东方通信公司进口采购合同执行

1、东方通信公司进口采购合同执行范围适用于进口采购合同执行过程中进口批文_机电设备办理、报关行选择、进口报关商检、进口采购付款申请、报关付款申请、货物保险公司的选择、合同尾款支付申请过程控制目标进口批文_机电设备办理建立完善的进口批文登记制度确保建立规范的办理进口机电设备批文流程，将该工作程序化， 减少可能出现的各种不必要的重复操作和可能出现的遗漏之处对于向外经贸部申报的批文与相应批准的生产配额严格控制使用报关行选择保证所选择的报关行能够完成进口货物及时顺利地报关、清关选择合适的报关行，编制完善的报关行档案进口报关商检顺利及时报关清关，杜绝海关关税滞纳金和滞报金的产生及时办理商检，发现和处理进口货

2、物的损坏、短缺事件，与供应商及时联系索赔和退货，减少公司的损失保证通关文件的完整准确，杜绝人为原因造成的通关时滞造成的损失进口采购付款申请保证按照进口合同的要求及时付款，避免国际付款纠纷和法律风险和财务部配合保证信用证的开立、使用和修改符合国家和国际惯例报关付款申请及时支付各种税款及费用，杜绝滞纳金的产生，减少不必要的损失做好付款计划，减少计划外付款，降低公司的资金成本货物保险公司的选择确保保险公司的服务符合采购合同的需要加强与保险公司的合作，为公司开发各种合适的保险险种合同尾款支付申请保证在确认合同执行正常的情况下支付货款，避免应质量问题引起的损失确保采购部及时收集和分析采购业务活动，降低合

3、同付款延期的法律风险主要控制点进口批文机电设备办理对于一次办理金额较大多次使用的批文要进行审批，跟踪批文在合同执行中的使用情况，严格禁止串料使用报关行选择采购人员按公司报关要求确定报关行是否符合报关要求，确定能否作为长期合作的对象进口报关商检对于需要法定商检货物采购部及时申报商检对进口货物的损坏、短缺，及时办理商检，取得商检凭证，以便办理退运、索赔手续及时催报关行退还相关的报关文件，以便归档进口采购付款申请外汇业务会计需审核信用证的文档完整报关付款申请在报关行传真进口海关税单后，及时核对合同的金额及税号，确定税款金额货物保险公司的选择采购经理应组织财务和使用部门的人员共同对保险公司进行评审组织

4、商保险公司的评审表应上报采购经理进行审阅同意后，务人员谈判确定合同的具体条款合同尾款支付申请采购员判断各个部门所应提供的文档是否齐全采购员编制的付款申请报告应上报采购经理进行审批财务部在收到采购员上报的付款申请报告后，应仔细根据银行的付款记录复核采购员提供的前期付款记录的真实性及完整性特定政策T/T 付款的支付方式中, 前 T/T（ 付预付款） 对于金额超过5000 美金合同须由财务经理审批支付；后T/T 对于金额超过50000 美金合同须由财务经理审批支付；合同金额超过20000 美金必须以信用证方式支付进口合同金额超过200000 美金必须以远期信用证方式支付，特殊情况需采购部和财务经理审

5、批对于大型设备进口合同的支付，信用证条款需按分批付款方式进行涉及部门采购部物资管理部财务部质量部流程说明6. 1进口批文机电设备办理步骤涉及部门步骤说明系统操作1米购部批文办理 员根据米购计划开始办理进口批文，根据要求 提供附件及样品2采购部-批文办理员判断是否需步-次办理金额较大的多次进口 的批文（配额类产品需要）2. 1米购部批文办理 员是:批文办理员上报米购部总经理审批2. 2米购部批文办理 员否:接32. 1. 1采购部总经理米购部总经理判断是否同意（配额类产品）2. 1. 1. 1采购部总经理同意：接 32. 1. 1. 2米购部批文办理 员否则：批文办理员分批办理3米购部批文办理

6、员填写机电进口申请表4米购部批文办理 员判断是否受国家无线电管理委员会的业务管 辖4. 1米购部批文办理 员是：提交当地无管委审批并备案4. 2采购部否：接54. 1. 1当地无管委审批并备案5米购部批文办理 员提交省机电产品进出口办公室审批步骤涉及部门步骤说明系统操作6省机电办裁定是否须报送外经贸部机电办批准6. 1省机电办是:出具意见并报外经贸部机电办6. 2省机电办否则出具机电产品进口登记表6. 1. 1外经贸部出具机电产品进口登记表7采购部采购员根据机电进口批文的要求签署进口合同，接 合同商务谈判流程8米购部批文办理 员判断是否包括无线发射设备（是否有发射功 能）8. 1采购部-批文办

7、理员是：批文办理员根据当地无管委要求填报无 线电设备进口审查批件8. 2采购部否:98. 1. 1米购部批文办理 员批文办理员提交当地无管委批准9米购部批文办理 员、行政管理员批文办理员将机电产品进口登记表（企业联）交行政管理员存档6. 2报关行选择步骤涉及部门步骤说明系统操作1采购部总经理确定报关公司要求1.2采购部报关员 2.收集报关行资信、服务、公关能力等 3.信息3采购部报关员查询或建立合格报关行档案4.4采购部报关员判断报关行是否符合年度报关要求5.（报关效率、处理紧急事情能力、公司资质等）4. 1采购部报关员是:报关员上报采购部总经理，接56.4. 2采购部否：回到37.5采购部总

8、经理判断有无长期合作的可能8.5. 1采购部总经理是：采购部总经理与报关行签定长期合作协9.议5.2采购部总经理否:接6105. 1. 1采购部总经理采购部总经理上报物流副总裁备案115. 1. 2采购部报关员报关员将长期合作协议交行政管理员存档126采购部报关员报关员与报关行签定委托协议137采购部报关员与报关公司具体接洽本次合同报关事宜148采购部报关员深入了解报关信息反馈、报关效率及更新周15期，9采购部报关员报关员填写报关行信息收集表1610采购部报关员更新报关行档案1711采购部文档管理 员报关行档案18步骤涉及部门步骤说明系统操作12采购部报关员准备报关委托书1912.1采购部报关

9、员准备报关委托书、相关报关资料2012.2采购部报关员、行 政管理员报关员把报关相应资料交相应报关资料交行21政管理员存档13采购部报关员根据报关的实际情况更新报关行档案226. 3报关商检步骤涉及部门步骤说明系统操作1采购部采购员用E-mail或传真查询发货情况2供应商发出发货通知，传真发票、装箱单及其他单 证3采购部采购员、报 关员根据供应商的发货通知，判断单证是否准确 无误3.1采购部如准确无误，接43.2采购部采购员向供应商发出修改通知3.2.1供应商修改单证4采购部采购员、报 关员根据合同准备除供应商随机单证外的其他报 关资料5采购部报关员采购员将合同副本、进口批文、报关委托书 及其

10、他单证送交报关行6报关行按规定报关程序报关步骤涉及部门步骤说明系统操作7报关行、采购部报 关员报关行将海关税单复印件传真给报关员8采购部采购员米购员接报关付款申请流程9采购部报关员判断报关是否顺利9.1采购部是接119.2采购部报关员否则由采购部协同报关行处理10采购部报关员报关员安排运输11采购部报关员按合同支付报关行佣金12采购部采购员接付款流程13采购部商检员货物运抵工厂后，判断是否需要商检13.1采购部商检员如小需商检，接 1413. 2采购部商检员如福商检，填写商检申请13.2.1采购部商检员配合商检局实地查验13.2.2采购部商检员判断商检是否有问题13.2.2.1采购部如有问题，

11、出商检不合格通知单13.2.2.1.1采购部商检员按照米购及货运合同规定退运或索赔处理步骤涉及部门步骤说明系统操作13.2.2.2采购部商检员如无问题，商检出证、领证14采购部报关员清关14个工作日后，向报关行领取进口货物 报关单，以备外汇核销15采购部报关员将商检证书、报关单复印存档16采购部报关员米购员复印两份报关单交仓库，原件交财务 部办理核销17采购部接外汇核销流程18采购部采购员判断是否为不需入库的生产性固定资产18.1物资管理部接固定资产收货流程18.2物资管理部接入库流程6. 4进口采购付款步骤涉及部门步骤说明系统操作1采购部采购员根据具体米购合同条款，米购员米取不同的付款方式2

12、采购部采购员米购员填写进口付款申请单，报米购经理审批3采购部采购员进口付款申请单4采购部采购员根据支付条款按照国际惯例操作5采购部采购员判断是否需要开具信用证5.1采购部采购员是:米购人员准备开证相关文件5.2采购部否:接 4.4.6.25.1.1采购部采购员米购员准备开立信用证申请单、开证申请书、合同正副本、进口批文（银行联）交财务部5.1.2财务部外汇业务 会计审核开立信用证申请/审批单5.1.3财务部外汇业务 会计审批是否通过5.1.3.1财务部通过：接进口开立/修改信用证流程5.1.3.1.1财务部、采购员、行政管理员采购员接到财务部开证回单复印件存档5.1.3.2财务部不通过：外汇业

13、务会计出具修改意见5.1.3.2.1采购部采购员采购员根据财务部修改意见修改步骤涉及部门步骤说明系统操作5.1.3.2.2采购部回到5.17采购部采购员判断是否T/T付款7. 1采购部采购员是:米购员准备T/T付款相关文件交财务部审批，前T/T（合同正副本、发票、T/T付款申请/ 审批单），后T/T（合同正副本、发票、T/T付款 申请/审批单、装箱单、入库单）7. 1. 2财务部外汇业务会计审核单据7. 1. 3财务部接进口付汇管理流程8采购部采购员、行 政管理员米购员接银行付款通知单交行政管理员存 档，并抄送至供应商7. 2采购部采购员否:判断不是T/T付款，接89采购采购员其他付款方式，米

14、购员按照合同条款执行6. 5报关付款步骤涉及部门步骤说明系统操作1采购部接进口报关商检流程2采购部采购员、报 关员货物到达后，跟踪报关情况3采购部采购员判断是否为免税货物3.1采购部采购员如为非免税货物，接 5.5.43.2采购部采购员、报 关员、批文办理员如为免税货物，准备相关文件及海关免税表3.2.1采购部报关员米购员将货物海关免税表交报关行3.2.2报关行在报关时明确为免税货物进行报关4报关行报关员将海关税单或海关监管费单复印件传真给报 关员5采购部报关员根据合同金额及税号核对税款金额6采购部报关员判断金额是否有误6.1采购部报关员如有误，进行个案处理6.2采购部如无误，接77采购部报关

15、员采购员判断是否计划内7.1采购部采购员如为计划外，接付款流程7.2采购部采购员如为计划内，接8步骤涉及部门步骤说明系统操作8采购部采购员准备税款支付文件9采购部采购员将税款支付申请及海关税单复印件交财务部10财务部会计外汇业务会计审核，及时支付税款11财务部接付款流程12财务部将银行电汇底单或其他付款凭证交米购员13采购部报关员报关员与报关行跟踪落实税款支付情况6. 6保险公司选择步骤涉及部门步骤说明系统操作1采购部接合同的编制与审核流程2采购部采购员根据米购合同和报险公司要求查询保险公司 档案2.1采购部采购员采购员收集保险公司信息2.2采购部采购员米购员更新保险公司档案3采购部采购员采购

16、员判断保险公司是否有战略合作伙伴或 签有长期合同3.1采购部是:接合同的编制与审核流程3.2采购部采购员否:判断是否有所需保险公司信息3.2.1采购部采购员是:采购员与分管的保险公司接洽3.2.2采购部否:回到23.3采购部购员米购员判断接洽的保险公司是否有合作意向3.3.1采购部总经理秘 书是:采购部总经理秘书收集保险公司的各种 信息及向保险公司索取基本的资料3.3.2采购部采购员否:更新保险公司档案，回到5.6.23.3.1.1采购部采购员更新保险公司档案3.4采购部采购员米购员判断是否属招标流程3.4.1采购部是:接招标流程步骤涉及部门步骤说明系统操作3.4.2采购部否:接3.53.5采

17、购部总经理采购部总经理组织财务、使用单位人员进行 评审3.6采购部采购员米购员要求保险公司提供各种信息3.7采购部总经理采购部总经理召开会议讨论并填写保险公司 评估表并存档3.8采购部总经理采购部总经理召开会议讨论确定保险公司并 报物流副总裁审批3.9采购部-物流副总裁物流副总裁审批是否通过3.9.1采购部是:接3.103.9.2采购部采购员否:采购部总经理说明选择的理由，采购员重新选择保险公司3.10采购部采购员米购员与选定的保险公司商务谈判，讨论保险合同条款接商务谈判流程3.11采购部商务支持 员商务支持员提供标准保险合同文本给米购员3.12采购部采购员米购员准备保险合同草案3.13采购部

18、接合同编制与审核流程主要涉及文件文件名称编制部门主要内容1.机电进口申请单采购部申请进口机电的申请书2.报关长期合作协议采购部与报关行签定的长期合作协议3.委托报关协议采购部与报关行签定的委托报关协议4.报关行信息收采购部报关行的报关效率等的信息5.委托报关书及相关报关资料采购部委托报关的报关书及相关报关资料6.其他单证采购部报关时要用的除合同正本、进口批文外的其他证件7.进口付款申请单采购部进口付款的申请单8.开立信用证中请/审批单采购部开立信用证的申请/审批单9.开立信用证中请书采购部开立信用证证的申请书10. TT付款申请/审批单采购部TT付款的申请/审批单11.货物海关免税表采购部货物

19、海关免税表12.税款支付申请采购部税款支付的申请书13.付款申请书采购部付款的申请书填表说明机电进口申请单步骤步骤说明1.采购员填写机电进口申请单2.省机电产品进出口办公室审批或送外经贸部机电办审批（受无委管辖则先送 无委审批）报关长期合作协议步骤步骤说明1.采购部总经理根据实际情况需要，与报关行签订报关长期合作协议委托报关协议步骤步骤说明1.采购人员与报关行签订委托报关协议报关行信息收集表步骤步骤说明1.米购人员深入了解各报关行报关信息反馈、报关效率及更新周期等信息，填写报关行 信息收集表委托报关书及相关报关资料步骤步骤说明1.采购人员填写委托报关书及相关报关资料其他单证步骤步骤说明1.采购人员收集的除了合同正本和进口批文外的其他单证和资料进口付款申请单步骤步骤说明1.米购员填写进口