合同管理系统详细设计说明书

1、合同管理系统详细设计2013.11.27系统欢迎界面待办信息要求：根据角色不同，能不能提供个性化的页面，比如今日商务待处理事宜等，任务根据实际情况指派，由当前角色进行任务或下一流程指派。1、客户基本资料管理客户为创建合同时的必选对象，基本资料共有两个部分：客户资料和关联信息。基本信息包含客户基本信息、开票信息、联系人、客户备忘、客户附件等。关联信息有多项内容，含合同信息、合同标的、审批信息等。对于客户的基本资料和关联信息此处设置必要的打印和查询关联。1.1客户资料1.1.1、 客户基本信息对客户基本信息进行增、删、改、查功能。查询条件：客户名称、客户编号、开票名称、行业等。相关字段：客户id，

2、客户名称、客户类型、客户编号(自动生成)、行业（选择）、省（选择）、市（选择）、联系地址、邮编、公司网址、首要联系人、办公电话、职位、移动电话、传真、E-mail、QQ、法定代表、注册资本、币种、实收资本、公司类型、成立日期、经营范围、营业截至日期、负责人，备用1，备用2。（*红色为必填项）tip：客户类型：行业客户、普通客户、渠道合作伙伴【用户添加时，以下拉列表选择】客户编号：规则LJKJ+4位年份+2位月份+2位日期+001999【系统根据改天客户排序自动排好，此项可手工修改】营业截至日期：客户管理自动判断营业日期是否过期，如过期，则在页面进行提醒，及时更换营业附件或进行相关更新。1.1.

3、2、 开票信息每个客户设置一条开票信息，并设置修改权限。在打印发票时，自动调取开票信息。相关字段：名称、纳税人识别号、地址、电话、开户银行及账号（必填项）功能：修改，添加（附：可与客户基本资料设置同一张表）1.1.3、 客户附件客户附件是对有经营单位的客户上传三证（营业执照、税务登记证,机构代码证）和直接负责人员。并设置增、改、删功能。如图所示管理：相关字段：附件名称、附件类别、附件说明、上传日期、附件文件名、上传人。1.1.4、 联系人管理客户的相关联系人，并设置增、改、删功能。相关字段：姓名、职务、办公电话、移动电话、传真、E-Mail、备注。1.1.5、 客户备忘对客户设置备忘录，并设置

4、增、删功能。相关字段：说明事项、内容、提交人、提交日期。1.2 关联信息根据客户合同内容关联客户其他信息，并可打印客户信息单和导出客户信息表1.2.1 打印可对该客户的各项资料进行打印客户信息单。打印内容：客户基本资料、开票信息、相关项目、资金统计等1.2.2导出信息对所选择的客户导出.xls表2、合同管理合同基本资料共有两个部分：合同资料和关联信息。基本信息包含合同基本信息、合同文本、合同标的、合同附件、计划资金、资金条款、合同备忘等。关联信息有多项内容，含实际资金、发票、资金统计、进度、合同变更、审批记录等。对于合同的基本资料和关联信息此处设置必要的打印和查询关联。2.1基本属性对合同基本

5、信息进行增、删、改、查及合同复制功能。查询条件：合同名称、合同编号、合同对方、签约日期等。相关字段：合同名称、合同编号、对方合同编号、合同类别，签订日期、生效日期、计划完成日期、合同金额、币种、印花税额(可改为选填发票类型：增值税普通、增值税专用)、合同对方、所属项目、负责人、审批状态、合同状态、盖章状态、借阅状态tip：合同类别：采购合同、直销合同、分销合同合同编号规则（默认，可修改）：LJCG（采购）/LJZX（直销）/LJFX（分销）+年（2013）+月（11）+日（04）合同排序（001），例：LJCG20131104031共15位审批状态：未提交0，审批中1，审批通过2，审批拒绝-1

6、，已作废-2，已盖章3，已归档4，合同执行5，已开票6，完结10.借阅状态：默认（在库）0，空缺-1除此之外，设置合同复制功能，点击已有合同复制后，新增一条除编号，状态不同其他内容都相同的合同。2.2关联信息根据合同内容需要设置其他相关信息2.2.1合同文本设置合同文本信息的增、删功能相关字段：文本名称、文本类别、文件、文件说明、建立人、建立日期。Tip:文本类别：合同正文、补充协议、会议纪要、设计方案、合同盖章扫描件、其他合同附件2.2.2合同标的设置合同标的信息的增、删功能相关字段：名称、规格、数量、单价、添加人、添加日期2.2.3计划资金设置合同计划资金信息的增、删功能相关字段：名称、金

7、额、结算方式、计划完成日期、备注Tip:结算方式：现金、支票、电汇。2.2.3资金条款资金条款管理。相关字段：资金条款，合同id3、合同执行3.1 合同审批及调整阶段对于已拟定无误的合同有以下操作提交审批、合同作废、合同盖章3.1.1 提交审批提交审批后，审批状态更改为审批中（1）提交审批：默认（0）>审批中（1）3.1.2审批通过及拒绝l 审批拒绝后，审批状态由审批中（1）à审批拒绝（-1），拒绝可填写拒绝理由。l 审批同意后，审批状态由审批中（1）à审批通过（2）l 审批通过的合同自动进入盖章环节3.1.3 合同作废合同作废，合同状态由默认（0），审批中（1），审

8、批通过（2）-à已作废 -2注：合同作废环节可由领导操作或者销售人员操作。在归档之前，均可作废3.2、盖章管理3.2.1合同盖章合同审批通过后，由相关人员（商务）将合同文件盖章，将纸质合同扫描为pdf文件，上传服务器进行归档。用章的同时，记录用章信息。此处仅记录我公司盖章状态基本属性：用章人、用章日期、用章申请人、盖章份数、每份盖章数量、用章状态、盖章数量Tip:执行条件：审批通过（2），盖章操作后，更改合同状态为已盖章（3）合同状态：审批通过（2）à已盖章（3）3.2.1合同归档合同用章后，执行操作“合同归档”,由商务人员将纸质合同扫描成pdf文件，上传系统归档。归档后，

9、可进行在线合同查询合同。合同状态：已盖章（3）à已归档（4）归档人、归档日期、归档份数、归档说明，档案柜编号3.2.2合同借阅记录纸质合同借阅记录，合同新建借阅前，判断合同借阅状态。借阅状态：默认（在库）0，空缺-1，并可查询合同借阅记录查询条件：借阅日期，借阅人，合同名称功能：借阅增、删操作。相关字段：借阅人、借阅日期、借阅说明、借阅份数、借阅经办人、归还日期、归还人、归还经办人3.2.2 其他用章管理记录非合同类用章情况。用章记录增、删、查查询条件：印章名称、用章日期、用章申请人相关字段：用章人、用章日期、印章名称、盖章总量、用章申请人、用章情况说明。3.3、合同执行进度执行条件

10、：合同归档合同归档后，由销售人员决定何时提交执行合同，合同执行后，更改合同状态。合同归档（4）à合同执行（5），采购合同、直销合同类合同提交执行合同后，直接进入申请发货进度页面。进度提交后，由商务处理3.3.1计划进度（供货、收货、资金）合同归档后，销售人员制定相关的计划执行进度，进度属性包含三类：供货、收货、资金。对于供货进度，设置提交审批动作。提交审批后为商务人员待处理事宜。制定计划：销售人员制定不同的进度计划，用于完成规定期限内的合同内容。相关字段：进度名称、金额、进度描述、执行人、进度属性，计划开始日期、计划完成日期、备用，提交审批后，进度状态为1，升级为商务待处理状态。提交

11、人可见。进度属性：资金（勾选后），自动出现资金额度文本框，填写资金额度。同时设有进度附件。相关字段：附件名称、附件类别、上传日期、附件说明、附件文件3.3.2供货进度销售人员根据既定的供货进度计划，对合同进度的执行详细情况做进度明细登记。商务人员对已提交的供货申请，商务批复有三种：A库存 B需采购 C已到货。商务可对提交的供货申请做多次批复 ，以通知货物状态。回复内容销售可见。 相关字段：进度执行情况、开始日期、完成日期、累计完成，审批状态、提交人。Tip:系统根据进度执行情况，自动计算进度状态。非资金类的按进度执行天数。资金类的按资金完成计算完成百分比。对于采购合同、直销合同，商务可直接处理

12、发货等操作；对于分销合同，商务在处理时，系统提醒，需收款额度>0时，才可对提交的进度申请处理。3.3.3收货进度当库存不足时，商务自行提交定货合同，商务收货后，可直接登记明细。修改合同状态3.3.4收（付）款进度合同归档后，对每次的收（付）款记录收（付）款操作合同收（付）款，选择合同，提交资金金额、结算方式、票据号码、结算日期提交收（付）款，收（付）款后，显示已完成、可核销余额、本次核销、全部核销金额等内容。在合同资金进度中，根据合同实际的收（付）款金额，自动计算合同款项完成情况和完成比例。合同完成100%时，自动提醒合同已完成，提交完成合同报送，合同执行结束。相关字段：资金金额、票据号

13、码、结算方式、结算日期、备注4、创建采购合同参照2 合同管理5、发票管理5.1发票管理发票管理用于发票在系统上的记录。发票按来源分为两类，接收、开具。接收类的发票根据对象不同分为合同类发票，非合同类发票，此类发票接收后，商务确认后，记录接收发票记录即可。开具类发票，根据对象不同分为合同类发票，非合同类发票，此类发票经领导审批后，才可开具，审批的同时登记开具发票记录。相关功能：发票增、删、改、查查询条件：发票类型、开票日期、发票对方、纳税识别号相关字段：发票类型、发票来源、相关合同、发票金额、开票日期、发票号、发票对方、备注、备用1Tip:发票类型（增值税发票14%，增值税专用发票7%,普通发票6%）发票来源（开具、接收）相关合同：设置合同选择框，发票合同字段为空的为未关联合同，不为空的为合同类发票。（可选）。选择合同后，页面下方发票内容自动关联合同标的。否则，用户可增加、删除相关发票内容。（发票内容：名称、规格、单价、数量、金额）发票对方：设置选择框及可输入框。选择对应客户（供应商）时自动关联纳税人识别号、地址、电话，开户银行及帐号信息。否则，可手工录入。创建完成后，确认,可提交审批。发票审批后，更新合同发票状