铜陵经济技术开发区档案管理办法

1、铜陵市郊区档案管理办法第一章 总 则第一条 为加强郊区档案工作的业务建设，逐步实现区档案管理规范化、科学化，并富有成效地为单位和为国家积累档案史料，根据中华人民共和国档案法及有关规定，结合本区的实际情况，特制定本办法。第二条 郊区的档案是各部门形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。包括：文书、基建、设备、会计、声像、电子等各种门类和载体的档案。第三条 郊区档案工作是全区工作的组成部分，是提高全区工作效率和工作质量的必要条件，是衡量一个单位管理水平的依据，是保持区历史真实面貌的一项重要工作。第四条 郊区档案工作坚持“统一领导，分级负责，综合管理”的原则，确保档案的完整、准确

2、、安全，便于保管和利用。全区在工作活动中形成的全部档案，由区综合档案馆统一管理。第二章 档案工作体制和主要任务第五条 郊区档案工作由区政府常务副区长分管。区综合档案馆具体负责对区形成的各种文件材料实行集中管理，各部门配有兼职档案员，负责各部门文件材料收集、立卷归档工作，并按规定将本部门的档案向综合档案馆移交。第六条 郊区专职档案员业务上接受上级业务部门监督与指导。专职档案员负责对各部门及乡镇办兼职档案员进行业务监督与指导。郊区档案工作在管理上形成完整的档案网络体系。 第七条 档案工作人员应忠于职守，保守秘密，专研业务，努力调高自身政治和业务素质。 第八条 郊区综合档案馆的主要职责是： (一)贯

3、彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法规,建立健全区机关档案工作各项规章制度，加强档案工作管理，不断提高科学管理水平。 (二)统一管理，集中保管、接受、整理和统计区机关全部档案，确保档案的完整与安全。 (三)组织各部门人员进行档案法律法规学习，并按时组织有关人员对超过保管期限和失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。 (四)积极做好档案利用工作，努力开发档案信息资源，为区机关各项工作服务。第三章 归档材料的形成与归档第九条 归档材料的形成要遵循各项工作的处理程序，任何部门或个人均不得将公务活动中形成的文件材料据为己有。第十条 郊区在各项工作中形成的文件材料（含声像），各部门应按其业务范围，由兼职

4、档案员负责积累、整理交综合档案馆统一管理。第十一条 各门类归档文件材料按铜陵市郊区文件材料归档与不归档范围及保管期限表执行。第十二条 各类文件、材料归档要求：1、归档的文件材料（含声像）必须完整、准确地反映郊区的各项活动的内容和历史过程。2、归档的文件材料必须层次分明、分类准确，并根据文件材料的形成规律，予以科学系统的整理。3、郊区拟发的文件材料归档时必须正件与原件、请示与批复、重大问题的方案历次修改稿应分别放在一起归档。4、外出参观、学习、考察、各种会议带回的文件材料，也应归档。5、归档的文件必须准确地划分保管期限，做到文件排列有序，准确填写目录、封面、备考表，编号正确，文件装订整齐、美观、

5、牢固。档案排列上架利学合理。6、归档的声像资料，必须声音清楚，图像清晰，并由承办部门编写文字说明，应载明时间、地点、中心内容和责任者，并连同底片一起归档，数码成相的需洗印一份存档。7、凡归档的文件材料，必须书写规范，文件材料整齐美观，字迹工整清晰，禁止使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等不耐久字迹拟文、审批、编写等。对不规则或破损的归档文件材料应予以裱糊或复制。8、归档文件材料一式二份。一份随底稿归档保存，一份按文号顺序排列组成发文资料汇编，以便备查使用。第十三条 归档时间1、各部门必须在第二年三月份将上一年的文件材料收集、整理，并移交给综合档案室。2、外出参观、学习、考察、参加各种会议带回的

6、文字材料，必须交到办公室及时处理。3、基建档案，待该项目竣工后三个月内由项目责任部门整理，编制分类目录一式两份，移交区综合档案馆保管。4、设备仪器档案，待安装调试完毕后由设备管理部门整理，编制分类目录一式两份，移交区综合档案馆保管。5、声像档案，待会议、活动结束后，由摄制人整理，编制分类目录一式两份，移交区综合档案馆保管。6、会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务会计部门保管一年，期满后，于次年五月底前连同档案目录，一并移交区综合档案馆保管。第四章 档案管理第十四条 按照档案分类原则和要求，制定切实可行的分类大纲，正确分类，区分其价值，做到便于保管，便于利用。第十五条 区在工作活动中形成的各种

7、档案为一个全宗、档案室应分门别类、科学管理、建立全宗卷，将有关全宗历史发展情况的文件材料集中立卷保管。第十六条 综合档案馆必须积极妥善地管理档案，维护档案安全，做到：1、排列科学、统一，便于检索。2、档案库房是机要重地，除档案室工作人员外，其他人员未经许可，一律不准入内。库房钥匙档案专职人员保管，未经领导批准不得委托他人代管。3、档案工作人员调动时，应办理交接手续。4、档案工作人员对档案室保存的档案应根据工作需要，定期清查核对，做到帐物相符，发现问题，及时报告，及时解决。5、档案库房必须安全坚固，具备良好的卫生环境和通风条件，具备防火、防水、防鼠、防光、防潮、防虫、防盗、防高温、防污染等功能。

8、6、具有永久、长期保存价值的档案，如有破损或字迹失真的，应及时修补或复制，确保档案完整无损。第十七条 制定档案库房管理制度，定期对库藏档案进行清理核对，做到帐物相符。第十八条 档案的鉴定与销毁：1、根据档案行政管理部门规定和区工作实际，编制区档案保管期限表（附后），作为鉴定档案的依据，并报市档案局备案。档案保管期限表分为永久、长期、短期或永久、定期30年、10年二种。确定保管期限的基本原则是：（1）有长远利用价值的档案，永久保存。（2）在一定时期有利用价值的档案，分为长期和短期或定期保存。2、档案鉴定工作，由档案室视库藏情况，提出方案，经领导批准后，由有关部门负责人组成鉴定小组进行鉴定，写出鉴

9、定报告。无利用价值的档案，在销毁前，必须抄出销毁目录，经鉴定小组负责人签字后，安排两人以上进行销毁，监销人员应在销毁清册上签字，在原目录备注栏内注明“xx年销毁字样”，并在备考表作出总的移出说明。第十九条 档案统计。1、建立登记、统计制度。档案收进、移出、销毁必须及时进行登记，建立各门类档案台帐。2、档案统计工作，要以原始记录为依据，统计数据做到及时、准确。档案的统计，主要指档案人员、库房面积、设备、管理情况、数量、利用及其效果的统计。第二十条 档案保密1、档案工作人员必须认真执行保密法，自觉遵守保密规定。2、严禁携带机密文件和档案资料出入公共场所。3、对密级文件和保密的档案材料，未经分管领导

10、同意不得擅自复印、抄录。4、制订保密制度，正确划分档案保密范围，使之符合定密、解密规定。第二十一条 奖惩措施1、区领导应支持档案工作，将其业绩纳入评选先进的条件。2、档案人员（含兼职）工作积极，对文件、材料收集、整理、保护、利用工作成绩突出者给予表彰、奖励。按照档案法及有关规定，对有下列行为之一的，根据情节轻重，给予批评教育、行政处分直至依法追究刑事责任。（1）将应当移交给档案室的档案据为已有，拒绝向档案室移交的；（2）借阅档案屡催不还的；（3）未经同意，私自将档案带出档案室的；（4）隐匿、损毁、泄密、丢失或者擅自销毁档案的；（5）涂改、伪造档案的；（6）档案人员玩忽职守，造成档案损失的。第五

11、章 档案的利用第二十二条 提供档案利用是档案管理的目的，档案工作人员应端正态度，熟悉室藏档案情况，编制检索工具，汇编参考资料，积极提供利用，为区各项工作服务。并做到热情、迅速、准确。第二十三条 利用范围和批准手续1、区综合档案馆保存的各类档案，只供本区使用，外单位查阅档案必须经分管领导批准，出示相关证件后方可查阅。2、借阅工作范围外的档案材料须经局领导批准。第二十四条 利用档案，必须严格遵守供阅制度，做好档案借阅登记，填写利用效果。第六章 档案管理岗位责任制 第二十五条 档案现代化管理是机关现代化管理的组成部分，要纳入区机关自动化的整体规划，积极创造条件，逐步采用微机管理档案。第二十六条 分管

12、档案工作的区领导职责1、负责组织全体干部职工和档案管理人员学习、贯彻档案行政管理部门关于档案工作的方针、政策和法规，及时了解掌握上级机关关于档案工作的新要求、新规定。 2、加强对区机关档案工作的领导，把档案工作纳入区机关整体发展规划，并列入区机关领导议事日程，督促分管部门按档案行政管理部门和综合档案馆要求做好应做的工作。3、关心档案工作和综合档案馆的建设和发展，从人力、财力、物力给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，逐步改善工作条件，使档案工作与政协机关各项工作协调发展。第二十七条 分管档案工作的局领导职责1、在分管领导的直接领导下，对综合档案馆和档案工作全面负责。2、带领档案人员认真贯彻执行党和国家方针、政