公司前台接待管理流程

1、来来电电转转接接流流程程前台接待专员外部单位人员各部门或员工范围外 范围内在单位 不在听到电话铃响拿起话筒接听倾听来电事宜处理接电转接告知情况留言记录明确被访人在否拨通电话开始结束前前台台来来电电转转接接工工作作流流程程说说明明任务概要前台来电转接工作管理节点控制相关说明前台接待专员听到电话铃声响起前台接待专员在电话铃响3声之内一定要拿起话筒接听，电话接通后，可说“您好，铂瑞得国际贸易有限公司”前台接待专员认真倾听对方来电事由前台接待专员对自己职责范围内能够处理的事情直接回复对方前台接待专员对自己职责范围外或直接找人的电话进行转接，若明确知道对方要找的人在办公室，则进行转接若前台接待专员明确知

2、道对方要找的人不在办公室，则明确告知对方，并请对方留言或问明事由自己代为转告若对方同意留言或前台接待专员代为转告，则前台接待专员要记录清楚对方的单位、姓名、联系方式、要找的本公司人员、事由等，并跟对方确认无误后结束电话信信函函收收发发工工作作流流程程行政部经理前台接待专员各职能部门 有无 登记分信寄信拆信回信结束是否有明确收信人接收信函开始登记信息审核接收审核信信函函收收发发工工作作流流程程说说明明任务概要信函收发工作管理节点控制相关说明前台人员收到外部信函，根据信函的类型和日期整理、分类前台人员在信函登记簿上进行登记，对于报刊杂志、商品和邮购广告，除非与主管有直接关系，一般由前台人员处置，或

3、者用红笔将有关事项勾出，以便行政经理参阅信函归类后，送行政经理审核，前台人员对信函进行分发，其他职能部门接收到前台人员发来的信函前台人员对剩下的不能分发的信函，进行拆封前台人员根据信函内容的要求及时进行回复拟稿回复拟稿经过行政经理的审核后，邮寄信函对回复的信函底稿进行存档接接收收信信函函、快快件件工工作作流流程程前台接待主管前台接待专员各职能部门外部单位v接接收收信信函函、快快件件工工作作流流程程说说明明任务概要接收信函、快件工作管理节点控制相关说明外部单位通过快递、邮寄等方式发来文件、信函、资料等，前台接待专员签收前台接待专员将收到的文件、信函进行登记，填写信函与文件接收登记表前台接待专员登

4、记后按照部门进行筛选分类前台接待专员将分拣的信函、快件分送到相应收件部门各部门签收后，前台接待专员每日将接收信件资料进行统计、存档发来信函、文件开始签收登记筛选分送记录存档接收结束寄寄送送信信函函、快快件件工工作作流流程程前台接待主管前台接待专员各职能部门外部单位寄寄送送信信函函、快快件件工工作作流流程程说说明明任务概要寄送信函、快件工作管理节点控制相关说明各职能部门将需要邮寄、快递的信函、物品等送至前台，交待寄送地点、收件人等信息前台接待专员确认清楚各项事宜，接收信件、物品前台接待专员将需要寄送的信函、物品进行登记，以存档和备查前台接待专员根据寄送物品的种类确认寄送方式，若是快递则联络快递公

5、司取件，若是邮寄则需要安排好自己的工作直接去最近的邮局办理快递公司、邮局接到信函、快件后分拣、发送交待寄送信函、文件事宜开始签收登记联络相应单位接到服务要求处理发送结束传传真真发发文文工工作作流流程程行政部经理前台接待专员员工传传真真发发文文工工作作流流程程说说明明任务概要传真发文工作管理节点控制相关说明行政部人员根据传真收文的情况或上级领导的指导，提出发文申请，申请表要写明传真发文的理由、日期等；对于一般性的传真发文，行政经理进行核实、审批，重要的发文送总经理审核经过审核通过后，前台接到专员在传真发文登记簿上进行传真发文登记登记后，前台接待专员把传真发送出去并确认对方是否收到前台接待专员将传真原件存档填写申请表登记发传真结束提出申请开始原件存档审核传传真真收收文文工工作作流流程程行政部经理前台接待专员各部门或员工传传真真收收文文工工作作流流程程说说明明任务概要传真收文工作管理节点控制相关说明前台接待专员接到其他公司人员发来的传真前台接待专员在传真收文登记簿上进行登记登记后，前台接待专员应将传真原件