物业管理公司文件和资料控制程序

1、质量/环境管理手册文件名称文件和资料控制程序文件编号CJ/QEMS/SC-12第1页共4页版本/状态：A/01目的对与公司质量/环境管理体系有关的文件和资料进行有效控制，确保公司各相关场所使用的文件和资料为有效版本.2适用范围适用于对质量/环境管理体系有关的文件和资料控制。3 .职责3.1 总经理负责批准发布质量/环境管理手册、各部门（管理处）工作手册。3.2 管理者代表负责审核质量/环境管理手册、各部门（管理处）工作手册。3.3 各部门（管理处）负责各自业务范围内文件和资料的编制、使用和保管。3.4 品质管理部负责组织对体系文件和资料的管理、控制。3.5 公司办公室负责对公司行政管理性文件和

2、资料及与体系有关的外来文件管理控制。3.6 各管理处维修运转部负责各小区工程技术类文件管理和控制。3.7 各管理处客户服务部负责各小区业主和住户的资料的管理和控制。3.8 ,资料员负责本部门（管理处）与管理体系有关的文件和资料的控制。4 .工作程序4.1 文件和资料分类及保管本公司有关质量/环境管理体系文件及所有技术文件分为受控文件和非受控文件。4.1.1 受控文件是指受更改控制的文件，即与公司质量/环境管理体系有关的文件、资料及所有技术文件，具体包括：a）质量/环境管理手册，由品质管理部备案保存，各部门（管理处）使用。b）公司第二阶文件分为两类：参见质量/环境管理体系4.2.3的相关规定。由

3、各部门（管理处）自行保存并报品质管理部备案保存。4.1.2 非受控文件文件是指不受更改控制的文件。如未了投标等其他目的的而分发的质量/环境管理体系的文件：4.1.3 外来文件外来文件包括政府部门或上级管理机构发布的强制性各类法律法规、条例、需引用或参考的标准、报告、工作规范、检验标准等，需保留其最新有效版本。、4.2文件和资料的标识与编号受控的质量/环境管理手册、各部门工作手册每页加盖红色“受控文件”专用章，封面有受控文件，但正本（原稿）上不需盖章。提供给客户所用的质量/环境管理体系文件为非受控文件，不需加盖“受控文件”专用章，“通知”“报告”等一次性文件可不作为“受控文件”管理控制。没有“受

4、控文件”质量/环境管理体系文件在本公司内禁止使用，一旦发现，文件管理员将予以没收并销毁。质量/环境管理体系文件的标识应按其所属部门工作手册序号进行连贯编号，从01nn）质量/环境管理手册编号：公司代号/质量/环境管理体系代号一文件序号（代号请参见术语与缩写）例如：CJ/QEMS/SC-01表示为公司质量/环境管理体系管理手册第一个文件。各部门（管理处）工作手册编号：公司代号/质量环境管理体系代号/部门（管理处）代号一文件序号（代号请参见术语与缩写），例如CJ/QEMS/HJ-01表示为公司质量/环境管理体系环境管理部工作手册第一个文件。质量/环境记录编号：公司代号/质量环境体系代号/部门（管理

5、处）代号一文件序号一一记录序号（代号请参见术语与缩写），例如CJ/QEMS/HJ-01-F1,表示为公司质量/环境管理体系环境管理部工作手册第一个文件的第一个记录。文件和资料的编写、审核、批准、发布文件和资料发布前应得到批准，以确保文件和资料是适宜的。质量/环境管理手册由品质管理部负责组织编写，由管理者代表，报总经理批准发布，由品质管理部负责登记、发布；各部门（管理处）工作手册由各部门经理组织编写，由管理者代审核，报总经理批准，品质管理部负责备登记、发布；各部门（管理处）编写的文件和资料，由品质管理部组织评审，提出修改意见，各部门根据评审结果确定文件和资料的初稿。应确保文件和资料使用的各场所都

6、应得到相关文件和资料的适用版本，在文件发放、回收要写文件发放、回收记录。文件的发放经管理者代表批准，质量/环境管理手册发放范围限于各管理处和公司各部门，工作手册发放范围限于各相关部门主管人员。公司各部门及管理处如需要质量/环境管理手册应通过品质管理部发放并给出分发号、同时让持有者在文件和资料发放、回收记录表上签字，领取注有分发号的文件，便于追溯。所有外来文件应编制部门外来文件清单，当外来文件及公司内部通知、决议等文件，需发送到公司各部门（管理处）时，品质管理部应填写文件接收登记表，接收人应签字。文件的更改文件需要更改时，应由提出文件更改的部门负责人填写文件资料/记录更改申请，说明更改原因。文件

7、更改的审核、批准应由各原审批人审批，当原审批人不在职时可由接此岗位的人员进行。文件更改批准后，由品质管理部实施更改。更改后填写文件资料/记录更改通知单，并按文件和资料发放回收记录表的名单发放修改后的文件，收回作废的文件。文件和资料的领用、借阅、复制与版本管理当使用的文件破损严重影响使用时，应持文件领用申请表当品质管理部办理更换手续，交回破损文件，换发新文件后仍用原分发号，品质管理部将文件收回。当文件使用人将文件丢失时，应持文件领用申请表，说明原因，补发文件使用新的分发号，原分发号作废。当公司各部门和管理处各相关管理部门需借/查阅文件资料时应填写文件和资料（档案）借阅登记表；记录表格有改动时，品

8、质管理部应随之更改质量/环境记录清单。为确保公司质量/环境管理体系文件和资料的有效性能够得到控制，对其采用版本号、修改状态号，来控制最新版本、版本号采用英文字母A、B、C表示第一版、第二版，用阿拉伯数字0.1.2表示第0次修改、第一次修改、第二次修改。版本号与修改状态号之间的关系为：每一版质量体系文件和资料可以修改之9次，即修改状态最高是9,当超过9时，全部文件换版，即有A版升为B版文件的作废、销毁与保存文件的作废a）文件经十次更改或文件需进行大幅度修改时，应由总经理批准进行换版或作废，作废的文件由品质管理部按文件和资料发放回收登记表收回；并在文件和资料发放回收登记表备注栏加盖“作废”印章。b

9、）为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应进行适当的标识。文件的销毁对要销毁作废的文件，由相关部门填写文件资料/记录销毁申请表，经管理者代表批准后，由品质管理部授权相关部门销毁。文件的保存a）与质量/环境管理体系相关的文件都应分类存放在干燥通风安全的地方。b）各部门（管理处）文件由本部门（管理处）资料员保管，品质管理部每季度对各部门文件保管情况进行检查。c）对受控文件，各部门资源员应及时填写本部门使用文件的部门受控文件清单每三个月应将清单副本本报品质管理部备案，如内容没有变化，应及时通告品质管理部。d）任何人不得在受控文件上乱涂乱画和修改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。外来文件

10、的控制文件编号：CJ/QEMS/SC-12文件名称文件和资料控制程序第4页共4页收到外来文件和资料的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。品质管理部负责收集相关国家、行业法规或标准的最新版本，统一编号并加盖受控印章，分发到相关部门使用，并把旧版本收回。各部门（管理处）要把上述文件及其他与质量/环境管理体系有关的外来文件填入部门受控文件清单，并报品质管理部备案。根据必要性，品质管理部组织对现有质量/环境管理体系文件进行评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行4.5条款规定。对承载媒体不是纸张的文件和资料控制，也应参照上述规定执持。作为质量记录的文件和资料应执行记录控制程序。档案资料的管理档案资料包括物业工程技术资料和业主住户资料两大项内容；物业工程技术资料由各管理处维修运转部负责整理建档，业主住户资料由各管理处客服部整理建档；管理处经理办公室是档案资料的归口管理部门，负责管理处各种档案资料的编目、借阅、整理、维护等工作。具体操作见管理处工作手册和总经理办公室工作手册。4.12.35.相关记录CJ/QEMS/SC-12-F1文件和资料发放、回收登记表CJ/QEMS/SC-12-F2文件和资料/记录更改申请表CJ/QEMS/SC-12-F3文件接收登记表CJ/QEMS/SC-