总机收发职责说明书

1、总机收发职责说明书1.基本资料职位名称总机收发岗职位编号所属部门总经理办公室部门审核人部门类别:批准人2 ?职位关系图： 直接下级人数：无 间接下级人数：无<111亡1 心、 机 收 发 t-Ll总 纟彳 理 秘15JL-U 冈电 脑 网维 护队 管 理 岗产 理111冈3. 基本目标：3.1来访客人满意，解答客户提出的一些问题。3.2保证员工办公用品的正常使用。.3.3文件传递及时不延误、不丢失4. 职责权限序 号职责工作量 权重频次目标项权限使用 文件经 办审 核批 准督 导1负责来访客人的接待服 务随时做到礼貌接待热情周到 服务V2总机电话的转接随时接听电话言语应清晰、 礼貌，声音

2、温和、亲 切；电话响铃二声之内 接听来电V3传真？信件的收发工作随时及时做到、无遗漏、无耽搁V4各部门的长途呼叫随接到长途呼叫要求后V应在五分钟之内呼叫， 遇忙或无人接听立刻通 知要求呼叫者5内部文件信件的传递，各 项 目部之间、项目部与写字楼 之间的文件要在当 天传递： 每份传递文件要在文件收发 记录表上做登记.随时所有传递的文件、单 据 均做登记，及时准确传 递，做到无丢失、无遗 漏、无耽搁V6办公用品申请及结算，办公用品领用、保管每月每天在办公用品领用登 记表上做个人领用记 录。月底统计。VV7负责每月快路通费用和 邮局 费用的结算工作每月准确VV8每月员工生日蛋糕的定做和 结算每月每月

3、月底做下月的员工生日蛋糕的定单和上月的 结算。每月20日前将下月 员工生日名单报集团总办VV9公司规范的整理随时收到新的公司规范后立即收集并做电子文档保存，在两周之内把新的规 范给每位经理整理一份添 加在原 公司规范中；让各 位经理在更新后的公司 规范目录上签VV10分机号的修改，员工之间座 位调整电话号码互换的更改 和给新入职员工 设置分机号 码需在天内兀成随时及时完成在入职或离 职 后的第二天作好电 话簿的 更新及动态跟进VV11离职人员办公用品及文 具的 回收。收到离职人员的办公 用品及文具后，当时在离职 手续表上签字确认随时准确V12本岗位及业务培训不定积极参加V5?工作联系5.1.1

4、. 总办：有关的日常行政事务5.1.2. 各部门：需传递文件的简单分类、处理和传递来电的转接6 ?任职要求6.1. 学历及专业背景要求（含资格证书要求）62大专以上学历6.3. 经验要求：5.2.11年以上行业经验6.4. 技能要求：641. 基本技能：较强的语言表达能力642. 业务技能：熟练掌握公司各部门职能6.4.3. 管理技能：具有组织协调能力，具有较强的沟通能力6.4.4. 计算机技能：熟练掌握 WORD文字处理和OA办公自动化管理，熟练掌 握公司业务处理系统中续期方面的操作6.5. 有助于提升工作业绩的培训：6.5.1. 办公软件的培训6.5.2. 客户服务方面的技巧6.5.3. 行政技能培训7?使用文件7.1. BJ-QP-MA002内部沟通程序7.2. BJ-QP-DC003文件收发控制程序 8?其他加班强度（不包括培训和调休）平均出差