英文邮件最常犯的四大错误和范例

1、英文邮件最常犯的四大错误和范例Email 是目前职场上最常被使用的沟通往来工具, 人人都会写, 但却非人人都可 抓到其中的窍门, 进而写出一篇能为自己及公司建立专业形象、 又能让收件人想 立即回信的 email 。到底台湾人的英文 email 都犯了什么样的错误呢 ?以下整理了在职场的英文 email 中最常犯的四大错误和范例。问题一:Email 主旨要简短有力,才会让人一看就懂?首先, 主旨栏千万不可以空白, 否则可能会导致 email 被 当成垃圾信件。 再来, 若信件内容经双方一再的往来答复, 内文的讨论事项已脱离原主旨, 那么请务必 删除先前的信件内文, 并换上一个新的主旨, 一来是让

2、收件人 更清楚信件内容, 二来是方便日后搜寻信件和数据归档。 而最后, 不可将信件所有内容放在信件主 旨栏,那只会让对方对你有乱无章法的坏印象,更别谈对方对你会 有后续的联 系和回应了。其实写一封商业英文书信一点也不难,要记住:忙碌的商务人士每天收到的 email 至少约 20 封,而主管们甚至会收到上百封的 email ,因此想吸引收信人 的目光或是赢得对方秘书的注意, 获得快速回信, 秘诀在于你的 email 是否下了 个好主旨。一个好的 email 主旨,要有三个大原则:条理分明、目标明确、符合内容。以 下为几个 email 常见的问题,一起来比较错误及正确的用法。错误一:主旨不够清楚明

3、白Subject: Request(主旨:请求 v.s Subject: Quotation Request for Gift Bags(主旨:赠品袋的询价请求 第一个主旨虽然易读也与内容相关,但却一点也不明确。第二个主旨把 Request(请求 更明确化为 Quotation Request(询价请求 ,又再 进一步加上 for Gift Bags(关于赠品袋 ,虽然还没看完信件全文,但这主旨已 够明确易读, 让收件人只要一眼瞥过, 就可以马上对应到相关信息和流程, 并且 快速地回复这封要求信件。错误二:主旨没有详细时间说明Subject: Sales Promotion(主旨:促销活动 v

4、.s Subject: Sales Promotion for 2012 A/W Collection(主旨:2012 秋冬新品上市的促销活动 第一个主旨虽然比 Sales 来得明确,但到底是哪种的促销活动呢?第二个主旨 多了 for 2012 A/ W Collection,帮助收件人更明确点出信件内文是关于新品 上市,这样的主旨才能快速带到重点。问题二:Email 的开头该直呼名字还是用 Dear Sir/Madam ?在写英文信件时,是否曾对公式化的 Dear Sir/Madam 感到陈腔滥调?也有人会 问 Dear 翻成中文是亲爱的的意思,我明明和对方不太熟,这样称呼会不会 太亲昵了呢

5、?在英文 email 规则中, Dear 是一种表示礼貌、 尊敬对方的意思, Dear Sir/Madam 是使用在写信给不知其名的人,亦即我们所谓的敬启者 。我们也可以将 Dear 解释为致 ,例如 Dear Alisa 就是致 Alisa 的信;当然 你有其它更轻松的信件抬头选择, 其实大部份的人都可以接受在信件抬头上直接称呼名字,例如:Hi Alisa, 或是 Good morning Alisa, 而该如何拿捏就在于 你和收件人的关系、以及你们沟通的频率。从信末署名可以看出你与对方想建立什么样子的关系, 想较亲近一点, 你就可以 署名 Alisa ;若想与对方保持距离,就可以连名带姓的

6、署名 Alisa Tu。同样地, 对方也会从中嗅出你的署名密码,而和你维系你所预设的双方关系。另外,当你收到对方回复时,观察对方如何称呼你,以及如何在信末署名,你就 知道下一次写信时,你也能怎么称呼对方。问题三:Email 的用词口气越正式就越专业吗?很多人都认为要写好一封 email 就是要使用正式的措辞和口气,而且还要公事 公办、就事论事,才能呈现出自己在工作上的专业度。但,这绝对是个错误的大 迷思。英文 email 内文的写作重点是,让内文如同平常对话的口气,不打官腔也不咬 文嚼字,所以在一般谈话中不会用到的措辞,在 email 中也不会出现。英语教育总是要求我们在写作时, 要使用看似厉

7、害专业的用字遣词和词组, 和高 阶的文法技巧, 才能得到令人满意的高分成绩, 但实际上, 一封正确适当的 email 内容,是要让人感到一目了然,又可以明确的收到所要传达的意思。以大家常犯的错误举例来说,请比较两封信中内文的第一段 we spoke earlier (信件一和 we talked in the morning(信件二 。信件一:Subject: Problem solved!Jessie - we spoke earlier, and glad to note the problem is solved. If you need further information or a

8、ssistance please revert. Thanks & Regards.中译:主旨:问题解决了! !洁西 - 我们刚才讲过电话,很高兴知道妳的问题已经解决了。如果妳还需要 更多信息或是协助,请再跟我说。谢谢,并致上我的问候。信件二:Subject: PBG Project Problem SolvedHi Jessie,Thank you for your call in the morning.Im very glad that we were able to find a solution to the PBG Project. Good luck with your

9、future progress on this.Ill still be in the office until 3 p.m. when you decide how I can help you again.Sara中译:主旨:PBG 项目问题解决了嗨,洁西,谢谢妳今天早上打来。 我很高兴我们能够找出 PBG 项目的解决办法。 祝妳的项目 进展顺利。只要妳觉得我们还有机会可以帮上忙,我在下午三点之前都还会在办公室。 莎拉we spoke earlier在信件一里的意思是:我们刚才讲过电话。并没有明确的提到时间,会让人摸不着头绪,不知道我们曾在哪个时间点讲过话。而 we talked in t

10、he morning 明确的指出,我们在早上通过电话,让收信者一看就能联想到 早上的对话内容。另外, 在信件一的最后有一句:If you need further information or assistance please revert. 句末的 please revert(请回复 ,这句话简短又明确,建议可 以常用在商业信件上。问题四:Email 的信末问候语用 Best Regards 最礼貌?email 的结尾只有 Best Regards 才最得体吗? Best Regards 翻成中文,叫做 致上我最高的问候 ,是不是感觉有点咬文嚼字?或许你会有疑问, 这句咬文嚼字的问候语, 却常在商业书信出现, 竟然还是大家 最熟悉的的问候语?为什么它会这么常见呢?因为,商业人士的时间永远不够 用,只想用最快的时间处理一封 email ,而这句话因为太常出现,所以容易被大 家接受,商业人士们也不用绞尽脑汁,去想出一句漂亮的信末问候语。其实