信息时代下的档案管理

1、信息时代下的档案管理    关键词 信息时代;档案管理;电子档案 nbsp;随着时代的发展,计算机在办公自动化领域应用非常广泛,并且产生了深远的影响,这对传统的档案管理模式提出了挑战,并且也出现了新的档案形式,例如电子档案等,这就要求我们对于档案管理不能再停留在传统的管理基础上了,必须在管理模式和管理思想方面进行比较全的更新,才能够适应时代的发展。 1 档案管理工作的转变 1.1 档案接收和保管上的转变 信息时代的发展,电脑在档案管理中起着非常重要的作用,改变了传统依靠人工手抄模式记录的模式,随着电子档案的出现,这种电子档案对于管理人员提出了更高的要求,

2、如何接受和保管好档案,这也需要管理人员改变过去的管理方式,如果档案人员不介入文件的形成和保管过程,文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用。管理者必须这参照国家有关文件制定出本单位的电子文件管理办法,提请信息集成系统的编制人员在其系统的设计和运行过程中加入电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等档案管理内容。制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性,掌握电子档案信息的收集、管理。 1.2 档案载体的转变 传统的档案管理基本都是纸质或者有形的实物作为档案管理的载体,但是随着时代的发展,出现了电子图纸,这就要求我们在对待档案这个传统的形式上要进行改变,通过利用好电脑进行更加方便

3、、省时、省力的管理模式 2 信息时代档案工作面临的问题 2.1 原始性问题 电子档案的原始性不易判断和确认,一旦被修改很难辨别真假,并且没有任何的痕迹,这对电子档案提出了一个很大的挑战,传统的档案原始性不仅其内容而且还通过载体、形式表现出来,人们可以通过字体、印迹甚至字迹、纸张制成材料对其原始性加以分析判断,而电子形式生成的由实态变为虚态的档案,在使用计算机形成文件材料的过程中,作者很难留下自己的笔迹,日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。 2.2 保密性问题 电子数据的易更改性为非法操作提供了便利,不法分子通过网络会对原始档案进行窃取和串改,这对于在一段时间需保密的内容或限制提供利用的

4、内容的安全保密问题,带来了极大的威胁,直接危害着电子档案的安全。 2.3 长久性问题 随着办公自动化的不断深人,电子文件经常处于流动状态,如不及时捕获,可能会导致信息丢失;电子文件结构复杂,储存方式多样,容易造成信息的缺损,一旦网络突然瘫痪或被毁,例如如出现网络攻击问题,遇到病毒问题或其它方面的故障,电子文件可能会在一瞬间同时消失,造成难以弥补的损失,这对档案管理来说是一个具有很大的挑战性。 3 信息化的优越性 信息化的发展对档案管理的影响是非常重大的,这既符合时代的发展又对档案管理来说是个非常好的发展契机。 3.1 nbsp;减轻工作强度 信息化的发展,不但提高了档案管理的工作效率,同时也减

5、轻了工作人员的工作强度。信息化的发展为归档提供了快捷的管理手段,而且提供了信息利用的快速途径,免除了立卷归档、检索查找的困难,减轻了档案管理人员的工作强度,提高了归档质量和检索速度,工作效率明显提高,而且帮助文书档案管理人员工作方式的转变,由原来的手工直接建档到现在的电脑化建档。由于信息化电脑的利用,档案管理工作人员就可将过去的集中立卷,改为平时随时整理立卷。由过去的集中变为分散立档,减轻了工作强度,提高了工作效率。 nbsp;3.2 nbsp;有利于档案的修改和维护 传统的档案管理整理完毕后就会加以封存,对于有错误的修改和维护档案只能对封存的档案进行拆封,这对于档案管理来说是非常不利的,就加

6、大了工作人员的工作量又对档案的保管来说是非常不利的,电子档案的管理改为微机网络管理,可随时补漏增缺,使文档不形成存积,修改时只需按一下键盘,档案目录就万事大吉了,微机管理省时省力,可以给工作人员以充分的时间去提高业务水平。 4 规范电子档案管理的几项措施 4.1 nbsp;加强电子档案归档制度建设 对于电子档案管理方面,我国也正在抓紧制定对公文类电子文件和电子档案的一些规章制度,从收集、积累、整理、归档、保管、移交、利用、统计等方面作出比较详细合理的规章制度。各档案管理单位应根据电子档案管理规范,并结合本单位实际情况,制定一套切实可行的电子档案管理制度,规范电子文件形成、积累过程的管理以及归档

7、责任、检查鉴定等一系列工作环节,做到有章可循。对于制定电子档案规章制度时应该注意划清归档过程中各级各类人员的责任,归档时机应适合本单位工作实际;归档电子文件的责任签署应明确,注意电子文件的动态管理问题。 4.2 nbsp;提前介人电子文件的运作和管理 对于电子档案管理与普通的档案管理工作有很大的相似性,但是也存在不同之处,档案管理工作一般都是与文件管理工作分开进行的,一些国家已开始采取措施,使档案管理的要求向前延伸到文件管理工作中,我国档案工作主管部门也在积极寻求对策,其设计中对策的主要目的是把目前的公文办理和档案保管的分段管理状况,对电子文件连续管理的角度统一起来,并提出符合档案管理的原则要求,包括从电子文件的形成,运行到归档管理,由主管部门或负责人统一协调,制定专门机构或人员负责来制定和实施。        参考文献 1许晓明,丁修茂.档案工作文集M.中国文联出版社,2004. 2张文亮.关于电子档案管理的思考J.云南档案,2008(9). 3夏晴.高校档案的系统管理M.南京大学出版社,2002. 4夏利宏.新形势下电子档案管理存在的问题及对策J.新西部(下半月),2009