数字档案馆建设方案

1、青岛市区市数字档案馆建设方案青岛市档案局馆2003年12月“淮南子档案业务交流网整理青岛市数字档案馆已于2003年8月20日通过了国家档案局组织的科技成果鉴定,并与当日在国内第一个正式投入运行.根据青岛市档案信息化开展方案的总体要求以及数字档案馆建设理论,我市所属12个区市综合档案馆应相继建成数字档案馆,与市数字档案馆组成两级数字档案馆群,建设青岛市“档案资源信息数据库,实现数据充分共享,资源互相利用,为数字青岛、数字区市、数字园区建设效劳,为我市各级政府开展电子政务建设,实施电子公文归档工程提供有力的保证,为各级档案馆实现现代化治理,大力开发档案信息资源,提升我市档案信息化建设水平,提供强有

2、力的技术支持.一、数字档案馆建设现状2001年,国家档案局将青岛、深圳确立为数字档案馆建设的试点城市,2002年以来,杭州市档案馆、天津开发区档案馆、江苏电力公司档案馆等也逐步开始试点建设数字档案馆.国家档案局于2002年12月份在深圳召开了数字档案馆建设现场演示会,2003年8月,青岛市数字档案馆通过了国家档案局组织的科技成果鉴定,鉴定认为：“该研究课题的完成,进一步推动了我国数字档案馆理论和技术的研究、应用.课题研究成果在档案信息化建设领域到达了国内领先水平,对数字档案馆的工程建设起到了示范作用,具有较高推广应用价值.同日,青岛市数字档案馆在国内第一个正式投入使用,受到了国内媒体的关注,得

3、到了国内同行的认可.区市县数字档案馆建设,目前已经提到了议事日程.浙江省萧山区档案馆在数字化、信息化、网络化建设方面取得了较大成效.包括广东省顺得市、广州市白云区、深圳市福田区和宝安区等在内的档案馆正在积极筹措,有的已经取得了不少的进展.山东省济宁市档案局在其档案信息化建设规划中,提出了在2006年全市各级综合档案馆根本建成数字化档案馆的方案,并通过“两办印发.二、区市数字档案馆建设的根本依据在青岛市建设区市数字档案馆,形成两级数字档案馆群,具有以下优势：1、环境优势.青岛市作为我国沿海开放城市和方案单列城市,经济比拟兴旺,市委、市政府对信息化建设极为重视,并于1996年6月专门成立了青岛市委

4、市政府计算机中央正局级事业单位,承当青岛市电子政务治理、统筹、协调、推进和技术治理职能.“九五期间,青岛市宏观决策和办公信息效劳网络系统工程“金宏工程获得了国家信息化建设示范工程,2002年青岛市开始实施国家电子政务试点示范工程.经过多年建设,青岛市电子政务建设创造了独具特色的“四统一分体制和“强核-辐射模式,建设了4个应用平台,即网络平台、软件平台、平安支撑平台、政务信息网站平台.其中网络平台上连国家、省办公网络系统,下连青岛市各级乡镇机关,全部市直机关均可通过宽带连接到市委市政府计算机中央,实现了全市网络信息的互联互通.2、根底优势.青岛市各级机关、企事业单位计算机使用、网络连接普及率较高

5、.档案工作自上个世纪90年代中期即开始运用计算机治理,开展数据库建设.多年来,青岛市档案局依靠自己的力量,先后开发了DOSWINDOWS境下运行的多个版本的机关档案治理系统、综合档案馆计算机治理系统,实施文档一体化管2理,馆室一体化治理,形成了统一标准建设的档案数据库.“十五以来,青岛市在国内率先制定了档案信息化开展方案,并采取有利举措催促各级档案馆、室开展目录数据库建设、档案全文扫描、电子文件收集归档工作,各综合档案馆已经与2003年9月全部实现了馆藏档案案卷目录、文件目录计算机检索,全市文件级目录数据库总量达470万条.目前12个区市档案馆已经有9家购置了效劳器,主要业务人员根本实现了每人

6、1台计算机开展工作,全部购置了扫描仪、刻录机等根本设施,建立并发布了档案网站网页,通过政务网络金宏网络与市档案馆实现了高速连接.3、技术优势.青岛市档案信息化建设从上个世纪90年代初期起步,经过10年的建设开展,培养了一支较高素质的信息化干部队伍,拥有独立知识产权的档案治理软件.特别是青岛市数字档案馆工程建设工程通过国家档案局组织的科技成果鉴定,并在国内第一个正式投入使用,使我们积累了大量的建设数字档案馆的技术、经验和方法.纵上所述,青岛市建设区市级数字档案馆,具备了环境、根底、技术和财力的可行性.它必将推动整个青岛市档案信息化建设向更高水平迈进,形成以青岛市数字档案馆为核心的两级数字档案馆群

7、,实现档案信息资源充分共享,为青岛建设国际化大都市提供优质、高效的信息效劳.三、建设方案青岛市区市级数字档案馆建设理论和方法,将根据青岛市数字档案馆建设模式开展,即构建四个根底设施平台,建设两个大型数据库,开发四个综合治理系统,制订一系列操作标准、规程,培养一支档案信息化建设队伍.一根底设施建设1、数字档案信息传输平台建设网络传输平台主要由局域网络、政府网络和Internet互联网络三个平台组成.局域网络平台,承当数字档案馆内部数据采集、数据处理、数据利用等主要业务工作.所有保密信息只能在局域网络处理,严格限制使用人员,保证档案信息平安.局域网络平台应与internet网络实现物理隔离,数据交

8、换采用移动硬盘等介质实现.局域网络平台与政府网络应物理隔离,必要时可以有机连接,实现数据交流、传输.局域网主要采用主干网、楼层网加子网的三级系统结构,主干网采用100Mbps交换式快速以太网技术,楼层网和子网采用10/100Mbps速率的交换型快速以太网,既能充分满足当前需要又符合未来开展趋势.主干网、楼层网和子网应实现无缝连接.政府网络平台,连接各区市市委市政府计算机中央,实现数字档案馆与进馆单位档案室网络连接,同时,融入青岛市电子政务网络系统金宏网络.政府网络平台是档案系统广域网骨干传输系统,其网络结构主要以政府网为传输干线,以档案馆为一级网络中央,连接各进馆单位档案室.进馆单位档案室主要

9、以宽带网络方式接入档案馆网络中央,进行档案信息的查询、上传与下载.国际互联网络平台,数字档案馆连接Internet国际互联网的外部网络平台,承当档案信息发布、档案信息在线利用等工作.该网络平台可以通过区市政府计算机中央统一出口实现,也可以直接通过连接ISP效劳商实现.2、数字档案信息采集平台建设区市数字档案馆主要建设电子目录采集平台,全文数据采集平台等,承当数字档案信息的日常采集工作.目录采集平台主要承当馆藏各种档案资料目录数据的采集,进馆单位数据采集等工作.实现每人1台计算机联网工作政府网络和局域网络,根据分工开展目录数据接收、录入、检查等工作.全文数据采集平台主要包括馆藏纸质档案采集扫描、

10、电子档案数据采集接收、照片档案采集扫描或接收、多媒体档案采集接收、制作、资料信息采集接收等平台.区市数字档案馆一般可以配备高速扫描仪1台,普通扫描仪2台以上,建立小型的全文采集工作室；配备音视频信息系统,开展多媒体信息的采集、编辑、制作.3、数字档案信息存储治理平台建设区市数字档案馆存储治理平台主要包括馆内数据存储治理效劳器1台,NA尉构全文存储治理效劳器1台,磁带备份系统1套,光盘刻录机1部,断电保护UPS系统1套,SQLSERVER据库系统1套,Windows2000AdvanceServer效劳器操作系统1套,承当数字档案信息的存储治理和信息发布工作.4、数字档案信息应用平台建设馆内应用

11、平台建设,根本实现每人1台计算机,安装“综合档案馆数字信息治理平台,通过网络连接效劳器,实现数字档案信息的查阅利用、编辑研究等功能.国际互联网档案信息发布和在线利用平台建设,即网站建设.区市数字档案馆internet国际互联网络网站建设可以充分利用区市政府计算机中央的网络资源或青岛档案信息网资源,将档案主页挂接在计算机中央或青岛市数字档案馆的服务器上；也可以租用效劳器资源或自己购置效劳器,利用自己的网络出口,效劳器放在本单位或实行效劳器托管.政府网络信息效劳平台建设,利用1台效劳器和1台全文存储效劳器,连接政府网络来实现.主要用于接收电子政务产生的电子公文数据,接收通过机关档案管理系统整理完毕

12、的电子档案数据,浏览下载各种有价值的数据信息,开展档案信息发布,档案信息在线利用工作,可以实现网上文档效劳功能代替实体文档服务中央,保密信息不在网上传输.二档案信息数据库建设区市数字档案馆规划构建两个大型信息数据库：档案目录数据库,全文数据库,这二个数据库集中存储了数字档案馆的所有数据信息.考虑到大容量的数据存储和治理是整个数字档案馆的根底,因此,针对档案馆数据的特征,我们分别采用大型的关系数据库来保存治理其业务及条目数据,如档案目录,以到达易治理、易检索利用的要求；用非结构化的文件方式存储其全文数据,如照片、多媒体,可以到达大容量仃B、不依赖于现有平台和系统、易扩展的要求.1、档案目录数据库

13、：该数据库主要存储著录标引产生的以二维数据表方式存放的档案二次文献,主要包括档案资料案卷级、文件级目录,人名索引详见附表二o数字档案馆目录数据库主要数据来源包括馆藏档案资料目录数据,各进馆单位档案目录数据.2、全文数据库：档案全文数据库包括纸质档案资料数字化形成的图像数据,照片档案数字化形成的图像数据,馆藏录音带、录像带数字化后形成的多媒体信息,移交进馆的电子档案数据,重要资料信息数据.三数字档案信息治理系统考虑到区市档案馆的规模、人员以及所承当的业务,其数字档案馆治理系统主要应包括以下几个方面的内容：1、机关档案治理系统：根据文档一体化、馆室一体化建设的考虑,应对机关档案进行前瞻性限制,根据

14、电子文件与纸质文件“四同步的治理模式,实现标准统一,数据共享.目前青岛地区可使用“易初档案治理系统在青岛市数字档案馆鉴定中得到认可或依据文件中央、电子政务治理需要重新开发软件系统.2、综合档案馆数字信息治理平台：该平台由市档案局牵头,云果公司开发,崂山档案馆试点,主要包括电子档案接收、档案资料编目、在线检索利用、库房动态治理、档案资料征集、档案信息编研、数据报表打印、档案数字化、系统维护等功能,经过一段时间试运行后,应再增加局部功能,提升版本,可以满足区市数字档案馆建设需要.3、档案信息发布系统网站：目前各区市开发建立的网站和网页,需要增加目录查阅、文档效劳、在线利用等根本功能,增强可维护性,

15、通过完善后可作为数字档案馆的信息发布系统.4、电子公文接收治理系统：如何接收电子公文,需要从目前使用的电子政务系统、OAS统等多方面考虑.鉴于目前各自为战的状态,我们应开发灵活的接口系统,读取、接收电子文件信息,并根据各区市电子政务工作开展情况及时完善,根本实现电子公文的实时移交,网上业务指导和开展网上立卷归档工作.四数字档案馆理论、标准及操作规程建设标准化、标准化是数字档案馆建设的重要前提和根底.区市市数字档案馆有关理论、标准、规程可以参照青岛市数字档案馆制订的标准开展,缺乏局部相应添加,主要包括以下内容：?青岛市电子档案治理技术标准?青岛市电子文件归档与治理标准?青岛市文书档案目录数据库交

16、换标准?档案文件开放限制方法?数字化声像档案著录规那么?档案资料数字化标准?光盘载体档案封面标注格式?磁性载体档案整理规那么?纸质档案数字化操作规程?照片档案数字化操作规程?缩微档案数字化操作规程?录音档案数字化操作规程?录像档案数字化操作规程?多媒体信息采集操作规程?文件目录数据信息采集质量标准以上标准由市档案局制订？人名信息采集标准四方档案局制订?馆藏档案资料数字化范围开发区档案局制订?婚姻档案采集标准市北区档案局制订?文件中央治理规程崂山档案局制订五人才队伍建设数字档案馆要求馆内业务人员不仅掌握传统档案治理的技术、技能,还要具备现代化、数字化、网络化治理的根本技能,拥有较高水平的信息化治

17、理人才.至少应配备2名计算机专业人才,负责网络和应用系统治理维护,具体掌握网络技术、网站建设维护技术、数据库应用技术、档案资料数字化技术、多媒体采编技术等等；其它工作人员应能够独立操作计算机,掌握网络应用技能,档案治理系统操作技能等.四、区市数字档案馆关键技术解决方案1、数据库选择目录数据是区市数字档案馆主要的、需要反复查询的数据,选择何种数据库系统治理目录数据,是我们首先应提出的主要问题.本着节约、实用、通用的原那么,建议选用SQLSERVER20050用户以上数据库治理系统.主要原因是微软公司是世界上最大软件公司,具数据库产品具有稳定性好、平安性强、查询速度快、投入较低的特点,非常适合作为

18、档案行业的主数据库系统.2、效劳器选择效劳器是数字档案馆的关键设备,是各个平台建设的根底,关系到数据平安、检索利用速度等多个环节,要求连续不停机运行.根据数字档案馆规划,至少应购置2台较高性能的企业级效劳器,1台用于馆内局域网络系统,支撑档案信息管理效劳；1台用于政务网络信息效劳,支撑政务网络电子公文归档、机关电子数据接收和政府网络信息发布利用文档效劳、网站效劳,以为政府机关效劳为目的,建立网上电子文件效劳中央.3、全文数据信息存储效劳器选择区市数字档案馆所有数据主要包括以二维数据表方式存储的目录数据、各种档案全文数据图像、文本等和多媒体数据.全文数据是数字档案馆的根底数据,数据量庞大,要求存

19、储性能平安、可靠,具有扩展功能.我们建议采用清华紫光光盘镜像效劳器解决,该效劳器采用NASg构,直接连接在网络交换机上,且可以海量信息存储的需要,其性能价格比比光盘塔柜等设备更具优势；多媒体数据那么全部以MPEG定件方式一式两套保存在光盘上.4、电子文件接收电子文件接收包括以下几个方面,一是实时将各机关电子文件接收到文件中央；二是每年统一接收机关易初档案治理系统整理完毕的电子目录和电子文件,经过筛选后开放利用.第一种模式突出了实时性,但文件不全,需要再整理；第二种模式是必须整理好的电子目录及档案,但不能及时利用.如何解决这个问题,需要认真研究.5、数据共享利用如何实现市档案局和各区市档案局之间数据充分共享,使得在政府网络上能够检索到青岛市各级数字档案馆得开放数据,是下一步要解决的主要问题,它涉及到不同数据库、不同平台之间互相连接.本方案建议采用中央