基于信息化环境下高校教学档案管理研究与应用

1、基于信息化环境下高校教学档案管理研究与应用         <TABLE     style="PADDING-RIGHT: 10px; PADDING-LEFT: 10px; PADDING-BOTTOM: 10px; LINE-HEIGHT: 22px; PADDING-TOP: 10px"     cellSpacing=0 cellPadding=3 width="96%" alig

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3、60;      教学档案管理范围是指凡在教学活动、教学管理和教学研究等工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等,如专业培养计划、教学大纲 、考试卷、学生成绩总表、入学登记表等文档。档案作为信息宝库中的重要信息源之一,除了真实地记录高校发展的历史轨迹之外,还为档案用户提供了档案信息服务。随着经济社会科技的发展,高校档案管理工作还远不能适应现代信息传播和数字化管理的需要,不能适应高校现代化管理和科学发展的需要。加速高校档案馆数字化、自动化和网络化建设,已成为当前高校档案管理的当务之急。 档案管理存在的问题 一、档案管理专业化程度

4、低 当前,依照普通高等学校档案管理办法的规定,许多高校的档案机构设立了综合档案馆,并由专职档案人员管理。而教学类档案则落到教务部门的行政管理人员兼任负责。由于行政管理人员的工作性质决定了他们的本职工作头绪多、较繁杂,无法把主要精力投入到档案管理工作上来。 二、档案管理制度不健全 目前,由于许多院(系)不重视教学档案管理这项工作,使得档案资料收集的内容、整理的范围、分类的标准等都没有制定严格的管理制度,全凭管理人员的随意性来完成。 (三)档案管理手段落后 高校院系教学档案管理技术手段严重滞后,主要表现在教学档案管理仍停留在纸质档案、仅用档案柜保存的状况,大部分档案资料整理还处于手工操作阶段,工作

5、效率低,自动化和信息化程度不高,这与高校管理科学化严重脱节。尽管个别高校院系采用计算机辅助管理档案,但由于没有实现信息网络化,使资料信息资源难以共享,严重影响了工作效率。正因如此,档案资料利用率较低,这种状况不利于教学质量的提高及教学改革的推进。 二、改进教学档案管理的对策 1、档案管理思维创新 如前所述,当前高校院(系)教学档案管理人员,绝大多数由办公室行政管理人员兼任,因此档案管理人员专业素质差。而提高专业素质必须通过专业培训来实现,使他们尽快掌握档案管理专业技能与方法。这种思维创新主要表现在档案资料的收集、整理、分类、归档和保管全过程的创新,想方设法提高工作效率。因此,只有思维创新才能由

6、非专业变成专业,由不熟悉变成熟练,院系档案管理工作才能打开新的局面。 2、档案管理制度创新 实现院(系)教学档案管理规范化,必须根据高等学校档案部门业务建设规范的要求,逐步改进和完善院(系)教学档案管理规章制度,使文档资料的收集整理、分类归档、目录检索、文件编号、借阅移交、信息传递等方面都有章可循、有据可依。只有这样,才能使档案管理工作步入规范化的轨道。随着教学改革和教学评估工作的规范化、科学化,教学档案也日益复杂,因此必须使管理制度创新走在实际工作的前面,因为制度指导和约束管理行为。 3、档案管理技术创新 当前,不少学校都在规划办公自动化,都有用电子档案取代纸质档案的设想。确实,电子文件确实

7、具有诱人的魅力:它存储密集、传输快捷、查找迅速、输出灵活,各种媒体信息的集成化利用可以产生图文声像并茂的效果,这些特点都是纸质文件所无法比拟的。然而,俗话说“空口无凭,立字为证”。这句话说明了档案的凭证作用,档案之所以具有这种凭证作用,其主要原因就在于它的原始性强,是历史的原始记录,是可靠的第一手材料。而电子档案的查考、凭证作用无论从技术、管理和法律等方面都有一系列问题需要解决。由于电子文件的载体和信息的可分离性,人们可以通过拷贝,轻易制作与原始件完全一样的复制件,也可对原始件上的签名、印章进行修改。因此,文件收集的原始性正受到严峻的挑战。计算机技术和网络信息技术的广泛使用,为教学档案管理提供了重要的技术手段。因此,必须运用网络信息技术、数字处理技术等先进科技手段来管理教学档案,从而取代传统的手工操作的档案管理方法,逐步形成纸质档案、电子档案并存的新局面。然而,院(系)教学档案管理还处于保管原始资料阶段,还没有按照科学分类方法进行电子归档。在科学分类的基础上,建立文档信息数据库,使该信息数据库形成电子文档软件,这样才能利用上述软件完成教学档案信