徐州工业职业技术学院档案实体分类方案(修订)

1、徐州工业职业技术学院档案实体分类方案(修订)为了适应我院档案工作发展的需要，实现学院档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化。根据高等学校档案实体分类法，结合学院档案资料的实际情况及原分类方案试运行情况，对原方案进行修订，现已完成。凡原方案与现方案有冲突的以本方案为准。方案采用“年度-机构（问题）-保管期限”分类方法。一、档案实体分类及标识符号（一）一级类目的划分与标识    一级类目是我院档案实体分类的最高层位。根据我院档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十一个一级类目。类目代号采用类目主词汉语拼音的第一个字母标识，其名称、标识符号和主要内容

2、如下：1.党政-DZ：主要包括学院党群、行政职能部门在工作中形成的文件材料。2.学籍-XJ：主要包括学生学籍卡、学生成绩册、优秀毕业生论文（设计）等。3.科研-KY：主要包括科学研究管理和科学研究实践活动中形成的文件材料。4.基建-JJ：主要包括基本建设管理和建设项目活动中形成的文件材料。5.财会-CK：主要包括会计核算活动中形成的文件材料。6.仪器设备-SB：主要包括价值十万元以上的仪器设备。其中申请购置、开箱验收、安装、调试、报废等环节形成的文件材料。7.声像-SX：主要包括学院在各项活动中形成的或学院外部形成与学院有关的有保存价值的录音、录像、照片、光盘、磁盘等声像材料。8.实物-SW：

3、主要包括学院在各项活动中形成的或在对外交流中形成的有保存价值的实物。9.出版-CB：主要包括出版活动中形成的文件材料。10.产品生产与科技开发-CP：主要包括自行设计、自行研制经鉴定为合格产品形成的文件材料。11.专利ZL：主要包括专利证书、授权通知书、说明书等材料。（二）二级类目的设置和标识二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。二级类目的标识，采用“双位制”。依次层累为12、1399，但11和带0的数字不用（特殊情况除外）。（三）三级类目的标识、扩展与类目的连接    三级类目的标识采用“自然

4、数系列”。即依次标识为1、2、3，以区分不同的档案内容。类目之间，一级与二级类目之间直接相连；二级与三级类目之间用连接号“.”连接。二、档号的编制    档号是存取档案的代号，排架的依据。反映我院档案的分类体系和物理位置。档号的编制必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，即所有的档案不得重号；方便插卷，并有充分的扩展余地，能适应计算机管理的需要；不能随意变动，保持相对稳定。（一）档号的结构及标识：档号的编制采用阿拉伯数字和汉语拼音想结合进行编码，档号由全宗号、年度号、类目号、保管期限、件号（案卷号）五个部分组成。1. 全宗号：采用流水顺序编号。当档案室库藏档案超过2

5、个全宗时，必须标识全宗号。2. 年度号：由四位阿拉伯数字组成。如：19993. 类目号：是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成。如：党政类工会工作文件，标识为：DZ164. 保管期限：采用名称主词汉语拼音的第一个字母，即永久为“Y”，长期为“C”，短期“D”或30年为30n,10年为10n； 5. 件号：采用阿拉伯数字标识，按“件”的顺序编写流水号。各部分标识之间用连接号“”连接。归档文件进室以前，各部门将完成系列整理的归档材料交档案室审核时，由档案室统一给定档案盒编号。档号的模式：全宗号+年度号+分类号+保管期限+件号（案卷号）；由于我院只有一个全宗，在编写档号时可以省略不写。例如：199

6、9年永久保存的人事处档案第2件  标识为：1999DZ22Y2      2002年环境系永久保存的学籍册档案第5卷                标识为：2002JX12.1Y5 6. 案卷号或件号：党政档案、声像档案、实物档案以件为单位，其档号的最低层位为“件号”；学藉、财会、基建、科研等其他档案以案卷为单位，其档号的最低层位为“案卷号”。件号或案卷号均采用流水顺序编号，以阿拉伯数字

7、标识，中间不可空号。7. 档案实体排列：按年度类目盒号的顺序上架排列。分类主表1. DZ-党政类DZ12 院办（党办、外办、档案）DZ13 纪委（监察、审计处）DZ14 组织（统战部）DZ15 宣传部DZ16 工会DZ17 团委DZ18 学工处DZ19 教务处DZ21 科研处DZ22 人事处DZ23 保卫处DZ24 校产处DZ25 招生就业处DZ26 高教所DZ27 财务处DZ28 基建处DZ29 后勤服务公司DZ31 图书馆DZ32 体育部DZ33 继续教育学院DZ34 化学工程系DZ35 管理工程系DZ36 材料工程系DZ37 信息工程系DZ38 机械工程系DZ39 环境工程系DZ41 电

8、气工程系DZ42 督导室2. XJ学籍类XJ12学籍卡.1环境工程系.2化工工程系.3管理工程系.4材料工程系.5信息工程系.6机械工程系.7电气工程系.8继续教育院XJ13学生成绩汇总表.1环境工程系.2化工工程系.3管理工程系.4材料工程系.5信息工程系.6机械工程系.7电气工程系XJ14优秀毕业生论文（设计）.1环境工程系.2化工工程系.3管理工程系.4材料工程系.5信息工程系.6机械工程系.7电气工程系.8继续教育院3. KY科学研究类KY12 科学技术研究 KY13 教育教学管理研究 4. JJ 基本建设类 JJ11 综合JJ12 教学楼.1 综合楼教学楼.2 化工楼.3 材料楼.4

9、 机电楼.5 7#实验楼.6 6#实验楼JJ13 宿舍楼 .1 1#宿舍楼 .2 2#宿舍楼 .3 3#宿舍楼.4 4#宿舍楼.5 13#宿舍楼.6 14#宿舍楼.7 15#宿舍楼.8 11#宿舍楼.9 12#宿舍楼JJ14 食堂 .1 一期食堂 .2 二期食堂及浴室JJ15 其他 .1 行政办公楼.2 东大门.3 西大门.4 报告厅.5 图书馆.6 体育馆.7 体育场.8 一期配电室.9 二期配电室（一）.10 锅 炉 房.11 水 泵 房及配电室.12 绿化.13 道路、桥梁、围墙.14 管网注：1.此分类按综合性大型工程项目分类，增设综合类JJ11，仅用于新校区群体建设项目，2008年为

10、一期综合，2009年为二期综合。2.单项工程按建设项目分类，不设综合类。5. CK财会类CK12 会计凭证.1行政 .2基建 .3工会 .4后勤服务公司 .5橡塑制品厂 .6综合服务公司 .7其他CK13 会计账薄 .1行政 .2基建 .3工会 .4后勤服务公司 .5橡塑制品厂 .6综合服务公司 .7其他CK14 会计报表.1行政 .2 基建 .3工会 .4后勤服务公司 .5橡塑制品厂 .6综合服务公司.7其他CK15工资清册（奖金、学生助学金入此册）6. SB仪器设备SB12教学设备SB13行政设备7. SX声像类 SX12照片.1重要活动 .2重要人物 .3外事往来 .4校园建设 .5文体

11、活动 .6毕业生照 .7教学与实践 .8其他 SX13录像带 SX14光盘 SX15 录音带 SX16幻灯片8. SW实物类 SW12荣誉 .1奖状（证书） .2奖牌 .3奖杯 .4锦旗 .5其他 SW13赠品 SW14印章、徽章 SW15其他9. CB出版类 CB12报纸CB13刊物 CB14 其他10. CP产品开发与科技开发 CP12产品项目 11ZL专利类 ZL12 发明专利 ZL13 实用新型专利 ZL14 外观设计专利 2008年10月13日附：1、档案管理系统机构代码及用户名2、基建档案分类对照表档案管理系统机构代码及用户名序号机构代码部 门用户名1DZ12院办（党办、外办、档案

12、）yb2DZ13纪委 (监察、审计处)jw3DZ14组织(统战部)zzb4DZ15宣传部xcb5DZ16工会gh6DZ17团委tw7DZ18学工处xgc8DZ19教务处jwc9DZ21科产处kcc10DZ22人事处rsc11DZ23保卫处bwc12DZ24校产处xcc13DZ25招生就业处zjc14DZ26高教所gjc15DZ27财务处cwc16DZ28新校区建设办xjb17DZ29后勤服务公司fwgs18DZ31图书馆tsg19DZ32体育部tyb20DZ33继续教育学院jjy21DZ34化学工程系hgx22DZ35管理工程系glx23DZ36材料工程系clc24DZ37信息工程系xxx25

13、DZ38机械工程系jxx26DZ39环境工程系hjx27DZ41电气工程系dqx28DZ42督导室dds基建档案分类对照表分类号名称建筑物标识JJ11一期建设工程综合2008JJ为一期综合2009JJ为二期综合JJ12.1第一教学楼（综合楼）B01JJ12.2化学工程系(原环境楼)B02化学工程系(原化工楼)B03JJ12.3材料工程系(原材料楼)B04信电工程系(原食品楼)B05JJ12.4机电工程系(原机电楼)B06JJ12.5 管理工程系(原7#实验楼南楼）B07 环境工程系(原7#实验楼北楼）B08JJ12.6（6#实验楼）B09JJ13.1第一学生公寓(1#宿舍楼)C01JJ13.2第二学生公寓(2#宿舍楼)C02JJ13.3第三学生公寓(3#宿舍楼)C03JJ13.4第四学生公寓(4#宿舍楼)C04JJ13.5第五学生公寓(13#宿舍北楼）C05第六学生公寓(13#宿舍南楼）C06JJ13.6第七学生公寓(14#宿舍北楼）C07第八学生公寓(14#宿舍南楼）C08JJ13.7第九学生公寓(15#宿舍楼)C09JJ13.8第十学生公寓（11#宿舍楼）C10JJ13.9第十一学生公寓（12#宿舍楼）C11JJ14.1第一食堂(一期食堂)D01JJ14.2第