最新人力资源控制程序

1、1.0目的为确保公司所属部门使用的文件能迅速且正确的流通，且各相关部门能适时获得适当且有效的文件版本。20范围本程序适用于与本公司内部质量管理有关的各类文件资料（包括采用任何形式或类型的媒体的质量手册、程序文件、作业指导书、表单及外来文件资料等）的管理3. 0职责3.1管理者代表3.2各部门负责人序号文件类别/文件名称文件编号制订者审 核审批获得途径1一阶文件质量手册(QM)见5.1管理代表总经理人事行政部2二阶文件程序文件(QP)各部门管理代表总经办人事行政部3三阶文件制度、流程(WI)、作业指导书(SOP)等各部门管理代表总经办人事行政部4岗位职责人事行政部管理代表总经办人事行政部5四阶文

2、件质量记录表单各部门部门主管部门主管人事行政部4.0内容4.1受控文件：指授权、更改及发放都受控制的文件，包括以下几大类：体系文件：包括各质量手册、程序文件、作业指导书（检验标准）、表单等；外来标准类文件：包括国家、行业标准、法律、法规等标准类资料；外来技术文件：包括客户技术文件、客户样板、供方规格书类资料。4.2受控文件：文件分发后有任何修订或文件取消，人事行政部将跟进该文件。受控文件盖有红色“受控文件”印章；4.3非受控（参考）文件：作为参考目的而使用的文件；文件经分发后，有任何修订版本或文件取消，人事行政部将不跟进该文件，非受控文件盖有红色“参考文件”印章；4.4受控文件原稿：授权者亲笔

3、签名文件；4.5作废文件：凡文件有新版发行时，人事行政部把旧版文件统一收回，人事行政人员在文件上加盖红色"作废"章；5.0文件编码5.1 编码规则u 质量手册（一级文件）的编号：QMXX 流水号（01、02）质量管理手册u 管理程序文件（二级文件）的编号:QP-XX流水号(01、02) 质量管理体系程序文件u 作业指导性/标准规范性/工艺流程性（三级文件）文件的编号:WIZZ-XXX流水号(001、002)部门代码文件代码（WI制度、流程/SOP作业指导书） u 表格及记录（四级文件）的编号:FM XXYYY-(A/0)版本/版次(初版为A/0，改版为A/1，以此类推) 表

4、格流水号(001、002) 部门代码 文件类别代号（FM）u 部门代码：部门名称管理者代表网络部生产部PMC/仓储人事行政部外贸部研发部采购部部门代码MRNDPDMDHRSDTDID5.2 文件版次（即版本和修改次数）的修订： 版次以A/0表示，A/（1-99）代表版本，n（0-5）代表修改次数； 第一次正式发行的版次为0版，以后文件有修订时，修改次数每次递增1， 如A/1、A/2以此类推； 当文件修订5次后，则应修订版本（每次递增1），即A/5版次文件经修订后，其版次变更为B/0以此类推，具体参照文件编码表 ； 四阶文件质量记录不作编码管制。5.3受控文件的制订、修订、废止 制订：各部门视业

5、务及组织任务需要拟定所需的文件后，交由部门主管审查总经办核准颁布施行； 修订：文件若不符合现状，需修订、增订的要由申请单位填写文件申请单说明修订原因，修改完成的审查、总经办核准、颁布发行程序内容; 废止：5.3.3.1文件废止的申请、审查、核准、颁布程序同文件修订程序；5.3.3.2废止后原文件编号列管，避免重复使用；5.3.3.3废止文件原件保存期限为一年。5.4受控文件的分发 文件由人事行政部负责编号，交相关单位审查核准； 各部门应指定专人与人事行政部沟通；5.4.3 人事行政部按管理者代表指定范围复制适当份数，加盖红色“受控文件”章后发行，并请收文单位在文件分发及回收记录表上签收； 受控

6、文件须登录于文件汇总表。5.5受控文件的收回 修订及废止时，人事行政部在回收旧版文件时，应注意数量及内容完整性，并记录于文件分发及回收记录表上；5.5.2 文件的回收完成后，人事行政部应更新文件汇总表。5.6受控文件的保存和销毁5.6.1 受控文件的原件保存于人事行政部；5.6.2 受控文件及外来文件的接收和使用部门承担保管好文件的责任，保持文件的齐全、清洁和统一；5.6.3 人事行政部每年定期发行文件汇总表给各部门，以检查文件保管状况并作相应改善措拖； 文件修订和废止时，人事行政部统一销毁； 因资料积累而保存的旧版文件，应加盖红色"作废"章，且与其它文件隔离放置（一般作废

7、文件保存期为三年）; 本公司文件所指的保存期限均指最短保存期限，实际保存期限可根据指示或某种考虑无限期延长；5.7受控文件的申请和借阅; 5.7.1 因文件遗失或者补发或者增发的，应由相关部门填写文件申请单，经部门主管及管理者代表核准后方可发放；5.7.2 借阅文件须由部门主管填写文件申请单，经人事行政部登录后，方可借阅，借阅部门应负保全的责任；5.7.3 未经许可任何人不得自行复制受控文件。5.8受控文件外发5.8.1 若因业务需要对外发行文件，应由相关部门填写文件申请单，经管理者代表核准后方可发行；5.8.2 该文件若是指导对方生产、运作、设计则加盖“受控文件”印章，人事行政部人员应要求申

8、请部门于文件分发及回收记录表签收；5.9 外来文件5.9.1 外来文件由总经办审核其适用性，由人事行政部加盖蓝色“外来文件”章交由相关部门。对此类外来文件，总经办审核其适用性，人事行政部应对不适用的文件作回收处理；5.9.2 上述外来文件不另行编号，而使用其原有编号及版本，发行及回收同“受控文件”；5.10 各种产品信息管理5.10.1客户提供的信息资料：由总经办识别，行政并加盖蓝色“外来文件”章和予以记录；5.10.2 自制产品样板照片：由研发部总监校对核准后交给人事行政部，人事行政部复印数份，并在复印件上加盖蓝色“受控文件”章后发至生产、品质等部门；原件人事行政部交回研发部保存，上述发放结

9、果人事行政部应予以记录；5.11 四阶文件即质量记录表单的制订、修改、废止、分发程序按本文件控制程序执行；5.12 文件审核：每年12月，由人事行政部组织各部门重新审核所有文件（含外来文件），确认其有效性，必要时更新；5.13 电脑媒体资料的备份由人事行政部视情况进行，当电脑媒体资料与书面文件有冲突时，依书面文件为准；5.14 信息交流与沟通：5.14.1信息有外部信息、内部信息；A：外部信息包括市场动态、政策法规、劳动、环保等；B：内部信息包括日常活动信息、工艺变更通知，订单信息、质量异常信息、紧急事态活动信息等；5.14.2信息的传递：A：如书面形式信息，可以直接将信息复印件发放给各个部门