文件管理制度

1、文件管理制度篇一：公司文件管理制度 公司文件管理制度 1 总则 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。 2 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。 3 收文的管理 31 公文的签收 311 凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）后分别交办公室机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝

2、签收。 312 对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。 32 公文的编号保管 321 办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交办公室办理正常手续。 322 本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管，不得个人保存。 33 公文的阅批与分转 331 凡正式文件均需分别由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导

3、（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要月即办。 332 一般函、电、单据等，分别由办公室机要秘书直接分转处理。如涉 及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。 333 为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天（特殊情况例外）。 34 文件的传阅与催办 341 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。 342 阅读文件应抓紧时间，当天阅完后

4、应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。 343 阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。 344 文件阅完后，应送交办公室机要秘书，切忌横传。 345 办公室机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。 346 按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学

5、习有关文件，或由办公室机要室通知到机要室阅文。 信封 文件 文号 编号 批 示 签 名 4 发文的管理 41 发文的规定 411 全公司上报下发正式文件的权力集中于公司，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 412 各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交厂办审核。公司同意发文，则由公司按机构设置与业务分工统一归口以公司字发文。 413 对全公司影响较大，涉及两个以上公司领导分管范围的文件，须由经理批准签发。其余文件均由分管公司领导批准签发。 42 发文的范围 421 凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、

6、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。 422 公司下发文件主要用于： 公布公司规章制度； 转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件； 公布公司体制机构变动或干部任免事项； 公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定； 发布有关奖惩决定和通报； 其他有关公司的重大事项。 423 公司上行文、外发文主要用于： 对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定； 同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。 424 在公司日常项目开发和经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按

7、有关制度办理，经分管公司领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。 425 凡各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以简写名义用工作简讯发会议纪要。 426 各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各简写的名义对外发函（应各自编号备查），不用公司名义发文。 5文件的立卷与归档 51 文件的归档范围 511 凡下列文件统一分别由两办负责归档： 上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复； 公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等； 经理办公室、总务会、公司管理委员

8、会、中层干部会以及各种专业例会记录； 公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等； 有保存价值的人民来信，来访记录及处理结果； 参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材 料等； 上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录，以及公司向上级进行汇报的提纲和材料； 反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品； 公司日志和大事记； 公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。 512 业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。 52 立卷要求 521 文件立卷应按照内容、名称、作者

9、、时间顺序，分门别类地进行整理归档。 522 立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。 523 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。 524 上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份（接交单位各留存一份备查）。 6 文件的销毁 61 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，公司机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。 62 经审核同意销毁的文件，应派专车分别由公司机要秘书和正（副）主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。 篇二：

10、公司文件资料管理制度 瑞普(天津)生物药业有限公司 Ringpu (Tianjin) Bio-Pharmacy Co., Ltd. 公司文件管理制度 1.目的：为适应公司全方位规范化管理，做好公司文件管理工作，确保使用文件的统一性和有效性，使之规范化和制度化，特制定本制度。 2.适用范围：本制度适用于公司所有文件的管理。 3.定义：公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。 4.文件处理程序：公司各部门都应坚持实事求是、尊重客观、理论联系实际、认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。文件处理必须做到准确、及时、安全，

11、严格按照规定的时限和要求完成。 4.1总裁办负责公司行政文件的编制、发放、登记、存档、更改、回收、作废等管理工作。 4.2公司各职能部门负责本部门的文件编制、编号、登记、存档、更改和专用文件的管理，发放文件必须在总裁办备份存档，并接受总裁办的检查与监督。 5.文件分类：公司的公文主要可分为以下类： 5.1管理制度：适用于公司各部门的规范性程序的明确，包括条例、制度、规定、管理办法。“条例”一般应用于系统性制度汇编；“制度”一般应用于某一方面职能的明确；“规定”应用于一项具体工作的明确；“管理办法”一般是对条例、制度或规定的细化性操作程序明确。 5.2工作通知：适用于转发上级文件，批转下级文件，

12、要求下级办理和需要共同执行的事项； 5.3人事通知 适用于公司人员录用、晋升、调动、降职、奖惩等事项的公布。 5.4工作报告 适用于下级因为某项工作对上级进行汇报请示的行文。 5.5会议纪要 适用于公司各级会议进行的记录的文件。 5.6对外发函 适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。 5.7决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。 5.8通报：表彰先进，批评错误，传达重要信息。 5.9请示：向上级请求批示与批准，用“请示”。 5.10批复：答复请示事项用“批复”。 6.文件格式： 6.1公司所有文件采用A4竖版模式，四周页边距

13、设置为2.5CM，页脚设置为1.5CM，采用数字形式； 6.2文件首页顶部添加公司徽标和中英文名称。 6.3文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（部门）、抄报（送）单位（部门）等部分组成； 6.4文件标题使用华文中宋体小二号，其他均使用宋体五号，1.5倍行距。标题与公司徽标间空一行；标题下方靠右为发文编号；发文编号与正文之间可空一行；正文中小标题可使用粗体；章节段落之间可空一行；文件落款位置偏右，正文与落款之间空二行；有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，与正文间隔一行、与落款间隔二行。 6.5发文字号包括代号、年号、顺序号；公司各

14、类文件须统一编制发文编号，编号数字不分按年度时间顺序排序。 6.5.1公司级发文 瑞普 总字【XXXX】XXX号，一般适用公司级重大决定、战略、管理制度等方面发文，其他各部门发文为该部门为主要责任的相关工作文件，一般不具有全局性。 6.5.2人事任免类发文 瑞普 人字【XXXX】XXX号 6.5.3总裁办发文 瑞普 办字【XXXX】XXX号 6.5.4财务部发文 瑞普 财字【XXXX】XXX号 6.5.5研发部发文 瑞普 研字【XXXX】XXX号 6.5.6质管部发文 瑞普 质字【XXXX】XXX号 6.5.7营销中心发文 瑞普 销字【XXXX】XXX号 6.6签发人：制度类和通知类文件在落款

15、处上方应加“签发人”项目，由相关负责人手写签名。文件底部应添加与文字页面等宽两横线，两横线间下添加“报送、发送、抄送、印制份数”等项目，1.5倍行距。“报送”为需要了解此文件的总监级以上领导，“主送”对象为该文件直接关系到的部门或人员，“抄送”对象为该文件不直接相关却应该了解的部门或人员。对于版面一页稍多的文件，文档正文部分可以适当缩小行距，使该文件保持在一页内，但是如果不能保证盖章生效和相关领导签字，在文件的第二页开头可写明此页无正文的字样。 6.7密级：公司文件密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”、“内部文件”四级，注在文件的右上角。 6.8紧急程度：最紧急、最重要、权重最大的工作或事项，

16、标注“紧急”或“急”字样，经理、主管以上人员阅办此类文件要求引起高度关注，以最快的速度，组织最有力的资源，统筹安排、科学组织、协调配合、逐项落实，确保工作在规定的时间内按期完成。 6.9具体要求： 6.9.1文件标题应准确简要概括文件的主要内容； 6.9.2文件中包括项目符号、文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写，分层标识。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称，文件必须加盖公司公章。 例：一. （一） 1、 （1） 2、 （1）? 或：1. 1.1 1.1.1 2. 2.1 2.1.1, ? 6.9.3文件最后一页的页脚横线上方有主题词; 6.

17、9.4公司两页以上页数文件都必须添加页码，位置为页面底端，对齐方式为居中，首页显示页码，格式为默认格式； 6.9.5文件内容要求按章按条款依次排列，结构完整、层次清楚；实事求是、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、标点正确、用字准确、格式规范； 6.9.6本规定中其他未规定事宜，应按照应用文标准格式编辑。 7.收文： 7.1收文一律使用天津瑞普生物技术股份有限公司收文簿； 7.2外单位来文均由总裁办指定专人收文，由总裁办统一拆封、登记，由行政总监填写文件阅办单提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门或领导，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。 7.3文书处理工作： 7.

18、3.1文书处理包括文件的分送、传递、承办、催办、签收、保管、立卷归档等程序； 7.3.2部门文件平时的管理，要求实行分类管理，文件夹侧面标题设置为4个字，添加公司徽标和 英文简称。如：行政管理、公司制度、公司证件、数据统计。文件夹内设目录便于查找。标题格式详见附表； 8.发文： 8.1发文执行天津瑞普生物技术股份有限公司发文流程，发文程序如下： 公司内部发文： 拟稿人核稿人：部门主管领导（经理、总监）审核公司主管领导（总监、副总裁）核准编号打印盖章（签字）发文备案 对外发文： 拟稿人部门经理或总监、副总裁审核总裁核准编号打印盖章（签字）发文备案 9.附则： 9.1本制度的最终解释权及修改权归天

19、津瑞普生物技术股份有限公司总裁办； 9.2本制度的制定、解释、修改等工作由公司总裁办负责，经公司总裁批准后下发； 9.3本制度自下发之日起生效。 9.4附相关支持性文件。 9.4.1文件页面格式 9.4.2文件阅办单 9.4.3公文拟稿纸 9.4.4标题格式 签发： 二零一零年一月十五日 模板一 瑞普(天津)生物药业有限公司 Ringpu (Tianjin) Bio-Pharmacy Co., Ltd. 公司文件资料管理制度 瑞普津 管字（XXXX年）XXX号 签发： 主题词： 报送： 发送： 抄送： 篇三：文件和档案管理制度 文件档案管理制度 1目的 为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业

20、健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。 对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。 2范围 本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。 本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。 3职责 3.1各过程管理部门职责： 3.1.1负责确定所管理的

21、过程的文件需求。 3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。 3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。 3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。 3.1.5负责文件更改内容等。 3.2生产部职责： 3.2.1负责管理手册的编制。 3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。 3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。 3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。 4程序内容 4.1确定文件种类 4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。 4.1.2外来文件：外来文件系指国家

22、、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。 4.1.3综合管理体系文件 a.方针、目标和指标； b.实现方针、目标和指标的策划； c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。 4.1.4资料和记录 相关的资料包括但不限于： a.各类分析/评价/统计数据（如OSHA 统计分析数据）； b.特种设备（如压力容器等）及其附件的安全技术监察（检测）资料； c.建设（工程）项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见； d.各类检查、教育培训、演习及其他

23、活动记录； e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告； f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南； g.危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、异常工况处置卡） h.设施的设计、运行技术资料； i.供应商和承包商档案； j.作业许可证等； k.其他资料。 4.2提出文件的编制和修改需求 4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。 4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。 4.3指定编写人 4.3.1如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。 4.3.2管理手册由生产部负责编制；部门各过程

24、管理类文件（管理过程的程序、规定、表格）由过程负责人负责组织编制； 4.4进行编写 4.4.1按照体系文件编写的格式要求进行文件编写。文件格式基本内容： a.目的：明确编制本文件要达到的目的 b.范围：本文件使用的范围，包括活动范围、职能范围和管理范围 c.定义：需要对使用人解释的术语或词汇 d.职责：本文件中的主要职责划分，包括本文件的责任部门 e.程序/规定内容：针对各项活动提出具体的要求、职责、时限 f.相关文件：编制本文件所依据的文件或引用的文件 g.相关记录：本文件涉及到的文件、表格和记录 h.修改记录：本文件每次修改的主要概要的记录 i.文件概要/流程：规定类文件的概要及程序文件的

25、流程图 4.4.2文件的编号按如下要求： / 记录编号 文件层别号 文件类别（AQ） 公司代号JP 其中：序号为阿拉伯数字，如：01，02，03 ?等； 文件类别为：管理手册用01标识，程序文件用02标识，公司级管理性制度用03标识，部门自有的安全管理制度用部门拼音首字母组合标识，如生产部用QG标识。 例子： 文件编号：JP-AQ-0201法律法规标准规范管理程序 表格编号：编号JPL-AQ-0201/01（适用法律法规标准和其他要求清单），其中01表示对应程序的第一张记录。 所有文件（包括表格）必须有版本标识，如有文件更新，版本随之更新。 4.5评审和审批 4.5.1文件评审。文件由编制人在

26、文件原件编制人栏中签字，交部门主管审核同意，再送交 相关部门主管审阅会签（由部门主管确定会签部门的数量），并由4.5.2文件批准人应对文件进行仔细审核后，如果同意在批准栏签字；如果不同意将文件返回文件编写人（或部门），待修改完毕后再批准。 4.5.3文件审批权限。 a.质量、环境、职业健康安全方针、总目标、管理手册、管理评审计划及报告、最高管理层职责、公司各部门的主要负责人职责由管理者代表审核，总经理批准。 b.过程管理文件（程序、规定、制度、表格）由过程负责部门主管审核，安全生产负责人批准。 c.技术类工艺操作规程、工艺指标等、产品标准由技质部主管审批。 d.各部门内部适用的文件由本部门负责人批准。 4.6发放控制 4.6.1生产部发布综合管理体系文件, 建立外发文件清单，该清单内容包括：文件名称、编号、版本、发放日期、数量、发至、接收人等。该文件清单在修改、增加/删减文件过程中应保持最新状态。 4.6.2各过程负责人将所