1584.3 讨论1594.3.1 发布讨论：操作说明1594.3.2 例 1：发给全部员工1604.3.3 例 2：发给部分员工1654.3.4 查看讨论及相关操作说明1684.4.1714.4.1 发布：操作说明1714.4.2 操作实例1724.4.3 查看及相关操作说明1764.5 公共信息管理1774.6 小结180快速掌握主要功能（3）：其他常用功能1815.1 首页上的快捷功能1815.1.1 即时消息1815.1.2 便签1885.1.3 计划日程18955.1.4 员工5.1.5 外部5.1.6 消息5.1.7 94人195.198.2

5、005.1.8 其他2015.2 首页数据区的内容2035.2.1 待办事项2035.2.2 跟踪事项2045.2.3 工作.2105.2.4 近期回复2105.2.5 公共信息2115.2.6 关联/关联项目2135.3 首页上的其他功能2185.3.1人数2185.3.2 关于“状态”2195.4 小结2193 / 219企语系统：一种企业语言，一套管理系统1 概述1.1协同办公系统（OA）是什么在企语系统是什么中，已经对 OA 系统进行过简要的介绍：“协同”指的是相关按照一定的规则进行各种事项的处理。OA 是一个高效的通用办公管理系统，可以用于各种日常办公。对于企业来讲，OA 是一个“必

6、需”的办公工具。大家可能会想，我们有、传真、邮件、IM（如或 MSN 等），为什么还要用 OA？实际上，、传真、邮件、IM 都是很灵活的“工具”，但并不是一种有规则、有流程的“办公方式”。比如，您不可能在邮件或中建立一个审批流程，而这对于企业办公却是必需的、非常重要的。OA 的作用就是对工作中的各种事项进行抽象，在确保灵活性的同时，使工作变得规则、有序。都会感觉到，即使员工都在一起办公，、邮件、IM 都很方便，但仍然经常感到工很多企业作似乎有些无序。对于一些分支机构比较多或日常审批、流转比较多的企业，这种感觉就更加明显。OA 系统就可以完美地解决这些问题，利用这种规范化的工作方式，可以使企业内

7、部的各种工作如通知、申请、审批、讨论、文档管理变得规则、有序、高效。使用过 OA 这种工作方式的企业，都会体验到它带来的完全不同的便利。更重要的是，OA 还是各个专业系统的搭载平台和消息中心，可以从 OA 直接登录其他关统，其他关统的提示消息也能集中体现在 OA 上（比如，一个人力主管如果没有登录 HR 系统，但是有其他人发来员工转正申请，那么就可以在 OA 中收到提示消息）。所以，OA 是各个关统使用的基础和。1.2什么样的企业适合使用 OA 系统只要是具有下列条件的企业，都可以使用 OA 系统：1.2.采用电脑办公的在五个人以上。少于 20 人），也可以用一台 PC 作为服务有的服务器。如

8、果员工较少（采用电脑办公的器，或者租用云主机（或 VPS 主机）。会安装 Windows server（或 Linux）操作系统，并能进行基本的网络设置（如搭建局域网）。3.所以，只要是具有基本的信息化水平的企业，都可以使用 OA，也都需要使用 OA。1.3怎样尽快使用 OA建议按以下方式使用 OA，这样会以很少的时间取得最快的效果：4 / 219企语系统：一种企业语言，一套管理系统1.先只使用 OA 和 TC，而且 TC 也仅用于员工学习与 OA 有关的课件，就象在主控系统使用教程中介绍的那样。先不要启用其他系统如 PB、HR、CRM 等，这样可以减少前期的学习而且 OA 熟悉之后，对其他系

9、统的使用也非常有帮助。OA 系统采用分阶段的使用方式：前期只需要使用那些最常用也是最重要的功能，包括：协同办公、公共信息、各种常用工具（如，2.1)即时消息、关联等），这些是日常工作中使用率占 90%以上的功能，但只需要一二个小时就可以给员工培训好。本上册会详细介绍这些内容。也就是说，只要给员工培训好本上册涉及的内容，就可以开始正式使用 OA 系统。在上述功能使用熟练后，再根据需要逐步使用其他功能，如文档管理、电子邮箱、工作日志、项2)目管理等，这些功能可以在确认有管理需要时再使用。本下册会详细介绍这些内容。1.4OA 与其他系统的关系软件服务社在 iFair 设计之初就进行了整体架构的考虑，

10、每个（如 OA、TC、PB、CRM、FM、HR）都可以基于主控系统的基础设置，运行。因此，OA 是可以使用的。但是这些系统之间不是孤立的，了解 OA 与其他系统的关系，有助于完整地了解 iFair、更好地使用OA。1.OA 是其他系统的基础：在 iFair 中，尽管各个系统可以使用，但是掌握 OA 后，对于使用其他系统会带来很大的便利。用户可以通过使用 OA，更好地了解 iFair 的基本概念、思路、工作方法，并且在 OA 使用过程中，可以不断调整、优化系统的基础设置，比如：在 OA 使用过程中，可以更直观地考虑部门、职务、岗位的设置是否合理，而这些信息对于其他任何系统的使用都是极为重要的。所

11、以，熟练使用 OA 对于使用其他各个系统是非常有帮助的。2.OA 是其他系统的搭载平台和消息中心：OA 是日常工作中每个使用电脑的员工都必须使用的，因为 OA 就是办公的平台，所以上班后就必须登录 OA。而另外一些系统，如 PB、HR 等，使用频率显然没有 OA 高，而且由于包含很多敏感信息（如 PB 中涉及了付款、合同，HR 中涉及了员工信息），因此其他系统并不一定需要一直登录，而且不使用时应当及时系统。在 iFair 中，将 OA 作为其他系统的搭载平台和消息中心。系统会根据用户的权限，在 OA 的下面显使用的各个系统的登录，比如：如果一个用户具有 PB 和 TC 系统的使用权限，那么示出

12、他就会显示 PB 和 TC，点击即可登录相应的系统（有的系统出于安全考虑，会要求用户再输入或认证码），这样就非常便于使用，因此，OA 起到了各个系统搭载平台的作用。当用户没有登录其他系统时，如果在其他系统中有业务通知的消息，可以在 OA 下面的登录上立刻看到提示（会在 OA 最下面该系统的登录上红色闪烁，如下所示。点击并登录 PB 后，OA 中就不再提示），这一点对于其他各个系统的使用非常方便。5 / 219企语系统：一种企业语言，一套管理系统3.OA 是其他系统的重要信息源企业中有很多工作都是从 OA 开始的，比如要采购设备前，需要先在 OA 中讨论具体情况；在请假时，需要先在 OA 中进行

13、申请。当 OA 中讨论并审批通过后，在正式进行业务处理时，往往需要OA中讨论和审批的过程。比如，一个采购事项在 OA 中经讨论、审批通过后，需要在 PB 中再发出正式的付款申请，这时可以OA 中的内容，从而使 PB 系统的各个审批人更清楚具体情况。所以，OA 是一个非常重要的系统，尽管它不处理具体业务，但却是所有业务系统的重要基础。正因为如此，才建议在使用其他各个系统前，应当全面掌握 OA 的使用方法。1.5关于本为了用户能够方便、全面地了解 OA 系统，软件服务社提供了这样一个完整的使用，其中将结合实例说明和演示 OA 的使用方法和相关工作流程OA 的使用并不复杂，结合本可以很快掌握。对于一

14、些常用的功能，服务社还提供了课件，可以使 OA 的学习更加直观。说明：对于普通员工来讲，学会 OA 系统的使用是非常容易的。但是作为系统管理员，需要的是全面掌握 OA 系统的管理方法。要做到这一点，方法只有一个，就是全面掌握本建议：一定要把本至少看两遍（这也是在前面的各个手册中反复强调的）。中的全部内容。1.6实例1.6.1实例简介本将以“用有门业（）”（以下简称“用有门业”）为例，提供一个完整的业务操作演示（本例内容纯属虚构，雷同，不胜荣幸）。在主控系统使用中，已经介绍了该的各种基础设置（相关基础信息如部门、职务、岗位、用户等已在主控系统中设置完毕），系统管理员付聪已经按主控系统使用成了 O

15、A 系统、培训系统的一些设置。的介绍，完为了提高工作效率、强化日常办公的规范化水平，用有门业决定从 2011 年 10 月 26 日起正式使用OA 系统。1.6.2实施计划下面是本涉及的操作演示内容列表，以便参考：2011 年 10 月 26 日：6 / 219企语系统：一种企业语言，一套管理系统开始正式使用 OA 系统中“协同办公”部分的功能。2011 年 10 月 27 日：开始使用“公共信息”。2011 年 10 月 28 日：开始使用“首页上的快捷功能”。2011 年 10 月 31 日：全面了解“首页数据区的内容”。2011 年 11 月 1 日：开始使用“文档管理”。2011 年

16、11 月 2 日：开始使用“项目管理”。2011 年 11 月 3 日：深入了解“协同办公”的使用方法。2011 年 11 月 4 日和 5 日：开始使用“工作2011 年 11 月 9 日：”。开始使用 OA 系统中的“电子邮件”功能。2011 年 11 月 10 日：全面了解 OA 系统的一些高级功能，如：在平板电脑和上使用时的一些小区别、主控系统中的各种基础设置、权限管理、虚拟用户、一人多岗、外部提醒1.6.3怎样练习您在使用本提供了与本时，可能会想参照中的介绍，同步进行练习。在软件服务社上的“练习专区”，相配套的多组练习数据，并有每组数据的详细说明。您可以这些数据，然后参照本进行练习。

17、1.7主控系统中的相关基础设置每个关统负责企业管理中的一类工作。各个关统都要在主控系统中经过相关设置，才可以使用。由于 iFair 在设计上采用了统一的架构，所以各个关统的使用基本都是按以下思路进行：统的设置具有非常好的一致性，各个关1.组织信息管理：在主控系统使用中已经介绍了最主要的组织信息，它们不仅可以用于OA 系统，还可以由 PB、HR、TC、FM、CRM 等系统共享。在介绍主控系统时已经完成了这些设置。2.公共信息管理：用于设置和维护各个关统共享的基础信息，包括财务信息、业务信息等（如币种、结算方式、供应商）。这些信息主要用于各个专业系统，如 FM、PB、CRM、HR 等。7 / 21

18、9企语系统：一种企业语言，一套管理系统但是 OA 中并不需要“直接”使用这些信息，所以无需考虑。信息管理：各个系统（包括 OA）在主控系统中都有一些专有信息，所以使用 OA 前需要在3.“关统管理协同办公系统”中设置好这些基础信息。要使用 OA 系统，前期可以先只了解其中的“权限管理”即可，这个功能在主控系统使用中已经做过详细介绍。4.关统启用及设置：iFair 中的有些系统缺省情况下是未启用的，如 PB、CRM、HR、FM，只有先执行“关统设置”功能、启用之后才可以使用。但是由于 OA 和 TC 是最基础、最常用的系统，所以缺省就是已经启用的，并且在主控系统使用中已经确认了 OA 系统的设置

19、（回忆一下：当时在主控系统中将 OA 设置为“不需要”认证码和）。5.系统权限管理：必须根据本的管理需要，设置好各个岗位的权限。在主控系统使用中已经设置好了各个岗位的 OA 和 TC 的权限。每个用户可以自动按照其所在岗位上的权限来使用系统。由于上面这些基础设置工作在主控系统使用中已经完成，所以现在就已经可以直接使用 OA系统了。将来如果要使用其他系统（如 PB、CRM、HR、FM），相关的基础设置工作流程与上面所述完全一致，而且很多基础设置如组织信息、公共信息都是可以共享的，只要在主控系统中一次设置好，就可以在各个关统中直接使用，因此非常方便。所以，通过主控系统可以建立起严谨而强大的基础，从

20、而会给后面各个系统的使用带来极大的便利，这也正是在主控系统使用中反复强调基础设置的。8 / 219企语系统：一种企业语言，一套管理系统2 OA 系统简要说明2.1浏览器要求和建议在企语系统实施手册中介绍过，OA 是一个跨平台、跨浏览器的，不仅可以支持 IE8 至 11，也可以支持 Chrome、Safari，并且可以在平板电脑、上使用。上使用 OA，可以使用 IE8 至 11，这样便于1.如果您在 Windows 操作系统的 PC、平板电脑或所有各个系统的使用。当然，您也可以使用 Chrome 或 Opera。如果您在苹果的平板电脑、或 Mac 上使用 OA，那么可以使用 Chrome 或 S

21、afari。2.3.4.如果您在 Android 操作系统的平板电脑、上使用 OA，那么可以使用 Chrome。如果您在 Linux 操作系统的 PC 上使用 OA，那么可以使用 Chrome。关于浏览器的详细要求可以再看一下企语系统实施手册。特别说明：不要以未建议的浏览器使用 OA。目前仅建议使用 IE8 至 11、Chrome、Safari、Opera， 这是目前最主要也最标准的几种浏览器，已经可以涵盖目前所有常用的操作系统和设备。其它浏览器并不一定完全不能使用，有些浏览器我们已经能够确保 99%以上的功能可以正常使用。但是只要存在一点影响使用的问题，我们就推荐。其它浏览器我们都发现过或多

22、或少的问题，因此，不要以未建议的浏览器使用 OA，以免遇到一些奇怪的问题而浪费时间或影响工作。再次强调：使用 OA 前，必须确保所用的浏览器符合要求。下面将以 Windows 操作系统的 PC 为例，介绍 OA 系统的使用方法。在本的后面会专题介绍其他环境（如在 Android 平板电脑、或 iPad、上）的使用方法。2.2登录 OA 系统可以直接在浏览器上输入地址，登录 OA：1.打开 IE，输入地址 http:/服务器 IP:8080/oa，器的 IP 地址是 0，就可以用即可显示 OA 系统的登录页面（例如，如果服务登录）：9 / 219企语系统：一种企业语言，一套

23、管理系统2.录入用户名、，然后点击“登录”按钮，即可登录 OA 系统。说明：登录页面有以下几个地方可以关注一下：1.加到桌面：登录页面最下面一行有一个“加到桌面”。在 PC 上使用 OA 系统时，如果点击“加到桌面”，可以在桌面上生成一个 OA 系统的快捷方式：以后就可以在桌面上直接双击这个快捷方式、打开登录页面（即上面这个页面）。说明：有的浏览器上如果直接点击“加到桌面”不能生成这个快捷方式，可以“右键”点击后选择“另存为”，然后选择保存到桌面即可。注意：双击这个快捷方式后，是以默认浏览器打开 OA 登录页面。但有些用户的默认浏览器被设置成了 IE 以外的其他浏览器（经常有其他软件会篡改用户

24、的默认浏览器），这样就有可能无法用于登录 OA，因此，建议把 OA 的登录页面设置为主页，或者收藏 OA 系统的地址即可，一般不需要执行“加到桌面”。使用说明：2.登录页面右上角有一个“使用说明”，可以点击查看简要的使用说明。10 / 219企语系统：一种企业语言，一套管理系统3.运行环境：登录页面右上角有一个“运行环境”，可以点击查看 OA 系统所需要的运行环境。11 / 219企语系统：一种企业语言，一套管理系统2.3了解 OA 系统的概况登录 OA 后，可以看到系统界面如下所示：12 / 219企语系统：一种企业语言，一套管理系统界面包括以下几部分：1 功能菜单：左侧显示的是系统功能菜单

25、，根据用户所属岗位的“功能权限”不同，功能菜单也可能不同。后面会详细介绍各项功能的使用方法。首页数据区：中间的区域是首页数据区，这是用户最经常查看和处理的区域：2.、近期回复、公共信息、关联/关联项目包括六个区域：待办事项、跟踪事项、工作后面会进一步介绍各个区域的用途。3.常用：界面的最下面一行是一些常用工具和系统：这样可以非常方便地直接点击、使用。4.其他：右上角有一些操作按钮：其中：13 / 219企语系统：一种企业语言，一套管理系统1）2）3）修改：可以用于每个用户修改本人的；个人设置：可以用于根据本人的需要进行一些设置，这些设置仅对本人有效。使用说明：可以点击查看本系统的使用。注意：登

26、录 OA 后，右下角会给出一个提示，显示上次登录的时间、IP 地址等信息（如下所示），这是一种安全提示，用来检查是否有他人盗用本人的登录名和进入系统。比如：如果本人确认没有在其中显示的“上次登录时间”登录过系统，或者显示的“登录 IP”不是本人上次登录所用的 IP 地址（在局域网中使用时能确定本人所用的 IP 地址），那么就可能是有人盗用了本人的登录名、。2.4功能菜单：系统功能简介OA 系统中的很多工作是通过执行左侧菜单中的各个功能实现的。左侧菜单包括了下列功能：14 / 219企语系统：一种企业语言，一套管理系统由于 OA 使用率非常高，所以采用这样的菜单和操作按钮，不仅便于在 PC 上操

27、作，也便于在平板电脑和上操作。不同的用户，其所属岗位的“功能权限”可能不同，所以显示的菜单也可能不同。下面简单介绍一下各项功能：1.协同办公协同是指需要由多个人按某种流程和规则处理的事项。各种工作内容的申请、审批、通报、查阅、归档，都可以利用“协同”的方式进行管理。这些功能可以用于发出新的协同、处理本人收到的协同，或查看本人已发或已办的协同。系统中支持并行、串行、多层等各种灵活而强大的流程设置，可以充分满足各种工作的需要。利用上述功能，可以把日常工作的处理变得规则、有序，易于管理。2.公共信息公共信息包括公告、讨论、。可以发布和查看公告、，发布并参与投票，发布讨论并和查看意见。3.文档管理15

28、 / 219企语系统：一种企业语言，一套管理系统文档管理功能可以用于管理个人和的各种文档，并提供相应的借阅、共享、转发等功能。文档管理包括“文档、他人文档、借阅文档、文档”等功能。4.电子邮件系统提供了全面的邮件管理功能，不仅可以在 OA 中实现收信、写信、回发等常规操作，还可以与“协同”全面整合（比如：邮件转发为协同，协同转发为邮件）。不仅如此，还可以直接OA中的外部人、CRM 中本限内的客户人，非常方便地邮件。5.工作工作包括“日志、计划、总结”三部分，分别用于当前正在做的工作、以后准备做的工作和此前已完成的工作。同时，可以根据管理的需要设置好上下级关系（即相应的权限），可以使随时查看下级

29、的工作。2.5首页数据区的内容登录 OA 系统后，页面上用于直接显示数据的区域就是“首页数据区”，系统自动把一些重要数据显示在这里，可以直接查看和处理。这是用户最经常查看和处理的区域。下面简要介绍每个区域的用途。后面还会结合实例，做详细、直观的说明。、近期回复、公共信息、关联/首页数据区分为以下六个区域：待办事项、跟踪事项、工作关联项目16 / 219企语系统：一种企业语言，一套管理系统各个区域的用途和显示内容如下：1.待办事项：别人发给的、需要处理的各种事项会自动显示在这个区域。可以从这里直接点击查看，并进行处理，所以非常方便。跟踪事项：显示本人想要关注的一些事项，这些事项可以是本人发出的，

30、也可以是别人发给系统中提供了多种跟踪方式可供选择（如自动跟踪、保持跟踪）。工作显示本人的工作日志、工作计划、工作总结，可以在这个区域直接点击查看。2.的。3.这样可以便于随时查看本人的工作近期回复，并与实际工作状况相对照。4.本人发出的协同，如果有关处理结果。进行了处理，会自动显示在这个区域，以便提醒查看别人的显示在这个区域的协同只要点击查看后，就会自动从这个区域消失，如果以后再想查看，可以执行“已发事项”功能查找。公共信息5.可以显示本人收到的公告、示在首页上会非常方便。关联/关联项目、讨论、。这些信息也是员工需要及时了解的内容，所以显6.这个区域显示的是两部分内容，可以通过移动鼠标在“关联

31、1)关联”和“关联项目”二者之间切换：可以把经常的配置在首页的“关联”中，这样以后如果需要对这些人协同、即时消息，就可以很方便地选择，而且也很容易查看与这些人之间的协同往来2)关联项目在 OA 系统中，可以由文档管理员进行“项目管理”，建立各种项目，然后指定项目。、项目成员，这样，以后就可以把与这个项目相关的协同、公共信息汇总到“项目”上，从而便于根据项目来管理和共享相关的所有资料。现在，我们对 OA 系统有了基本的印象，从下一章开始将会详细介绍 OA 的使用方法。17 / 219企语系统：一种企业语言，一套管理系统3 快速掌握主要功能（1）：协同办公OA 是一个办公的平台，企业中每个员工（只

32、要使用电脑）都需要使用 OA。因此，在实际工作中， 应当能让员工快速掌握 OA 中最常用的功能，并在日常使用中熟悉这些功能、形成良好的工作习惯。本章及后面两章将介绍 OA 中最常用的一些功能的使用方法。只要让员工掌握这些内容，就可以开始正式使用 OA。本章重点介绍“协同办公”。“协同办公”部分是 OA 中最重要也最常用的内容，包括下列功能：其中：.5.6.新建事项：本功能用于新建一个协同。已发事项：本功能用于查看本人发出的协同。已办事项：本功能用于查看本人处理过的协同。待发事项：本功能用于查看或管理待发的协同。待办事项：本功能用于查看和处理其他人发给本人的协同。综合：本功能用于一

33、些特殊的事项，如已发事项、已办事项中“已删除”或“已归档”的协同。下面结合实例看一下协同的新建、处理的过程，您会发现，它的功能很强大，但使用很简单。用有门业决定从 2011 年 10 月 26 日起正式使用 OA 系统，此前付聪已完成了主控系统使用18 / 219企语系统：一种企业语言，一套管理系统中提到的所有工作，包括已经给主要员工做了简要的培训，并把所有登录名、发给了员工。3.1新建协同及协同的处理下面介绍怎样执行“新建事项”功能、新建并发出一个协同，以及相关功能的使用方法（如协同的处理、跟踪事项等）。本节先介绍两种最常用的流程：并行流程和串行流程。3.1.1并行流程新建并发

34、出协同2011 年 10 月 26 日，付聪登录 OA 系统，要给本部门“设备管理组”的各个硬件管理员发出以下通知：公司将从今天开始正式使用 OA 系统。请及时了解您所分管的各个部门能否正常登录、正常使用，是否符合要求（详见附件）。问题，请检查浏览器和所用设备对于反馈的问题，请尽快处理。另外，要把“01-对设备及运行环境的要求.doc”作为“附件”同时发给他们。付聪可以按以下方法进行操作：点击左侧菜单上的“新建事项”功能，显示如下：19 / 219企语系统：一种企业语言，一套管理系统1.标题付聪将标题填写为：OA 系统正式使用后的注意事项2.正文付聪在正文部分填写了以下内容：3.附件付聪点击按

35、钮，弹出窗口显示如下：按钮选择要上传的文件“01-对设备及运行环境的要求.doc”，然后点击点击按钮将这个文件添加到本协同中。如下所示：20 / 219企语系统：一种企业语言，一套管理系统可以看到，此时自动显示出一个“附件”栏，其中列出了已上传的附件。如果还有别的附件，可以继续上传。附件上传完毕，可以关掉这个“添加附件”窗口。说明：1)缺省情况下，单个附件不能超过 100M，当然，这个限制可以在主控系统的“系统参数设置”功能中设置（范围是 10M 至 2000M），后面会对此进行说明。2)4.每个协同可以最加添加 999 个附件。流程：需要确定上面这些内容以什么样的流程发给哪些人。可以点击，会

36、弹出窗口要求选择本协同要发给哪些人：21 / 219企语系统：一种企业语言，一套管理系统其中：左侧用于显示待选，右侧用于显示已选定。注意：选择时，系统中了只能选择在职状态是“在职”并且用户状态是“在用”的，以免误选已离职的。这与系统登录时不同，登录系统时，只要“用户状态”是“在用”即可，并不要求在职状态是“在职”。可以找到“职能部信息部硬件管理组”这个部门，点击后即可列出这个部门的全部：22 / 219企语系统：一种企业语言，一套管理系统可以用以下方式选择：如果要选择某一个人，可以点击选中此人、再点击按钮，或者直接双击此人的如果要选择左侧列出的全部，可以直接点击按钮。本例中，由于要发给这个部门

37、的全部，所以付聪点击按钮，可以看到这三个人就全部显示到右侧的已选定窗口中（如上图右侧所示）。另外，还有一个选项：，用于指定流程的类型。其中：并行：这种流程指的是把一个事项“同时”发给多个人。串行：这种流程指的是把一个事项“依次”发给多个人。本例是要把一个事项同时发给多个人，所以直接使用默认的“并行”即可。这是一种最常用的流程。点击按钮，即可显示出流程图：23 / 219企语系统：一种企业语言，一套管理系统这个流程图可以非常直观地显示出：这个事项要由付聪同时发给这三个人。确认流程符合要求后，点击按钮，这个协同就填写完成了，此时显示如下：24 / 219企语系统：一种企业语言，一套管理系统这样一个

38、包含了标题、正文、流程的事项就称为一个协同（当然，还可以包含及后面将会介绍的附言、关联事项等）。内容，如附件，以然后付聪点击按钮，即可发出这个协同。系统提示：付聪发出协同后，会自动回到首页，此时可以看到这个协同自动显示在首页的“跟踪事项”中：可以点击标题查看这个协同的内容。这样，就可以在“跟踪事项”中随时查看有关处理情况。对这个协同的只需要利用本例中介绍的操作，即可完成一个常见的协同。所以，新建并发出一个协同是非常容易的。说明：在“新建事项”功能中，还有一些可以填写或指定的内容（如程度、紧急程度、附言），以及一些操作按钮或选项（如），这些内容将会在后面逐步介绍，前期可以不必了解。定义：关于“节

39、点”流程图中的每一个点都称为“节点”。比如，在上面这个流程中，每个员工就是一个节点。OA 系统中的节点是非常灵活的，后面还会介绍把部门、职务或自定义组作为流程中的节点。协同的处理付聪发出协同后，这个协同的流程中指定的员工就会收到这个协同。系统会自动弹出消息以便及时提示这些员工。比如，如果此前何杰已登录 OA，那么就可以看到右下角弹出一个“通知”窗口：25 / 219企语系统：一种企业语言，一套管理系统在 OA 系统的右下角还会弹出一个“系统消息”：同时在浏览器的标题位置会滚动显示下列内容，以提醒用户（关闭“系统消息”列表后就不再滚动显示）：何杰可以看到在首页的“待办事项”区域中，

40、显示出这个协同：26 / 219企语系统：一种企业语言，一套管理系统在“待办事项”区域中点击这个协同的标题，即可看到以下内容：还可以查看下列内容：1.附件：可以点击“附件”的文件名，打开或附件。2.流程：可以点击右上角的按钮：这样可以查看本协同的流程：3.处理意见：在协同的下方，可以显示每个接收人的处理意见，本人在处理之前，可以查看他人意见以便参考。本例中，由于其他人还没有处理，所以没有显示其他人的处理意见。何杰查看本协同的内容后，可以点击右上角的“处理”按钮：显示如下：27 / 219企语系统：一种企业语言，一套管理系统何杰在其中填写了本人的“处理意见”：已全部检查完毕，目前均没有问题然后点

41、击，即可完成这个协同的处理，并自动返回首页。这时可以看到这个协同就从他的“待办事项”中消失了（因为他已经处理完了）。注：本协同流程中的其他两个员工目前的处理状态如下：张军以查看了这个协同，但是没有“处理”；张佐还没有查看这个协同。关于“系统消息”和“通知”何杰处理后，付聪会收到二个提示消息：1.右下角会弹出一个窗口：28 / 219企语系统：一种企业语言，一套管理系统这个提示以后称为“通知”。在 OA 系统的右下角还弹出一个“系统消息”列表：2.这个提示以后称为“系统消息”。同样，前面已介绍过，何杰收到付聪的协同时，也有类似的提示。“系统消息”和“通知”是为了让用户及时了解有新的

42、提示。它们的作用略有不同：1.系统消息：收到“系统消息”后，浏览器标题会不断闪动提示“您有新消息”，直到点击关闭（或点击最小化）“系统消息”为止。2.通知：对于不同的浏览器，“通知”的显示样式略有不同。比如，如果使用 IE 浏览器，那么会以弹出窗口的方式显示这个“通知”。在 OA 系统中，很多工作都会采用上面介绍的这两种提示方式（比如收到公告、收到下级提交的工作日志）。在本（下册）会进一步介绍为什么采用了两个提示，以及在不同浏览器、不同设备（PC、平板）上的区别。您也可以不必关心这些细节。电脑、“近期回复”及“处理状态”付聪发出的这个协同被何杰处理完后，付聪在收到提示的同时，还会

43、看到在首页的“近期回复”区域中自动显示出这个协同，表示有人处理了本人发出的这个协同。29 / 219企语系统：一种企业语言，一套管理系统付聪可以点击标题查看处理结果，如下所示：这样就可以看到何杰的处理意见。30 / 219企语系统：一种企业语言，一套管理系统在下面的“处理意见”部分还可以看到：，但是没有张佐的信息，这是因为他还没有查看过这个协同，更没有处理。点击按钮，可以看到：其中：表示此人未做任何处理，也没有查看；：表示此人已查看，但还没有处理；：表示此人已处理完毕；这样，从流程图上也可以非常直观地看到每个人的不同处理状态。付聪看完并关闭这个窗口后，可以看到这个协同自动从“近期回复”区域消失

44、了，因为这个区域的作用就是提示协同发起人查看接收人的处理意见，即这个区域显示的是“有新处理意见但是发起人未查看过”的协同。因此付聪查看之后，这里就不必再显示了。这样可以避免信息越积越多（如果以后还想查看这个协同，可以执行“已发事项”等功能。后面将会介绍这些内容）。说明：1.关于“近期回复”区域的作用：尽管在接收人处理后，系统会发出消息以提示发起人有人对这个协同做了处理，但是日常工作中收到的各种消息可能较多、因此未必会对每条消息都非常注意，或者可能随手关掉了消息，这样就很容易忘记查看别人的处理意见。这时“近期回复”区域中的显示内容就便于提醒发起人注意有人对本人发出的协同进行了处理，以便及时查看处

45、理意见。关于协同的“处理状态”：2.可以看到，在 OA 中能够非常细致地协同的“处理状态”。不仅对已处理的协同可以处理时间、处理意见，而且即使是接收人只查看过、未做处理，也可以为“已浏览”状态，而未查看过的也可以明显区别开。这是非常重要的，比如，当采用邮件方式办公时，如果有人未及时处理，可能会找各种借口，比如说没收到、或者说没看过、或者说被邮件系统当作邮件了但是在 OA 系统中，一切都是非常明确的：不可能收不到，至于看没看过、什么时间看过也都有明确的。这对于工作的保障是非常重要的。31 / 219企语系统：一种企业语言，一套管理系统3.在查看一个协同的时候，如果发起人或处理人的姓名红色显示，表

46、示该员工已经离职。跟踪事项前面介绍过，当付聪发出这个协同后，会自动显示在“跟踪事项”中，这样是非常方便的。比如：付聪在“近期回复”中查看过这个协同后，就从“近期回复”区域消失了。如果想再次查看，只要在“跟踪事项”区域中直接点击这个协同的标题，就可以再次查看。又如：张军以按同样的方式完成了这个协同的处理，他填写的处理意见如下：北京分公司反映有二台电脑使用起来比较慢。另有一台电脑有时显示不正常，可能是浏览器问题。张军以点击“确认并提交”后，付聪又收到了提示消息，同时可以看到这个协同又显示在“近期回复”32 / 219企语系统：一种企业语言，一套管理系统区域中。这时付聪直接在“跟踪事项

47、”区域（而不是“近期回复”区域）中点击查看这个协同，也可以看到处理结果。如下所示：付聪看完后，关闭了这个窗口。注意：这时可以发现，尽管付聪是在“跟踪事项”区域中点击查看了这个协同，但如果点击刷新按钮也会看到这个协同从“近期回复”区域中消失了，就象在“近期回复”区域中点击查看一样。这是因为无论在哪里点击查看，所查看的都是同一个协同，所以结果是一样的。后面还会介绍可以在很多功能中（如已发事项、关联）查看协同，如果所查看的协同正好在“近期回复”区域中，那么查看后这个协同也会从“近期回复”区域中消失。然后张佐也处理了这个协同，填写意见如下：目前没有发现问题。我会随时向了解。同样，张佐点击“确认并提交”

48、后，付聪又收到了提示消息，同时可以看到这个协同又显示在“近期回复”区域中。但是，这时付聪会发现，当收到张佐处理完成的提示消息后，这个协同会自动从“跟踪事项”区域消失了：33 / 219企语系统：一种企业语言，一套管理系统这是因为这个协同涉及的所有接收人都已经完成了处理，因此系统认为不再需要跟踪和关注了。同样，付聪可以从“近期回复”中点击查看这个协同，了解接收人的处理意见。说明：上面介绍的是最常见的“跟踪”方式，后面还会结合各个功能深入介绍。34 / 219企语系统：一种企业语言，一套管理系统已发事项一个协同在被全部接收人处理完毕前，可以从“跟踪事项”中随时查看。当这个协同被全部接收人处理完毕后，一般就会从“跟踪事项”中消失。如果这个协同的发起人以后还想查看这个协同，可以执行“已发事项”功能。例如，付聪执行本功能，可以看到：点击标题，就可以查看这个协同的内容。说明：“已发事项”功能中，还可以进行很多操作，如：这些功能将在后面介绍。已办事项接收人收到的协同会自动显示在首页的“待办事项”区域中。处理完成后，在“待办事项”中就不再显示了，如果以后还想查看这个协同，可以执行“已办事项”功能。例如：何杰执行本功能，可以看到：点击标题，就可以查看这个协同的内容