办公软件操作培训PPT课件

1、地址:东莞市凤岗雁田村祥新路55号亿方工业园B栋1楼http:/ OFFICE2007OFFICE2007EXCEL 2007EXCEL 2007WORD 2007WORD 2007EXCEL2007EXCELEXCEL OFFICE2007新特性 输入与编辑数据 数据的分析和管理 excel的辅助功能 OFFICE2007 OFFICE2007新特性新特性 工作界面介绍 OFFICE按钮 快速访问工具栏 工作界面工作界面 整体布局介绍：整体布局介绍：功能区布局功能区布局功能区有三个部分组成。功能区有三个部分组成。1.1.选项卡选项卡 功能区顶部有七个选项卡。功能区顶部有七个选项卡。2.2.组

2、组 每个选项卡都包含一些组。每个选项卡都包含一些组。 3.3.命令命令 命令是指按钮、用于输入信息的框或菜单。命令是指按钮、用于输入信息的框或菜单。“开始开始”选项卡选项卡 “ “开始开始” ” 选项卡包含七个组：剪贴板、字体、对齐方选项卡包含七个组：剪贴板、字体、对齐方式、数字、样式、单元格、编辑。式、数字、样式、单元格、编辑。其中样式组中其中样式组中 套用格式和单元格样式都提供了丰富的格套用格式和单元格样式都提供了丰富的格式样本。式样本。 在编辑组中提供了常用函数、排序和筛选、查找和选在编辑组中提供了常用函数、排序和筛选、查找和选择等常用功能命令，便于用户使用。择等常用功能命令，便于用户使

3、用。“插入插入”选项卡选项卡 “ “插入插入” ” 选项卡包含六个组：表、插图、图表、链接、选项卡包含六个组：表、插图、图表、链接、文本、特殊符号文本、特殊符号 。 其中插图组中其中插图组中 SmartArtSmartArt图形是您的信息的视觉表示形图形是您的信息的视觉表示形式，您可以从多种不同布局中进行选择，从而快速轻松地式，您可以从多种不同布局中进行选择，从而快速轻松地创建所需形式，以便有效地传达信息或观点。创建所需形式，以便有效地传达信息或观点。 “页面布局页面布局”选项卡选项卡 “ “页面布局页面布局” ” 选项卡包含五个组：主题、页面设置、调选项卡包含五个组：主题、页面设置、调整为合

4、适大小、工作表选项、排列整为合适大小、工作表选项、排列 。 页面布局主要用于打印时进行格式的调整。页面布局主要用于打印时进行格式的调整。“公式公式”选项卡选项卡 “ “公式公式” ” 选项卡包含四个组：函数库、定义的名称、公选项卡包含四个组：函数库、定义的名称、公式审核、计算式审核、计算 。 “ “函数库函数库”对各种类别的函数进行了一个分类，使用户对各种类别的函数进行了一个分类，使用户能够方便快捷的找到所需函数，能够方便快捷的找到所需函数，excel2007 excel2007 较较20032003版本提版本提供一些新函数，如供一些新函数，如countifscountifs，sumifssu

5、mifs等。等。“数据数据”选项卡选项卡 “ “数据数据” ” 选项卡包含五个组：获取外部数据、连接、排选项卡包含五个组：获取外部数据、连接、排序和筛选序和筛选 、数据工具、分级显示、数据工具、分级显示 。 在数据选项卡中，提供了排序和筛选，数据合并计算，在数据选项卡中，提供了排序和筛选，数据合并计算，组合，分类汇总等常用功能。组合，分类汇总等常用功能。“审阅审阅”选项卡选项卡 “ “审阅审阅”选项卡包含四个组：校对、中文繁简转换、批选项卡包含四个组：校对、中文繁简转换、批注、更改。注、更改。 在审阅选项卡中，提供了一些文字处理功能。在审阅选项卡中，提供了一些文字处理功能。“视图视图”选项卡选

6、项卡 “ “视图视图”选项卡包含五个组：工作薄视图、显示选项卡包含五个组：工作薄视图、显示/ /隐藏、隐藏、显示比例、窗口、宏。显示比例、窗口、宏。 在窗口组中，提供了冻结、拆分等功能。在窗口组中，提供了冻结、拆分等功能。 使用键盘操作功能区使用键盘操作功能区例如，在例如，在EXCELEXCEL中可使用按键提示居中对齐文本。中可使用按键提示居中对齐文本。1.1.按按Alt Alt 可以显示键提示。可以显示键提示。2.2.然后按然后按H H选择开始选项卡。选择开始选项卡。3.3.按按A A，然后在，然后在“对齐对齐”组中按组中按C C以居中对齐所选文本。以居中对齐所选文本。 OFFICE OFF

7、ICE按钮按钮 通过使用通过使用“office office 按钮按钮”可以打开或创建可以打开或创建excelexcel工作薄。工作薄。点击右下方的点击右下方的EXCELEXCEL选项可以对工作表进行各项设置。选项可以对工作表进行各项设置。 更丰富的模板更丰富的模板新建新建EXCEL2007EXCEL2007时有更加丰富的模板以供下载选择。时有更加丰富的模板以供下载选择。 另存为功能另存为功能 点击点击officeoffice按钮，另存为，可保存为按钮，另存为，可保存为PDFPDF或或XPSXPS格式。同格式。同时也可以保存为时也可以保存为EXCEL97-2003EXCEL97-2003等版本

8、。等版本。 快速访问工具栏快速访问工具栏 Excel 2007的快速访问工具栏中包含最常用操作的快捷按钮，方便用户使用。单击快速访问工具栏中的按钮，可以执行相应的功能，也可以在后面的下拉菜单中自定义快速访问工具 。 输入与编辑数据输入与编辑数据 数据录入技巧 选择性粘贴的应用数据的快速填充方法数据的快速填充方法填充一系列数字、日期或其他项目。 在同一行或列中填充数据。 同步录入同步录入1 1、选中工作表中需要录入相同内容的单元格、选中工作表中需要录入相同内容的单元格2 2、录入内容、录入内容3 3、按住、按住ctrlctrl键，单击回车键，单击回车 选择性粘贴的应用选择性粘贴的应用粘贴值：粘贴

9、值：1.1.选择需要复制的单元格，复制选择需要复制的单元格，复制2.2.选择需要复制的目的单元格选择需要复制的目的单元格3.3.在在“开始开始”选项卡的选项卡的“剪贴板剪贴板”组中，单击组中，单击“粘贴值粘贴值” 选择性粘贴的应用选择性粘贴的应用粘贴运算：粘贴运算：1.1.在任一空白单元格录入在任一空白单元格录入10001000，复制该单元格，复制该单元格2.2.选择需要运算范围选择需要运算范围3.3.在在“开始开始”选项卡的选项卡的“剪贴板剪贴板”组中，单击组中，单击“选择性粘选择性粘贴贴”，选择，选择“运算运算”中的中的“除除”，单击确定。，单击确定。 选择性粘贴的应用选择性粘贴的应用表格

10、转置：表格转置：1.1.选择原始数据表，复制选择原始数据表，复制2.2.选中要粘贴位置选中要粘贴位置3.3.在在“开始开始”选项卡的选项卡的“剪贴板剪贴板”组中，单击组中，单击“转置转置” 数据的分析和管理数据的分析和管理 排序 筛选 删除重复值 分类汇总 数据透视表排序排序对数据清单排序：对数据清单排序： 如果按照单列的内容进行排序，可以直接如果按照单列的内容进行排序，可以直接“开始开始”选项卡选项卡的的“编辑编辑”组中完成排序操作。如果要对多列内容排序，则组中完成排序操作。如果要对多列内容排序，则需要在需要在“数据数据”选项卡中的选项卡中的“排序和筛选排序和筛选”组中进行操作。组中进行操作

11、。 数据的高级排序：数据的高级排序： 数据的高级排序是指按照多个条件对数据清单进行排序，这是针对简单排序后仍然有相同数据的情况进行的一种排序方式。排序排序 筛选筛选自动筛选：自动筛选： 自动筛选为用户提供了在具有大量记录的数据清单中快自动筛选为用户提供了在具有大量记录的数据清单中快速查找符合某种条件记录的功能。速查找符合某种条件记录的功能。 自定义筛选：自定义筛选： 使用使用Excel 2007Excel 2007中自带的筛选条件，可以快速完成对数中自带的筛选条件，可以快速完成对数据清单的筛选操作。但是当自带的筛选条件无法满足需要据清单的筛选操作。但是当自带的筛选条件无法满足需要时，也可以根据

12、需要自定义筛选条件。时，也可以根据需要自定义筛选条件。筛选筛选筛选筛选 数据的高级筛选：数据的高级筛选： 使用使用高级筛选功能，必须先建立一个条件区域，用来指定筛高级筛选功能，必须先建立一个条件区域，用来指定筛选的数据所需满足的条件。条件区域的第一行是所有作为筛选选的数据所需满足的条件。条件区域的第一行是所有作为筛选条件的字段名，这些字段名与数据清单中的字段名必须完全一条件的字段名，这些字段名与数据清单中的字段名必须完全一样。样。 删除重复值删除重复值 选择单元格区域，在选择单元格区域，在“数据数据”选项卡上的选项卡上的“数据工具数据工具”组中单击组中单击“删除重复项删除重复项”。分类汇总分类

13、汇总 在数据选项卡上的分级显示组中，单击分类汇总。在分类在数据选项卡上的分级显示组中，单击分类汇总。在分类汇总框中单击要计算分类汇总的列。在汇总方式框中，单击汇总框中单击要计算分类汇总的列。在汇总方式框中，单击要用来计算分类汇总的汇总函数。在选定汇总项框中，对于要用来计算分类汇总的汇总函数。在选定汇总项框中，对于包含要计算分类汇总的值的每个列，选中其复选框。包含要计算分类汇总的值的每个列，选中其复选框。创建数据透视表：创建数据透视表：在在Excel 2007Excel 2007工作表中创建数据透视表的步骤大致可分为两工作表中创建数据透视表的步骤大致可分为两步：第一步是选择数据来源；第二步是设置

14、数据透视表的布局。步：第一步是选择数据来源；第二步是设置数据透视表的布局。数据透视表数据透视表数据透视表数据透视表筛选数据表：筛选数据表： 单击透视表标题旁边的单击透视表标题旁边的 ，可以按，可以按“标签标签”和和“值值”两种两种方式来筛选。方式来筛选。数据透视表数据透视表 改变数据改变数据： 在想要的数据上点击右键，从弹出的快捷菜单中选择在想要的数据上点击右键，从弹出的快捷菜单中选择“值值字段设置字段设置”改变数据汇总方式。在改变数据汇总方式。在“值字段设置值字段设置”中设置相中设置相应函数即可。应函数即可。按日期分组：按日期分组：单击报表中某个日期。然后在单击报表中某个日期。然后在“选项选

15、项”选项卡上选项卡上“分组分组”组组中单击中单击“将所选内容分组将所选内容分组”。在。在“组合组合”对话框中，可按月、对话框中，可按月、季度、年份分组查看数据，可以多选。季度、年份分组查看数据，可以多选。数据透视表数据透视表 公式、函数公式、函数 公式 函数新增功能新增功能可调整的编辑栏：可调整的编辑栏： 编辑栏会自动调整以容纳长而复杂的公式，从而防止公编辑栏会自动调整以容纳长而复杂的公式，从而防止公式覆盖工作表中的其他数据。式覆盖工作表中的其他数据。新增功能新增功能函数记忆式键入：函数记忆式键入：使用函数记忆式键入，可以快速写入正确的公式语法。使用函数记忆式键入，可以快速写入正确的公式语法。

16、公式公式数组的操作：数组的操作：数组的操作方式以数组的操作方式以CTRL+SHIFT+CTRL+SHIFT+回车来表示确认回车来表示确认函数函数函数名函数名功能功能Sum求和Average平均值Count计数Counta计数Max最大值Min最小值Product连乘常用函数：常用函数：函数函数语法：=if（逻辑判断式，真值，假值）说明：“逻辑判断式”是进行判断的条件；“真值”是当判断条件为真时的操作；“假值”是当判断条件为假时的操作。IFIF函数：函数：统计函数统计函数单条件计数：单条件计数：CountifCountif函数函数语法：=Countif（条件范围，条件）说明：“条件范围”是用来计

17、数的数据范围；“条件”是指明需要的数据的类型或范围。多条件计数：多条件计数：CountifsCountifs函数函数语法：=Countifs（条件范围1，条件1，条件范围2，条件2 ）说明：“条件范围”是用来计数的数据范围；“条件”是指明需要的数据的类型或范围。统计函数统计函数单条件求和：单条件求和：SumifSumif函数函数语法：=Sumif（条件范围，条件，求和范围）说明：“条件范围”是用来指定条件筛选的数据范围；“条件”是指明筛选的条件；“求和范围”用于指定与筛选条件相对应的用于求和的数据范围。多条件求和：多条件求和：SumifsSumifs函数函数语法：=Sumifs（求和范围，条件

18、范围1，条件1，条件范围2，条件2 ） 函数函数语法：= VlookupVlookup （查询值，数据源，显示序列，匹配参数）说明：“查询值”是用于指定查询的条件；“数据源”是查询的原始数据；“显示序列”用于指定需要显示的内容，位于“数据源”的第几列上，通常是一个数字；“匹配参数”用于指定查询时使用精确匹配或大致匹配，只有“false”或者“true”两个值。查找函数查找函数VlookupVlookup： 辅助功能辅助功能 条件格式 限制输入内容的数据有效性 数据的安全性SmartArt图形条件格式条件格式突出显示单元格规则：突出显示单元格规则： 选择单元格区域，在选择单元格区域，在“开始开始

19、”选项卡的选项卡的“样式样式”组中，组中，单击单击“条件格式条件格式”旁边的箭头，然后单击旁边的箭头，然后单击“突出显示单元突出显示单元格规则格规则”。选择所需命令，输入要使用的值，然后选择格。选择所需命令，输入要使用的值，然后选择格式。式。 限制输入内容的数据有效性限制输入内容的数据有效性设置文本长度：设置文本长度： 选择你想设置时间有效性的单元格，点击选择你想设置时间有效性的单元格，点击“数据数据”选项卡，选项卡，“数据工具数据工具”中中“数据有效性数据有效性”。在设置数据有效性的对话。在设置数据有效性的对话框中，在框中，在“允许允许”下选择下选择“文本长度文本长度”。 限制输入内容的数据

20、有效性限制输入内容的数据有效性设定序列：设定序列： 在一个连续的单元格区域输入列表中的项目。单击在一个连续的单元格区域输入列表中的项目。单击“数据数据有效性有效性”，在，在“允许允许”下选择下选择“序列序列”。在。在“来源来源”中选择中选择数据，单击数据，单击“确定确定”。 限制输入内容的数据有效性限制输入内容的数据有效性设定出错提示信息：设定出错提示信息： 在在“数据有效性数据有效性”对话框的对话框的“出错警告出错警告”选项卡中，可以选项卡中，可以输入在出错时弹出的警告信息。输入在出错时弹出的警告信息。 数据的安全性数据的安全性保护工作表：保护工作表： 在在“审阅审阅”选项卡上的选项卡上的“

21、更改更改”组中，单击组中，单击“保护工作保护工作表表” ” 。打开如下。打开如下 保护工作表对话框，输入密码即可。保护工作表对话框，输入密码即可。 数据的安全性数据的安全性保护工作薄：保护工作薄： 在在“审阅审阅”选项卡上的选项卡上的“更改更改”组中，单击组中，单击“保护工作保护工作薄薄”，选择，选择“保护结构和窗口保护结构和窗口”。打开。打开 保护工作薄对话框，保护工作薄对话框，输入密码即可。输入密码即可。使用使用SmartArtSmartArt获得视觉效果获得视觉效果 在在工作表中插入工作表中插入SmartArtSmartArt图形可便于演示流程、循环、图形可便于演示流程、循环、关系以及层

22、次结构。在关系以及层次结构。在“插入插入”选项卡的选项卡的“插图插图”组中单击组中单击SmartArtSmartArt按钮，即可打开按钮，即可打开“选择选择SmartArtSmartArt图形图形”对话框。在对话框。在对话框中选择一种对话框中选择一种SmartArtSmartArt图形样式，然后单击图形样式，然后单击“确定确定”按按钮，即可将其插入至当前工作表中。钮，即可将其插入至当前工作表中。EXCELEXCEL常用快捷键一览表常用快捷键一览表序号序号快捷键快捷键功能功能1Tab在选定区域中从左向右移动在选定区域中从左向右移动2Shift+Tab在选定区域中从右向左移动在选定区域中从右向左移

23、动3Ctrl+；输入当天日期输入当天日期4Ctrl+Shift+；输入当天时间输入当天时间5Ctrl+Enter用当前输入项填充选定区域用当前输入项填充选定区域6Alt+Enter在单元格内换行在单元格内换行7Ctrl+方向键方向键定位数据表的方向定位数据表的方向8Ctrl+A选定整张工作表选定整张工作表9Alt+向下键向下键显示下拉列表显示下拉列表10Shift+F11插入工作表插入工作表11Enter在选定区域中从上往下移动在选定区域中从上往下移动序号序号快捷键快捷键功能功能12F4或或Ctrl+Y重复上一次操作重复上一次操作13Ctrl+D向下填充向下填充14Ctrl+R向右填充向右填充

24、15Ctrl+F3定义名称定义名称16Ctrl+K插入超链接插入超链接17Ctrl+Z撤销上一次操作撤销上一次操作18F2在单元格内容末尾编辑在单元格内容末尾编辑19F11或或ALT+F1创建所选区域数据的图表创建所选区域数据的图表20Shift+Enter在选定区域中从下往上移动在选定区域中从下往上移动21Alt+；选取当前区域的可见单元格选取当前区域的可见单元格 WORD2007Word 2007的基本操作Word 2007是Microsoft公司最新推出的文字处理软件。它继承了Windows友好的图形界面，可方便地进行文字、图形、图像和数据处理，制作具有专业水准的文档。用户需要充分掌握W

25、ord 2007的基本操作，为以后的学习打下牢固基础，使办公过程更加轻松、方便。Word 2007的工作界面的工作界面启动启动Word 2007Word 2007后，将打开如图后，将打开如图2-12-1所示的工作界面。该所示的工作界面。该界面主要由界面主要由OfficeOffice按钮、快速访问工具栏、功能选项卡和按钮、快速访问工具栏、功能选项卡和功能区、标题栏、文档编辑区及状态栏和视图栏等部分组功能区、标题栏、文档编辑区及状态栏和视图栏等部分组成。成。Office按钮按钮 Office按钮是Word 2007新增的功能按钮，位于界面左上角。单击Office按钮，将弹出Office菜单(如下图

26、)，在其中选择相应命令后即可执行相应操作。Word 2007的Office菜单中包含了一些常见的命令，例如新建、打开、保存和发布等。快速访问工具栏快速访问工具栏 Word Word 20072007的快速访问工具栏中包含最常用操作的快捷的快速访问工具栏中包含最常用操作的快捷按钮，方便用户使用。在默认状态中，快速访问工具栏中按钮，方便用户使用。在默认状态中，快速访问工具栏中包含包含3 3个快捷按钮，分别为个快捷按钮，分别为“保存保存”按钮按钮 、“撤销撤销”按钮按钮 、“恢复恢复”按钮按钮 。快速访问工具栏显示快速访问工具栏显示在功能区下方在功能区下方功能选项卡和功能区功能选项卡和功能区每个选项

27、卡对应不同的功能区。在每个选项卡对应不同的功能区。在Word 2007Word 2007中，单击功能中，单击功能选项卡中的某个选项卡可打开相应的功能区。默认状态下，功选项卡中的某个选项卡可打开相应的功能区。默认状态下，功能选项卡主要包含能选项卡主要包含“开始开始”、“插入插入”、“页面布局页面布局”、“引引用用”、“邮件邮件”、“审阅审阅”、“视图视图”和和“加载项加载项”7 7个选项个选项卡卡。下图所。下图所示为示为“视图视图”选项卡对应的功能区。选项卡对应的功能区。图片工具格式新特性之一：在文档编辑栏内插入或者粘贴图片后，功能菜单会多出一个“图片工具”格式功能栏，上面功能栏内可以对图片做出

28、各种相对应的操作处理。小提示：在office2007各种办公软件内，都有这样的新特性，凡是做一些特殊功能操作的时候，功能菜单栏内会相对应的多处功能栏给用户方便操作。图片功图片功能栏能栏选择的选择的图片图片标题栏标题栏 标题栏标题栏位于窗口的顶端，用于显示当前正在运行的程序位于窗口的顶端，用于显示当前正在运行的程序名及文件名等信息，名及文件名等信息，如下图所如下图所示。标题栏最右端有示。标题栏最右端有3 3个按钮，个按钮，分别用来控制窗口的最小化、最大化和关闭应用程序。分别用来控制窗口的最小化、最大化和关闭应用程序。 文档文档编辑区就是输入文本、添加图形、图像以及编辑文编辑区就是输入文本、添加图

29、形、图像以及编辑文档的区域，用户对文本进行的操作结果都将显示在该区域。档的区域，用户对文本进行的操作结果都将显示在该区域。文档编辑区文档编辑区文档编辑区状态栏和视图栏位于状态栏和视图栏位于WordWord窗口的底部，显示了当前文档的窗口的底部，显示了当前文档的信息，如当前显示的文档是第几页、第几节和当前文档的字数信息，如当前显示的文档是第几页、第几节和当前文档的字数等，如图等，如图2-72-7所示。在状态栏中还可以显示一些特定命令的工所示。在状态栏中还可以显示一些特定命令的工作状态，如录制宏、当前使用的语言等，当这些命令的按钮为作状态，如录制宏、当前使用的语言等，当这些命令的按钮为高亮时，表示

30、目前正处于工作状态，若变为灰色，则表示未在高亮时，表示目前正处于工作状态，若变为灰色，则表示未在工作状态下，用户还可以通过双击这些按钮来设定对应的工作工作状态下，用户还可以通过双击这些按钮来设定对应的工作状态。另外，在视图栏中通过拖动状态。另外，在视图栏中通过拖动“显示比例滑杆显示比例滑杆” ” 中的滑中的滑块，可以直观地改变文档编辑区的大小。块，可以直观地改变文档编辑区的大小。状态栏和视图栏查找和替换文本查找和替换文本 在在文档中查找某一个特定内容，或在查找到特定内容后文档中查找某一个特定内容，或在查找到特定内容后将其替换为其他内容，是一项费时费力又容易出错的工作。将其替换为其他内容，是一项

31、费时费力又容易出错的工作。Word 2007Word 2007提供了查找与替换功能，使用该功能可以非常轻提供了查找与替换功能，使用该功能可以非常轻松、快捷地完成操作。松、快捷地完成操作。文档格式化规范文档格式化规范选择文本或对象选择文本或对象方法方法效果效果双击选择一个单词CTRL+鼠标单击左键选择一句话在文档选择区单击左键选择鼠标所在的一行文字在文档选择区双击左键选择鼠标所在的一段文字在文档选择区三击左键或CTRL+A全选整篇文档CTRL+鼠标左键选择间断文字SHIFT+键盘左右键以字母为单位选择SHIFT+键盘上下键以行为单位选择ALT+鼠标左键选择以列为单位选择文字文档段落设置段落对齐格

32、式段落对齐格式 在工具栏上提供了四种对齐方式的选项按钮，分别是：在工具栏上提供了四种对齐方式的选项按钮，分别是：“两端对齐两端对齐”、“居中对齐居中对齐”、“右对齐右对齐”、和、和“分散对齐分散对齐”。 分散对齐与两端对齐的区别是，使用分散对齐的时候，如果一行内容分散对齐与两端对齐的区别是，使用分散对齐的时候，如果一行内容不满一行，它将拉开字符的间距，使该行的文本在一行内均匀分布。而使不满一行，它将拉开字符的间距，使该行的文本在一行内均匀分布。而使用两端对齐的时候，如果一行内不满，将靠左排版。用两端对齐的时候，如果一行内不满，将靠左排版。段落缩进格式段落缩进格式首行缩进首行缩进悬挂缩进悬挂缩进

33、段落缩进段落缩进 段落缩进指定的是正文与页边距之间的距离，由标尺上的游标来控段落缩进指定的是正文与页边距之间的距离，由标尺上的游标来控制。如图所示：制。如图所示：“首行缩进首行缩进”控制段落的第一行的缩进控制段落的第一行的缩进“悬挂缩进悬挂缩进”控制出了段落第一行以外的其他的行控制出了段落第一行以外的其他的行“段落缩进段落缩进”控制整个段落的缩进，并保持控制整个段落的缩进，并保持“首行缩进首行缩进”与与“段段落缩进落缩进”的相对位置不变。的相对位置不变。 使用段落缩进，只需要用鼠标选中相应的缩进游标，用左键在使用段落缩进，只需要用鼠标选中相应的缩进游标，用左键在标尺上移动即可。标尺上移动即可。

34、文档段落设置设置段落的行间距段落的行间距 行间距表示文本行之间的垂直间距，在默认情况下，行间距表示文本行之间的垂直间距，在默认情况下，WORDWORD采用采用1 1倍行距，并且行距你的调整只对标准的五号字倍行距，并且行距你的调整只对标准的五号字起作用。设置段落文字的行间距的时候，可以采用以下快起作用。设置段落文字的行间距的时候，可以采用以下快捷键：捷键：l CTRL+1:1 CTRL+1:1倍行距倍行距l CTRL+2:2 CTRL+2:2倍行距倍行距l CTRL+5:1.5 CTRL+5:1.5倍行距倍行距文档段落文档段落设置长篇文档的规范制作页眉和页脚是文档中每个页面的顶部、底部和两侧页边

35、距（即页面页眉和页脚是文档中每个页面的顶部、底部和两侧页边距（即页面上打印区域之外的空白空间）中的区域，如图所示。上打印区域之外的空白空间）中的区域，如图所示。 可以在页眉和页脚中插入或更改文本或图形。例如，可以添加页码、可以在页眉和页脚中插入或更改文本或图形。例如，可以添加页码、时间和日期、公司徽标、文档标题、文件名或作者姓名。如果要更改已时间和日期、公司徽标、文档标题、文件名或作者姓名。如果要更改已插入的页眉或页脚，在插入的页眉或页脚，在“页眉和页脚工具页眉和页脚工具”下的下的“页眉和页脚页眉和页脚”中可以中可以找到更多的页眉和页脚选项。找到更多的页眉和页脚选项。页眉页脚的制作页眉页脚的制

36、作在整个文档中插入相同的页眉和页脚在整个文档中插入相同的页眉和页脚： 在在“插入插入”命令标签上的命令标签上的“页眉和页脚页眉和页脚”组中，单击组中，单击“页眉页眉”或或“页脚页脚”按钮，如图按钮，如图2 2所示，单击所需的页眉或所示，单击所需的页眉或页脚设计，页眉或页脚即被插入到文档的每一页中。页脚设计，页眉或页脚即被插入到文档的每一页中。使用使用“文档结构图文档结构图”浏览文档浏览文档 文档结构图可以显示文档结构图可以显示WordWord文档的标题结构，可以帮助用户快速掌文档的标题结构，可以帮助用户快速掌握握WordWord文档的大致内容。要想在文档结构图中显示文档标题结构，文档的大致内容

37、。要想在文档结构图中显示文档标题结构，用户首先需要设置用户首先需要设置WordWord文档的各级标题。在文档的各级标题。在Word2007Word2007中显示文档结中显示文档结构图的步骤如下所述：构图的步骤如下所述：第第1 1步，打开步，打开Word2007Word2007窗口，切换到窗口，切换到“视图视图”功能区。在功能区。在“视图视图”功能区的功能区的“显示显示/ /隐藏隐藏”分组中选中分组中选中“文档结构图文档结构图”复选框，如图复选框，如图1 1所示。所示。使用“文档结构图”浏览文档 第第2 2步，在打开的步，在打开的“文档结构图文档结构图”窗格中可以看到文窗格中可以看到文档的标题结构，如图档的标题结构，如图2 2所示。所示。自动生成目录自动生成目录