业务单证手册管理规定

1、业务单.证.手册管理规定为加强公司的业务单、 证、手册管理， 保证有关业务的顺利开展， 本着简便高效、安全、稳妥的原则，特制订本规定。合同文本、合 同及资金使用审批单第一条严禁盖发空白合同文本，如因情况特殊， 确需盖发，合同监察员应将合同编号登记，并按合同的管理规定程序 审批。事后，应将剩余空白合同及时核销。第二条各单位应备有合同 登记本，由合同管理人员分门别类地将每一份合同的发生情况予以登 记，并存有一份合同正本，便于查询和统计。第三条严格执行合同审 批制度。签订合同前，业务人员应根据对内外合同情况，填妥合同标 准文本及合同及资金使用审批表一式三份，按制度送有关主管领 导审批。审批后，审批单

2、连同合同正本一份，交业务管理部门保存备 查，业务部门保存一份，供资金使用时申请付款用，另一份交财务部 备查复核。进出口货物许可证第四条凡需许可证进行进出口报关的，必须在合同签订前征得业管部的同意后方可签订合同。 待货物报关后， 将许可证交回总公司业务管理部存档备查。有关海关手册第五条因 来料加工、来件装配、补偿贸易、进料加工或企业成立时免税进口等 设备而办理了海关手册的，海关手册应交所在单位的合同管理人员保 管， 不得遗失。 各单位领导对海关手册应予充分重视，如管理手册的 管理人员变动时，必须将手册及时移交。第六条“三来一补”项目应 该在海关核发手册时同时签发的 加工贸易企业合同情况记录簿（由

3、公司业务管理部门保存)规定的有效期内完成。如果项目不能及时完 成，应该在上述记录簿的有效期内凭记录簿、 合同、项目延期协议书、 海关手册到海关办理延期手续。第七条凭海关手册进料，进件，不得 超过海关手册中核定的进料、进件数量。如需超过，需事先报经原海 关审核部门批准。第八条办理了海关手册的业务项目，进出口时必须 凭海关手册报关，不得转为一般贸易报关出口。保税进口物资，确因 特殊原因需在国内销售时，应经分管副总裁批准，并报原审批海关同 意补办有关手续后方可进行。第九条加工完成的货物出口后第二个工 作日，业务部门应及时填妥加工贸易进出口货物合同销案表一式三份，连同报关单、合同、海关手册及记录簿到核

4、发手册的海关有关 部门办理核销手续，不得延误。因工作延误所造成的一切后果，由业 务经办人员和部门经理负责。销案后的回执联，应交手册保管人员存 档备查。商检证及放行单第十条放行单的抬头：业务部门在合同成 交后，已通过公司申办了审批证或许可证的，放行单的抬头应为“XX公司”。第十一条商检证及放行单的货名、数量应与实际成交合同及 许可证的货名、数量和合同号完全一致。业务承办人员在取得商检证 及放行单后，应与合同仔细核对，严防发生差错，影响报关出货。 口 信用证审证记录及证下货物出口第十二条通知银行将信用证发到本公 司后，均应由业务管理部审证并填妥信用证审证记录及证下货物出 口报关审批表的审证记录部分

5、。根据出货批数一式数份，由业务管 理部存两份，其余交业务部门，业务部门借以要求客户修改信用证， 并按信用证要求执行。第十三条每批货物出口报关前，业务人员应将 上述审批表一联交业务管理部根据出货情况审批。业务管理部根据信 用证要求及单据缮制和获得情况，签批是否出货的意见。第十四条证 下要求的客户单据，或我方要求改证的，业务部门应保证在出货当日 前获得，由业务管理部进行审核。单据不符的，不予出货。第十五条 证下如需产地证、普惠制证书等由有关机关签发的证书，业务部应在 出货日以前， 将有关出货详细资料提供给业务管理部， 以便尽早制作， 及时联系签发。业务部门在托运货物后获得的提单，应即时与信用证 核

6、对，发现有误应及时要求修正并及时将提单交业务管理部。商品 调拨单及出口收汇核销单第十六条业务部门应在出货前凭业务管理部 签批了“同意出货”的审证记录及证下货物进出口报关审批表或 凭已经验证的本票、汇票，通过财务部门开具商品调拨单。第十七条 业务管理部凭商品调拨单核发 出口收汇核销单，并通知报关人员报 关出货。第十八条出口收汇核销单应妥善保管，不得遗失。 出货 以后， 报关员应及时将出口收汇核销单交给该核销单的专职核销人员，并办好交接手续。第十九条核销单专职核销员应该在外汇管理部门规 定的期限内，办完核销手续。报关单第二十条货物出口后，报关人 员应将报关单的退税联及时办妥并送交退税办理人员， 办好交接签收 手续。 在办理退税联过程中，应将退税联妥善保管，不得遗失。第二 十一条每批货物出口后，报关员应存有一份报关单或报关单的复印件sc按月造册， 以备查证。 第二十二条报关单的填列必须与实际进出口