某证券公司总部费用管理办法

1、××证券公司总部费用管理办法第一章 总则第一条 为加强××证券公司（以下简称“公司”）总部的费用管理、统一费用开支标准、明确报销付款程序，根据企业会计准则，结合公司实际情况，制定本办法。第二条 公司总部费用管理遵循“预算控制、归口管理、专户核算”的原则。（一）预算控制，是指根据××证券公司预算管理制度，公司总部各项费用均须纳入公司年度预算管理，各项费用只能在经批准或追加的预算额度内开支。（二）归口管理，是指归口管理部门对归口费用事项进行统一管理并核定，归口管理的费用支出由相应受益部门承担。（三）专户核算，是指公司费用开支实行专户管理，

2、由公司计划财务部统一设置并实行分部门核算。对于不能或不需要核算到部门的费用作为公共费用或专项费用核算。第三条 本办法适用于公司总部各部门，包括总部驻异地的业务和管理部门。分支机构费用管理办法另行制定。第二章 差旅费第四条 本办法所指差旅费是公司员工在中国大陆境内（港、澳、台地区除外）赴工作地之外办理公务所发生的交通费、住宿费等，以及按规定标准给予的相关补助。赴港澳台地区及中国境外发生的差旅费管理办法另行制定。第五条 公司总部MD及以下级别人员出差必须提前填制员工出差审批单（见附件1），列明出差地点、事由、预计差旅费金额、出发日期、返回日期，同行人员等，部门负责人、行政ED、MD出差须经分管领导

3、审批，其他人员出差须经部门负责人、行政ED、MD审批。出差人员报销差旅费用时应附员工出差审批单作为报销凭证附件。第六条 交通费一、乘坐交通工具标准：级别火车轮船飞机正副董事长、监事长、总裁据实报销副总裁及同级别公司领导软卧一等舱公务舱（无公务舱或特殊情况可乘坐头等舱）总裁助理、MD软卧二等舱公务舱（无公务舱则乘坐经济舱）部门负责人、行政ED软卧二等舱经济舱其他人员硬卧三等舱经济舱二、部门负责人、行政ED以上人员（含）出差期间市内交通费用据实报销；其他人员出差除往返机场的交通费用可据实报销外，出差期间的市内交通费用在80元/天的限额内凭票报销，超出部分自理。三、员工出差原则上不得包租出租车跑长途

4、（跨城市），如确因业务需要的，须事前在员工出差审批单中注明并由分管公司领导批准，否则不予报销。四、凡出差订购的飞机票为电子客票类的，必须凭国家税务总局监制的航空运输电子客票行程单报销。五、乘坐交通工具发生的托运费、小件行李寄存费、打包费据实报销。公司已为员工投保团体意外险，不得报销交通工具意外险。六、因工作需要发生退票费的，须出具由部门负责人、行政ED、MD确认的书面说明方能报销。七、使用个人车辆出差办理公务的，可报销出差往返日期间内的过路过桥费、加油费、停车费，除此之外不得报销其他交通费用，报销时须出具由部门负责人、行政ED、MD确认的书面说明。第七条 住宿费一、 出差住宿费标准 单位：元/

5、日/间地区级别北京、上海直辖市、省会、特区、经济发达城市其它城市和地区正副董事长、监事长、总裁据实报销副总裁及同级别公司领导四星级酒店行政套房或五星级酒店标准房总裁助理、MD900800700部门负责人、行政ED700600500部门副总经理、专业ED600500400其他人员500400300经济发达城市包括：苏州、无锡、大连、烟台、青岛、宁波、温州、秦皇岛、连云港、湛江、东莞、佛山、北海、南通、泉州、三亚。第八条 部门负责人、行政ED（含）以上人员出差可住单间，其他人员出差凡有同性同行者，须两人同住一间，否则超标费用一律由出差人自理。两人同住一间的，可依职务较高一方的标准报销。第九条 公司

6、员工连续出差时间超过15天的，住宿费按本办法第七条对应标准的80%执行。第十条 公司员工出差按每人每天发放70元伙食补助，如出差期间宴请客户报销餐费的，相应扣减所有同行参与人员伙食补助费，扣减标准为70元人民币/次，报销餐费的人员应在餐费发票背面注明同行参与人员姓名，未注明则视同出差同行人员均参与宴请。第十一条 特殊规定一、参加系统内召开各种会议及培训的出差人员，不享受伙食补助。二、参加外单位组织的会议，报销参会费用时应附会议通知。由会议组织方统一安排食宿的，住宿费用据实报销，不享受伙食补助。食宿自理或安排住宿不安排就餐的，可相应按照出差标准报销住宿费用或享受伙食补助。三、出差日期应为机票、车

7、（船）票的票面注明日期，出差天数应为返回日期减出发日期加一天，如因私延迟返回，延迟日期不得计入出差天数。四、报销出差机票、车（船）票的票面注明地点必须是出差地点，如从非出差地点返回，超额部分自理。五、起止日包含元旦、春节、五一、国庆等法定节假日的出差，须出具由分管公司领导确认的书面说明方能报销。员工探亲路费按照公司员工休假管理办法中有关规定执行，除此以外公休日探亲或外出旅游不得报销出差费用。六、公司员工出差机票、车船票由外单位报销的，应附出差往返日机票、车船票复印件或登记牌原件，由本人做出相应的书面说明。七、乘坐公司或外单位车辆出差的，应在员工出差审批单中注明。八、因工作需要陪同公司领导一同出

8、差的员工，住宿费用超过标准的据实报销，报销时应经被陪同公司领导签字确认。九、出差同行人员报销时，应分别以个人名义填报，有公共费用的，列表注明每人应分担的费用额并由同行人员签名确认，不得拆细分散报销。十、部门负责人、行政ED（含）以上人员出差，按规定标准执行，不再享受任何补助。第十二条 部门负责人、行政ED以下人员差旅费5000元（含）以内由部门负责人、行政ED、MD审批，5000元以上或超过差旅费标准的报分管领导审批；部门负责人、行政ED、MD差旅费由分管领导审批；副总裁及总裁助理（含相当级别人员）差旅费由总裁审批；正副董事长、监事长、总裁差旅费由公司财务分管领导审批。第十三条 出差期间发生的

9、招待、礼品费用，须分开填写费用报销单，随差旅费报销单一同报销，并按招待费审批权限履行审批程序。第三章 市内交通费第十四条 员工在工作所在地因公外出或因工作需要晚上加班到21点以后的可以乘坐出租车。使用私家车市内办理公务发生的相关费用一律不得报销。第十五条 报销市内交通费时，应附公出或加班的清单（见附件2市内交通费报销明细表），列明时间、起止地点、事由、金额、发票号，经由部门负责人签字确认。第十六条 市内交通费由部门负责人、行政ED、MD审批。第十七条 员工定额交通费报销标准按公司有关规定执行，以部门为单位按季汇总后报部门负责人、行政ED、MD审批，总裁助理、MD（含）以上级别人员定额交通费由办

10、公室分管领导审批。第四章 邮电费第一节 办公电话费第十八条 公司办公电话由办公室根据需要统一安装，除公司高级管理人员外其他员工的手机话费公司一律不予办理托收。第十九条 公司向电信部门、通讯公司支付的初装费、通讯费、更名费、选号费、过户费、传真费、电话虚拟网等费用由办公室负责人审批。办公室每月向计划财务部提供各部门的办公电话费用分配表，据以将费用分摊到各部门。第二十条 公司向电信部门、通讯公司支付的上网服务费由信息技术部负责人审批。第二节 邮递费第二十一条 公司市内快递和邮政特快专递由公司办公室统一办理的，支付费用时由办公室负责人审批。办公室应分别设置登记薄，记录发件人及所在部门、发往地点等信息

11、，以备查询。第二十二条 办公室办理付款时应向计划财务部提供费用分配表，据以将费用分摊到各受益部门。第二十三条 确因工作需要由各部门自行支付的零星邮递费由部门负责人、行政ED、MD审批。第三节 员工电话费第二十四条 公司对员工个人的手机话费、住宅电话（限其本人名义使用的手机和固定电话）实行定额报销，月报销标准如下：单位：人民币元级别A类B类正副董事长、监事长、总裁据实报销据实报销副总裁及同级别公司领导总裁助理、MD13职级90070012职级70050011职级6004009、10职级400300其他在编正式员工300200公司投资银行部、证券投资部、资产管理部、固定收益部、销售交易部、营销服务

12、中心、研究中心部分岗位人员因工作特殊需要，经分管领导和总裁批准后，可按照A类标准执行，其他人员统一按照B类标准执行。执行A类标准的批准材料必须报计划财务部备案。员工因岗位调整等原因不应继续执行A类标准的，相关部门应及时书面通知计划财务部。上述调整一律按收到书面材料后次月起执行。第二十五条 公司员工个人电话费每季末由各部门汇总报销，报销时需凭电信部门开具的相应期间电信专用发票（发票客户姓名需与本人相符），使用电话储值卡的须凭电信部门开具的专用发票。报销额度可在本公历年度内调剂使用，发票累计金额超出年报销额度部分自理，不足部分不予退还。第二十六条 各部门汇总报销的个人电话费由部门负责人、行政ED、

13、MD审批，总裁助理、MD（含）以上级别人员个人电话费由办公室分管领导审批。第五章 业务招待费第二十七条 业务招待费是指因工作需要招待客户而发生的餐费、活动费，及购买作为礼品的物品等发生的费用。第二十八条 一次招待客户或购买礼品应填开一张发票，除非一张发票不足填开，不得为了简化审批程序而填开多张发票。餐费等出具定额发票的，同一次消费不得分次报销。一次招待客户或购买礼品分次报销的，一经发现将视同不合格发票。第二十九条 由办公室统一购置的礼品应建立严格的库存管理制度，仓库管理员应建立数量金额式库存日记帐，详细记载收发领用及结存情况，每月提供汇总分配表，计划财务部据以将费用分摊到受益部门。第三十条 除

14、出差可报销外地业务招待费外，平时一律不允许报销外地招待费发票。员工出差期间发生的业务招待费必须与差旅费一同报销，否则不予报销。非公司或公司员工姓名的差旅费发票应视同业务招待费进行审批。第三十一条 员工单笔业务招待费在1000元（含）以内的报部门负责人、行政ED、MD审批；1000元5000元（含）同时报分管领导审批；超过5000元的须报总裁审批。部门负责人、行政ED、MD单笔业务招待费在5000元（含）以内的由分管领导审批；超过5000元的须报总裁审批。副总裁及总裁助理（含相当级别人员）招待费由总裁审批；正副董事长、监事长、总裁招待费由公司财务分管领导审批。第六章 人力费用第三十二条 人力费用

15、包括工资、福利费、工会经费、职工教育经费、住房公积金、劳动保险费、劳动保护费、取暖降温费、辞退福利、股份支付等。第三十三条 职工教育经费是指为提高员工素质或开展业务等需要由公司或各部门组织职工教育、职工培训发生的会场租赁费、培训教材费、师资费等各项费用，以及参加外单位组织的培训而发生的相关费用。各部门组织的培训，不得向公司内部参训人员收取任何形式的费用，参训人员的住宿费、餐费等一律纳入培训预算，由会议主办部门承担。参训人员回所在单位报销往返交通费用，参训人员不享受出差补助。公司各部门组织培训事项及费用预算均须报经人力资源部核准。员工境外培训由人力资源部统一组织和结算。培训组织的部门报销培训费用

16、时，应附经批准的培训事项和费用预算文件，具体报销要求参照会议费报销规定。公司员工参加外单位组织的培训须报经人力资源部核准。员工报销相关的差旅费和培训费用时，应附批准文件和培训通知，由部门负责人审批。第三十四条 住房公积金、劳动保险费等均按当地政府规定缴付，缴付时由人力资源部负责人审批。第三十五条 工资、福利费、工会经费、劳动保护费、防暑降温费、辞退福利、股份支付等费用管理及使用办法公司另行制定。除工会经费外的人力资源相关费用由人力资源部归口管理，计划财务部根据公司批准文件办理款项支付手续。第三十六条 每月支付或扣缴相关的人力费用时，人力资源部应向计划财务部提供人力费用分配表，计划财务部据此作为

17、将费用分摊到各部门的依据。第七章 会议费第三十七条 会议费是指公司举行各类会议而发生的费用支出，包括会议期间的餐费、住宿费、会议室租金、文具、会议材料费、交通费等。公司人员参加系统外会议，参照“差旅费”章节凭正式发票报销。第三十八条 各部门组织会议应提前10个工作日向办公室报送会议费用预算及参会人员名单。会议费应按实际费用项目编制预算，列明分项目的预算及计算依据。第三十九条 会议费预算经办公室核定后报主办部门分管领导和办公室分管领导审批，超过授权权限的报总裁审批。第四十条 会议费预算实行分项目控制，即各费用项目都不得超过预算。如有项目超过预算，会议主办部门应就超预算的原因作出说明，并按照第三十

18、九条之规定程序重新报批。第四十一条 各部门组织的会议，不得向公司内部参会人员收取任何形式的费用，参会人员的住宿费、餐费等一律纳入会议预算，由会议主办部门承担。参会人员回所在单位报销往返交通费用，参会人员不享受出差补助。第四十二条 会议主办部门参会员工在会议期间发生的交通费等费用可作为会议费用办理报销手续。第四十三条 会议费用办理报销手续时，会议预算审批文件作为报销凭证附件，由主办部门负责人审批。第八章 广告宣传费第四十四条 广告费指由经工商行政管理部门批准的专门机构制作、并通过媒体传播的广告而实际支付给广告经营机构的费用。包括通过电视台、电台、报刊、杂志、互联网、运输工具、广告牌、建筑物等方式

19、发生的广告费。第四十五条 宣传费指进行品牌宣传、业务发展宣传、庆祝活动宣传等发生的费用，包括广告性质的礼品支出，订购宣传品、纪念品、印制宣传单（宣传手册）、冠名权、列名权、宣传性质的活动赞助等。第四十六条 各部门发生广告宣传事项前应提交申请，由办公室核定后报公司领导审批。第四十七条 广告宣传费支付时应附业务合同原件及经批准的申请，由部门负责人、行政ED、MD审批。第九章 印刷费第四十八条 印刷费是指公司为印刷各种书报、业务用凭证、单据等而发生的费用。第四十九条 公司办公室统一管理总部印刷事项，各部门根据需要提出印刷需求，由办公室统一办理，付款时须附经批准的申请或印刷合同，由办公室负责人审批。第

20、五十条 支付费用时，办公室应提供费用分配表，由计划财务部需根据实际受益情况将费用分摊到各部门及分支机构。第十章 公杂费第五十一条 公杂费指购买办公用品、员工午餐、耗材、清洁用品、订阅报刊杂志、购买书籍资料、名片印刷、办公设备耗材、以及不属于固定资产管理范畴的家电家俱等而发生的费用。具体包括：（1）办公用品及家具家电费是指购买办公用纸张、磁带、文具、办公设备耗材（如墨盒、硒鼓、色带、复印纸、打印纸、传真纸）等办公用品以及购买饮用水、小家具家电（未符合固定资产条件的办公桌椅、电话机、电风扇、灯管插座等）、发电机油料等日常用品费用。（2）临工劳务费指公司自聘除保安人员、清洁工外的其他临时人员支付的劳

21、务费。 （3）图书报刊资料费指订阅报刊杂志、购买书籍及信息资料等发生的费用。（4）招聘费指公司因招聘支付给猎头公司的中介费用、以及组织招聘会发生的场地租金、材料制作、文具等费用。公司各部门举办招聘会的费用开支参照会议费的有关规定执行。（5）其他指除上述费用以外的其他杂项费用。第五十二条 总部办公用品和报刊资料由办公室统一购买和订阅，报销时由办公室负责人审批，并按实际领用和订阅情况将费用分摊到各部门。第五十三条 各部门因特殊情况自行购置的办公用品，报销时由部门负责人、行政ED、MD和办公室负责人审批。第五十四条 公司总部临工劳务费由办公室统一管理，办理支付手续时，须附相关的劳务合同和发票，由办公

22、室负责人审批。第五十五条 对外招聘由人力资源部统一负责，招聘费办理报销手续时，相关预算审批文件和合同协议作为报销凭证附件，由人力资源部负责人审批。第十一章 机动车辆运营费第五十六条 机动车辆运营费是指为保障机动车辆正常运营而发生的各项费用，如油费、养路费、停车洗车费、过桥费、车辆保险费、修理费、车辆过户费用等。第五十七条 公司车辆必须在公司指定加油站加油，定期由办公室统一结账。在非指定加油站加油的，须书面陈述理由，经办公室负责人批准后方可凭正式发票报销。第五十八条 公司车辆必须在公司指定修理厂修理，定期由办公室统一结账。在非指定修理厂修车的，须书面陈述理由，经办公室负责人批准后方可凭正式发票报

23、销，报销时发票应注明车牌号。第五十九条 公司车辆必须在公司指定的保险公司投保，由办公室负责组织、实施。第六十条 由于驾车人违章造成的罚款，不得报销。第六十一条 公司机动车辆运营费由办公室归口管理，2万元（含）以内由办公室负责人审批；2万元以上由办公室分管领导审批。报销时办公室应根据实际使用情况，提供汇总分配表，计划财务部据此将费用分摊到受益部门。第十二章 财产保险费第六十二条 财产保险费指公司购买除机动车辆以外的各项财产物资的保险费用。第六十三条 公司财产保险必须在指定的保险公司投保，由计划财务部负责组织、实施。第六十四条 公司财产保险费付款时须附经批准的申请及保险合同，由计划财务部负责人审批

24、。第十三章 租赁费、物业管理费、水电费、清洁费、绿化费、安全防范费第六十五条 租赁费指公司租用办公场所、车辆以及电子设备等的租金；物业管理费包括公司办公场所的物业管理费、空调费、暖气费、清洁费等；水电费指为公司办公需要供水、供电的费用；清洁费指公司发生的公共社区及办公场所保洁费用，包括自聘清洁工劳务费及保洁公司清洁费等；绿化费指发生的公共社区绿化费及绿化办公环境的各项费用；安全防范费指公司支付给保安个人、保安公司的各类劳务费用以及用于安全防范所购置的不符合固定资产条件的监控设备、安全保卫器械支出及其他支出。第六十六条 支付租赁费、物业管理费、水电费、清洁费、绿化费、安全防范费须以合同或缴费通知

25、为依据，并按实际受益情况分摊到各部门，具体分摊办法由办公室确定。第六十七条 公司租赁费、物业管理费、水电费、清洁费、绿化费、安全防范费由办公室归口管理，支付时由办公室负责人审批。第十四章 修理费第六十八条 修理费指为修理房屋、设备（不含电子设备、汽车）在使用功能或性能上出现障碍或存在潜在使用障碍时，专门聘请公司外部专业人员对其性能、状态进行恢复或对其保护、保养、延长使用寿命等发生的费用，以及低于5万元的营业场所装修费用等。第六十九条 修理费由办公室归口管理，支付时由办公室负责人审批，2万元（含）以内由办公室负责人审批；2万元以上由办公室分管领导审批。能分清责任部门的维修费用，由办公室根据实际受

26、益情况将费用分摊到各部门。 第十五章 咨询费第七十条 咨询费包括公司聘请经济技术顾问、法律顾问、财务顾问、融资顾问等支付的费用以及工商信息咨询、查询、资料等费用。第七十一条 支付咨询费时须附经批准的申请及咨询服务合同等，由部门负责人、行政ED、MD审批。第十六章 电子设备运转费第七十二条 电子设备运转费是指为保障电子设备正常运转而发生的耗材费用，包括主板、内存条、显示卡、软盘、光盘等以及相关维护费、修理费、主机托管费、未随电子设备一并计价的安装费、建网费、布线费、站点年审费、网页注册费、软件服务费、备份费用等，以及一次性购买同类软件金额低于10万元的软件费用。第七十三条 电子设备运转费由信息技

27、术部归口管理，2万元（含）以内的由信息技术部负责人审批；2万元以上的由信息技术分管领导审批。第七十四条 电子设备运转费由信息技术部根据实际受益情况分摊到各部门或分支机构。第十七章 专线租赁费第七十五条 专线租赁费是指公司为经营需要租用线路而支付的固定租金，包括模拟专线、数据中继线月租费、专线月租费等通信线路费用。第七十六条 专线租赁费由信息技术部归口管理，支付以合同为依据，由信息技术部负责人审批。第七十七条 信息技术部应根据实际受益情况将费用分摊至相关部门或分支机构。第十八章 交易所设施使用费第七十八条 交易所设施使用费是指公司支付的卫星信道租用费、卫星运行年费等。第七十九条 交易所设施使用费

28、由信息技术部归口管理，支付时需附合同，2万元（含）以内的由信息技术部负责人审批；2万元以上的由信息技术分管领导审批。第八十条 交易所设施使用费由信息技术部根据实际使用情况分摊到各有关部门或分支机构。第十九章 交易所会员年费第八十一条 交易所会员年费是指按规定支付给交易所的会员年费、席位使用年费（包括交易单元使用费、流量费和流速费等），以及支付给行业或专业协会的会员年费等。第八十二条 交易所会员年费、席位使用年费由营运中心归口管理，2万元（含）以内的由营运中心负责人审批；2万元以上的由营运中心分管领导审批。第八十三条 交易所会员年费由营运根据实际受益情况将费用分摊到各部门或分支机构。第八十四条

29、行业或专业协会的会员年费支付时应付缴费通知，由经办部门负责人审批，2万元以上的由经办部门分管领导审批。第二十章 审计费第八十五条 审计费是指聘请会计师（税务师）事务所进行审计、鉴证、验资和税务咨询代理等发生的相关费用，包括审计服务费、审计人员差旅费、住宿费、餐费等。第八十六条 审计费由计划财务部归口管理，支付时需附合同，由计划财务部负责人审批。第二十一章 法律事务费第八十七条 法律事务费指办理诉讼事项而支付给政府机构、专业机构、律师事务所的费用和相关的差旅费、住宿费、餐费以及办理公证事项而支付给公证机关的费用。第八十八条 法律事务费由合规法务部归口管理，支付时需附法院、仲裁机关缴费通知或法律服

30、务合同等资料，由合规法务部负责人审批。第八十九条 法律事务费由合规法务部根据实际受益情况将费用分摊到各部门。第二十二章 董监事会费第九十条 董监事会费是指召开股东大会、董事会、监事会发生的会议费，董事、监事参加会议时的往返交通费（不含正副董事长、监事长、专职董、监事）以及不在公司领取薪酬的董、监事津贴等。第九十一条 召开股东大会、董事会、监事会发生的会议费，参照“会议费”章节之各项规定。另外，会议费预算还需分别报董事长、监事长审批，并作为报销凭证。第九十二条 董监事会费由董事会办公室归口管理，发生费用时由董事会办公室负责人、董事会办公室分管领导审批。报销或付款时需注明属于股东大会、董事会或监事

31、会费用。第二十三章 税金第九十三条 房产税、车船使用税、印花税等税费项目支出由公司计划财务部依照国家税法规定计算并缴纳。第二十四章 折旧费、无形资产摊销、长期待摊费用摊销第九十四条 折旧费、无形资产摊销、长期待摊费用摊销由计划财务部直接根据公司会计制度的规定入账核算。第九十五条 折旧费、无形资产摊销、长期待摊费用摊销按实际受益情况分摊到各部门。第二十五章 费用的审批第九十六条 公司发生的各项费用，报销前必须经过原始单据的审核。原始单据的审核分为业务审核和财务审核。业务审核是指业务发生部门的负责人对所发生费用的真实性、必要性进行确认。财务审核是指计划财务部对经业务审核的单据，依据公司有关财务、会计规定对单据的合法性、费用的合规性进行审核。第九十七条 本制度中所列各项费用的审批流程为费用报销的业务审批流程，以上所有费用在报销前应经过计划财务部的审核，若为对外支付款项的还应由计划财务部