集团有限公司公文管理制度

1、公文管理制度第一章 总 则第一条 为做好公文处理工作，使之规范化、制度化、科学化，根据国控国家行政机关公文处理办法，结合本公司实际情况，特制定本办法。第二条 本公司公文由办公室统一收发、办理、传递、监印；各部门公文则由该部门立卷归档。各部门应有专人负责本部门公文处理工作。第三条 公文处理工作必须严格执行有关保密规定，信守国家和企业机密。第二章 公文文种类型第四条 公文必须正确使用文种名称，据国家行政机关公文处理办法规定的公文种类，本公司使用的文种主要有以下几种：（一）决定、决议对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。 经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。（二）通知适用于发布行政法

2、规和规章，转发上级和有关领导机关的公文，要求各部门办理和需要告知或共同执行的事项，用“通知” 。（三）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要情况，用“通报” 。（四）报告、请示向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，用“报告” 。向上级机关请求指示、批准，用“请示”。 “报告”和“请示”是两个文种，不能混用，也不能杜撰使用“请示报告”作为文种。（五）批复适用于答复下属部门的请示事项。（六）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（七）函适用于对平级单位和不相隶属机关商洽工作，询问和答复问题，用“函”， 向有关主管部门请求批准等，也可以用“函” 。（八）会议纪要适用于传达会议议定事项和主要精神，

3、要求与会部门共同遵守、执行的，用“会议纪要”。第五条 本公司内部文件材料，主要有以下几种：1 . 计划（规划、打算）、总结（小结、回顾）；2 . 各项工作报告、调研报告、专题材料；第 2 页 共 13 页3 .各项统计报表；4 .规章制度；5 .简报、报刊；6 .各类合同、协议；7 .部门向公司领导的签报及批示；8 .各类介绍信、证明信存根及重要条据等；9 .公司下发通知第三章公文的组成第六条 公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内 容，一般包括公司名称、关于问题、公文种类三部分。 如果文首已经印好公司名称时，标题中可以省去公司名；使 用便函时，公文种类可以不写，但每一件文都要写事由。第七条

4、发文字号：（一）公司发文字号为“ XXXX总X字年份第0000 号；X为职能部门、事业部代字（如“财”、人”等）0000为发 文流水号。如果该件属于密件，则在最前面加“密”字。（二）公司发文流水号由综合事务中心编列（三）公司各中心部门代字一览表中心/部门简称综合事务管理中心总部办公室办财务管理中心人力资源管理中心人运营管理中心运营销中心营制造中心制物流中心物化学合成部合成制剂工艺部制剂药物分析部分析临床医学部临床药埋部药埋注册及项目管理部注册立项及知识产权部立项销售部销售市场部市场商务部商务亘营部宜营基地办公室基办生产部生产质监部质监设备部设备安保部安保供应部供应储运部储运第八条 发文如有附件

5、，应在正文之后注明附件顺序和名称。第九条 落款、日期和印章：落款应写单位全称，印章不能代替落款；如果文首已经印好单位名称的，可以省略落款单位名称。落款位置在文末空二、 三行的偏右处。几个单位联合发文，应将主办单位排列在前。 日期位置在落款下面空一行的位置处。公司发文一律加盖公司的印章，印章盖在日期上居中位置处。第十条 属于密件，应在文上加盖“绝密”、“机密”或“秘密” 戳记；属于急件，应加盖“特急”或“急”戳途I于抄件或副本， 应加盖“抄送”或“副本”戳记。第十一条公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。第四章公文发文权限第十二条 公司所有红头文件（包括：上行文、制度文件）均由

6、综合事务中心办公室统一编号-排版-审查-盖章，交总经理审批，审批后由运营中心公文收发员发放，原件由办 公室负责存档。第十三条 红头文件均只按中心编号及简称编写，如 ：制第5页共13页造中心生产部发文则为“XXXX 总制 XXXXX 号”第十四条为规范公司内部各中心/部门所发平行文或下行文（非红头文件）的编写，运营中心建议各中心/部门统一模板，模板为“红头文件模板”。第五章 公文的处理流程第十五条公文办理一般包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、查核、签发（批存）、缮打、印刷、用印、传递、立卷、归档、销毁等程序。第十六条凡外来文、电，由综合事务办公室统一签收。属行政文件，由办公室专人拆封，做好

7、收文登记。第十七条凡属上下级来文，先由综合事务办公室登记后呈送总经理批示，如总经理出差，可由办公室主任在电话请示领导后批转有关部门先行办理。第十八条在一般情况下不得越级请示。因情况特殊，对属于我公司业务范围内的事项需要越级行文时，应抄报主管领导机关，或由主管领导机关转报核示。第十九条公文运转、承办和催办：公文办理和运转都应高效及时，所有文件公司领导审阅的天数原则上不超过两个工作日，各职能部门的承办天数原则上不超过三个工作日，如需经调研讨论后方能办理的，需于一个工作日内汇报分管领导，经确认后，以OA 等形式及时告知综合事务办公室大致办理完结时间，并提倡以电子邮件的方式提高文件的运转和承办效率。急

8、件要求随到随办；发文会办不超过两个工作日。各部门负责人不在公司的，由部门经办人电话请示负责人后及时办理。公文及附件登记后，原件由办公室统一保存归档，各部门或个人不得滞留，如确有工作需要可以复印。第二十条办公室依据部门确认的拟办理完结时间对办理中的公文要负责检查督办，防止漏办和延误。部门经办人员要协助和配合做好文件查催工作。各部门办理下级来文完毕后，将最终办理完成情况、回复情况、最终办结时间以OA 等形式回复办公室及各分子公司。第六章 公文的书写第二十一条草拟公文应注意事项：（一）要符合党和国家的法律、法令、方针、政策及有关规定；以认真负责的态度和实事求是的精神提出问题和处理问 题；要注意礼貌用

9、语，谦虚谨慎。（二）贯彻“党政分工”和“一文一事”原则。（三）为简化公文，减少文牍，提高工作效率，应掌握以下几点：对可发可不发或目的性不强的公文一律不发。根据“以主办为主”的原则决定发文对象；主抄送要防 止错漏、颠倒；抄件和副本要防止滥发。准确使用发文形式。对索要资料、询问价格等确无查考保存价值，且也不会发生再次查询的文件，可以用“原文办复”的形式，其他内容必须办稿发文，不能图省力滥用“原文办复” 。（四） 拟写文稿要求：情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字简练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短，文意通俗易懂。因修改过多而很混乱的文稿，经办人应该清稿。（五）人名、地名、数字要准确，规范

10、；用词要确切，文字结构要合乎语法、逻辑；时间要写年月日；数字写法，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数字外，一般用汉字书写，同一公文中，数字的使用应前后一致；在使用简称时，应先用全称加以说明，简称也要前后一致。（六）复文应先简要引述来文内容。引用公文应注明发文机关、时间、标题和文号。第七章 公文的签发及归档第二十二条签发（批存）权限：（一）属于下列性质用公司名义发出的文稿，须由经办部门负责人签章后，呈公司总经理签发：向上级机关的请示、报告；（ 2 ）有关经营方针或全局性重大业务事项的文件；（3）本公司与其他单位的联合通知、报告和协议等；(4) 制发本公司各项规

11、章制度，组织机构增设和变更，干部任免、奖惩等重大行政事项的文件；(5) 其他重要问题的文件。(二)属于下列性质用公司名义发出的文稿，由公司总经理授权各分管副总经理代为签发：在已经明确的方针、政策、法令、规定、计划范围以内的，属于分管职责范围可以直接处理的问题；根据上级机关指示、公司总经理批示、会议决定而具体贯彻执行的一般性事项；关于采购、供应、质量处理、差错查询、托收承付、例行报表等具体业务问题；其他有关事务性内容的文件。(三) 各职能部门对上级机关行文，由公司总经理签发。对下级机关行文，由公司分管副总经理签发。”第二十三条公文送负责人签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，

12、行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。第二十四条已办复的公文，在办理结束后，应经有关领导签章并批注“存卷”字样，送办公室抽卡归卷。第二十五条属两个以上部门会办的公文，一般可由最后经办部门批存，必要时仍应由原主办部门批存。经理批办时写有“阅后存”的，最后不需再批存。纯属阅知性质的公文，最后也可有办公室主任批存。第二十六条办复文稿和原件同时存卷的，因已有签发，来文可省略批存。如需要上报材料，则应将上报材料复印件和原件同时存卷。第二十七条领导人签批公文和经办人批注办文意见，都要认真负责，批示要求明确，办文过程和结论要简练地用文字写明，最后签署自己的姓

13、名和年月日。第二十八条拟写文稿和签批公文应一律使用钢笔或毛笔、纯黑墨水笔，不准使用铅笔、圆珠笔，或纯蓝墨水、彩色水、红墨水笔。第二十九条经过领导签发的公司发文稿，缮打前要认真做好查核。查核重点：是否需要行文，公文内容，文字表述，文种使用，格式等是否符合本办法的有关规定，以及会办、签发、附件、文号编写等手续是否齐全、准确。第三十条关于缮打、校对、印刷：（一）以公司名义所发公文，由经办人员输入电脑后交办公室文书统一编列文号、排版及印刷，各部门发文由部门文书自行打印。（二）文书对排版好的文件经初校后，再请经办部门复校。对于绝密文件应由经办部门校对。（三）各部门内部使用的非正式文案和资料，一般应由部门

14、自行打印。第三十一条公文经过办公室盖印后，即由文书分发寄出。文件封发时，要对主抄送单位名称、主件及附件份数等进行一次复核，以防错寄或漏寄；信封不能写错、套错。当天办理结束的信件必须当天寄出。机密文件要通过机要通讯局寄出。第三十二条公文办完后，应根据文书立卷归档的有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料分部门整理立卷。各部门文书立卷员对应该立卷的文件材料应该主动做好收集立卷工作，以保持公司档案的完整与齐全。第三十三条各部门需要调阅文卷时，可向本部门文书员办理调卷手续。调出的文卷要交待清楚件数和页数，经办人必须保证文件的安全与保密，不得擅自拆卸、抽存、 污损、涂改或圈点、划线、加批意见等，一旦使用完毕即予归还。调阅非本部门文卷时，须经分管领导批准。外单位来本公司查卷须凭单位介绍信，一律在本公司查阅，不得将文卷借出本公司。第三十四条各部门当年度立成的案卷，在年终应进行整理，经档案室鉴定同意后加以编目、装订，然后于次年二季度内向档案室办理归档移交手续。归档时应造具案卷目录一式三份，据以清点核对和签收。