浅议煤矿企业采购成本管理

1、浅议煤矿企业采购成本管理摘要文章论述采购成本在成本管理中的重要作用，通过把握几个“控制点”，即采购计划管理、采购定单管理、采购业务的确认和付款、供应商的选择、建立采购需求预测体系等控制方法，采用适合本企业的物流技术来降低采购成本，以最大限度地提高企业利润和核心竞争力。 关键词煤矿企业；采购；成本管理 作者简介仝德全，中煤集团大屯公司姚桥煤矿经济师，现代物流管理师，研究方向：煤矿物资管理与供应工作。江苏徐州.221611 中图分类号F275.3 文献标识码A 文章编号1007-7723(2009)08-0036-0002 对一个注重安全生产的煤矿企业来说，大量的物料投入是需要采购来支持的。采购是

2、企业物流的起点，是企业向供应商购买产品的一种商业行为，是企业根据需求提出采购计划、审核计划，选取供应商、经过商务谈判、确定交货价格及相关条件，最终签订合同，收货付款，还包括诸如租赁、租贷、委托加工、交换获得使用权等。采购管理的核心内容是控制采购流程，使采购成本最小，用最小的投入获得最大的产出。 如果企业采购成本控制不力而造成采购成本偏高的话，无论再如何控制企业内部的其他成本都无济于事，所以有必要对采购业务进行严格而深入的控制和管理。一方面，企业通过采购业务控制，可以把原材料的成本维持到一个比较合理的较低的水平上。另一方面，要使企业的生产有一个持续的原材料供应和原材料质量的保障，这需要与供应商建

3、立一种战略合作伙伴关系，使供需双方达到双赢的目的。这与传统的采购只注重采购行为本身有很大的区别。 一、要着重控制好采购成本的几个“控制点” 第一，采购计划管理。这是企业采购的基本依据，是控制盲目采购的重要措施，还是搞好现金流量预测的有力手段。所以要严格生产计划、物料需求计划、储备资金、采购手段等信息计划的编制工作，做到无计划不采购。 第二，采购定单管理。供应商是否“按时、按质、按价”供货对企业的生产有重大影响。由于信息高速公路的发展，可以直接通过电子商务系统进行在线采购。在实际招标过程中要尽量选择生产供应商，以减少不必要的太多的中间环节，尽量选择一级代理，压缩过多的经销商中介。但由于现实中的各

4、种原因，致使经销商过多，形成“劣商驱逐良商”的现象，这是非常不应该的。通过招标选择合适的供应商并向合适的供应商发送合适的采购定单。对于订购数量比较大的物料，通过与供应商签定长期供货协议，可降低总采购成本。低值易耗、采购频繁的物资，签订长期协议也可提高采购效率，降低库存。 第三，采购业务的确认和付款。当物料到达企业后，要经过核对采购计划、定单，通过质检、验收、入库等程序。当采购员持发票报销时，要核对入库单，如物料没有入库，应由领导审批后方可报销。控制重复采购，提高沉淀库存的利用率。物资从需求的提出、审批、采购、入库到发放使用，均通过物资管理系统完成。采购人员必须对需求提出的采购申请进行复核，以确

5、保库存物资得到充分利用，避免重复采购。 第四，供应商的选择。通过“比质比价”，选择供应商，针对某类物资可以与某一个或若干个供应商结成战略联盟，形成长期的供应关系，从而稳定货源和价格，利用信息技术简洁、迅速地完成定货手续。筛选一部分可靠的供应商，与它们之间做到货到无检验，直接送到生产线，使这种共同利益联盟真正荣辱与共。 第五，建立采购需求预测体系。提高采购工作主动性预测是制定采购计划的基础。作为物资管理部门，如果对每次物资采购需求，只是简单被动地响应，将很难脱离传统采购模式，因此建立物资采购需求预测体系是非常必要的。这可以缩短物资采购周期，减少物资库存数量。通过定性预测制定所需物资的一个大致范围

6、，再通过定量预测，收集相关历史数据，结合生产计划，通过一定的数理分析，作出采购需求预测，制定采购计划。 二、采用最适合本企业的方法降低采购成本 通过选择可靠的供应商可以基本保证采购质量，但一般情况下，供应商不会主动为你考虑降低采购成本，所以有必要采取降低采购成本的措施。在长期的工作中，我们运用传统的管理方法的同时要积极进行制度创新，应用和创新先进的物流管理方法，把现代物流理念、先进的物流技术和现代经营模式运用到企业的经营和管理之中，以提高企业的核心竞争力。以下列举其中的四种并简单分析降低采购成本的方法。 (一)ABC层次系统 又称重点管理法，是根据事物在技术经济方面的主要特征，进行分类排队，分

7、清重点和一般，从而有区别地确定管理方式的一种分析方法。 1.按一定标准(如储备占用资金的多少)，将库存物资顺序排列，计算出每种物资的资金占全部库存物资的比率，并依次逐项进行累积，相应求出累积项数占总项数的百分比。 2.然后将全部库存物资分为A、B、C三类。A类物资项数约为10左右，所占资金约为70左右；C类物资项数约为70左右，所占资金约为10左右；其余为B类物资，其项数与所占资金约为20左右。 3.再绘ABC示意图。以累积品种百分数为横坐标，累积占用资金百分比为纵坐标，按ABC分析列示的对应关系，在坐标图上取点，并连接各点成曲线，即绘成ABC分析图。 由于物资的重要性往往不只反映在物资的某一

8、方面，如价格高低或占用资金多少，还与资源取得的难易、物资对生产的影响等因素有关。因而，其分类也可以采用其他标准或结合多种影响因素。ABC三类物资区分以后，再权衡管理力量与经济效果，对三类对象进行有区别的管理。对重点的A类物资要严格控制，采购时必须签订严格的采购合同，必须和供应商、潜在的供应商保持密切的联系；必须把生产进度和采购进度与供应商的生产能力联系起来考虑，以及时满足生产的需要。对于B类物资的管理可适当放宽一些，可用选择补充库存制度进行控制。对C类物资的管理，可适当加大定购批量，提高保险储备量，采用定量库存控制进行控制，如库存量等于或低于再定购点时，就补充定购，以减少日常的管理工作。 (二

9、)订购数量和时间 一次的订购数量会影响到价格、运输成本和库存成本。如果预计今后的价格会升高，也许会采取提前采购的方法，以避免涨价的损失，但要计算一下库存费用是否被低价格的好处所抵消。何时订货、订多少货，不同的方法有不同的采购成本。提前采购的数量可以超出本月需求，但不应超出未来某个时段的需求。如果价格逐月走低，逐月采购是好的。如果物制价格具有规律的季节性，逐月采购和提前采购可以混合使用。而准时采购策略(JIT)仅购买需要时的数量，不宜多采购。 (三)数量折扣 在现实中，采购方希望通过大量采购而获得较低的价格，供应方因为规模效应也愿意为大量采 购提供价格折扣。在采购中是以较高的价格购买较少数量的物

10、料，还是以较低的价格购买较大数量的物料，必须利用总成本的方法进行采购策略统筹。在保证质量的前提下，把安全生产放在第一位，通过数量的折扣使成批量的物资成为降低采购成本的一个亮点，是我们和众多供应商打交道、进行价格谈判的主要目的。 (四)订货数量分配 一般在大批量采购的情况下，订货量需要在几个供应商之间进行分配。当采购员在采购重要的物料时，最好选2家，且订货量在2家之间不是以50对50的分配，以促进供应商之间的竞争。通过比质比价的招标工作，优胜劣汰而进行分配。这种采购策略在实际操作过程可能出现各种问题，应逐步用明确的“游戏规则”使之规范化。 三、挖掘采购成本潜力，以应对金融危机影响 我国的煤矿企业

11、一般采用统一采购的方式。主要包括公开招标和邀请招标两种，现在运用较多的是邀请招标。实际操作过程中，人为因素非常大，选定的范围较窄，是几个苹果选一个，而不是用一篮子苹果来选。应该看到我们的采购管理水平、采购业务水平、人员素质和国外先进的企业还有很大的差距。我们采用的方法不过是“物流冰山”一角，各色各样的物流漏洞侵蚀着加强成本管理的意志，内外环境的变化使采购人员的素质经受考验。煤炭市场价格的上扬，决策层成本管理思想的改变等因素使采购管理的信念受到消弱；同时一旦大环境改变，管理层又希望降低成本能立竿见影。从2008年开始席卷全球的金融海啸对我国的经济冲击很大，煤炭价格从1000多元降低到500600元左右，煤矿的利润空间被大大压缩。因此，我国的煤矿企业要结合自己的实际，不断更新采购理念，改革采购模式，改善采购管理水平和手段，在采购过程要做到公正、公平、公开，形成一个高效、规范、低成本的采购管理体系。 四、结语 总之，采购活动消耗的资金比例越大，采购活动的利润杠杆作用就越明显。因此，在长期的管理工作中，要推动库存管理水平的不断提高，优化